4 Zeiterfassungsmethoden zur Produktivitätssteigerung

Dank folgenden Gründen ist die Zeiterfassung beliebter geworden:

• Masseneinsatz von Smartphones,
• Cloud-Nutzung und
• Wechsel zur Remote- und Hybrid-Arbeit.

Da sich mehr Menschen auf die Zeiterfassung verlassen, entdecken sie auch ihre vielen Vorteile. Präzise Zeiterfassung hat viele Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeiter:

• Sie spart Zeit und Geld.
• Sie verbessert die Produktivität.
• Sie ermöglicht einen besseren Einblick darin, wie und womit man Zeit verbringt.
• Sie hilft bei der Identifizierung von Engpässen und Spitzenleistungen.
• Sie unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung und Fortschrittsverfolgung.
• Sie ermöglicht, störende und ständige Anmeldungen zu vermeiden.
• Sie fördert die Transparenz zwischen Managern und Mitarbeitern.

Deshalb bleibt nur die Frage - Was ist die beste Zeiterfassungsmethode?

Um dir bei der Auswahl zu helfen, werden wir in diesem Leitfaden vier unterschiedliche Zeiterfassungsmethoden erklären. Wenn du weiter liest, kannst du deine Wahl am Ende treffen.

Arten von Zeiterfassungsmethoden

Die Zeiterfassung ist der Prozess von Messung und Dokumentierung deiner Arbeitszeiten.

Menschen erfassen Zeit in der Regel, indem sie eine einfache Grundmethode (wie Papier, Abschätzungen nach der Faustregel und Tabellen) benutzen oder sich auf eine spezielle Zeiterfassungssoftware verlassen.

Wir werden folgende Zeiterfassungsmethoden besser erklären:

1. Papier-Methode,
2. Ehrensystem,
3. Kalkulationstabelle-Methode und
4. Zeiterfassungssoftware-Methode.

Fangen wir an!

Papier-Methode

Alles, was du für diese Zeiterfassungsmethode brauchst, ist ein Stift, Papier und dein Handy (oder eine Stoppuhr).

Mit einem Handy oder einer Stoppuhr misst man die Zeit, die man benötigt, um eine Aktivität abzuschließen und dann schreibt man einfach die Zeitergebnisse auf dem Papier auf.

Einige Vorteile der Papier-Methode sind:

• Es ist einfach und leicht zu verwenden - jederzeit und überall.
• Es ist eine preiswerte Zeiterfassungsmethode.
• Es fordert keinen Einsatz der modernen Technologie.

Die Papier-Methode hat auch einige Nachteile:

• Auf menschliche Erinnerung zu vertrauen kann zu Fehlern führen.
• Mit Papier-Methode muss man Stundenzettel physisch verteilen und sammeln.
• Stundenzettel auszufüllen kann zeitaufwendig und ineffektiv sein.
• Wenn man das Papier verliert oder beschädigt, bleibt man auch ohne Zeitangaben.

Ehrensystem

Das Ehrensystem bei Zeiterfassung basiert auf Mitarbeiterabschätzungen nach der Faustregel.

Das System funktioniert so:

Man meldet dem Projektmanager die geschätzte Zeit, die man für ein Projekt aufgewendet hat.

Der Projektmanager erstellt eine grobe Schätzung des zu zahlenden Betrags aufgrund der geleisteten Stunden und der Stundensätze.

Zwei Gründe erklären die Vorteile des Ehrenssystems:

• Diese Zeiterfassungsmethode ist am einfachsten.
• Außerdem ist es einer der einfachsten Wege zur Zeiterfassung, da es keine zusätzlichen Materialien und Apps erfordert.

Trotzdem kann das Ehrensystem problematisch sein wegen:

• Ungenauigkeit. Du kannst die geleisteten Arbeitszeiten unterschätzen oder überschätzen und daher kann deine Entlohnung geringer oder höher sein als das, was du wirklich verdient hast.
• Mangel an Details. Wenn du Kunden oder Projektmanagern einen detaillierten Bericht über erledigte Aufträge und den Zeitaufwand dafür leisten möchtest, kannst du es nicht tun, da du über keinen verfügst.

Kalkulationstabelle-Methode

Mit der Tabellenmethode kannst du eine Tabellenvorlage verwenden, um die Startzeit und die Endzeit für ein Projekt manuell hinzuzufügen.

Excel-Tabellenvorlagen sind eine beliebte Wahl.

Der beste Weg, mit der Tabellenmethode Zeit zu verfolgen, ist, deine Excel-Tabelle in mehrere Spalten zu teilen und diese auszufüllen.

Eine der Spalten, die du hinzufügen kannst, ist:

• Aktivität,
• Kunde,
• Startzeit,
• Endzeit und
• Gesamte geleistete Arbeitsstunden.

Die Tabellenmethode ist eine gute Möglichkeit:

• Berichte an Kunden oder Projektmanager einfach zu senden.
• Größere Genauigkeit in der Zeiterfassung zu schaffen
• Über einen direkten Weg zu verfügen, Zeiteinträge der Mitarbeiter zu speichern und grundlegende Berechnungen auszuführen, wie Stundesätze oder andere Kosten.

Wie jede andere Zeiterfassungsmethode hat auch die Tabellenmethode einige Nachteile:

• Es ist zeitaufwendig. Du musst Daten für jede Aufgabe während der Arbeitszeit manuell eingeben.
• Es mangelt an Flexibilität. Eine Excel-Tabelle kann problematisch sein, besonders falls zu viele Mitarbeiter versuchen, auf sie gleichzeitig zuzugreifen, um ihre Zeit zu erfassen.

Zeiterfassungssoftware-Methode

Eine Zeiterfassungssoftware ist eine Zeiterfassungsmethode, mit der Benutzer die aufgewendete Zeit für bestimmte Aufgaben einfach erfassen können. Die Methode schließt die Verwendung einer speziellen Software zur Zeiterfassung ein.

Dank einer Zeiterfassungssoftware kannst du:

• Einen besseren Einblick in die für deine täglichen Aufgaben aufgewendete Zeit erhalten,
• Deine Zeit einfach verwalten, und
• Deine Produktivität maximieren.

Eine Zeiterfassungssoftware hat viele Vorteile:

• Schnelligkeit. Mit einer Zeiterfassungssoftware kann man Arbeitsstunden oder Zielfortschritt sekundenschnell dokumentieren.
• Automatisierung. Wenn du dich für eine gute Zeiterfassungssoftware entscheidest, kannst du die Zeit für Aktivitäten und Aufgaben automatisch erfassen.
• Zuverlässigkeit. Eine Zeiterfassungssoftware ist einer der zuverlässigsten und sichersten Wege, verschiedene Arten von Aufgaben und Projekte zu verfolgen.
• Genauigkeit. Fehler werden mit einer Zeiterfassungssoftware auf Minimum reduziert.
• Berichte. Das Erstellen von Berichten muss nicht zu einer Schwierigkeit werden. Mit einer Zeiterfassungssoftware kannst du detaillierte tägliche, wöchentliche und monatliche Kostenberichte team- und projektübergreifend erstellen.
• Vielfalt an Funktionen. Eine Zeiterfassungssoftware kann dir auch dabei helfen, Mitarbeiteranwesenheit nachzuverfolgen, Arbeit zu planen, Arbeitsanalysen und Daten zu sammeln, Rechnungen zu generieren und Berichte zu erstellen.
• Universalität. Unabhängig von der Unternehmensgröße und dem ausgewählten Arbeitsmodell (Remote-, Hybrid- oder Büromodell) kann dir eine Zeiterfassungssoftware helfen, eine detaillierte Aufschlüsselung dafür zu erhalten, womit deine Mitarbeiter ihre Zeit am Arbeitsplatz verbringen.
• Plattformverfügbarkeit. Die meisten Zeiterfassungssoftwares sind über verschiedene Plattformen verfügbar: im Web, als Desktop- und Mobile-App. Einige von ihnen bieten auch Browsererweiterungen.

Eine Zeiterfassungssoftware hat auch ein paar Nachteile.

• Einige Zeiterfassung-Apps sind beispielsweise zu kompliziert und halten Teams davon ab, sie regelmäßig zu nutzen.
• Ein anderer Nachteil kann der Preis sein - eine Zeiterfassungssoftware kann ein ziemlich teures Tool sein, besonders wenn man ein großes Unternehmen führt.

Wer soll eine Zeiterfassungssoftware verwenden?

Ein großer Vorteil von Zeiterfassungssoftware ist, dass sie eine der universellsten Zeiterfassungsmethoden überhaupt ist.

Eine Zeiterfassungssoftware kann von einer Vielfalt von Fachleuten verwendet werden:

• Freelancer und selbstständige Berater, die nach Stundensatz abrechnen, können eine Zeiterfassungssoftware verwenden, um für ihre Kunden präzise Rechnungen zu erstellen.
• Hybrid-, Remote- und virtualle Teams können sich auf eine Zeiterfassungssoftware verlassen, um Zeitpläne und Nachweise für ihre geleistete Arbeit einfach zu erhalten.
• Organisationen, die staatliche Förderungen erhalten oder Non-Profit-Organisationen erfassen Zeit, da sie gesetzlich verpflichtet sind, für jede Arbeitsstunde Rechenschaft abzulegen.
• Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oder flexiblen Mitarbeitern verwenden Zeiterfassungssoftware, um sicherzustellen, dass die Arbeit ihrer Mitarbeiter richtig dokumentiert ist und dass alle Mitarbeiter entsprechend bezahlt werden.
• Bauunternehmen ermöglicht eine Zeiterfassungssoftware GPS-Ortung und Anmeldung, was Geld und Zeit spart.

Unternehmen, die normalerweise mit vielen Kunden arbeiten, wie verschiedene Agenturen, und Tech- oder IT-Unternehmen, können mit wöchentlichen oder monatlichen Zeitfassungsberichten Schwierigkeiten und Engpässen leicht identifizieren.

Sehen wir jetzt an, wie wir eine Zeiterfassungssoftware zu unserem Vorteil nutzen können.

Welche Arten von Zeiterfassungssoftware gibt es?

Je nach Art deiner Arbeit solltest du unterschiedliche Arten von Zeiterfassungssoftware in Betracht ziehen.

Clockify, beispielsweise, ist eine kostenlose Zeiterfassungs-App, die dir Folgendes leistet:

• Software mit Arbeitszeittabellen: Das ist eine großartige Option, um Mitarbeiteranwesenheit zu verfolgen und Arbeitszeiten zu berechnen.
• Software zur Zeitspeicherung: Mit so einer Software kannst du Berichte erstellen und alle deine Projekte und Aufgaben verwalten.
• Software zur Zeitaufnahme: Mit dieser Art von Software kannst du wählen, wie du deine Zeit aufnimmst - mit einem Timer, indem du deine Zeit automatisch erfasst, deine Zeit manuell eingibst oder in einer Arbeitszeittabelle aufnimmst.
• Software mit Stempeluhr: Abrechenbare Stunden abzurechnen und Gehaltsabrechnung, arbeitsfreie Zeit und Pausen zu verfolgen, ist mit einer Stempeluhr-Software einfach und schnell.
• Automatischer Time Tracker: Diese Art von Software überwacht und erfasst automatisch, wo du deine Zeit verbringst, in Bezug auf Websites und Apps.

Deine Zeit mit Clockify erfassen

Alle hier aufgelisteten und erklärten Methoden können die richtige Option für jemanden sein.

Eine Zeiterfassungssoftware hebt sich von der Masse ab, weil sie:

• Beim Zeitsparen hilft,
• Bessere Teamzusammenarbeit und besseren Workflow unterstützt,
• Bei der Erstellung eines präzisen Zeitplans hilft, und
• Ein besseres Verständnis der Rentabilität ermöglicht.

Persönliche Präferenzen können eine Rolle bei der Wahl der besten Zeiterfassungsmethode spielen, aber du solltest vor allem an die Produktivität, Kosteneffizienz und das richtige Zeitmanagement denken.

Deshalb schlagen wir eine Zeiterfassungssoftware vor, wenn du Ablenkungen minimieren, dich auf die Arbeit besser konzentrieren und deine Produktivität langfristig steigern möchtest.

Sobald du Clockify - Zeiterfassungssoftware, die Millionen nutzen - ausprobierst, wirst du wohl keine andere verwenden.

Clockify steht dir kostenlos zur Verfügung und zwar für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern - sogar bei der Unternehmensexpansion musst du dir keine Gedanken mehr über die Kosten machen.

Außerdem wird die Software regelmäßig verbessert und mit neuen Funktionen erweitert, was auch Integrationen und Browsererweiterung einschließt.

Das bedeutet, falls sich deine Bedürfnisse ändern oder die Nachfrage steigt, kannst du dir sicher sein, dass Clockify dich unterstützt.

Der Kampf gegen Aufschieberitis oder das Festlegen der richtigen Prioritäten müssen kein Ärgernis sein. Mit einer leistungsfähigen Software wie Clockify verschwendest du keine Zeit mehr und wirst effizienter.