35+ perguntas e respostas sobre planilhas de horas

BÁSICO

01. O que é planilha de horas?

Uma planilha de horas (ou quadro de registros) é o registro da quantidade de tempo que um funcionário passou trabalhando durante um período fixo - como um dia, semana ou mês. É também um registro da quantidade de tempo que um funcionário passou trabalhando em um projeto específico ou para um cliente específico.

As planilhas de horas normalmente são preenchidas pelos funcionários, embora isso dependa da política da empresa - em alguns casos, o gerente, supervisor ou empregador preenche o quadro de registros do funcionário.

02. Quem inventou as planilhas?

Christiaan Huygens é creditado por inventar o primeiro relógio (o relógio de pêndulo) em 1656 - mas o primeiro nome na história a ser associado ao conceito moderno de relógio de ponto é Williard Bundy. Foi ele quem inventou e mais tarde patenteou o primeiro relógio mecânico automático na década de 1880.

Hoje, muitas empresas usam um sistema baseado em cartão de ponto semelhante ao introduzido por Bundy - na verdade, todo o sistema de relógio de ponto que usamos hoje é frequentemente chamado de relógio Bundy.

O interessante é que na época de Bundy, muitos profissionais que hoje normalmente trabalham por hora (como engenheiros, advogados e arquitetos) costumavam ignorar o conceito de relógio de cobrança por hora e preferiam cobrar por trabalho/tarefa.

03. Como preencher planilhas de horas e como funcionam?

Os formulários de planilha de horas trabalhadas normalmente exigem que os funcionários insiram o tempo que passam no trabalho, com ênfase no tempo que passam trabalhando para clientes específicos e em projetos específicos.

Embora esse não seja o propósito exato de uma planilha de horas, o supervisor também pode inserir os horários em que os funcionários chegaram e saíram do trabalho, bem como os horários em que fizeram intervalos.

Esses dados são inseridos por dia, e os totais diários são posteriormente somados para obter os totais semanais e mensais dos projetos.

Essa é a essência, mas os dados exatos exigidos pela planilha de horas são determinados pelo tipo de planilha que você precisa preencher.

04. Quais são os tipos de planilhas/folha de ponto?

Geralmente distinguimos as planilhas de horas com base no período que cobrem e nas informações que requerem:

• Planilhas de horas mensais
• Planilhas de horas semestrais
• Planilhas de horas semanais
• Planilhas de horas quinzenais
• Planilhas de horas diárias para funcionários
• Planilhas de horas diárias para supervisores
• Planilhas de horas para projeto

Baixar modelos de planilha de horas

05. Por que tenho que preencher uma planilha de horas?

Existem vários motivos pelos quais elas são tão importantes para uma empresa:

• Ajudam a faturar com mais precisão
• Ajudam a monitorar os custos do projeto
• Ajudam a medir o desempenho dos funcionários
• Fornecem uma visão sobre sua eficiência no trabalho
• Ajudam a economizar dinheiro – medindo o orçamento estimado do projeto com a realidade do seu projeto em andamento

E, talvez o mais importante, eles ajudam você a receber o pagamento adequado pelo seu trabalho - planilhas de horas preenchidas com precisão e dentro do prazo são frequentemente necessárias para o processamento da folha de pagamento.

06. A planilha de horas é um cartão de ponto?

Planilhas de horas e cartões de ponto são frequentemente usados como sinônimos – afinal, ambos representam um registro das horas gastas trabalhando.

No entanto, uma planilha registra mais dados do que um cartão de ponto tradicional:

1. Um cartão de ponto é um cartão com carimbo de data e hora destinado apenas a registrar os horários de início e término do funcionário no trabalho - é basicamente um sistema simples de entrada/saída. Os funcionários costumavam usar cartões físicos para controlar a entrada e saída, mas hoje em dia usam calculadoras automáticas de cartão de ponto, ou software de controle de tempo para essa finalidade.
2. Uma planilha de horas permite o registro de diversas tarefas e projetos trabalhados durante um período fixo, para fins de contabilização de projetos, faturamento de clientes e processamento de folha de pagamento. Embora essa não seja sua função principal, a planilha também registra os horários em que os funcionários chegam ao trabalho e saem.

07. O que é um aplicativo de planilha de horas?

Um aplicativo de planilha de horas é uma solução eletrônica para adicionar tempo em uma planilha de horas - você obtém um modelo de planilhas pronto onde pode adicionar tempo para projetos e tarefas com apenas alguns cliques.

Posteriormente, você pode baixar e imprimir suas planilhas de horas concluídas, copiar modelos de planilhas de horas para uso nas semanas futuras, excluir e editar os projetos e tarefas em que trabalhou, bem como navegar pelas diferentes semanas anteriores de planilhas de horas concluídas.

08. O que é conformidade de planilha de horas?

O cumprimento da planilha está vinculado a uma série de leis e agências federais importantes - nomeadamente, o Fair Labor Standards Act (FLSA) e a Defense Contract Audit Agency (DCAA).

Todos os funcionários que se enquadram nas regras e regulamentos da FLSA (também conhecidos como funcionários não isentos) precisam estar em conformidade com a FLSA. As regras e regulamentos que precisam ser cobertos para que a empresa permaneça em conformidade com a FLSA incluem:

• O número de horas trabalhadas por semana
• O número de horas extras aprovadas por semana
• A quantidade de tempo gasto em licença médica e folga remunerada

As empresas que firmam contratos com o governo dos EUA precisam permanecer em conformidade com o DCAA – suas responsabilidades incluem:

• Manter uma trilha de auditoria para todas as alterações
• Aprovar planilhas de horas concluídas
• Elaborar relatórios regulares e abrangentes

Para obter mais informações sobre como manter suas planilhas de horas em conformidade, confira nossos guias de conformidade com FLSA e DCAA.

09. As startups realmente precisam de um software de planilhas de horas para monitorar os funcionários e o desempenho dos projetos?

Por procuração, as startups realmente não precisam seguir nenhuma regra rígida - mas usar um software de planilha de horas pode trazer uma série de benefícios para o seu negócio emergente.

Se a sua equipe inicial preencher suas horas regularmente, você será capaz de:

• Faturar clientes de forma fácil e correta
• Pagar sua equipe corretamente
• Controlar o custo do projeto
• Minimizar o tempo gasto em detalhes menos importantes do seu negócio
• Maximizar o tempo gasto no pensamento estratégico para levar sua startup ao próximo nível

Além disso, o elemento de transparência obtido pelo preenchimento irá ajudá-lo a lidar com aquisições e fusões, bem como a compilar registros precisos que servem como prova do trabalho e progresso de sua startup - tais registros podem ser cruciais para conquistar potenciais investidores.

10. Qual é a relação entre software de planilha de horas e produtividade?

O controle do tempo provou aumentar a produtividade e trazer uma série de benefícios relacionados à produtividade para uma empresa.

Alguns desses benefícios incluem:

• Desencorajar a multitarefa
• Melhorar o foco em suas prioridades
• Incentivar a priorização
• Manter-se organizado e dentro do cronograma
• Aumentar a responsabilidade e a transparência da equipe
• Minimizar o ”roubo de tempo”

Você poderia, em teoria, obter ótimos resultados de trabalho sem um software como esse - fazendo com que seus funcionários preenchessem a planilha em papel com uma caneta ou usando um método não eletrônico.

No entanto, o software de planilha de horas é o elemento do quadro de horários que facilita uma melhor produtividade e gerenciamento de tempo, automatizando esses processos - tornando tudo mais fácil e eficiente.

ASPECTO FINANCEIRO

11. Por que a planilha de horas é importante na folha de pagamento?

Um dos principais usos das planilhas de horas preenchidas é o cálculo da folha de pagamento - ela é calculada com base nas horas de trabalho adicionadas. Em essência, é assim que funciona:

1. Os funcionários preenchem suas planilhas de horas
2. Os tempos que os funcionários trabalharam durante uma semana ou mês são somados
3. A soma total por funcionário é convertida para o formato decimal e multiplicada pelas respectivos valores por hora (por exemplo: 8,5 x US$ 60 = US$ 510)

Mais uma vez, você pode realizar essas ações por meio de cálculo manual (se sua empresa usa planilhas de horas físicas para monitorar o tempo de trabalho dos funcionários), mas automatizar o cálculo com um software de controle de tempo é a solução muito mais rápida e precisa.

12. O que é certificado de planilha de horas?

Certificado por definição, significa "evidência ou prova de algo" - e o certificado de planilha de horas ajuda a provar que sua empresa está em conformidade com as regras e regulamentos padrão relativos a salários e horas trabalhadas. O atestado de planilha de horas também ajuda a reduzir o risco de responsabilidade.

Você pode garantir melhor o certificado adicionando uma cláusula de atestado à sua política de planilha de horas - ao fazer isso, você precisará:

• Decidir o que os funcionários precisam atestar e deixe isso claro em sua cláusula
• Decidir sobre os processos necessários para implementar a política - isto inclui uma auditoria dos processos políticos antigos e garantir que os processos que facilitam a nova política sejam implementados
• Certificar-se de que a documentação seja consistente
• Decidir sobre as práticas disciplinares que ocorrerão aos funcionários que abusam frequentemente da política de atestado
• Decidir sobre as formas de investigar problemas com a implementação dos processos
• Treinar seus gerentes e supervisores para acompanhar e investigar os problemas com a política de certificação

13. Como calcular os ganhos com base na planilha de horas?

Calcular os ganhos com base em uma planilha de horas é fácil, especialmente se você estiver usando um software automatizado - por exemplo, você deseja calcular os ganhos que obteve em um projeto específico:

1. Defina seu valor de remuneração por hora para esse projeto
2. Insira todo o tempo que você gastou nesse projeto

Depois de inserir seus dados, você só terá que observar como o tempo gasto trabalhando naquele projeto se multiplica automaticamente pela sua remuneração horária - os números totais são seus ganhos para esse projeto.

14. Como faturar uma planilha de horas?

Escolha um software de faturamento fácil de usar em uma lista de ferramentas de faturamento comprovadas.

Adicione à fatura o número que representa a soma total dos ganhos do seu projeto com o software correspondente. Coloque informações adicionais exigidas pelo formulário de fatura, como número da fatura, itens da fatura, data de pagamento, etc.

Depois de preencher o formulário de fatura, envie-o ao cliente.

QUESTÕES LEGAIS

15. A planilha de horas é um documento legal?

De acordo com a política de planilhas de horas, elas são um documento legal - visto que são a fonte das transações da folha de pagamento, bem como uma parte instrumental no faturamento do cliente.

Eles servem como base legal para garantir que os funcionários recebam a remuneração, os benefícios e as folgas a que têm direito.

16. Quando devo preencher uma planilha de horas? E quando preciso enviá-la?

Isso depende da sua empresa - como fica evidente pelos vários modelos disponíveis, as empresas geralmente solicitam que as planilhas de horas sejam enviadas diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

A hora exata e a maneira de enviar suas planilhas de horas dependerão da política de da sua empresa.

Em qualquer caso, é melhor que você preencha suas planilhas diariamente, enquanto as tarefas e projetos exatos nos quais você trabalhou e o tempo gasto neles estão frescos em sua mente. Em seguida, você precisará enviar tudo que preencheu para aprovação, antes do prazo prescrito pela política.

17. Como evitar fraudes na planilha de horas da sua empresa?

As fraudes nas planilhas de horas das empresas incluem aumento de horas de trabalho, falsificação de entradas de dados e erros causados por atraso no preenchimento das planilhas de horas - a rigor, os erros podem não ser fraudes, mas ainda podem ser vistos como tal pelos órgãos legais. Todos eles levam à perda de dinheiro e à redução da confiança no departamento empregador/gerente/funcionário.

Talvez você não consiga impedir completamente a fraude, mas poderá minimizá-la no futuro:

• Estabelecendo políticas claras de planilhas - com ênfase nas consequências que o desrespeito às políticas trará
• Usando planilhas de horas eletrônicas - para minimizar todos os erros cometidos involuntariamente
• Definindo regras de controle interno e relatórios gerenciais - para ajudar a identificar antecipadamente irregularidades na folha de pagamento, excesso de horas de trabalho e orçamento excedido

Mais importante ainda, será necessário estabelecer medidas disciplinares para quem não as respeitam - uma vez que as pessoas conheçam as consequências das suas ações, será mais provável que atuem de forma adequada, a fim de evitar tais consequências.

18. Um empregador pode reter o pagamento de funcionários por atraso na folha de ponto? Serei pago se não completar minha planilha de horas?

Resumindo - sim e não.

Às vezes, um funcionário pode atrasar o pagamento para motivá-los a preencher suas planilhas de horas no futuro. Outras vezes, o empregador pode ter problemas para pagar o empregado naquele dia - a falta de registro também significa que não há prova de que o dia foi trabalhado.

No entanto, o Fair Labor Standards Act (FLSA) afirma que um empregador é obrigado a pagar aos empregados todas as horas regulares programadas para esse dia - e um empregado que não entregou a sua folha de ponto não é excepção.

Porém, as leis e regulamentos estadunidenses também exigem que todos os funcionários cobertos pela FLSA entreguem suas planilhas de horas para que a empresa permaneça em conformidade. Portanto, é melhor comunicar a importância de entregar as planilhas de horas dos funcionários. Além de permanecerem em conformidade, essas planilhas de horas também ajudam os funcionários horistas a receberem as horas exatas que trabalharam, mais as horas extras devidas.

19. Como preencher a seção de intervalo da minha planilha de horas de trabalho?

De acordo com a lei federal dos Estados Unidos, o empregador não é obrigado a dar intervalos aos empregados fora do horário de almoço - mas as leis estaduais estadunidenses podem exigir intervalos curtos, de 5 a 20 minutos. Para garantir que os funcionários não façam mais intervalos do que os permitidos, o empregador pode solicitar que todos os intervalos curtos sejam adicionados à planilha de horas.

Se avaliarmos a questão de um ponto de vista prático, você pode aproveitar esses pequenos intervalos para ir ao banheiro, preparar uma xícara de café ou fazer uma tarefa pessoal rápida.

Para monitorar o tempo de um pequeno intervalo no Clockify, basta criar um projeto chamado "Intervalo" na seção Projetos do aplicativo - cada vez que você fizer um intervalo, adicione uma descrição ao seu intervalo e, em seguida, adicione-a ao "Intervalo". Dessa forma, você permanecerá transparente no que diz respeito ao tempo gasto nos intervalos, mas também terá uma visão pessoal sobre o tempo de descanso durante o trabalho.

A FLSA não exige compensação para intervalos inferiores a 20, e o intervalo oficial para almoço normalmente é um tempo não remunerado - no entanto, ainda precisa ser adicionado à planilha de horas, por motivos de conformidade.

20. Um empregador pode alterar uma planilha de horas?

Em essência - sim.

A FLSA exige que as empresas mantenham registros de planilhas de horas para seus funcionários não isentos - mas não exige que os funcionários criem seus registros e responsabiliza o empregador por todos os problemas com as planilhas de horas dos funcionários.

Por causa disso, os empregadores têm o poder de alterar os registros de horas de seus empregados - eles devem, no entanto, garantir que os registros de horas sejam fiéis ao tempo em que os empregados trabalharam.

Na prática, são principalmente os funcionários que inserem suas planilhas de horas de acordo com as horas trabalhadas naquele dia - mas, se o funcionário se esquecer de inserir o horário de início ou término de um dia, o empregador pode fazer isso por ele/ela.

No entanto, tais alterações devem ser feitas com cuidado, e há uma alteração que um empregador não pode fazer na planilha de horas de um funcionário – reduzir o número de horas trabalhadas por funcionários horistas não isentos, a fim de evitar o pagamento de horas extras devidas.

21. Minha planilha de horas de trabalho é considerada confidencial?

Depende das informações abordadas nas planilhas.

Se a folha de ponto contém apenas informações sobre as horas que os funcionários trabalharam, então geralmente ela se enquadra na Lei de Registros Públicos (EUA) - tais folhas de ponto são usadas para folha de pagamento e consideradas registros financeiros e não pessoais, o que significa que não devem ser tratados como confidenciais.

No entanto, se a planilha de horas contiver informações rotuladas como pessoais (como avaliação de desempenho, licença, horário de compensação, números de previdência social, etc.), as planilhas de horas serão consideradas confidenciais, o que significa que é proibido ao governo local fornecer acesso às planilhas de horas.

22. O empregador tem utilizado planilhas de horas defeituosas – como posso recuperar os salários em falta?

Os funcionários cobertos pela FLSA podem sofrer um ou mais dos seguintes problemas devido a planilhas de horas defeituosas:

• Salários mínimos não pagos
• Não ser pago por todas as horas trabalhadas
• Classificação incorreta de funcionários
• Não receber horas extras adequadamente

Embora as infrações listadas necessitem de ações legais de acordo com a FLSA, também existem certas exceções a essas regras que tornam legais as discrepâncias em suas planilhas de horas - em caso de qualquer confusão ou disputa, consulte seu advogado antes de fazer acusações diretas.

23. Funcionário mentindo significativamente em sua planilha de horas - como me proteger após sua demissão?

Se você está preocupado que seus funcionários estejam inflacionando as horas reais trabalhadas, há um caminho claro que você pode seguir:

• Primeiro, verifique a política da sua empresa sobre o assunto - se não houver cláusulas cobrindo a questão da falsificação de planilhas de horas, adicione-as você mesmo
• Quer exista ou não uma política oficial, é provável que a sua empresa tenha encontrado problemas semelhantes no passado - por isso, verifique com o seu departamento de RH o que fazer
• Antes de tomar medidas disciplinares, converse primeiro com o funcionário e ouça o lado dele - talvez você descubra que houve um erro honesto
• Escolha e implemente uma ação corretiva - se você estiver lidando com um infrator primário, emitir uma advertência verbal ou escrita é um ótimo começo. No entanto, se os problemas persistirem, poderá ser necessário recorrer a ações mais severas - até mesmo a rescisão

Se você incluiu esta cláusula sobre falsificação de planilhas de horas em sua política de planilhas de horas, você terá certeza de que seus funcionários sabem que tipo de ações em relação às planilhas de horas os levará à demissão - e cabe a eles se for o caso.

24. Como medir a produção dos trabalhadores criativos que não preenchem planilhas de horas?

Se seus funcionários não estão preenchendo suas planilhas de horas para medir sua produção criativa, você ainda pode orientá-los para os resultados desejados:

• Definindo um roteiro para o seu projeto ou produto que você está desenvolvendo
• Atribuindo as tarefas diretamente aos membros da sua equipe e depois pedindo-lhes que façam estimativas de tempo para a conclusão das tarefas
• Revisando o progresso da tarefa regularmente, por meio de reuniões pequenas

No entanto, concluir as tarefas do Roteiro em ordem aleatória e ter uma política negligente sobre a verificação do progresso pode prejudicar o projeto e a produtividade de seus funcionários no longo prazo - portanto, preencher planilhas de horas é menos complicado ao monitorar e manter o progresso do projeto, mesmo para a produção dos trabalhadores criativos.

25. A precisão diária de uma planilha de horas é importante se o pagamento final for o mesmo?

Em palavras curtas e precisas - sim, é.

Manter planilhas de horas precisas é vital para cobrar os clientes com precisão e estabelecer um ótimo relacionamento profissional com eles - se o cliente exigir prova do trabalho realizado quando ocorrer um problema, você poderá enviar-lhes as planilhas de horas com apenas alguns cliques.

No entanto, se surgir um problema e suas planilhas de horas não forem precisas e precisas o suficiente para provar seu ponto de vista, vários problemas poderão ocorrer em sua empresa - mesmo se você estiver certo.

Por exemplo, você pode perder o contrato, o cliente pode pedir a devolução do dinheiro e você pode até ser multado. Na pior das hipóteses, o gestor e/ou funcionários podem ir para a prisão sob a acusação de fraude.

26. Menti na minha planilha de horas e fui pego – como posso consertar isso?

Mentir sobre sua planilha de horas pode causar sérios problemas.

Por exemplo, você é obrigado pela política da empresa a chegar ao trabalho às 7h - mas chega às 7h20 e ainda escreve que chegou às 7h. Nesse momento, há testemunhas que perguntam se você escreveu que chegou ao trabalho às 7h20 – você mente e diz que sim, mas saiba que existe uma maneira fácil de qualquer pessoa verificar isso.

Sua melhor solução é evitar cometer tais erros de julgamento - se você chegar às 7h20, apesar de saber que deveria ter chegado às 7h, é melhor confessar isso o mais rápido possível. Lembre-se de que as consequências de você chegar atrasado são geralmente menores (especialmente se for sua primeira ofensa) do que se você mentir sobre isso e depois for pego.

27. Posso preencher uma planilha de horas para outra pessoa?

Preencher uma planilha de horas e adicionar tempo para outras pessoas é permitido - especialmente se for o seu supervisor preenchendo sua planilha para fins de folha de pagamento.

No entanto, você ainda precisará verificar a precisão de sua planilha de horas - se houver inconsistências, você precisará notificar e conversar com o supervisor. Se tudo estiver correto, normalmente você também precisará assinar legalmente a planilha de horas, marcando-a como aprovada por você, ou seja, pela pessoa que trabalhou nas referidas horas.

28. Um antigo empregador recusa-se a fornecer-me cópias dos registros de horas de trabalho - como posso obtê-los?

Por lei, o seu empregador é obrigado a fornecer-lhe acesso às suas folhas de horas, especialmente se ainda não tiver sido pago por esse tempo - além do mais, alguns estados exigem que o empregador que não lhe pagou pelas horas que trabalhou a tempo acabe por pagar até 3 vezes o seu salário oficial + honorários advocatícios.

Portanto, se você estiver enfrentando algum problema com a recusa de seu ex-funcionário em lhe fornecer cópias dos registros de seus horários, é melhor consultar um advogado especializado para aconselhá-lo sobre outras ações que você deve tomar.

29. Como evitar que um usuário preencha planilhas de horas de projetos já finalizados?

Se você está preocupado com a possibilidade de seus funcionários colocarem entradas de tempo adicionais a projetos já concluídos e faturados, resultando em inconsistências nos registros de horas da sua empresa, você precisará tomar precauções - você pode fazer isso com Clockify:

• Você pode bloquear suas planilhas de horas antes de um determinado período
• Você também pode colocar um bloqueio automático em suas entradas de tempo que entram em ação após um ponto fixo (por exemplo, você pode definir o bloqueio automático para entrar em ação na quarta-feira e bloquear a edição de entradas de tempo das duas semanas anteriores) - ótimo se você estiver preocupado, esquecerá de bloquear as planilhas de horas manualmente

FERIADOS

30. Quando são observados os feriados estaduais?

No Brasil, os feriados nacionais, estaduais e municipais são estipulados por lei, e podem ter origem civil ou religiosa conforme estabelecido pela lei nº 9.093 de 1995. Aqui estão os feriados nacionais que sua empresa precisará considerar:

• Confraternização universal (1º de janeiro)
• Tiradentes (21 de abril)
• Dia do trabalhador (1º de maio)
• Dia da Pátria (7 de setembro)
• Nossa Senhora Aparecida (12 de outubro)
• Finados (2 de novembro)
• Proclamação da República (15 de novembro)
• Dia Nacional de Zumbi e da Consciência Negra (20 de novembro)
• Natal (25 de dezembro)

As leis federais, estaduais e locais não exigem o fechamento da empresa durante estes dias - na prática, trabalhar em dias de feriado lhe garante o direito de ser pagos, mas se a empresa funciona nesses feriados ou não, depende da política de cada empresa.

Em relação a isso, as regras da planilha também diferem - se for um dia normal de trabalho na sua empresa, você deve adicionar horas a planilha de horas como faria em qualquer outro dia de trabalho. Se sua empresa estiver em licença não remunerada ou remunerada, marque-a como tal em sua planilha.

31. E se você for um empreiteiro com uma semana de feriados remunerados e horas extras - uma semana de feriado tem 0 horas na planilha de horas ou está incluída no tempo total do projeto?

Os contratados geralmente têm um acordo sobre as horas extras que trabalham - por exemplo, você pode ter um contrato de 48 horas por semana durante 20 semanas. Tudo além desse número é considerado hora extra.

No entanto, quando você também tem 1 semana de férias remuneradas durante as 20 semanas, pode ser difícil decidir como classificar esse tempo em sua planilha de horas - no tempo total do projeto ou como feriado?

Esta é outra questão da planilha de horas que depende exclusivamente da empresa com a qual você foi contratado para trabalhar - algumas empresas contarão as 48 horas da semana livre como feriado (ou seja, tempo separado do projeto), e outras contarão como parte do tempo total do projeto. Se não tiver certeza de como adicionar esse tempo à sua planilha de horas, pergunte ao pessoal relevante da empresa contratada.

FLUXOS DE TRABALHO DA PLANILHA

32. Como agendar uma planilha?

Para garantir que seu sistema de quadro de trabalho funcione, você precisará elaborar um cronograma em que sua equipe registre um certo número de horas de trabalho dentro de um período de tempo fixo. Para agendá-lo, você precisa configurar um sistema de lembrete que garantirá que os funcionários registrem suas horas de trabalho no valor programado.

No Clockify, você pode definir metas de controle de tempo para sua equipe e, em seguida, fazer com que eles sejam lembrados automaticamente por e-mail caso ainda não tenham registrado o mínimo diário/semanal de horas em suas planilhas.

33. Como os funcionários registram seu tempo de intervalo para irem ao banheiro?

Os intervalos para ir ao banheiro tendem a ser classificados como pausas curtas - como tal, são tratados como intervalos não computados.

Em linha com isso, alguns empregadores exigem que os funcionários registrem seus intervalos para ir ao banheiro ou simplesmente façam registrem sua saída durante o intervalo e reiniciem os cronômetros apenas quando retomarem o trabalho - os funcionários não são pagos por esse tempo.

No entanto, o empregador pode ter problemas por deixar as pausas para ir ao banheiro sem remuneração - uma empresa da Pensilvânia foi processada e teve que pagar US$ 1,75 milhão por exigir que seus funcionários parassem de computar seu tempo de trabalho durante as pausas para ir ao banheiro.

Se você é um freelancer que cobra por hora, cabe essencialmente a você decidir como lidará com o tempo de intervalo em suas planilhas de horas - uma opção é usar cronômetro Pomodoro para seu trabalho e dividir seu dia de trabalho em sessões de trabalho de 25 minutos e intervalos de 5 minutos dos quais você será automaticamente lembrado. Em seguida, você pode usar os intervalos de 5 minutos para ir ao banheiro, quando necessário.

34. Como criar uma planilha de horas no Jira? Ou em outras ferramentas populares de gerenciamento de projetos e negócios?

Para criar e exportar rapidamente dados do Jira e de outras ferramentas populares de gerenciamento de projetos e negócios para fins de quadro de horários, basta usar as extensões do Chrome ou Firefox.

Você poderá monitorar o tempo nas tarefas do Jira e sincronizá-las automaticamente com a versão web do Clockify, onde poderá exportá-las em formato de planilha de horas para Excel e CSV com apenas alguns cliques.

35. Como adicionar horas extras a uma planilha de horas?

Uma semana de trabalho padrão geralmente é de pelo menos 40 horas por semana - o número real de horas de trabalho padrão por semana, dependendo da política da sua empresa. Qualquer coisa além desse tempo é considerada hora extra.

Os funcionários assalariados estão normalmente isentos das regras e regulamentos da FLSA e, portanto, não têm direito ao pagamento de horas extras - mas os funcionários horistas não isentos têm direito ao pagamento de horas extras e devem ter cuidado extra ao adicionar esse tempo às suas planilhas de horas.

Uma maneira eficiente de adicionar e calcular o pagamento de horas extras é usar uma calculadora de cartão de ponto - você poderá definir o pagamento de horas extras e ter suas horas extras calculadas automaticamente com base no valor acordado.

AUTOMATIZANDO HORÁRIOS

36. Como criar uma planilha de horas simples no Planilhas Google ou Excel? Como posso fazer com que o Excel faça minha planilha de horas automaticamente?

Se você deseja criar suas próprias planilhas no Planilhas Google ou Excel com fórmulas que calculam automaticamente suas horas de trabalho, temos um extenso guia sobre o assunto que você pode ler e seguir aqui.

37. Como podemos automatizar a compilação da planilha de horas em toda a empresa?

Automatizar a compilação de informações sobre horários em toda a empresa só é possível usando um software específico - dessa forma, todas as planilhas de trabalho de seus funcionários são agrupadas, classificadas e organizadas em um local seguro.

Os funcionários fazem login no software por meio de suas contas pessoais e preenchem suas planilhas de horas - você, como administrador, pode acompanhar e analisar o progresso do projeto em tempo real.

38. Algum lembrete engraçado de planilhas de horas por aí?

Claro que existem! Você pode encontrar muitos memes engraçados de planilhas de horas para lembrar as pessoas de enviar suas planilhas de horas aqui.

39. Qual é um excelente software gratuito para gestão de tempo?

Conforme enfatizado anteriormente nessas respostas, nosso aplicativo gratuito de monitoramento de tempo e planilhas Clockify é uma escolha eficaz para monitorar dias e horas trabalhadas.

Você obterá um software de manutenção de registros confiável e poderá armazenar meses e anos de dados de horas trabalhadas, para um número ilimitado de usuários, projetos, tarefas e clientes.

Na página Planilhas do aplicativo, você poderá:

• Definir o valor da sua remuneração por hora
• Adicionar, excluir e editar linhas da planilha de horas
• Adicionar quantos projetos por dia você precisar
• Ter todo o tempo adicionado à planilha de horas calculado automaticamente - com seus ganhos calculados com base na remuneração por hora e mostrados na seção Relatórios do aplicativo
• Copiar um modelo de planilhas com projetos da semana passada e preencher o modelo com os novos dados desta semana
• Criar modelos de planilhas de horas que você pode usar a qualquer momento
• Adicionar tempo para outras pessoas por meio da opção Colegas de equipe

Você também poderá visualizar todas as suas entradas em uma visualização compacta (para um formato mais econômico de impressão), bem como exportar os seus dados em Excel, CSV e PDF.