Gérer les congés de l’équipe

Gérez les congés de votre équipe en définissant des politiques, en approuvant les demandes et en suivant les soldes de l’équipe.

La gestion des congés est une fonctionnalité payante disponible dans les abonnements Standard, Pro ou Enterprise.

Fonctionnalités de gestion des congés #

• Politiques en matière de congés – Définissez et gérez différents types de congés, tels que les jours de vacances, les jours fériés et les arrêts maladie.
• Accumulations et soldes – Suivez les jours/heures de congé restants des membres de l’équipe pour une tenue précise des registres et ajoutez ou supprimez des soldes selon les besoins.
• Gérez les demandes de congés : Les chefs d’équipe peuvent approuver ou rejeter les demandes en fonction des politiques établies et de leurs autorisations spécifiques.
• Retirez ou modifiez les demandes en attente – Les chefs d’équipe peuvent retirer ou modifier leurs propres demandes de congés en attente et celles des membres de leur équipe.

Demander des congés #

Les membres de l’équipe (ou les chefs d’équipe qui font la demande en leur nom) doivent suivre ces étapes pour soumettre une demande de congé.

Pour demander un congé :

1. Accédez à la page Congés
2. Cliquez sur Demande de congé
3. Sélectionnez la politique de congés appropriée dans le menu déroulant 
4. Sélectionnez les dates de début et de fin du congé
5. Ajoutez une brève note à l’intention du responsable de l’approbation (facultatif)
6. Cliquez sur Soumettre

Approuver les demandes de congés #

Vous pouvez approuver ou rejeter les demandes de congés en fonction des politiques que vous avez définies.

Pour approuver les demandes de congés :

1. Accédez à la page Congés
2. Recherchez les demandes en attente dans l’onglet Demandes ou utilisez le filtre En attente
3. Cliquez sur Approuver sur la demande en attente

Une fois approuvée, la demande est notifiée à l’utilisateur par email et le congé est automatiquement déduit de son solde disponible.

Rejeter les demandes de congés #

Pour rejeter des demandes de congés :

1. Accédez à la page Congés
2. Recherchez la ou les demandes en attente dans l’onglet Demandes
3. Cliquez sur l’icône à trois points située à droite de la demande
4. Sélectionnez Rejeter
5. Saisissez le motif du rejet dans le champ Note
6. Cliquez sur Rejeter

Actions supplémentaires du chef d’équipe #

Le tableau suivant résume les principales actions disponibles pour les chefs d’équipe dans le cadre de la gestion des congés :

• Demande pour le compte d’un autre utilisateur – Les chefs d’équipe et les chefs de projet peuvent soumettre des demandes de congés pour les utilisateurs qu’ils gèrent. Cette demande comprendra une note : « Demande effectuée par le chef d’équipe ».

• Suivre les soldes – Consultez les soldes actuels des congés des membres de l’équipe et examinez l’historique complet de leurs demandes passées.

• Modifier/retirer – Vous pouvez retirer ou modifier toute demande en attente pour vous-même ou pour les membres de votre équipe.

Rôles des utilisateurs et autorisations d’accès #

Les capacités d’accès et d’approbation varient en fonction du rôle de l’utilisateur dans l’espace de travail :

Rôle	Demander un congé	Approuver/Rejeter les demandes	Consulter les soldes/l’historique	Modifier/Retirer les demandes
Chef d’équipe	Soi-même et son équipe	Oui (uniquement pour leur équipe)	Oui	Oui (si en attente)
Chef de projet	Soi-même et son équipe	Non	Oui	Oui (si en attente)
Administrateur	Soi-même et son équipe	Oui (pour tout le monde)	Oui	Oui (si en attente)

Notifications par email #

Les notifications permettent à toutes les parties de rester informées tout au long du processus :

• Lorsqu’une demande est soumise – Le chef d’équipe reçoit une notification.
• Lorsqu’une demande est approuvée ou rejetée – Le demandeur et le responsable reçoivent tous deux une notification.
• Les administrateurs ne reçoivent des notifications que s’ils sont désignés comme seuls approbateurs d’une politique donnée.

Vous pouvez gérer vos préférences de notification dans l’onglet Notifications par email de vos paramètres de profil.

1. Cliquez sur votre photo de profil (coin supérieur droit)
2. Sélectionnez Préférences
3. Accédez à Notifications par email
4. Cochez ou décochez les cases pour activer ou désactiver les notifications par email

FAQ #

Est-il possible d’approuver des demandes de congés pour des personnes en dehors de l’équipe ou de projet ? #

Non, votre champ d’approbation est limité par votre rôle :

• Les chefs d'équipe ne peuvent approuver que les utilisateurs de leur équipe.
• Les chefs de projet ne peuvent approuver que les utilisateurs travaillant sur leurs projets spécifiques.
• Les administrateurs peuvent approuver tous les utilisateurs de l’espace de travail.

Que se passe-t-il si un membre de l’équipe n’a pas assez de congés dans son solde ?

Cela dépend du paramètre de la politique :

• Si l’option Autoriser le solde négatif est activée dans la politique, la demande peut être traitée (vous pouvez définir une limite pour les heures/jours négatifs autorisés).
• Si l’option n’est pas activée, la demande sera automatiquement refusée en raison d’un solde insuffisant.

Les membres de mon équipe seront-ils notifiés lorsque leur demande de congé est approuvée ou rejetée ?

Oui, les membres de l’équipe reçoivent des notifications par email lorsque leurs demandes sont traitées. Les chefs d’équipe sont également informés lorsque les demandes sont soumises et lorsqu’elles sont traitées.