Suivi du temps et des dépenses

Catégorisation du temps et des balises

Clockify vous permet de catégoriser et d'analyser le temps en utilisant une hiérarchie à 4 niveaux : description, tâches, projets et clients.

Pour une catégorisation plus poussée, vous pouvez également utiliser des balises, qui fonctionnent indépendamment de la hiérarchie.

Si vous souhaitez catégoriser le temps différemment, vous pouvez renommer les balises de projet, de client et de tâche en quelque chose d'autre.

Comment organiser les entrées de temps #

  • Si vous travaillez pour des clients, nommez les projets en utilisant le titre de la tâche confiée par votre client (par exemple, "Analyse du E-commerce", "Refonte du site Web", "Super App"). Vous pouvez également avoir un projet spécial dans lequel vous placerez toutes les entrées de temps non facturables (par exemple, les emails, les congés, les réunions).
  • Si vous travaillez pour des clients et que vous souhaitez simplifier le travail, vous pouvez utiliser le nom du client comme nom de projet, puis utiliser les tâches pour indiquer le type de service que vous avez fourni (vous pouvez également modifier l'étiquette du projet pour qu'elle indique le client ).
  • Si vous avez des projets communs pour différents clients, vous pouvez utiliser des projets pour le type de service (par exemple, marketing, développement) et utiliser des balises pour indiquer pour quel client une entrée de temps particulière était.
  • Si vous ne travaillez pas avec des clients, vous pouvez utiliser des projets comme domaines généraux de travail (ex. ventes, opérations, support).
  • Si vous utilisez Clockify pour le suivi de votre productivité personnelle, vous pouvez nommer les projets par activité (par exemple, emails, travail, apprentissage, cuisine).

Clients, projets et tâches #

Les projets sont le principal moyen d'organiser votre temps dans Clockify. À un niveau supérieur, vous pouvez organiser les projets selon les clients (ou les départements ou tout autre élément). En savoir plus sur la gestion des projets.

Les clients sont utilisés pour organiser les projets. Un client peut avoir plusieurs projets, mais un projet ne peut appartenir qu'à un seul client.

Il n'est pas possible d'ajouter un seul client à une entrée de temps, car les clients sont utilisés comme mécanisme de regroupement des projets. Cependant, vous pouvez créer un projet portant le nom d'un client. Vous pouvez également créer une balise pour chaque client et l'ajouter à une entrée de temps, afin de pouvoir ensuite regrouper les entrées par balise.

Si vous avez besoin de plus de contrôle, vous pouvez classer les entrées de temps en utilisant des ches (c'est-à-dire des sous-projets ou des travaux) et les utiliser pour désigner le type de travail (par exemple, conception, rédaction, programmation), ou tout autre élément que vous souhaitez (par exemple, bogues, sprint A, phase X).

Alors que les tâches sont généralement utilisées pour désigner le type d'activité (par exemple, la conception, le codage), le champ de description est le plus souvent utilisé pour la chose réelle sur laquelle vous avez travaillé (par exemple, "Corriger le bogue #638").

Changement des étiquettes #

Par défaut, le temps dans Clockify peut être catégorisé par Client/Projet/Tâche.

Pour changer ces étiquettes en quelque chose d'autre :

  1. Allez dans les paramètres
  2. Trouvez Organiser le temps par
  3. Choisissez ce que vous souhaitez renommer

Gestion des clients #

Par défaut, les propriétaires et les administrateurs peuvent créer des clients. Toutefois, cet ensemble d'autorisations peut être modifié si l'option Qui peut créer des projets et des clients est définie sur Administrateurs et gestionnaires ou Tout le monde dans les Paramètres de l'espace de travail.

Qui peut créer des clients si cette option est sélectionnée :

  • Admins (par défaut) : administrateurs
  • Admins et chefs de projet : administrateurs et chef de projet
  • Tout le monde : administrateurs, chefs de projet, chefs d'équipe, utilisateurs réguliers

Les utilisateurs réguliers pourront créer des clients lorsqu'ils créent un nouveau projet. Cependant, ils ne pourront toujours pas voir la page Clients.

Comment les propriétaires, les admins et les chefs de projet peuvent créer des clients #

Si vous êtes le propriétaire ou un administrateur de l'espace de travail, pour créer un client, il vous suffit de :

  1. Accédez à la page Clients dans la barre latérale
  2. Entrez le nom du client dans le champ Ajouter un nouveau client
  3. Cliquez sur Ajouter

Comment les utilisateurs réguliers peuvent-ils créer des clients #

Si vous voulez que les utilisateurs réguliers puissent ajouter des clients :

  1. L'administrateur ou le propriétaire doit définir le paramètre Qui peut créer des projets et des clients sur Tout le monde
  2. Un utilisateur régulier peut ensuite se rendre sur la page “Projets” pour créer un projet
  3. Cliquez sur Sélectionner un client
  4. Entrez le nom du client
  5. Cliquez sur Créer le client ou appuyez sur Ctrl+Entrée

Si vous souhaitez créer un client uniquement, il suffit de créer le client en suivant les étapes mentionnées ci-dessus et d'annuler la création du projet.

Archiver des clients #

Seuls les propriétaires et les administrateurs de l'espace de travail peuvent archiver des clients. Ce n'est qu'une fois le client archivé que vous pourrez le supprimer.

  1. Accédez à la page “Clients” depuis la barre latérale
  2. Cliquez sur les trois points à côté du nom du client
  3. Choisissez “Archiver”
  4. Confirmez l'action dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous aurez également la possibilité d'archiver tous les projets affectés à ce client

Restaurer des clients #

Seuls les propriétaires et les administrateurs de l'espace de travail peuvent restaurer les clients archivés. Les clients ne peuvent être restaurés qu'après avoir été archivés..

  1. Accédez à la page “Clients” depuis la barre latérale
  2. Sélectionnez “Afficher les archives” ou “Afficher tout” dans le menu déroulant
  3. Cliquez sur les trois points à côté du nom du client archivé
  4. Choisissez Restaurer
  5. Confirmez l'action

Supprimer des clients #

Seuls les propriétaires et les administrateurs de l'espace de travail peuvent supprimer des clients. Les clients ne peuvent être supprimés qu'après avoir été archivés.

  1. Accédez à la page “Clients” depuis la barre latérale
  2. Sélectionnez “Afficher les archives” ou “Afficher tout” dans le menu déroulant
  3. Cliquez sur les trois points à côté du nom du client archivé
  4. Choisissez Supprimer
  5. Confirmez l'action

Suppression de clients en bloc #

Si vous avez beaucoup de clients archivés et que vous souhaitez nettoyer votre page Clients vous pouvez les supprimer en bloc de la manière suivante :

  1. Cochez la case Nom sur la page Clients
  2. Cliquez sur Supprimer
  3. Tapez SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle
  4. Cliquez sur Supprimer pour confirmer l'action

Tous les clients supprimés seront retirés des entrées de temps auxquelles ils sont affectés.

Gestion des balises #

Lorsque les projets et les tâches ne suffisent pas à organiser les choses, utilisez les balises.

L'avantage des balises est qu'elles sont disponibles dans tout l'espace de travail. Les balises fonctionnent quel que soit le projet, vous pouvez donc créer une balise, l'utiliser sur plusieurs projets et filtrer les rapports en fonction de ces derniers. Vous pouvez même utiliser plusieurs balises pour filtrer les rapports avec plus de précision.

Les balises peuvent également être utilisées pour ajouter des informations supplémentaires aux entrées de temps. Par exemple, vous pouvez :

  • Marquer les entrées de temps avec des taux de facturation ou des devises non standard afin de savoir comment les facturer
  • Marquer les entrées de temps que vous avez facturées avec la balise facturée afin de ne pas facturer un client deux fois (vous pouvez utiliser la modification en bloc pour mettre à jour plusieurs entrées à la fois)
  • Indiquer le type de travail ou de service que vous fournissez (par exemple, gestion de projet, retour d'information, débogage, codage), afin de pouvoir visualiser le temps nécessaire pour effectuer un type de travail spécifique sur l'ensemble des projets
  • Indiquer le type d'activité sur lequel vous travaillez (par exemple, interne, assistance, travail avec les clients, mobile)
  • Indiquer le nombre d'heures supplémentaires que vous avez effectuées

Les balises sont utiles car vous pouvez les utiliser comme des mots-clés qui vous permettent de filtrer les rapports pour trouver exactement ce dont vous avez besoin.

Avant de pouvoir utiliser les balises, vous devez les créer en saisissant un nouveau nom de balise dans le sélecteur de balises et en appuyant sur Ctrl+Entrée. Une fois que vous avez créé une balise, tous les utilisateurs de votre espace de travail peuvent la sélectionner lors du suivi du temps.

Tout le monde peut créer des balises (mais vous pouvez limiter la création aux seuls administrateurs dans les paramètres de l'espace de travail). Seuls les administrateurs peuvent modifier et supprimer les balises. Vous pouvez créer autant de balises que vous le souhaitez.

Création de balises #

  1. Allez sur la page des balises dans la barre latérale
  2. Tapez le nom de la balise et cliquez sur AJOUTER

Ou bien :

  1. Cliquez sur l'icône de balise sur une entrée de temps
  2. Commencez à taper le nom de la balise
  3. Cliquez sur Créer une balise ou appuyez sur Ctrl+Entrée

Archivage des balises #

  1. Allez sur la page des balises dans la barre latérale
  2. Cliquez sur les trois points à côté du nom de la balise
  3. Choisissez “Archiver”
  4. Confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle

Une fois la balise archivée, vous pourrez la supprimer.

Restauration des balises #

  1. Allez sur la page des balises dans la barre latérale
  2. Sélectionnez “Afficher les archives” ou “Afficher tout” dans le menu déroulant
  3. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l'étiquette archivée
  4. Choisissez Restaurer
  5. Confirmez l'action

Suppression des balises #

  1. Allez sur la page des balises dans la barre latérale
  2. Sélectionnez “Afficher les archives” ou “Afficher tout” dans le menu déroulant
  3. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l'étiquette archivée
  4. Choisissez Supprimer
  5. Confirmez l'action

Remarque : les balises doivent d'abord être archivées pour pouvoir être supprimées.

Suppression de tags en bloc #

  1. Cochez la case Nom sur la page Balises
  2. Cliquez sur Supprimer
  3. Tapez SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle
  4. Cliquez sur Supprimer pour confirmer l'action

Toutes les balises supprimées seront retirées des entrées de temps auxquelles elles sont assignées.

Filtrage des rapports par balise #

Vous pouvez filtrer les entrées de temps dans les rapports de trois façons :

  • Contient –toutes les entrées qui contiennent cette balises seront affichées (par exemple, si une entrée a la balise A et B, et que vous filtrez Contient : A, cette entrée sera affichée)
  • Ne contient pas – seules les entrées qui ne possèdent pas cette balise seront affichées (par exemple, si une entrée possède la balise A et B, et que vous filtrez Ne contient pas : A, cette entrée n'apparaîtra pas)
  • Contient uniquement – seules les entrées qui ont cette balise et seulement cette balise seront affichées (par exemple, si une entrée a la balise A et B, et que vous filtrez Contient : seulement A, cette entrée ne sera pas affichée)

Comment fonctionne la modification des balises #

  • Si vous modifiez le nom d'une balise dans la section “Balises”, les entrées de temps auxquelles cette balise est appliquée resteront marquées de la balise renommée
  • Si vous utilisez la modification en bloc pour modifier les balises des entrées de temps, vous aurez la possibilité d'ajouter une nouvelle balise à une balise existante ou de remplacer une balise existante
  • Si vous supprimez une balise, toutes les entrées de temps auxquelles cette balise a été appliquée se retrouveront sans balise

Organisation avancée #

Clockify lets you categorize time even further with custom fields.

Le champ personnalisé est une fonctionnalité payante que vous pouvez activer en mettant à niveau votre plan PRO.

Les champs personnalisés permettent à vos utilisateurs d'ajouter des informations supplémentaires aux entrées de temps (par exemple, les dépenses, le kilométrage, etc.), et vous pouvez également catégoriser automatiquement les entrées de temps en fonction d'un projet.

Par exemple, si certains projets sont réalisés dans un endroit et les autres dans un autre, vous pouvez créer un champ personnalisé appelé emplacement et indiquer quel projet appartient à quel emplacement. Ensuite, lorsque vous téléchargez un rapport, vous pourrez créer un rapport personnalisé, et regrouper et trier les heures par lieu.

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