Der ultimative Leitfaden zur Pert-Analyse

Beim Projektmanagement geht es darum, realistische Projektzeitpläne zu erstellen. Eine erfolgreiche Projektplanung basiert häufig auf einem statistischen Tool namens Project Evaluation and Review Technique (PERT). Hier ist ein kostenloser PERT-Rechner, der dir bei der Planung deines nächsten Projekts hilft.

Ultimate Guide to Pert Analysis

Was ist ein PERT-Diagramm?

Okay, wir haben erklärt, was das Akronym eigentlich bedeutet – aber jetzt wollen wir besprechen, warum Menschen diese Methode verwenden.

Im offiziellen Leitfaden wurde PERT definiert als „eine Reihe von Prinzipien, Methoden und Techniken zur effektiven Planung zielorientierter Arbeit, die eine solide Grundlage für eine effektive Terminplanung, Kostenkalkulation, Kontrolle und Neuplanung bei der Verwaltung von Programmen schaffen“

Eine Abteilung der US-Marine namens Special Projects Office entwickelte PERT im Jahr 1957.

Ihre Absicht war es, für das Atom-U-Boot-Projekt Polaris eine Struktur zu schaffen, die die Abfolge der Ereignisse innerhalb eines bestimmten Zeitraums darstellen kann.

Aufgrund der hohen Effizienz der Methode wurde PERT im folgenden Jahr, 1958, im offiziellen zusammenfassenden Bericht vorgestellt – und damit veröffentlicht.

Seitdem erfreut sich die Methode immer größerer Beliebtheit, da ihre Metriken an die unterschiedlichsten Arten anspruchsvoller Projekte angepasst werden können.

Zur Erstellung eines PERT-Diagramms für ein Projekt sind insgesamt 5 Schritte erforderlich:

Warum solltest du einen PERT-Rechner verwenden?

Die vereinfachte Antwort darauf, warum du diese Methode verwenden solltest, lautet: Du hast Antworten auf alle „Was-wäre-wenn“-Fragen und bist bereit, Maßnahmen zu ergreifen, was auch immer passiert.

Genauer gesagt gibt es drei Hauptzwecke der PERT-Nutzung.

Lass uns die einzelnen Schritte genauer erklären.

Bessere Visualisierung des Projektzeitplans

Zunächst einmal ist es eine Tatsache, dass 65 % der Menschen visuell lernen, und das ist einer der Hauptzwecke von PERT-Diagrammen – die Erstellung einer visuellen Darstellung der Zeitachse des Projekts..

Auf diese Weise zerlegen Projektmanager komplexe Sachverhalte in einzelne Aufgaben.

Auf diese Weise ist es einfacher, Aufgaben zu planen und die Abhängigkeiten festzustellen.

Die Reihenfolge der Abhängigkeiten hilft Projektmanagern, alle potenziellen Risiken, und Verzögerungen einzuschätzen um das Enddatum für das Worst-Case-Szenario zu ermitteln.

Darüber hinaus ist die Länge eines Projekts immer eine notwendige Information für die Entwicklung eines Budgetplans sowie aller anderen benötigten Ressourcen.

Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an: Der Lieferant ist mit der Lieferung bestimmter Baumaterialien in Verzug. Da die Arbeiter vor Ort natürlich nicht mit der Arbeit beginnen können, müssen Manager eine Alternative finden. Wenn sie keine weiteren Verzögerungen verursachen möchten, können sie die Arbeiter mit anderen Aufgaben beauftragen, für die diese Materialien nicht erforderlich sind.

Aktionen in einem Projekt (und ihre Auswirkungen) besser vorhersagen

Das Tolle an der PERT-Analyse ist auch, dass du sie bereits vor Projektbeginn verwenden kannst.

Komplexe Projekte erfordern normalerweise die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben und Aktivitäten, oder?

Nun, PERT wird dir helfen, zu verstehen, wie sich jede Aktivität auf andere auswirkt.

Du kannst dir zum Beispiel vorstellen, was passiert, wenn sich die Ausführung einer Aufgabe verzögert, wenn deren Abschluss für andere Aktivitäten erforderlich ist.

Dies nennt man Aufgabenabhängigkeiten und bedeutet Folgendes: Bei der Berechnung nicht nur die offensichtliche Verzögerung berücksichtigen.

Schon das Wort "Abhängigkeit" impliziert, dass es eine bestimmte Reihenfolge der Aktivitäten gibt. Das bedeutet: Eine Verzögerung (z. B. bei der Lieferung von Vorräten) wirkt sich auf alle nachfolgenden Aktivitäten aus und verursacht den Schmetterlingseffekt und mögliche weitere Verzögerungen.

Unsicherheiten berücksichtigen

Eine visuelle Darstellung der Aufgabenabhängigkeiten ermöglicht es Projektmanagern somit, das Risiko jeder einzelnen Verzögerung der Aufgabenausführung und die Auswirkungen auf ein gesamtes Projekt zu verstehen.

Auf diese Weise kannst du einen Backup-Plan erstellen und verschiedene Strategien zur Verbesserung deiner Leistung und deines Zeitmanagements entwickeln.

Um effektiv zu sein, muss die Projektplanung die Berücksichtigung von Unsicherheiten und die weitere Identifizierung potenzieller Bedrohungen umfassen.

Wie funktioniert PERT? Wie funktioniert der PERT-Rechner?

PERT-Funktionalität basiert auf den drei wichtigsten Metriken – d. h. Arten von Zeitschätzungen.

Das sind:

Die PERT-Formel berücksichtigt alle oben genannten Punkte und lautet wie folgt:

(O+4M+P)/6

Schauen wir uns nun dieses Beispiel der Metriken für eine Projektausführung an, wobei O = 12 Monate, M = 14 Monate und P = 18 Monate ist.

Die Summe wäre also (12+ 4*14 + 18) = 86, und wir erhalten das Ergebnis, wenn wir die Summe durch 6 dividieren.

Nach der PERT-Berechnung beträgt die geschätzte Zeit für die Projektdurchführung 86/6 = 14.33 Monate.

Aus der Formel können wir ersehen, dass es insgesamt 6 Elemente gibt und dass das wahrscheinlichste Szenario viermal gezählt wird.

Dagegen werden das optimistischste und das pessimistischste Szenario jeweils einmal gezählt, da ihr Eintreten unwahrscheinlich ist.

Allerdings kann es dennoch passieren, dass sie passieren – und das ist der Sinn und Zweck, sie in Betracht zu ziehen.

Wir haben die Durchführung des Projekts erwähnt, aber hier ist noch etwas, das PERT zu einem wertvollen Hilfsmittel für die Projektplanung macht: Projektmanager können PERT auch für einzelne Aktivitäten oder Aufgaben und nicht nur für Projekte verwenden.

Tracking-Zeit für PERT-Metriken

Da sich alle relevanten Kennzahlen um die Dauerdrehen, ist die Zeiterfassung während des Prozesses von entscheidender Bedeutung. Denn um etwas bewerten zu können, muss man es natürlich zuerst messen. Zeitkarten oder Arbeitszeittabellen-Vorlagen sind sicherlich eine Option – aber für komplexe Projekte keine ideale Lösung.

Wenn du dich fragst, warum, ist die Antwort einfach: Es wird zeitaufwändig sein, den benötigten Bericht tatsächlich zu erhalten (das Sammeln und Präsentieren von Informationen von einzelnen Teammitgliedern und Projekten).

So sehen Arbeitszeittabellen in Clockify aus, wenn sie automatisch generiert werden – basierend auf den Stunden und Minuten, die du verfolgst/eingibst.

weekly timesheet hours

Jeder Bericht, der nicht automatisch generiert wird, wird nicht so präzise sein, da immer noch Spielraum für menschliches Versagen besteht. Wie du unten sehen kannst, bieten automatisch generierte Berichte mehrere weitere Vorteile, wie zum Beispiel die Ein-Klick-Sortierung nach:

weekly report hours

Mehr erfahren: Zeiterfassungsmethoden

Was ist „Standardabweichung“ in der PERT-Analyse?

Basierend auf den oben genannten Metriken können wir ein weiteres statistisch relevantes Konzept berechnen – die Standardabweichung. Es ist ein Maß für die Streuung und gibt an, wie stark deine Daten vom Mittelwert abweichen.

Aber was bedeutet das (genau)?

Unter Standardabweichung versteht man eigentlich die durchschnittliche Abweichung von Zeitschätzungen. Es zeigt, wie genau deine Berechnungen sind, und ist daher sehr nützlich. Die Abweichung kann in beide Richtungen gehen, je nachdem, wie gut oder schlecht der Prozess verläuft. Das bedeutet, dass die genaue Zeitspanne für den Zeitraum der Abweichung entweder kürzer oder länger sein kann.

Die Formel zur Berechnung der Standardabweichung lautet wie folgt:

(P-O)/6

Grundsätzlich gilt: Je kleiner das Ergebnis, desto genauer ist die Schätzung.

Schauen wir uns auch für diese Berechnung das vorherige Beispiel an – O = 12 Monate und P = 18 Monate.

Die Berechnung der Standardabweichung würde wie folgt aussehen: (18-12)/6 = 1 Monat.

Wir haben bereits festgestellt, dass die geschätzte Zeit für die Projektdurchführung 14,33 Monate beträgt.

Diese Zeitschätzung für die Projektdurchführung kann um einen Monat „abweichen“. Das Projekt wird also voraussichtlich irgendwann zwischen 13.22 und 15.22 Monatenabgeschlossen sein.

Wie berechnet man mit PERT den frühesten erwarteten Zeitpunkt?

Sehen wir uns an, wie die PERT-Methode funktioniert und wie sie Projektmanagern dabei hilft, die optimistischste Dauer einzuschätzen. Der Prozess kann je nach Komplexität eines Projekts variieren, der Kern bleibt jedoch immer derselbe.

PERT basiert auf einer von uns erläuterten 3-Punkte-Schätzung und die visuelle Darstellung hilft uns, die Reihenfolge in einer Kette von Aktivitäten zu erfassen.

Der erste Punkt ist der optimistischste Fall. Wie berechnet man ihn?

Das ist zwar kein Hexenwerk, aber die einzelnen Teammitglieder müssen genaue Schätzungen zur Dauer der Aufgaben abgeben.

clockify estimates example

Je genauer die für jede Aufgabe angegebene Zeit ist, desto genauer sind die Ergebnisse von PERT. Aus diesem Grund ist die Zeitverfolgung für die Prognose von entscheidender Bedeutung.

Wie berechnet man mit PERT die spätestmögliche Zeit?

Andererseits stellt der kritische Pfad das Gegenteil von dem dar, worüber wir im vorherigen Abschnitt gesprochen haben. Es ist die pessimistischste und längste Zeitspanne für die Ausführung eines Projekts.

Du kannst dir vorstellen, dass an deinem Projekt fünf verschiedene Lieferanten beteiligt sind, und du erwartest von allen, dass sie pünktlich und am selben Tag liefern.

Dennoch sind sie alle zu spät. Dies hat zur Folge, dass andere Teams ihre Aufgaben nicht erfüllen können, da sie die Vorräte benötigen. Daher werden viele geplante Aktivitäten auf Eis gelegt, bis die Lieferanten ihren Teil liefern. Dieser Zeitraum sollte auch in die Hochrechnung einbezogen werden, auch wenn keine Aktivitäten oder Aufgaben durchgeführt werden.

Bei der Berechnung des kritischen Pfades müssen alle möglichen Verzögerungen berücksichtigt werden. Und wie du wissen solltest, kannst du durch eine angemessene Schätzung des Zeitaufwands Geld sparen.

Darüber hinaus ist die nicht rechtzeitige Lieferung deiner Projekte nicht nur Zeit- und Geldverschwendung, sondern kann auch deinem Ruf ernsthaft schaden.

Beispiel für die Verwendung der PERT-Formel im Projektmanagement

Wir zeigen dir anhand eines Beispiels, wie die PERT-Formel aussieht. Zu diesem Zweck verwenden wir ein imaginäres Projekt, das recht einfach ist und nur eine Aktivität hat.

Nehmen wir an, du musst von Punkt A nach Punkt B gelangen.

Die optimistischste Schätzung: Je nach Entfernung in Kilometern erreichst du Punkt B am frühestmöglichen Zeitpunkt, wenn du den kürzesten Weg nimmst, wenig Verkehr herrscht und du an jeder Ampel auf Grün triffst.

Wir sagen, es sind 30 Minuten.

Die pessimistischste Schätzung — Je nach Entfernung in Kilometern ist die spätestmögliche Zeit, um Punkt B zu erreichen, wenn man aufgrund von Bauarbeiten auf anderen Strecken die längste mögliche Route nimmt, wenn aus demselben Grund viel Verkehr herrscht und man Rot an jeder Ampel ankommt.

Wir sagen, es ist 1 Stunde.

Die wahrscheinlichste Schätzung — Je nach Entfernung in Kilometern und deiner bisherigen Fahrerfahrung auf der üblichen Route wird es zu diesem Zeitpunkt des Tages nicht viel Verkehr geben, aber es werden mehrere rote Ampeln auf deinem Weg sein.

Wir gehen davon aus, dass du 40 Minuten brauchst, um dein Ziel zu erreichen.

Nachdem wir nun die relevanten Informationen haben, wollen wir die Zahlen berechnen.

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PERT calculator example

Den Ergebnissen zufolge wird die geschätzte Zeit (Mittelwert) zur Erreichung deines Ziels 41,6 Minuten (gerundeter Wert) betragen.

Der Standardabweichungswert bedeutet, dass die Zeit abhängig von den umgebenden Elementen, wie z. B. dem Verkehr, bis zu 5 Minuten kürzer oder länger sein kann.

Du kannst dir nun vorstellen, eine ähnliche Schätzung für komplexe Projekte zu erstellen.

Klingt großartig, oder?

PERT-Berechnung – Beispiel für ein kleines Projekt

Da der Hauptzweck der PERT-Analyse darin besteht, Projektmanagern bei der Lösung komplexer Probleme zu helfen, verwenden wir ein etwas komplizierteres Beispiel.

Es handelt sich um ein kleines Projekt mit mehreren Aktivitäten, von denen jede ihre eigenen Vorgänger und Abhängigkeiten hat.

Wir geben dir ein Beispiel. Angenommen, wir müssen ein Landschaftsbauprojekt in unserem Vorgarten durchführen. Für den Abschluss sind insgesamt 13 Aktivitäten erforderlich. Entsprechend den Vorgängern und Abhängigkeiten würde die Liste der Aktivitäten und Zeitschätzungen (in Stunden) für unser imaginäres Projekt wie folgt aussehen:

Aktivitätsnummer Aktivitätsbeschreibung Optimistische Schätzung (Stunden) Wahrscheinlichste Schätzung (Stunden) Pessimistische Schätzung (Stunden) PERT-Berechnung (Stunden)
(O+4M+P)/6 		Standardabweichung (Stunden)
(P-O)/6		 Zeit bis zur Fertigstellung (Stunden)
1. Vorbereitung 12 24 48 (12+4X24 +48)/6 = 26 (48-12)/6 = 6 20–32
2. Plätze vorbereiten 24 72 120 (24+4X72 +48)/6 = 60 (120-24)/6 = 16 44–76
3. Zaunausrichtung 12 24 72 (12+4X24 +72)/6 = 30 (72-12)/6 = 10 20–40
4. Zaunpfosten liefern 48 72 144 (48+4X72 +144)/6 = 80 (144-48)/6 = 16 64–96
5. Löchern für Pfosten bohren 120 168 240 (120+4X168 +240)/6 = 172 (240-120)/6 = 20 152–192
6. Pfosten einfügen 120 168 240 (120+4X168 +240)/6 = 172 (240-120)/6 = 20 152–192
7. Pfosten hinterfüllen 168 240 336 (168+4X240 +336)/6 = 244 (336-168)/6 = 28 216–272
8. Zaunbretter liefern 24 72 168 (24+4X72 +168)/6 = 80 (168-24)/6 = 24 56–104
9. Bretter installieren 72 120 192 (72+4X120 +192)/6 = 124 (192-72)/6 = 20 104–144
10. Bretter malen 240 288 360 (240+4X288 +360)/6 = 292 (360-240)/6 = 20 272–312
11. Sträucher entlang der gesamten Länge des Zauns pflanzen 96 144 192 (96+4X144 +192)/6 = 144 (192-96)/6 = 16 128–160
12. Inspektion 72 96 168 (71+4X96 +168)/6 = 104 (168-72)/6 = 16 88–120
13. Endphase 12 24 48 (12+4X24 +48)/6 = 26 (48-12)/6 = 6 20–32

Sobald du die Dauer jeder Aktivität aufgelistet und geschätzt hast, kannst du in allen drei Fällen eine Schätzung der gesamten Projektdauer erhalten – optimistisch, höchstwahrscheinlich und pessimistisch.

Du verwendest die Summe, um die Zahlen zu berechnen und deine PERT-Schätzung und Standardabweichung zu erhalten.

Da wir oben den Rechner zur Verfügung gestellt haben, musst du die Formel nicht wirklich verwenden und die Berechnung selbst durchführen.

Aus der obigen Tabelle können wir schließen, dass die Zeit zur Erledigung aller Aktivitäten für dieses spezielle Projekt laut PERT-Berechnung im Bereich zwischen 1.337 und 1.772 Stunden liegen wird.

Zusammenfassung der PERT-Analyse

Wie wir alle wissen, ist das Leben voller Unsicherheiten. Egal wie sorgfältig wir unseren Zeitplan planen, können viele Dinge passieren, die ihn stören. Deshalb sind wir stets bestrebt, bestmöglich vorbereitet zu sein.

Und genau darum geht es bei der PERT-Analyse: Sie soll Projektmanagern dabei helfen, die Unsicherheit zu beseitigen oder zumindest zu minimieren.

Die visuelle Darstellung des Projektzeitplans, einschließlich Aktivitäten und Aufgabenabhängigkeiten, hilft dir, deine Ziele und Vorgaben zu erreichen.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen und komplexe Projekte pünktlich liefern zu können, ist es wichtig, PERT mit einer Zeiterfassungsmethode deiner Wahl zu kombinieren.

Mit einer kostenlosen Softwarelösung wie Clockify, kannst du:

Clockify screenshot of scheduling and time management

Referenzen