Comprendre et utiliser les rapports

Ce guide explique aux utilisateurs standards comment consulter, interpréter et filtrer leurs rapports de suivi du temps dans Clockify. Vous apprendrez comment accéder à différents types de rapports, les filtrer selon des critères spécifiques tels que la date, le projet ou le client, et les personnaliser en fonction de vos besoins.

Aperçu des rapports #

Clockify propose plusieurs types de rapports pour vous aider à suivre votre temps et vos dépenses :

Rapport résumé #

Le rapport résumé regroupe vos saisies de temps selon différents critères, tels que le projet, le client, l’utilisateur, la balise ou la date. Il est idéal pour obtenir un aperçu de vos saisies de temps sur une période donnée.

Fonctionnalité « Regrouper par »

Les données du rapport résumé peuvent être regroupées par projet, client, utilisateur, tag ou date afin de modifier la manière dont les informations sont présentées.

Rapport détaillé #

Ce rapport affiche tous les détails de vos saisies horaires, sans regroupement ni résumé. Il fournit une ventilation ligne par ligne de chaque saisie de temps.  

Rapport hebdomadaire #

Le rapport hebdomadaire est idéal pour le suivi hebdomadaire, car il affiche les saisies de temps regroupées par utilisateur ou par projet dans une plage hebdomadaire fixe.  

Naviguer dans les rapports #

Pour accéder à la section des rapports et y naviguer :

1. Accédez à la page Rapports dans la barre latérale 
2. Choisissez entre le rapport Résumé, Détaillé ou Hebdomadaire, en fonction de vos besoins

Arrondi du temps #

Le bouton d’arrondi du temps permet de basculer entre l’affichage de la durée exacte enregistrée et la durée arrondie, conformément aux paramètres définis dans votre espace de travail.

Lorsque le bouton est activé, le rapport applique vos règles d'arrondi spécifiques. Lorsque le bouton est désactivé, le rapport affiche à nouveau la durée exacte de chaque saisie de temps telle qu'elle a été initialement enregistrée. 

Pour activer l’arrondi dans les rapports :

1. Accédez à la section Rapports
2. Sélectionnez un rapport (Résumé/Détaillé/Hebdomadaire)
3. Activez le bouton Arrondi situé en haut du tableau du rapport

Consultez l’article Arrondi du temps pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.

Filtrer les rapports #

Clockify vous permet de filtrer vos rapports selon plusieurs critères afin d’obtenir les données dont vous avez besoin. Pour des rapports plus précis, vous pouvez activer ou désactiver l’arrondi des saisies de temps.

Période #

Le filtre de plage de dates définit la période couverte par les données affichées dans le rapport.

Cliquez sur le sélecteur de dates situé dans le coin supérieur droit pour choisir une plage personnalisée, ou utilisez les préréglages tels que Cette semaine, Le mois dernier ou Cette année.

Projet #

Pour afficher les saisies associées à des projets spécifiques, utilisez le filtre Projet.

Sélectionnez un ou plusieurs projets dans le menu déroulant. Vous pouvez également filtrer par Actif, Archivé ou Sans projet.

Client #

Ce filtre affiche le temps passé sur des clients spécifiques, tous projets confondus.

Sélectionnez un client pour inclure automatiquement tous ses projets. Comprend des options pour les projets Actifs, Archivés et Sans client.

Équipe/Utilisateur #

Filtre le rapport pour afficher les saisies provenant de membres ou de groupes spécifiques. Comprend des filtres pour Tous, Actifs, Inactifs, Groupes, Sans groupe et Utilisateurs (membres individuels de l’équipe).

Les administrateurs peuvent sélectionner des utilisateurs individuels ou des groupes d’utilisateurs entiers. En général, les utilisateurs standard ne voient que leur propre temps de travail, en fonction des autorisations attribuées à l’espace de travail.

Tâche #

Utilisez le filtre Tâches pour afficher des tâches spécifiques au sein des projets. Il comprend des filtres pour Toutes, Actives, Terminées et Sans tâche.

Tag #

Le filtre par tags permet de classer et de filtrer les saisies à l’aide de tags personnalisés.

Trois modes sont disponibles : 

• Contient (n’importe quel tag sélectionné)
• Ne contient pas (exclure les tags)
• Contient uniquement (doit comporter tous les tags sélectionnés)

Statut #

Filtre les saisies en fonction de leur statut de facturation ou d’approbation.

Choisissez entre les options de statut Facturable, Non facturable ou (si cette fonctionnalité est activée) Approuvé, En attente ou Facturé.

Description #

Recherche textuelle de mots spécifiques dans les notes des saisies de temps.

Saisissez un mot-clé dans le filtre de description pour trouver toutes les saisies contenant ce texte précis.

Champs personnalisés #

Filtre selon des champs de données définis par l’utilisateur. Activez les champs personnalisés souhaités dans le menu déroulant du filtre pour afficher les saisies correspondant à des valeurs de données personnalisées spécifiques.

Analyser les données du rapport #

Lorsque vous générez un rapport, Clockify calculera plusieurs indicateurs clés en fonction de vos filtres. Voici ce que chacun d’entre eux représente :

• Temps total travaillé : Il s’agit du temps total enregistré pendant la période sélectionnée. Il comprend à la fois les heures facturables et non facturables.
• Heures facturables et non facturables :
  • Facturables : Heures signalées par l’icône $, destinées à être facturées au client
  • Non facturables : Travail interne ou tâches qui ne sont pas facturées au client
• Montant total : Les revenus totaux sont calculés en multipliant vos heures facturables par vos taux horaires.
• Tarif moyen : (visible dans certaines vues) La moyenne pondérée des différents tarifs horaires appliqués dans l'ensemble du rapport
• Résumés des projets : Un regroupement du rapport par projet montre une ventilation du temps total suivi pour chacun, utile pour évaluer le temps passé par projet
• Productivité des utilisateurs : Résumé du nombre d’heures consacrées par chaque membre de l’équipe au cours de la période sélectionnée

Exporter un rapport #

Pour exporter un rapport :

1. Accédez à la section Rapports
2. Sélectionnez Résumé, Détaillé ou Hebdomadaire
3. Appliquez des filtres si nécessaire pour générer le rapport souhaité
4. Cliquez sur le bouton Exporter
5. Sélectionnez l’option d’exportation de votre choix :

• Enregistrer au format PDF – Générez un document prêt à être imprimé ou envoyé directement par email aux clients à des fins de facturation et d’archivage
• Enregistrer au format CSV – Créez un fichier de données brutes compatible avec la plupart des bases de données ou logiciels pour importer les saisies de temps dans d’autres outils
• Enregistrer au format Excel – Exportez vos données dans une feuille de calcul structurée, vous permettant d’effectuer des calculs complexes, de créer des tableaux croisés dynamiques et de générer des graphiques personnalisés
• Personnaliser – Ouvrez un menu permettant d’activer ou de désactiver des colonnes de données spécifiques (telles que les notes, les heures de début/fin ou les tags), garantissant ainsi que votre exportation ne comprend que les informations dont vous avez besoin

Partager ou enregistrer un rapport #

Vous pouvez créer un lien vers un rapport et le partager avec d’autres personnes ou l’enregistrer pour votre usage personnel.

Pour ce faire :

1. Accédez au rapport Résumé, Détaillé ou Hebdomadaire, puis définissez la période, les projets, les utilisateurs ou les balises de votre choix
2. Repérez l’icône Partager en haut à droite de la page des rapports
3. Saisissez le nom de votre rapport dans la fenêtre contextuelle
4. Choisissez si le rapport doit être Public ou Privé
5. Cliquez sur Créer un lien

Une fois enregistré, le rapport apparaîtra dans l’onglet Partagé de la page Rapports, où vous pourrez copier le lien.

Si vous choisissez une date relative (p. ex. Ce mois-ci), le lien enregistré affichera toujours les données du mois en cours lorsque vous cliquerez dessus à l’avenir.