Inviter et gérer des utilisateurs

Dans Clockify, vous pouvez avoir un nombre illimité d'utilisateurs. Ainsi, toute votre équipe peut suivre le temps. Pour ce faire, ils doivent d'abord être invités à votre espace de travail.

Pour savoir comment inviter et gérer des utilisateurs dans Clockify, regardez la vidéo et suivez les instructions ci-dessous.

Only owners and admins can invite new users to a workspace, deactivate/delete users, revoke their invite and manage their details (set their billable rate, set as inactive, and assign to groups).

Inviter des utilisateurs #

Pour inviter des utilisateurs à votre espace de travail :

1. Cliquez sur Équipe dans la barre latérale principale, à gauche
2. Cliquez sur Ajouter un nouveau membre/Ajouter un membre à part entière (si le kiosque est activé) dans le coin supérieur droit
3. Saisissez l'adresse email de la personne que vous souhaitez inviter
4. Cliquez sur Envoyer l'invitation

If you’d like to invite multiple users at once, enter the emails in the designated fields one below the other, or copy and paste the list of emails (e.g. mark@domain.com, jane@domain.com).
If you’re using a free plan you can enter up to 5 email addresses at the same time (but you can invite an unlimited number of users in total). If you’re on a paid plan, there’s no limit to the number of email addresses you can enter and thus the number of users you can invite at once.

N’oubliez pas que les plans payants sont facturés par siège d’utilisateur. Pour en savoir plus sur les sièges d’utilisateurs et les plans payants, cliquez ici.

Inviter des utilisateurs manuellement #

Si vous avez ajouté un membre, mais qu'il n'a pas reçu d'email, vous pouvez lui envoyer l'invitation manuellement :

• Click on three dots next to member and choose Resend an invite email

Les membres peuvent s'inscrire eux-mêmes et ils feront automatiquement partie de votre espace de travail (s'ils ont une invitation en attente)

Si un membre possède déjà un compte Clockify, il doit se connecter et accepter l’invitation via la notification en forme de cloche dans le coin supérieur droit.

Accepter l'invitation #

1. La personne que vous avez invitée recevra un email d'invitation contenant le lien d'activation qu'elle doit cliquer
2. Après avoir cliqué sur le lien, la personne devra vérifier son adresse email
3. La personne invitée peut alors se connecter et commencer à suivre le temps pour vous

Si quelqu’un est invité à votre espace de travail et n’a pas de compte Clockify, il peut s’inscrire et rejoindre automatiquement votre espace de travail (s’il a une invitation en attente). Par conséquent, son compte CAKE.com sera également créé.

Si l'utilisateur est déjà invité, il ne pourra pas créer de compte avec la même adresse email sur la page d'inscription.

Si une personne a déjà un compte Clockify, ils recevront un email et une notification dans Clockify. Dans ce cas, ils doivent ouvrir la notification de la cloche dans le coin supérieur droit et cliquer sur Accepter. Ensuite, elle pourra passer à votre espace de travail et commencer à suivre le temps pour votre entreprise.

Revoke user’s invite #

If user hasn’t accepted the invite yet and you’d like to remove them from your Clockify workspace, you can do that without leaving the app. 

To revoke user’s invite: 

1. Allez sur la page Équipe
2. Click on three three-dots menu
3. Choose Revoke invite option

Once you confirm the action, the invite is revoked and the previously invited user is no longer visible in the Team page.

If the user tries to accept the invite after it has been revoked, they will be redirected to the landing page with the info that the invite has expired

You can also revoke user invite from the Members page in your CAKE.com Account.

Filtrer les utilisateurs #

La page Équipe vous permet d’avoir un meilleur aperçu des membres de votre équipe et de leurs données de suivi. Trouvez rapidement des utilisateurs spécifiques et appliquez des filtres pour affiner votre liste d’équipe et personnaliser les colonnes du tableau afin d’afficher les informations les plus pertinentes pour vos besoins.

Pour filtrer les utilisateurs dans votre espace de travail :

1. Sur la page Équipe, recherchez la barre de filtrage en haut du tableau des membres
2. Cliquez pour ouvrir les options de filtrage et sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser (p. ex. rôle, groupe, début de semaine, etc.)
   
3. Sélectionnez les valeurs spécifiques pour chaque filtre que vous avez sélectionné
   
4. Cliquez sur Appliquer le filtre pour mettre à jour le tableau avec vos résultats filtrés 

Effacez les filtres pour réinitialiser votre affichage.

Les utilisateurs standard, les chefs d’équipe ou les chefs de projet peuvent filtrer les utilisateurs dans les onglets Standard et Limité en fonction des informations que vous êtes autorisé à consulter dans le tableau. Les administrateurs et les propriétaires disposent d’autorisations de filtrage plus étendues pour filtrer les utilisateurs dans les onglets Standard et Limité en fonction de toutes leurs informations, à l’exception des champs personnalisés des utilisateurs.

Personnaliser l’affichage de son tableau #

En tant que propriétaire ou administrateur, vous pouvez personnaliser votre tableau d’équipe :

• Ajouter/supprimer des filtres : Ajustez les filtres qui apparaissent dans votre barre de filtrage
• Sélectionner/désélectionner des colonnes : Choisissez les colonnes qui sont visibles dans le tableau
• Trier les colonnes : Triez les données par colonnes contenant le plus de valeurs uniques (p. ex. taux facturable, taux de coût, rôle, début de semaine, capacité de travail quotidienne)

Si les taux facturables ou les taux de coût sont désactivés dans votre espace de travail, puis réactivés, ils seront automatiquement sélectionnés dans le sélecteur de filtre pour faciliter leur accès.

Modifier le profil de l'utilisateur #

Outre la modification des profils d'utilisateurs à partir des comptes de contrôle, vous pouvez également le faire à partir de la page Équipe.
Vous pouvez apporter toutes sortes de modifications aux profils des membres de votre équipe, y compris le début de la semaine, les jours de travail et la capacité de travail quotidienne.

Le propriétaire et l'administrateur ne peuvent pas modifier l'email, l'image de profil et le nom d'utilisateur de l'utilisateur.

Pour modifier le profil d'un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur les 3 points situés à côté de la personne dont vous souhaitez modifier le profil
3. Apportez des modifications :
   • Début de la semaine de l’utilisateur
   • Définir les jours de travail
   • Capacité de travail quotidienne de l'utilisateur

Si vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les données utilisateur dans la fenêtre Modifier le profil, vous pouvez également modifier ces mêmes données directement dans le tableau, si la colonne correspondante est visible dans votre affichage.

Pour modifier les données utilisateur dans le tableau :

1. Accédez à la colonne qui affiche les données utilisateur que vous souhaitez modifier (p. ex. les jours ouvrables de l’utilisateur) 
2. Cliquez sur les données
3. Modifiez les données dans la fenêtre qui s’affiche

Désigner un administrateur #

Pour faire de quelqu’un un administrateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur +Rôle à côté de la personne que vous souhaitez nommer administrateur
3. Cochez la case Admin
4. Enregistrez les modifications

Pour les retirer de la liste des administrateurs, décochez la case Admin.

Seul le propriétaire peut retirer le rôle d'administrateur à quelqu'un, transférer la propriété à un autre utilisateur et supprimer l'espace de travail.

Désigner un propriétaire #

Pour faire de quelqu'un un propriétaire, le propriétaire actuel doit :

1. Cliquez sur les trois points situés à côté du nom de l'utilisateur
2. Cliquez sur Transférer la propriété

Vous serez redirigé vers la page Membres de votre compte CAKE.com où vous pourrez effectuer cette opération.

Pour plus d'informations sur le transfert de propriété, consultez cet article du centre d'aide CAKE.com.

Pour en savoir plus sur les autres rôles de gestionnaire et sur la manière d’accorder des droits de manager aux utilisateurs, cliquez ici.

Désigner un chef d’équipe #

Améliorez la gestion de votre équipe en affectant des chefs d’équipe directement à des utilisateurs individuels ou à des groupes entiers.

Attribuer à des utilisateurs #

En tant qu’administrateur, attribuez un chef d’équipe à n’importe quel utilisateur. Cela permet au chef d’équipe de superviser le temps de travail et les présences de cet utilisateur.

Attribuer à des groupes #

En tant qu’administrateur/propriétaire, attribuez ou supprimez des chefs d’équipe à partir des groupes dans l’onglet Groupe.

Le champ Chef d’équipe est disponible sur la page Équipe pour les utilisateurs de l’abonnement Standard et supérieur.
Si votre abonnement passe à un abonnement Basic ou Gratuit, ce champ ne sera plus visible.

Désactiver et supprimer un utilisateur #

Keep in mind that deactivating and deleting users are two different actions.

When you deactivate a user, you temporarily end their login, access to the application and all their billing actions. However, all their data is saved, including their activity and history. 
If a user is deleted, their account and all their associated data is removed. Deleted data cannot be recovered and reactivation is not possible. In order to use Clockify, user needs to be added to the workspace again.

Désactiver l’utilisateur #

When you deactivate a user, they won’t be able to see and track time on the workspace and won’t appear on the Team page anymore.

Pour désactiver un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Click three dots next to the person you want to deactivate/delete
3. Sélectionnez Désactiver

Une fois que l'utilisateur n'est plus actif, vous pourrez le supprimer.

You can also deactivate user from your CAKE.com account.

Supprimer l'utilisateur #

Deleted user is permanently removed from the workspace and Clockify app, along with all their data.

Pour supprimer un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Find member you want to delete
3. Open three-dots menu and click Delete user

You’ll be redirected to the user’s profile on the Members page of your CAKE.com organization account. You can complete the action there.

ou

1. Accédez au sélecteur d’applis dans le coin supérieur gauche de l’écran 
2. Choisissez votre compte CAKE.com
   

You’ll be redirected to your CAKE.com Account where you can make the changes.

Pour plus d’informations sur la manière de supprimer un utilisateur, consultez cet article dans le centre d’aide CAKE.com.

Important à noter #

Si l'utilisateur est désactivé du seul espace de travail qu'il utilisait, il sera déconnecté et redirigé vers la page de connexion pour créer un autre espace de travail. S'il utilise plus d'un espace de travail, il pourra se connecter à l'autre espace de travail dont il est membre.

Les utilisateurs ne peuvent être supprimés qu'une fois qu'ils sont désactivés. De plus, lorsqu'un utilisateur est désactivé, son minuteur actuel est arrêté (si il est en cours).

Les saisies de temps des utilisateurs supprimés/inactifs seront conservées, mais vous ne pourrez pas filtrer les rapports en fonction de ces utilisateurs. Vous pouvez voir leur temps dans le rapport résumé lorsque vous le regroupez par utilisateur.
Les données relatives aux congés des utilisateurs supprimés sont en outre définitivement perdues, même s’ils sont réintégrés.

Réactiver l'utilisateur #

Pour activer de nouveau un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Sélectionnez Afficher tous ou Afficher les utilisateurs inactifs dans le menu déroulant
3. Sélectionnez Activer

Once the user is activated, they can log in and track time as usual (although they won’t receive an email or a notification that they’ve been activated).

All inactive user names are struck out.

You can also activate user from your CAKE.com account.