Gérer les congés de l’équipe
En tant que Chef d’équipe ou Chef de projet, la gestion des demandes de congés de votre équipe est une responsabilité clé. Vous devrez créer des politiques de congés, approuver ou rejeter les demandes, et suivre les soldes et les jours acquis par les membres de l’équipe pour vous assurer que tout est organisé et précis. Ce guide vous expliquera comment mettre en place et gérer les politiques de congés, demander des congés, et approuver ou refuser les demandes de votre équipe.
Fonctionnalités et permissions clés #
- La gestion des congés est une fonctionnalité payante disponible avec les abonnements Standard, Pro ou Enterprise
- Les politiques de congés vous permettent de gérer les jours de vacances, les jours fériés, les congés maladie et autres types d’absences, ainsi que les accumulations et les soldes
- Les Managers peuvent approuver ou rejeter les demandes de congés en se basant sur les politiques que vous avez définies
- En tant que Chef d’équipe ou Chef de projet, vous pouvez également annuler ou modifier vos propres demandes de congés, ainsi que celles des membres de votre équipe (avec les permissions appropriées)
Demander des congés #
En tant que Chef d’équipe ou Chef de projet, il est essentiel de comprendre comment vos collaborateurs peuvent solliciter un congé et comment gérer ces demandes. Vous avez également la possibilité de faire une demande de congé au nom d’un membre de votre équipe si nécessaire.
Étapes à suivre pour faire une demande de congé #
- Accédez à la page Congés depuis la barre latérale
- Cliquez sur le bouton Demander les congés
- Sélectionnez le type de congé approprié dans le menu déroulant (p. ex. vacances, arrêt maladie, etc.)
Vous verrez combien de jours/heures il vous reste. - Choisissez les dates de début et de fin de votre congé
Veuillez noter que les jours fériés et les week-ends ne seront pas déduits du total. - Vous pouvez ajouter une note pour l’approbateur (p. ex. Vacances en famille)
- Une fois que tout est rempli, cliquez sur Soumettre
Gérer les demandes de congé des membres de votre équipe #
En tant que Manager, vous pouvez :
- Approuver ou rejeter les demandes de congé des personnes que vous supervisez
- Annuler vos propres demandes ou celles des membres de votre équipe (qu’elles soient en attente)
- Suivre les soldes de congés et consulter l’historique des demandes
Approuver les demandes de congés #
L’une de vos responsabilités principales en tant que Manager est d’approuver ou de rejeter les demandes de congé en fonction des politiques définies.
Étapes à suivre pour approuver ou rejeter une demande #
- Allez à la page Congés dans la barre latérale
- Les demandes en attente d’approbation apparaîtront sous l’onglet Demandes en attente
- Cliquez sur la demande que vous souhaitez voir
- En haut à droite de la demande, cliquez sur Approuver ou Rejeter
Si vous rejetez la demande, vous pouvez ajouter une note pour en expliquer la raison. - Une fois la demande approuvée, l’utilisateur en sera informé et le congé sera automatiquement ajouté à son solde
Notifications par email #
Les demandes de congés déclenchent des notifications par email pour la personne qui fait la demande et pour le manager qui doit l’approuver.
- Lorsqu’une demande est soumise, le manager reçoit une notification
- Lorsqu’une demande est approuvée ou refusée, le demandeur et son manager reçoivent tous deux une notification
- Les administrateurs ne reçoivent de notifications que s’ils sont les seuls approbateurs des demandes de congés
- Vous pouvez gérer vos préférences de notifications par email dans l’onglet Notifications par email de vos paramètres de profil
Autorisations d’accès #
Chefs d’équipe #
En tant que Chef d’équipe, vous disposez des autorisations suivantes :
- Accès à la page Congés
- Demander des congés pour vous-même ou pour un membre de votre équipe
- Approuver ou refuser les demandes de congés des membres de votre équipe
- Annuler ou modifier les demandes de congés (en attente)
- Consulter les soldes de congés et l’historique des demandes
- Exporter des rapports au format CSV/Excel
Chefs de projet #
En tant que Chef de projet, vous disposez des autorisations suivantes :
- Accès à la page Congés
- Demander des congés pour vous-même ou pour un membre de votre équipe
- Approuver ou refuser les demandes de congés des membres de l’équipe projet
- Annuler ou modifier les demandes de congés (en attente)
- Consulter les soldes de congés et l’historique des demandes
FAQ #
Est-il possible d’approuver des demandes de congés pour des personnes en dehors de l’équipe ou de projet ? #
En tant que Chef d’équipe, vous ne pouvez approuver des demandes de congés que pour les membres de votre équipe. Le Chef de projet peut approuver les demandes des personnes qui travaillent sur des projets spécifiques. Les Administrateurs peuvent approuver les demandes de tous les utilisateurs de l’espace de travail.
Que se passe-t-il si un membre de l’équipe n’a pas assez de congés dans son solde ? #
Si l’option Autoriser un solde négatif est activée dans la politique, les utilisateurs peuvent quand même faire une demande de congé, même s’ils n’ont pas suffisamment d’heures ou de jours. Vous pouvez limiter le nombre d’heures ou de jours négatifs autorisés. Si cette option n’est pas activée, la demande sera refusée en cas de solde insuffisant.
Est-il possible de faire une demande de congé au nom des membres de mon équipe ? #
Oui, en tant que Chef d’équipe ou Chef de projet, vous pouvez soumettre des demandes de congés pour les utilisateurs que vous gérez. Dans ce cas, la demande contiendra une note supplémentaire : Demande faite par le Manager.
Les membres de mon équipe seront-ils notifiés lorsque leur demande de congé est approuvée ou rejetée ? #
Oui, les membres de l’équipe recevront des notifications par email lorsque leur demande de congé est approuvée ou rejetée. Les Managers seront également notifiés lorsque des demandes sont soumises et approuvées/refusées.