Como escolher o melhor software de gerenciamento de tempo

Compreender a importância do tempo e usá-lo de forma eficaz é crucial para o crescimento de um negócio. Independentemente do tamanho da empresa, todo proprietário e gerente deve considerar monitorar o tempo dos funcionários para concluir tarefas e controlar a sua frequência.

A forma moderna de fazer isso é investir em um software de gerenciamento de tempo.

Guide on how to choose the best time tracking software

Este tipo de software permitirá que você rastreie, inspecione, gerencie e faça o melhor uso do seu tempo por meio de:

Nas linhas a seguir, revisaremos:

Aspectos a considerar ao escolher um software de gerenciamento de tempo

Antes de entrarmos em detalhes sobre os diferentes tipos de software, é importante revisar quaisquer fatores externos que possam afetar sua decisão final.

Esses fatores podem ser:

Mais informações sobre isso no texto abaixo.

Seu local de trabalho e o dispositivo que você usa

As ferramentas de controle de tempo são feitas para dispositivos específicos. Alguns são projetados para Windows, outros para iOS, Android ou Mac, e é importante que você os considere com base no seu local de trabalho.

Se o seu trabalho exige que você fique muitas vezes longe do escritório, você vai querer um aplicativo fácil de usar projetado para iOS e Android.

Se você trabalha em um escritório, poderá achar mais útil um aplicativo robusto para Windows ou Mac com recursos extras.

Time tracker for Mac, Windows, web, Chrome, Firefox, Android, iPhone, and iPad
O aplicativo Clockify pode ser sincronizado em todos os seus dispositivos

Se você é um freelancer que trabalha em casa e cobra por hora, precisará de uma ferramenta simples de rastreamento de tempo para poder monitorar suas horas faturáveis

Uma grande empresa provavelmente se beneficiará com o plano Enterprise — que oferece ferramentas adicionais, como:

Como você trabalha

Seu fluxo de trabalho diário e hábitos de trabalho devem ser um fator importante na sua decisão. Portanto, antes de escolher seu próximo software de rastreamento de tempo, pergunte-se o seguinte:

O segredo é procurar ferramentas de controle de tempo que se integrem ao software que você usa todos os dias para facilitar seu trabalho.

Além disso, se os prazos são uma parte importante do seu trabalho, você vai querer uma ferramenta que lhe permita fazer estimativas e compará-las com o tempo real que você está monitorando.

Quais são as suas necessidades de monitoramento de tempo

Pense novamente no seu fluxo de trabalho e anote todos os recursos que sua ferramenta deve ter.

Os recursos essenciais oferecidos por quase todos os softwares de controle de tempo são:

Choosing best time tracking tool - timesheet

Recursos adicionais que você pode precisar são:

Além disso, considere se você precisará de:

O software é fácil de usar?

Independentemente do software oferecer apenas os recursos básicos ou adicionais, ele deve ser simples e fácil de usar.

O principal objetivo do software é economizar seu tempo, permitindo que você o acompanhe, e você não conseguirá fazer isso se tiver que passar horas aprendendo como usar o programa e todas as suas funcionalidades.

Com isso em mente, é fácil concluir que o melhor tipo de software de controle de tempo tem seus recursos básicos apresentados de forma clara e suas funções adicionais menos óbvias.

Os recursos não devem exigir mais do que alguns cliques para funcionar.

Além disso, a equipe de desenvolvimento de ferramentas deve buscar inovações constantes e acompanhar as tendências atuais na área de gestão de tempo.

Antes de se comprometer com um software de controle de tempo, teste-o para ver se ele atende às suas necessidades, se seus funcionários se sentem confortáveis ​​em usá-lo e se o fazem com facilidade.

Qual é o seu orçamento?

Embora seu orçamento determine o software que você escolher, lembre-se de que você não precisa gastar muito dinheiro para obter uma solução eficaz.

Algumas empresas definem uma tarifa mensal ou anual, outras definem o preço com base no número de usuários e outras ainda oferecem preços personalizados.

E existe também um outro tipo: um software de rastreamento de tempo que oferece ferramentas gratuitas para um número ilimitado de usuários e espaços de trabalho. Um dos softwares de rastreamento de tempo que possui todas essas ferramentas é o Clockify.

Tipos de software de rastreamento de tempo e suas ferramentas

Os rastreadores de tempo diferem porque são independentes ou fazem parte de um software maior e mais versátil. Além disso, eles diferem em termos de:

Rastreador de tempo autônomo (gerenciador de tempo simples, com uma planilha de horas para funcionários)

Um rastreador de tempo autônomo é uma ferramenta super simples com uma planilha de horas para os funcionários.

Esse software permite que você:

Se você está procurando uma solução simples e inteligente, Clockify é um software de controle de tempo autônomo adequado para várias empresas.

Integrado com software de gerenciamento de projetos

Este tipo de software de controle de tempo incorpora o software de gerenciamento de projetos em seus recursos. As ferramentas adicionais que você pode encontrar nesse software incluem:

Certos softwares oferecem pequenos recursos de gerenciamento de projetos, como:

Summary report for all tasks in projects - Clockify
Use Clockify para ver todas as horas trabalhadas em todos os projetos e tarefas

Integrado com software de faturamento

Quando uma opção de controle de tempo é integrada ao software de faturamento, normalmente seu objetivo é ajudá-lo a calcular e gerar faturas para seus clientes.

Este tipo de software oferece tanto a capacidade de gerar faturas personalizadas quanto de acompanhar seu tempo, permitindo calcular seus ganhos com base no tempo que você realmente acompanhou.

Esta ferramenta ajuda a aumentar a transparência na colaboração com os clientes, pois poderá fornecer-lhes um registro claro do seu trabalho e faturá-los de acordo.

Software de rastreamento automático de tempo

Este tipo de software ajuda a rastrear automaticamente o tempo gasto em diversas atividades.

O software rastreia e captura:

Software de rastreamento e monitoramento de tempo

Embora tenham como objetivo monitorar o tempo que os funcionários passam trabalhando, essas ferramentas às vezes oferecem a capacidade de capturar telas dos funcionários em momentos aleatórios, servindo essencialmente como software de monitoramento de funcionários.

Outro recurso útil desse software é rastrear o número de vezes que os funcionários movem o mouse ou usam o teclado.

Software de relógio de ponto

A ferramenta de relógio de ponto é o tipo mais simples de software de controle de tempo. Os funcionários marcam o ponto de entrada quando chegam e o ponto de saída no final do turno.

Essa ferramenta também é útil para a folha de pagamento, principalmente quando os salários dos funcionários dependem dos horários de chegada e saída.

O software também mostra se um funcionário fez horas extras ou se não cumpriu a cota semanal designada de horas trabalhadas.

Aplicativo quiosque de relógio de ponto

Software de rastreamento de tempo baseado em exceções

Quando os funcionários realizam as mesmas ações todos os dias, você pode optar por monitorar apenas as tarefas que não fazem parte de suas atividades diárias.

Suas horas de trabalho padrão são registradas automaticamente e as “exceções” (como folgas autorizadas) são registradas separadamente.

Software de rastreamento de tempo baseado em localização

O software de rastreamento de tempo baseado em localização anota e rastreia automaticamente o tempo que você passa em um determinado local.

Esta é uma opção útil para rastrear funcionários porque mostra se eles estão ou não no escritório. O software de controle de tempo baseado em localização é especialmente útil para funcionários de campo que passam grande parte de seu tempo de trabalho em locais diferentes.

Software de rastreamento de tempo de nível empresarial

O software de controle de tempo empresarial oferece uma série de recursos destinados a ajudar a agilizar o trabalho em uma grande empresa com vários departamentos.

Esta ferramenta geralmente oferece:

Uma grande empresa precisa de uma ferramenta de controle de tempo que transforme as horas de trabalho dos funcionários em informações sobre como as operações dentro da empresa podem ser melhoradas.

Este tipo de software utiliza rastreamento de tempo para entender melhor:

Lista dos 5 melhores softwares de rastreamento de tempo

Por fim, chegamos à última parte do artigo que discutirá exemplos concretos dos melhores softwares de controle de tempo no momento. Escolhemos cinco e são os seguintes:

Vamos ver o que eles têm a oferecer nos segmentos a seguir.

#1 Clockify — O melhor no geral

Obviamente temos que começar com o nosso software — Clockify.

Clockify screenshot

🔹 O que é Clockify?

Usado por milhões de pessoas, o Clockify é mais do que apenas um rastreador de tempo. Com suas ferramentas avançadas e interface fácil de usar, graças a este aplicativo você pode:

Além disso, os funcionários podem usar o Clockify para solicitar folga aos seus gerentes e administradores do espaço de trabalho com a ferramenta integrada.

Todas as suas solicitações pendentes e aprovadas serão exibidas de forma clara e você sempre terá uma visão geral de quantos dias de férias ainda restam.

Clockify também tem um aplicativo de quiosque que permite aos usuários bater o ponto em dispositivos compartilhados, monitorar intervalos e os próprios gerentes podem preencher planilhas de horas dos funcionários em caso de irregularidades.

🔹 Plataformas: extensões de navegador — Google Chrome, Mozilla Firefox e Edge —, aplicativos desktop — Mac, Windows e Linux — e aplicativos móveis — Android e iOS.

#2 Toggl Track — Ideal para freelancers

O próximo é o segundo classificado, logo depois do Clockify — Toggl Track.

Toggl Track screenshot

🔹 O que é Toggl Track?

Toggl Track é um software moderno de gerenciamento de tempo usado para rastreamento de tempo e serviços de relatórios. O aplicativo permite rastrear tarefas e marcá-las com etiquetas e projetos apropriados.

Com um design semelhante ao Clockify, o Toggl é realmente fácil de usar e dominar após apenas alguns dias de uso. A interface é intuitiva e transparente, e você terá uma visão geral detalhada do seu tempo monitorado.

Quanto a alguns outros recursos, o Toggle também oferece rastreamento offline e integração com diversas ferramentas de gerenciamento de projetos, como Trello, Asana, etc.

🔹 Plataformas: aplicativos Web, aplicativos de desktop — Windows, Mac OS, Linux —, extensões de navegador — Chrome e Firefox — e aplicativos móveis — Android e iOS.

#3 Hubstaff — Ideal para gerenciamento de tempo e projetos

Apresentamos aqui um excelente software de gerenciamento de força de trabalho que ajuda seus usuários a controlar o tempo e trabalhar em projetos simultaneamente.

Hubstaff screenshot

🔹 O que é Hubstaff?

Além dos recursos fáceis de controle de tempo, o Hubstaff permite que seus usuários gerenciem equipes produtivas com o Hubstaff Desk – uma ferramenta que combina prova de trabalho, planilhas de horas e folha de pagamento.

Além disso, você pode aumentar sua produtividade rastreando os aplicativos e URLs usados ​​e fazendo capturas de tela do seu trabalho ao longo do dia. Essa opção não apenas ajuda os gerentes a manter tudo sob controle, mas também ajuda você a organizar sua carga de trabalho e a capturar seu dia de trabalho com eficiência.

A Hubstaff também oferece resumos de todas as horas e contribuições em projetos, bem como folha de pagamento automatizada.

🔹 Plataformas: Aplicativos desktop – Windows, Mac OS, Linux; aplicativos móveis - Android e iOS.

#4 Quickbooks Time — Ideal para trabalho no terreno

Se o seu negócio exige muitas viagens de negócios e trabalho no terreno, o Quickbooks Time pode ser o software de controle de tempo para você.

Quickbooks Time screenshot

🔹 O que é Quickbooks Time?

Anteriormente conhecido como TSheets, Quickbooks Time é uma ferramenta simples de rastreamento de tempo especializada em rastreamento GPS em vários dispositivos. Sua precisão é mais do que aceitável e funciona perfeitamente em todas as plataformas.

Além disso, criar horários de trabalho é incrivelmente fácil com os recursos de edição e publicação do Quickbooks.

Quer saber no que os membros da sua equipe estão trabalhando atualmente? Quickbooks permitirá que você veja e analise seu progresso diariamente.

🔹 Plataformas: Aplicativos desktop – Windows, Mac OS e Linux; Aplicativos móveis – iOS e Android.

#5 Timely — Ideal para empresas de médio porte

Por último, temos outro rastreador de tempo simples – Timely.

Timely screenshot

🔹 O que é Timely?

Com sua interface simples e bonita, o recurso mais interessante do Timely é na verdade a facilidade de uso com a qual você pode controlar o tempo. Se você optar por fazer isso manualmente, a flexibilidade das planilhas de horas permitirá que você simplesmente arraste os itens pela tela e reorganize-os conforme necessário.

Classifique suas entradas e exiba-as em lindas cores e diagramas.

Além disso, o Timely é excelente na captura de horas faturáveis ​​e na criação de uma análise aprofundada de todas as suas faturas.

Dada a sua crescente popularidade, o Timely é perfeito para todas as empresas de médio porte.

🔹 Plataformas: Aplicativos desktop – Windows, Mac OS; aplicativos móveis - iOS e Android.

Que tipo de software de rastreamento de tempo você deve escolher com base no tamanho da empresa?

Suas necessidades serão diferentes dependendo se você administra uma empresa de pequeno ou grande porte. Aqui está o que você precisa considerar antes de escolher seu próximo software de rastreamento.

Para freelancers

A maioria dos freelancers precisam de um software simples de rastreamento de tempo, de preferência com múltiplas opções (em tempo real e manual) e a capacidade de editar facilmente uma entrada de tempo e continuar monitorando o tempo com um clique.

Além disso, se você for freelancer, provavelmente fará todas as tarefas sozinho, portanto, precisará tornar seu trabalho transparente e facilmente acessível.

É melhor optar por um rastreador de tempo que ofereça relatórios robustos, com diversas opções de exportação e envio, para que os clientes possam acompanhar o progresso de um projeto e ver para onde foi cada minuto do seu tempo.

Para trabalhadores remotos

Trabalhar em casa significa que você precisará informar ao seu empregador quanto tempo você gasta concluindo tarefas, e é por isso que você precisará de um rastreador simples.

A diferença entre um freelancer e um trabalhador remoto é que muitas vezes o trabalhador remoto deve colaborar com uma equipe, enquanto os freelancers geralmente trabalham sozinhos.

Diferença entre freelancer, empresário e funcionário

Portanto, você precisará de um rastreador de tempo que também ofereça uma visão da equipe para ver o que todos estão fazendo, mesmo que você esteja fisicamente longe deles.

Team activity in Clockify - dashboard

Para pequenas empresas

Há menos funcionários nas pequenas empresas, mas geralmente eles têm que realizar o mesmo número de tarefas que os das grandes empresas.

As pequenas empresas normalmente têm orçamentos menores, exigindo uma solução eficaz e de baixo custo - de preferência software com:

O maior desafio para as pequenas empresas é o trabalho em equipe: um pequeno número de pessoas deve trabalhar em estreita colaboração numa série de tarefas e desafios variados.

Devido a esses desafios, pode ser necessário procurar um software de rastreamento de tempo que possua recursos de gerenciamento de equipe. A capacidade de controlar o tempo e saber o que todos estão fazendo melhorará o fluxo de trabalho geral da sua equipe e ajudará você a se destacar da concorrência.

Task list in Clockify

Para empresas de médio porte

Embora as médias empresas geralmente tenham um orçamento maior, é sempre recomendável optar por uma solução barata que ofereça as mesmas funcionalidades que soluções mais caras.

Essas empresas precisam de ferramentas de gestão de equipe. O gestor ou administrador de um espaço de trabalho deve ter uma visão geral de todo o trabalho da sua equipe.

Eles também precisam garantir que o rastreamento de tempo seja simples, abrangente e fácil de usar para todos – equipes maiores geralmente significam menos tempo explicando como monitorar o tempo para cada funcionário individualmente.

As empresas de médio porte estão particularmente preocupadas com suas métricas de negócios. Portanto, eles podem precisar de um sistema de relatórios robusto e da capacidade de gerar relatórios personalizados com apenas alguns cliques.

Detailed report in Clockify

O compartilhamento de dados também é um fator importante, portanto, analise os tipos de extensões disponíveis em sua ferramenta de controle de tempo – Excel e PDF são os itens básicos que você deve procurar.

Outra funcionalidade útil para manter um relacionamento profissional com os clientes é a possibilidade de compartilhar relatórios com eles para que possam acompanhar o andamento do seu projeto em tempo real.

Para grandes empresas

As grandes corporações têm as maiores necessidades, portanto a melhor opção seria um extenso rastreador de tempo com recursos empresariais.

Os recursos essenciais normalmente incluem:

Se você tiver uma equipe grande e um grande número de departamentos, precisará de vários espaços de trabalho e permissões para saber quem pode fazer e executar o quê. Dessa forma, você compartilhará o trabalho administrativo com outros membros da equipe para facilitar o gerenciamento e a delegação da carga de trabalho.

Para diferentes setores

Diferentes setores têm necessidades distintas em termos de recursos ideais para seu rastreamento de tempo.

Por exemplo, as agências de relações públicas precisam saber a disponibilidade, os custos e as despesas de todos. Isso ajuda a maximizar os lucros, por isso você deve procurar ferramentas de rastreamento com gerenciamento de equipe, faturamento claro e valor por hora.

Set hourly and cost rates for your team

A indústria de manufatura normalmente envolve partes de empresas localizadas em diferentes estados, e é importante cumprir as diferentes leis federais desses estados, especialmente em relação a salários e horas extras.

Portanto, a melhor abordagem é encontrar uma maneira de registrar horas extras e receber notificações sobre quaisquer alterações em seu horário de trabalho.

O setor de transportes é sinônimo de entregas rápidas e cumprimento de prazos. Portanto, as funções básicas de controle de tempo serão úteis para você:

Na área da saúde, o tempo é crucial para o tratamento adequado dos pacientes, e monitorar o tempo usando ferramentas básicas de rastreamento ajuda a tornar os profissionais da área médica mais responsáveis ​​por suas ações.

Diferenças no software de rastreamento de tempo

Em geral, as diferenças no software de rastreamento de tempo podem ser observadas através dos seguintes critérios:

Aqui estão mais algumas dicas sobre isso.

Plataformas compatíveis

A plataforma em que você está trabalhando é um fator crucial que pode ter um grande impacto na sua escolha. A maioria dos sistemas de controle de tempo estão disponíveis em múltiplas plataformas, mas nem sempre é esse o caso.

As plataformas mais comuns onde você poderá usar ferramentas de rastreamento de tempo são:

Considere que tipo de dispositivo você mais usa e faça sua escolha de acordo.

Integrações

Algumas ferramentas de controle de tempo podem ser integradas a outros aplicativos e usadas para monitorar o tempo gasto nos recursos desses aplicativos.

Então, como funcionam as integrações entre ferramentas de rastreamento de tempo e outros aplicativos?

Por exemplo, se você adicionar um novo item - digamos, "Faça um rascunho para uma proposta" em um aplicativo de tarefas, como o Todoist - você poderá acompanhar o tempo gasto naquele item diretamente no Todoist. Esta opção está disponível através da extensão Clockify para Chrome.

Você deve considerar se o sistema de controle de tempo de sua escolha oferece suporte a integrações e com quais aplicativos. Este deve ser um fator crucial na sua escolha, pois determina como você pode automatizar ainda mais seu trabalho com os aplicativos.

Os tipos de programas que normalmente podem ser integrados ao software de controle de tempo são:

As integrações do sistema de rastreamento de tempo também podem ser limitadas a softwares específicos, sejam aplicativos do Google, aplicativos específicos de gerenciamento de projetos ou aplicativos de produtividade específicos.

Uma ferramenta de controle de tempo pode ser elegível para integração com Todoist, mas não com Trello, embora ambos sejam essencialmente aplicativos de gerenciamento de projetos.

Plaky time tracking integration with Clockify

Opções de armazenamento e exportação de dados

Dependendo das opções de exportação do seu sistema de controle de tempo, você pode exportar suas entradas de tempo como ou para:

Generate PDF reports in Clockify

Você também pode armazenar seus dados em:

Licenças

O software de rastreamento de tempo também difere em seu tipo de licença, que você deve considerar:

Resumindo: os sistemas de rastreamento de tempo melhoram todos os negócios

Em última análise, todos os diretores, gerentes e proprietários compreendem a importância do tempo no local de trabalho.

O uso eficaz do tempo é o que separa os bons negócios dos ruins, e é aí que os sistemas de rastreamento de tempo entram em ação.

Se você entendeu a tarefa, listou os prós e os contras e ouviu as necessidades de seus funcionários, certamente encontrará em nossa lista um rastreador de tempo adequado ao seu modelo de negócio.

Veja a comparação completa dos melhores aplicativos de rastreamento

Referências