Ultimativer Leitfaden zum Kapazitätsmanagement

Wie vertraut bist du mit den Begriffen Angebot und Nachfrage? Auch wenn du keinen Abschluss in VWL hast, hast du bestimmt schon einmal von ihnen gehört.

Angebot und Nachfrage spielen eine wesentliche Rolle im Kapazitätsmanagement, aber diese beiden Begriffe sind nur ein Teil des Puzzles.

Es ist viel schwieriger, zu verstehen, wie man die Kapazität effektiv verwalten kann und warum Kapazitätsverwaltung für den Projekt- und Unternehmenserfolg wichtig ist.

In unserem Leitfaden geben wir Aufschluss auf Kapazitätsmanagement:

• Definition und Beispiele,
• Prozess des Kapazitätsmanagements,
• Bedeutung des Kapazitätsmanagements,
• Herausforderungen beim Kapazitätsmanagement und
• Strategien des Kapazitätsmanagements, die du befolgen kannst, um die häufigsten Probleme zu lösen.

Was ist Kapazitätsmanagement? (+ wichtige Kapazitätsbegriffe)

Das Kapazitätsmanagement ist ein Prozess, bei dem Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Produktionsleistung maximieren. Mit dem richtigen Kapazitätsmanagement können Unternehmen im Auge behalten, wie viel sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen, produzieren oder verkaufen können.

Bevor wir näher darauf eingehen, was das Kapazitätsmanagement bedeutet, definieren wir zuerst einige der wichtigsten Begriffe, die mit Kapazität verbunden sind:

• Komponenten,
• Kapazität,
• Kapazitätsplan,
• Kapazitäsbericht,
• Kapazitätsmanagement-Informationssystem (CMIS),
• Leistung, und
• Kapazitäsmanager.

Komponenten

Komponenten sind grundlegende Struktur eines bestimmten Dienstes, d.h. ein wesentlicher Teil dieses Dienstes.

Beispielsweise ist eine Datenbank die Komponente einer App oder eines Servers.

Da Komponenten so wichtig sind, müssen sie gekauft, gebaut, gewartet und überwacht werden.

Kapazität

Laut dem CIPS-Institut stellt die Kapazität die verfügbaren Ressourcen dar, die genutzt werden können, um ein bestimmtes Nachfrageniveau zu erreichen.

Die Kapazität in einem Hotel, zum Beispiel, ist die Zimmeranzahl, die Verfügbarkeit des Personals und die Arbeitszeiten des Hotelpersonals.

In einem Restaurant ist die Kapazität die Anzahl der verfügbaren Tische und Stühle, die Verfügbarkeit des Restaurantpersonals und die Arbeitszeiten des Restaurants.

Kapazitätsplan

Kapazitätspläne umfassen verschiedene Szenarien für den erwarteten Unternehmensbedarf.

Dank einem Kapazitätsplan können Unternehmen die besten Entscheidungen dafür treffen, wie sie ihren Kunden einen passenden Service anbieten können, während ihre Preise kostengünstig bleiben.

Kapazitätsbericht

Kapazitätsberichte sind Dokumente, die Daten über den Service, die Ressourcennutzung und die Leistungen enthalten.

Diese Berichte helfen Managern, Entscheidungen über einzelne Komponenten zu treffen.

Kapazitätsmanagement-Informationssystem

Das Kapazitätsmanagement-Informationssystem (CMIS) ist ein virtuelles Repository, das alle Daten über die Kapazität an einem Ort aufbewahrt.

Leistung

Die Leistung ist eine Kennzahl, die angibt, wie schnell ein System auf Anfragen reagieren kann.

Zum Beispiel, wie schnell eine App Daten verarbeiten kann.

Kapazitätsmanager

Außer diesen Begriffen sollten wir auch die Rolle des Kapazitätsmanagers erklären. Die Kapazitätsmanager überwachen den gesamten Prozess im Kapazitätsmanagement.

Sie geben Empfehlungen zu Ressourcen und deren Umverteilung ab. Dazu machen Kapazitätsmanager Pläne für kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensbedürfnisse.

Prozess des Kapazitätsmanagements

Der Kapazitätsmanagementprozess umfasst die Nachfrage und das Angebot an Ressourcen.

Unter Nachfrage versteht man die Anzahl von Produkten, Artikeln oder Diensten, die Kunden zu einem bestimmten Preis kaufen möchten.

Unter Angebot versteht man die Anzahl von Produkten, Artikeln oder Diensten, die das Unternehmen für seine Kunden zu einem bestimmten Preis anbieten kann.

Wenn es um Ressourcen geht, umfasst das Kapazitätsmanagement Ressourcen wie:

• Humankapital,
• Hardware,
• Netzwerkausrüstung,
• Peripheriegeräte, und
• Software.

Wenn es um Humankapital geht, sollten Organisationen daran denken, ob sie genug Arbeitskräfte haben. Unternehmen können folgende Fragen als nützlich finden:

• Haben wir ausreichend Mitarbeiter, um alle unsere Projekte abzudecken?
• Haben wir ausreichend Projekte, um für unsere Arbeitskräfte genügend Arbeitsbelastung bereitzustellen?

Weitere Informationen: Was ist Workforce Management (WFM) und wie funktioniert es?

Zusätzlich müssen Führungskräfte über ihr Team nachdenken, um die Arbeitsbelastung gleichermaßen zu delegieren. Deshalb sollten Leiter folgende Fragen beantworten, um Projekte und Mitarbeiter richtig zu planen:

• Wer ist beschäftigt und wer kann mehr Aufgaben übernehmen?
• Wer ist überlastet?
• Wann werden bestimmte Mitglieder verfügbar sein, um mit der Arbeit an einem neuen Projekt zu beginnen?

Unabhängig von der Art des Unternehmens, in dem sie tätig sind, müssen sie flexibel und anpassungsfähig sein, um die Erwartungen von Kunden zu erfüllen. Die Implementierung eines verbesserten Kapazitätsmanagements kann Aktionen umfassen, wie:

• Überstunden machen,
• Outsourcing von Unternehmensaktivitäten,
• Zusätzliche Ausrüstung kaufen, und
• Verkauf von Gewerbeimmobilien.

Beispiele für Kapazitätsmanagement

Um das Kapazitätsmanagement besser zu verstehen, müssen wir seine zwei wesentlichen Elemente in Betracht ziehen - Angebot und Nachfrage.

Sehen wir uns die Beispiele von Angebot auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis an:

• Ein Foodtruck kann 700 Sandwiches pro Tag machen.
• Ein Callcenter kann 1200 Anrufe pro Woche machen.
• Eine Spielzeugfabrik kann 5000 Spielzeuge pro Monat zusammenstellen.

Wenn es eine Nachfrage von 700 Sandwiches pro Tag gibt und diese Nachfrage immer erfüllt wird, arbeitet dieses Food-Unternehmen gut — und das ist ein Beispiel des effizienten Kapazitätsmanagements. Das bedeutet, dass dieses Unternehmen genug Mitarbeiter hat, um die tägliche Nachfrage während der Arbeitszeiten abzudecken. Darüber hinaus hat der Foodtruck wahrscheinlich ausreichend Ausrüstung, Hardware, Software und Peripheriegeräte, die Mitarbeiter während der Arbeit nutzen können.

Und was passiert, wenn die Nachfrage sich ändert? Was passiert, wenn es eine größere Nachfrage an Sandwiches pro Tag (1000 pro Tag) gibt?

In diesem Fall muss das Unternehmen sein Kapazitätsmanagement anpassen.

So kann sich dieses Foodtrack-Unternehmen entscheiden, einige Teile seiner Operationen zu outsourcen. Statt selbst Sandwich Brötchen zu backen, kann das Unternehmen dafür eine Bäckerei einstellen. Die Mitarbeiter aus diesem Unternehmen können wertvolle Zeit sparen (da sie nicht mehr backen müssen) und diese aufwenden, 1000 Sandwiches pro Tag zu machen.

Auf der anderen Seite, wenn ein Callcenter sein Kapazitätsmanagement vergrößern muss, um 1500 Anrufe pro Woche zu tätigen (statt der zuvor genannten 1200), können sie sich für Überstunden entscheiden.

Nehmen wir an, dass eine Spielzeugfabrik 7000 Spielzeuge pro Monat (statt üblichen 5000) bis der Weihnachtssaison herstellen muss. Um ihr Kapazitätsmanagement zu vergrößern, kann sich die Spielzeugfabrik entscheiden, zusätzliche Ausrüstung oder Maschinen zu erwerben.

Was sind die Hauptelemente des Kapazitätsmanagements?

Es gibt vier Hauptelemente des Kapazitätsmanagements:

• Business Capacity Management
• Service Capacity Management
• Component Capacity Management
• Capacity Management Reporting

Lass uns in jedes Element tiefer eintauchen.

Business Capacity Management

Business Capacity Management (Unternehmenskapazitätsmanagement) deckt Bedürfnisse und Pläne von IT-Services und IT-Infrastruktur ab. Dieser Teilprozess umfasst die Überprüfung aller Daten über Nachfragen. Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, dass der IT-Service richtig erfüllt wird.

Service Capacity Management

Service Capacity Management (Service-Kapazitätsmanagement) deckt die Prognose, die Verwaltung und die Kontrolle über operative IT-Services ab, vom Anfang bis zum Projektabschluss.

Dieser Teilprozess überwacht Ressourcen, Arbeitsmuster des IT-Services sowie seine Vorteile und Nachteile.

Component Capacity Management

Unter Component Capacity Management (Komponenten-Kapazitätsmanagement) versteht man den Umgang und die Überwachung der Leistung, der Nutzung und des Kapazitäts jeder IT-Komponente.

Da Hardware-Komponenten normalerweise über eine bestimmte Kapazität verfügen, müssen diese Kapazitäten gemessen werden. So stellt dieses Management sicher, dass es keine leistungsbezogenen Probleme gibt.

Capacity Management Reporting

Capacity Management Reporting (Kapazitätsmanagement-Berichterstattung) ermöglicht anderen Service Management Prozessen und IT-Management wesentliche Daten über die Kapazität des Services, die Servicenutzung und die Serviceleistung. Die Daten werden dann im Service-Kapazitätsbericht dargestellt.

Was sind Ziele des Kapazitätsmanagements?

Zu den Hauptzielen des Kapazitätsmanagements gehören:

• IT-Kapazitätsanforderungen erkennen, damit Unternehmen aktuelle und zukünftige Arbeitsbelastung erfüllen können.
• Kapazitätsplan entwickeln und aufrechterhalten.
• Beratung und Empfehlungen bezüglich Kapazität und Leistung geben.
• Sicherstellen, dass Serviceleistungen mit den Zielen übereinstimmen.
• Unterstützung bei Problemen durch Diagnose und Lösungen für diese Probleme
• Verbesserung der Leistung durch proaktive Maßnahmen

Prozess des Kapazitätsmanagements

Der Prozess des Kapazitätsmanagements umfasst folgende Schritte:

1. Unternehmenspläne festlegen
2. Kundenanforderungen und Chancen evaluieren
3. Leistung der aktuellen Infrastruktur und Ressourcen analysieren
4. Kapazitätsplanung durchführen
5. Produktionskapazität verfolgen und überprüfen

Sehen wir jetzt an, was zu jedem von diesen Prozessen gehört.

Schritt 1: Unternehmenspläne festlegen

Der erste Schritt im Prozess des Kapazitätsmanagements ist sehr einfach. Unternehmen müssen die genaue Nachfrage nach Produktion in den kommenden Monaten wissen. So können sie die Kapazität am effizientesten verwalten.

Mit einem klaren Verständnis der Unternehmenspläne kann das Unternehmensmanagement entscheiden, ob es mehr Mitarbeiter einstellen soll oder ob Maschinen gewartet werden sollen.

Schritt 2: Kundenanforderungen und Chancen evaluieren

Der nächste Schritt im Prozess des Kapazitätsmanagements ist, Markttrends im Laufe des Jahres zu verstehen. Dadurch können Unternehmen Kundenanforderungen genauer prognostizieren.

Markttrends können einige wichtige Ereignisse abdecken, wie Super Bowl oder Saisonstrends, wie Weihnachten oder Ostern.

Nehmen wir die oben genannte Spielzeugfabrik als Beispiel noch einmal. Die Weihnachtssaison ist da und das Unternehmen muss die Nachfrage seiner Kunden erfüllen.

Statt 5000 Spielzeuge pro Monat herzustellen, haben sie die Anzahl der Produkte auf insgesamt 7000 Spielzeuge pro Monat erhöht. Und während Oktober und November ist das die Nachfrage der Spielzeugfabrik.

Schritt 3: Leistung der aktuellen Infrastruktur und Ressourcen analysieren

Da die Unternehmen sich der zukünftigen Anforderungen bewusst sind, muss das Unternehmensmanagement den dritten Schritt befolgen — Analyse der Leistung der aktuellen Infrastruktur und Ressourcen.

Anders gesagt, erfüllen die Unternehmen die Kundennachfragen mit vorhandenen Ressourcen und vorhandener Infrastruktur?

Wenn das nicht der Fall ist, müssen Unternehmen neue Maschinen oder Ausrüstung mieten oder kaufen. Darüber hinaus müssen Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen, um diese Ausrüstung zu bedienen oder andere Aufträge auszuführen.

Im Falle der Spielzeugfabrik entscheidet sich das Unternehmen wahrscheinlich für zusätzliche Maschinen. Das Unternehmen muss auch herausfinden, ob es ausreichend Spielzeugdesigner gibt, um Ideen für neue Spielzeuge zu entwickeln.

Um dies zu tun, sollten Manager zuerst analysieren, ob ihre aktuellen Spielzeugdesigner für dieses wesentliche Weihnachtsprojekt zur Verfügung stehen oder ob sie neue Designer einstellen müssen. Sobald sie ein Team zusammenstellen, müssen Leiter Projektpläne erstellen.

Da Clockify auch als Projektplanungstool verwendet werden kann, können Manager die Planungsfunktion nutzen, um Projekte auf der Zeitleiste zu planen.

Im oberen Screenshot kannst du sehen, dass du verschiedene Projektphasen zur Zeitleiste hinzufügen kannst, wie Projektstart oder Meetings mit Kunden. Du kannst auch Teammitglieder hinzufügen oder entfernen sowie Meilensteine einbeziehen, um dich an wesentliche Projektphasen zu erinnern.

Erinnern wir uns an unser Beispiel der Spielzeugfabrik. Höhere Kundennachfrage während der Weihnachtssaison bedeutet mehr Arbeit für das ganze Team der Spielzeugdesigner. Manager können die Planungsfunktion verwenden, um Mitarbeiterpläne zu überprüfen und die Arbeitsbelastung zu delegieren. Im oberen Screenshot sehen wir, wie Zeitpläne sein können:

• Voll: Mitarbeiter sind voll ausgelastet
• Offen: Mitarbeiter haben Zeit für zusätzliche Arbeit
• Über: die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter übersteigt ihre Kapazität

Auf diese Weise finden Manager heraus, ob sie genug Ressourcen für aktuelle Projekte haben.

Schritt 4: Kapazitätsplanung bezüglich der Entscheidung durchführen

Sobald Unternehmen den dritten Schritt durchführen — die Entscheidung, ob sie genug Infrastruktur und Ressourcen haben, um Anforderungen zu erfüllen — ist der nächste logische Schritt die Umsetzung.

Wenn sich Unternehmen entscheiden, neue Ausrüstung oder Maschinen zu kaufen, ist dann dieser Schritt die Anschaffung neuer Maschinen und ihre Installation.

Sobald dieser Teil fertig ist, können Unternehmen die Nachfrage und das Angebot decken.

Schritt 5: Produktionskapazität verfolgen und überprüfen

Der letzte Schritt im Prozess des Kapazitätsmanagements ist sicherzustellen, dass der Kapazitätsplan gut funktioniert und den Bedürfnissen des Unternehmens passt. Aus diesem Grund müssen Unternehmen den Prozess des Kapazitätsmanagements ständig verfolgen und überprüfen.

Warum ist Kapazitätsmanagement wichtig?

Hier sind die wichtigsten Vorteile des Kapazitätsmanagements:

• Es ermöglicht verbesserte Leistung und Verfügbarkeit der IT-Dienste.
• Es hilft Unternehmen, herauszufinden, welche Aktivitäten langfristig und strategisch sind, und welche Aktivitäten tägliche Betriebe sind.
• Es sorgt für weniger Probleme und Vorfälle, wenn es um Kapazität und Leistung geht.
• Es stellt sicher, dass nötige Kapazität und Leistung profitabel sind.
• Es verbessert die Zuverlässigkeit des Budgets im Bezug auf die Kapazität.

Was sind Herausforderungen des Kapazitätsmanagements?

Wir haben bereits über die Bedeutung des Kapazitätsmanagements im Arbeitsbereich gesprochen. Jedoch ist die Kapazitätsverwaltung nicht immer eine einfache Aufgabe.

Laut einem Forbes-Artikel sind die häufigsten Herausforderungen des Kapazitätsmanagements:

• Daten
• Komplexität
• Kommunikation

Lass uns jede einzelne Herausforderung näher untersuchen.

Daten

Kapazitätsplaner müssen sich jeden Tag mit vielen Informationen auseinandersetzen, die sie meistens in eine Tabelle manuell eingeben müssen. Um den Kapazitätsmanagementsprozess richtig durchzuführen, müssen die hinzugefügten Daten genau sein und in einem angemessenen Format (dieselbe Maßeinheit) angegeben werden. Wie du dir vorstellen kannst, können Fehler, die durch das Aufschreiben falscher Informationen entstehen, den gesamten Prozess der Kapazitätsverwaltung beeinträchtigen.

Sobald Kapazitätsplaner die Daten hinzufügen, müssen sie auch Details über Nachfrage und Angebot einbeziehen, dann die Formel verwenden, die ihnen hilft, Informationen über verfügbare Kapazität zu sehen.

Komplexität

Diese Herausforderung ist der vorigen sehr ähnlich.

Da Kapazitätsplaner mit Formeln und Berechnungen arbeiten, wird es einige Fehler bei der Arbeit wahrscheinlich geben. Und wie wir bereits gesagt haben, kann das Hinzufügen der falschen Daten in die Tabelle den gesamten Prozess beeinträchtigen.

Zusätzlich können Dinge komplizierter werden, da das Kapazitätsmanagement meistens mehrere Ebenen bei der Fertigung umfasst. Das Abschließen jeder von diesen Ebenen erfordert Zeit und zusätzliche Daten. Deshalb umfasst der endgültige Kapazitätsplan viele Mitarbeiter, was zu einem höheren Risiko von (unbeabsichtigten) Fehlern und zu unserer nächsten Herausforderung führt.

Kommunikation

Um die Fehler beim Hinzufügen von Daten zu verhindern, ist es wichtig, dass alle am Kapazitätsmanagement beteiligten Mitarbeiter regelmäßig Informationen austauschen.

Deshalb ist die nahtlose und transparente Kommunikation für den Erfolg des Kapazitätsmanagements von großer Bedeutung. Wenn es keine Kommunikationslücken zwischen Mitarbeitern gibt, ist es wahrscheinlicher, dass der Prozess der Kapazitätsverwaltung genau durchgeführt wird.

Obwohl wir bis jetzt über Herausforderungen bei diesem Prozess gesprochen haben, können wir jetzt die effektivsten Strategien, diese Probleme zu überwinden, entdecken.

Strategien für das Kapazitätsmanagement

Die praktischsten Kapazitätsmanagement-Strategien, die du verwenden kannst, sind:

• Lag-Strategie
• Leitende Strategie
• Dynamische Strategie
• Match-Strategie

Weiter erklären wir, wie du das Beste aus diesen Strategien herausholen kannst.

Lag-Strategie

Der erste Schritt, den ein Kapazitätsmanager in dieser Strategie macht, ist die Kapazitätsbestimmung.

Danach wartet der Kapazitätsmanager auf den Anstieg der Nachfrage. Das ist ein Zeichen dafür, dass Manager die Produktion erhöhen sollten, um den Marktbedarf zu decken.

Obwohl sie sehr nützlich sein kann, hat diese Strategie einen großen Nachteil. Falls der Marktbedarf zu schnell öffnet, können Unternehmen ihre Chance verpassen, mehr Produkte/Dienstleistungen zu verkaufen. Denn die Verbesserung der Produktionskapazitäten braucht Zeit.

Leitende Strategie

Im Unterschied zur Lag-Strategie ist die Lead-Strategie riskanter und aggressiver.

Mit dieser Strategie können Kapazitätsmanager Entscheidungen treffen, die Kapazität zu erhöhen, obwohl es keinen Nachfrageschub gibt. Manager gehen davon aus, dass es einen Nachfrageschub geben wird und hoffen, dass die verbesserte Kapazität ausreicht.

In welchen Fällen führen Unternehmen diese Strategie durch?

Das passiert normalerweise, wenn Unternehmen expandieren. Zusätzlich entscheiden sich Unternehmen in Branchen mit häufigen Verkaufsforderungen normalerweise für eine Lead-Strategie.

Das Hauptproblem dieser Strategie ist das hohe Risiko.

Falls die Nachfrage nicht steigt, können die Lagerkosten nur noch höher werden, was noch ein Problem für Unternehmen darstellt. Wenn es mehr Kapazität im Lagerbestand gibt, als benötigt wird, gibt es die Gefahr von Warenverschwendung.

Dynamische Strategie

Diese Strategie ist viel sicherer als die vorige.

Bei der Dynamic-Strategie bewerten Kapazitätsmanager die tatsächlichen Anforderungen am Markt sowie Verkaufsprognosen.

Danach modifizieren sie die Produktion nach aktuellen Anforderungen, damit sie ihnen entspricht.

Die dynamische Strategie ist eine sichere Möglichkeit, das Kapazitätsmanagement richtig auszuführen, da Manager nach prognostizierten Daten ihre Entscheidungen treffen. Es gibt auch wenige Chancen für Warenverschwendung.

Match-Strategie

Diese Strategie ist eine Mischung von leitender und Lag-Strategie.

So funktioniert die Match-Strategie: Wenn es klar ist, dass die Nachfrage steigt, erhöhen Unternehmen ihre Produktion in kleinen Mengen.

Wie die dynamische Strategie ist auch diese Strategie eine ziemlich sichere Lösung.

Falls die Nachfrage schnell steigt, können Unternehmen ihren Verkauf etwas steigern, da sie ihre Produktion bereits schrittweise gesteigert haben.

Auf der anderen Seite, falls die Nachfrage nicht steigt, haben Unternehmen keine Verluste, da sie ihre Produktion nur ein bisschen verbessert haben.

Der Hauptnachteil bei dieser Strategie ist, dass Unternehmen nie Nachfragespitzen erleben werden. Außerdem können Unternehmen einer plötzlichen Rezession auf dem Markt nicht entkommen.

Fazit

Das Kapazitätsmanagement ist die beste Methode, die Unternehmen verwenden, um ihre Produktionsleistung zu maximieren. Darüber hinaus haben Unternehmen bei der richtigen Kapazitätsverwaltung ein besseres Bild davon, wie viel sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen, produzieren oder verkaufen können.

Einer der wichtigsten Vorteile des Kapazitätsmanagements ist, dass es für wenig Probleme und Vorfälle in Bezug auf Kapazität und Leistung sorgt. Dieser Prozess ist auch vorteilhaft, da er sicherstellt, dass Kapazität und Leistung profitabel sind.

Obwohl Unternehmen einige Herausforderungen beim Kapazitätsmanagement erleben können, gibt es gute Lösungen für diese Schwierigkeiten. In unserem Artikel haben wir vier wesentliche Strategien für das Kapazitätsmanagement behandelt und jede von ihnen näher erläutert.

Wenn dein Unternehmen einige Probleme mit Kapazität hat, hoffen wir, dass eine von diesen Strategien dir helfen kann.