Importar datos en Clockify

Si tienes datos históricos de planillas de horarios en Excel, o si vas a cambiar desde otras aplicaciones, puedes importar fácilmente los datos de tu espacio de trabajo en Clockify usando un archivo CSV, incluyendo los proyectos, tareas, clientes, etiquetas, entradas de tiempo y sus campos personalizados.

El proceso de importación de Clockify está diseñado para guiarte y ayudarte a detectar errores antes de terminar la importación.

Importar datos y permisos   #

Datos	Rol de usuario	Subscription plan
Proyectos, clientes, tareas, etiquetas	propietario/administrador	Cualquier plan
Planillas de horarios	propietario/administrador	Solo planes de pago
Usuarios (próximamente)	propietario/administrador	Plan Standard y superiores

Detalles de importación #

• Tamaño de archivo: El tamaño máximo de archivo para cualquier CSV es de 10 MB.
• Límite de importación: Puedes importar hasta 1000 usuarios por archivo.
• SCIM: Si tienes SCIM activado, puedes gestionar a los usuarios a través de tu proveedor de identidad (IdP) en lugar de esta herramienta CSV.
• Nota sobre la prueba: La importación de usuarios no está disponible durante el período de prueba gratuita.

Formatear tus datos #

Para garantizar que la importación se finalice con éxito, tus datos de CSV deben coincidir con el formato requerido por Clockify.

Descargar plantillas (recomendado)

La manera más fácil de formatear tus datos correctamente es descargando nuestras plantillas prediseñadas 

Para hacer eso: 

1. Haz clic en los tres puntos junto al nombre de tu espacio de trabajo
2. Selecciona Configuración del espacio de trabajo
3. Haz clic en la pestaña Importar
4. Haz clic en los botones relevantes(Planillas de horarios, Proyectos y clientes, o Usuarios) para descargar el archivo correcto

PRÓXIMAMENTE

For user imports, you can choose between: 

• Usuarios limitados: Para los usuarios con acceso limitado (se requiere nombre)
• Usuarios completos: Para los miembros estándar de equipo (se requiere correo electrónico)

Usa los encabezados en inglés #

Todos los encabezados CSV deben ser en inglés y coincidir exactamente con los nombres establecidos en tu configuración del espacio de trabajo, incluso si estás usando la aplicación en otro idioma.

Incluye todas las columnas obligatorias 

• Importación de tiempo: Se requieren Correo electrónico, Fecha de inicio, Hora de inicio y Duración
• Importación de usuarios completo: Siempre se requiere correo electrónico. Si el rol es Gerente de proyecto o Gerente de equipo, debes rellenar las columnas de Gestión
• Importación de usuarios limitados: El nombre es el único campo obligatorio

Valores múltiples

Para asignar múltiples roles, proyectos gestionados, empleados gestionados o grupos a un solo usuario, separa cada entrada con una coma.

Asociación de proyecto y cliente

Si un proyecto pertenece a un cliente específico (por ejemplo, Proyecto A bajo Cliente A), usa el siguiente formato en la columna Proyectos gestionados:

Nombre del proyecto: Nombre del cliente

El sistema reconocerá automáticamente el proyecto y su cliente asociado usando esta sintaxis.

Campos opcionales

Los campos siguientes son opcionales. Si se quedan en blanco, el sistema aplicará automáticamente los predeterminados de tu sistema: 

• Capacidad de trabajo diaria
• Tarifas facturables y de coste
• Días laborables e Inicio de semana

Iniciar importación #

Para iniciar el proceso de importación: 

1. Ve a la Configuración del espacio de trabajo
2. Haz clic en la pestaña Importar
3. Arrastra y suelta un archivo CSV o cárgalo de tu ordenador 
4. Sigue el proceso de verificación de dos pasos:

Paso 1: Inspeccionar datos (Pantalla de vista previa) #

Después de subir el archivo, aparecerá una vista previa. Aquí puedes revisar los datos y corregir cualquier error antes de seguir adelante. 

Detección de errores 

Filas y errores se destacan automáticamente. Usa la opción Mostrar solo filas con errores para filtrar rápidamente la lista y ver qué debe corregirse. 

Corregir errores y volver a subir

Clockify detecta automáticamente los delimitadores comunes (comas y punto y comas). Si el nombre de una columna no se reconoce, se marcará con un aviso y esos datos no se importarán.

Si encuentras errores que debes corregir, puedes modificar tu archivo de manera externa y entonces subir la versión corregida directamente desde este paso en Clockify.

Comprobaciones específicas de planilla de horarios #

Si estás importando los datos de Planilla de horarios, debes confirmar el formato de fecha usado en tu archivo.
También se te notificará si estás importando los datos de Planilla de horarios para usuario que todavía no forman parte de tu espacio de trabajo, lo que te permitirá añadirlos primero.  

Importación de administradores

Si estás importando usuarios con el rol de administrador, debes verificar sus permisos.

Puestos faltantes

Si te faltan puestos para nuevos usuarios, puedes comprar puestos inmediatamente, o cancelar la importación para revisar tu lista.

Paso 2: Resumen de importación #

Al hacer clic en Importar, una barra de progreso mostrará el estado de importación. Cuando se termine, se mostrará un resumen con los resultados: 

• Planillas de horarios/proyectos: Enlace a los datos importados
• Usuarios: Desglose de nuevos administradores, gerentes y miembros con enlaces a tu página de Equipo

Comprobar formatos de fecha y hora  #

Los formatos usados en tu archivo CSV deben coincidir exactamente con los formatos establecidos en tu cuenta de Clockify.

Formato	Dónde comprobar la configuración	Ejemplo de incompatibilidad
Hora (12 horas/24 horas)	Configuración del perfil	Si tu CSV tiene 1:00 PM, pero tu configuración usa el formato de 24 horas, la importación fallará.
Duración (hh:mm:ss, etc.)	Configuración del espacio de trabajo	El formato de duración de tu CSV (por ejemplo, 1:30) no coincide con el formato establecido en tu espacio de trabajo.
Fecha (DD/MM/YYYY, etc.)	Configuración del perfil	El formato de fecha de tu CSV no coincide con el establecido en tu perfil.

Límites máximos de caracteres #

• Descripción: 3000
• Tarea: 1000
• Proyecto: 250
• Cliente: 100
• Etiqueta: 100

Importante #

• Todos los usuarios importados reciben una invitación por correo electrónico y los usuarios Clockify existentes simplemente inician sesión para aceptar la invitación
• Se les pedirá a los nuevos usuarios que se registren usando el nombre proporcionado en el CSV como un nombre de usuario sugerido
• Campos obligatorios para la importación del tiempo: Correo electrónico, Fecha de inicio, Hora de inicio, Duración
• Campos opcionales para la importación del tiempo: Facturable, Descripción, Proyecto, Tarea, Cliente, Etiqueta (si algún campo obligatorio está habilitado, se requiere en CSV también
• Si no agrupas los proyectos por cliente, deberás renombrar la columna de cliente en el archivo CSV adecuadamente
• La fecha de finalización y la hora de finalización se calculan automáticamente según la hora de inicio y la duración
• Las entradas de tiempo se importan según la zona horaria de la persona que realiza la importación.
• Si no especificas el estado facturable de una entrada, se heredará de su proyecto