Kostenlose Urlaubsantrag-Vorlagen (+ die besten Tipps für die Formulierung)

Der Umgang mit Urlaubsanträgen kann aufwendig sein, besonders wenn du über kein richtiges Ablagesystem verfügst.

Zum Glück wirst du in unserem Leitfaden über alles informiert, was du wissen solltest, wenn es um einen Urlaubsantrag geht, wie:

• Was ein Urlaubsantrag beinhaltet,
• Urlaubsantrag-Vorlagen, und
• Tipps, um Urlaubsanträge einfacher zu verwalten.

Kostenlose Urlaubsantrag-Vorlagen

Ein Urlaubsantrag ist ein Dokument, das von einem Arbeitnehmer ausgefüllt wird, um eine arbeitsfreie Zeit formell zu beantragen.  Dieses Formular ist deshalb ein schriftlicher  Antrag auf Urlaub,  den ein Arbeitnehmer stellt. 

Wenn Arbeitgeber oder Manager einen Urlaubsantrag erhalten, können sie diesen genehmigen oder ablehnen. 

Ein Urlaubsantrag kann für einen bezahlten sowie unbezahlten Urlaub verwendet werden. 

Laut dem Bundesurlaubgesetz hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf mindestens 20 bezahlte Urlaubstage bei einer Fünftagewoche und 24 bezahlte Urlaubstage bei einer Sechstagewoche.

Der Anspruch auf alle 20 oder 24 bezahlten Urlaubstage ist erst nach sechs Monaten seit dem Beginn der neuen Arbeit möglich.

In Österreich haben Arbeitnehmer Anspruch auf fünf weitere Urlaubstage, nämlich bei einer Fünftagewoche erhalten sie 25 Arbeitstage bzw. bei einer Sechstagewoche 30 Tage.

In der Schweiz haben sie Anspruch auf mindestens vier Wochen Urlaub, wobei mindestens zwei Wochen am Stück genommen werden müssen. Jüngere (jünger als 20 Jahre) und oft ältere (älter als 50 Jahre) Arbeitnehmer haben Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage.

Unsere Urlaubsantrag-Vorlagen stehen dir zur Verfügung in fünf verschiedenen Formaten:

• Google Docs,
• Google Sheets,
• Microsoft Word,
• Microsoft Excel, und
• PDF. 

Jede Vorlage hat zwei getrennte Abschnitte: Arbeitnehmer und Manager. 

Das Einzige, das nicht zu diesen Abschnitten gehört, ist der Unternehmensname. In diesem Abschnitt können Arbeitgeber den Unternehmensnamen und sogar das Logo hinzufügen, bevor sie ihren Arbeitnehmern den Antrag zum Ausfüllen einreichen.  

Wenn Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag stellen möchten, müssen sie Infos im Abschnitt Arbeitnehmer eingeben und den Antrag unterschreiben. Sobald die für die Genehmigung oder Ablehnung zuständige Person den Antrag erhält, sollte sie den Abschnitt  Manager ausfüllen. 

Vorlage #1: Einfache Urlaubsantrag-Vorlage

Der einfache Urlaubsantrag enthält alle relevanten Informationen für einen Urlaubsantrag. Er ermöglicht Arbeitnehmern, die Urlaubsart (Erholungsurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub) und den Grund für den Urlaub anzugeben. 

Sowohl Arbeitnehmer als auch Manager können zusätzliche Kommentare innerhalb des Antrags notieren.

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Warum solltest du die einfache Urlaubsantrag-Vorlage verwenden?

Diese Vorlage ist für Arbeitgeber perfekt, die einen kompakten Urlaubsplan anbieten, der in einer Richtlinie verschiedene Abwesenheitsarten umfasst. Die Arbeitnehmer, die einen Antrag auf Freistellung stellen, können in “Urlaubsart” angeben, ob sie einen bezahlten oder unbezahlten Urlaub nehmen möchten.

Wie kannst du die einfache Urlaubsantrag-Vorlage verwenden?

Wähle zuerst das Antragsformat aus: das Excel-, Word- und PDF-Format können heruntergeladen werden, indem du den Link oben anklickt.

Das Google Docs- und Google Sheets-Format müssen kopiert werden. Sobald du den Link zu dem gewünschten Format anklickt, wird die Frage angezeigt, ob du die Vorlage kopieren möchtest. Klicke einfach auf “Kopie erstellen”, um die Vorlage zu kopieren.

Fülle danach den Unternehmensnamen aus und füge dein Logo bei Bedarf hinzu, bevor du mit Mitarbeitern die Vorlage teilst.

Im Google Sheets- und Excel-Format wird die Anzahl der Urlaubstage nach dem Anfangs- und Enddatum, das Mitarbeiter eingegeben haben, automatisch berechnet. Im Sheets-Format kannst du Abwesenheitstage eingeben, indem du auf die leeren Felder neben dem Anfangsdatum und Enddatum doppelklickst und so den Kalender öffnest.

Vorlage #2: Urlaubsantrag-Vorlage mit Checkboxen

Dieses Antragsformular verfügt über eine Liste mit verschiedenen Arten von Abwesenheiten (Erholungs- und Sonderurlaub). Mitarbeiter sollten die Checkbox neben der Urlaubsart, für die sie einen Antrag stellen, einfach abhaken, statt sie einzugeben.

Die Urlaubsarten sind:

• Erholungsurlaub,
• Krankheitstage,
• Arztbesuch/Operation,
• Kinderbetreuung,
• Beerdigung/Todesfall,
• Erkrankung von Angehörigen,
• Geburt eines Kindes,
• Heirat,
• Umzug,
• Gericht- oder Behördentermin,
• Gebet.

Zusätzlich können Mitarbeiter den Abwesenheitsgrund, der nicht auf der Liste ist, neben der Checkbox Anderer Urlaubsgrund selbst eingeben.

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Warum solltest du die Urlaubsantrag-Vorlage mit Checkboxen verwenden?

Die Vorlage beschleunigt das Ausfüllen des Antragsformulars und Arbeitgeber können verschiedene Gründe für die Freistellung zur Liste hinzufügen, statt von Mitarbeitern zu verlangen, die gewünschte Abwesenheitsart einzugeben.

Wie kannst du die Urlaubsantrag-Vorlage mit Checkboxen verwenden?

Sobald du das bevorzugte Antragsformat auswählst, kannst du es entweder herunterladen (Excel, Word und PDF) oder kopieren (Docs und Spreadsheets).

Wenn du dich für das Docs- oder Spreadsheets-Format entscheidest, solltest du zuerst auf den Link zum Herunterladen klicken. Du wirst dann gefragt, ob du eine Kopie der Vorlage erstellen möchtest. Indem du die Option “Kopie erstellen” anklickt, wird die Kopie der Vorlage erstellt.

Der erste Teil der Vorlage ist gleich wie in der vorigen Vorlage. Er enthält die Unternehmens- und Mitarbeiternamen sowie das Start- und Enddatum und die Gesamtanzahl der beantragten Tage.

In dieser Vorlage können jedoch Mitarbeiter die bevorzugte Urlaubsart mit einer Checkbox markieren.

Im Excel- und Sheets-Format kann die Anzahl der Arbeitstage, für die ein Mitarbeiter den Antrag gestellt hat, automatisch berechnet werden. Im Sheets-Format kannst du den Kalender öffnen, indem du auf die leeren Felder neben den Feldern Startdatum und Enddatum doppelklickst.

Bevor du die Vorlage mit deinen Mitarbeitern zum Ausfüllen teilst, solltest du nicht vergessen, den Unternehmensnamen hinzuzufügen.

Vorlage #3: Urlaubsantrag-Vorlage ohne Urlaubsgrund

Müssen deine Mitarbeiter einen Urlaubsgrund angeben? Dies kann sie davon abhalten, ihre verdienten Urlaubstage zu nehmen. Es wird deshalb stark davon abgeraten, dass Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie einen Urlaubsgrund nennen.

Die Vorlage hat keinen Teil für Urlaubsgründe.

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Warum solltest du die Urlaubsantrag-Vorlage ohne Urlaubsgrund verwenden?

Mit dieser Vorlage müssen deine Mitarbeiter nicht erklären, warum sie Urlaub nehmen möchten. Wenn sie keine Urlaubsgründe nennen müssen, können sie die Formulare schneller ausfüllen.

Darüber hinaus vermeidest du dadurch, deine Mitarbeiter eventuell zu demotivieren, den verdienten Urlaub zu nehmen.

Wie kannst du die Urlaubsantrag-Vorlage ohne Urlaubsgrund verwenden?

Du solltest ein Format wählen und es weiter herunterladen (Excel- , Word- und PDF-Format) oder es in deinem eigenen Dokument kopieren (Docs- und Sheets-Format).

Das Docs- und Sheets-Format muss kopiert werden. Sobald du auf den Link zum bevorzugten Format klickst, wirst du gefragt, ob du die Vorlage kopieren möchtest. Klicke auf Make a copy (Kopie erstellen), um die Vorlage zu kopieren.

Fülle dann den Unternehmensnamen aus und teile das Formular mit deinen Mitarbeitern.

Die Vorlage sieht ähnlich wie die einfache Urlaubsantrag-Vorlage aus. Sie enthält die Unternehmens- und Mitarbeiternamen sowie das Start- und Enddatum und die Gesamtanzahl der beantragten Tage. Jedoch hat sie kein Feld für einen Urlaubsgrund.

Deine Mitarbeiter sollten die fehlenden Informationen im Abschnitt “Arbeitnehmer” ausfüllen. Dann sollte ein Manager in seinem Abschnitt das gleiche tun und bei Bedarf Bemerkungen notieren und den Antrag schließlich unterschreiben.

Im Sheets- und Excel-Format wird die Anzahl der Arbeitstage, für die ein Mitarbeiter einen Antrag gestellt hat, automatisch berechnet. Um Urlaubstage im Sheets-Format einzugeben, solltest du den Kalender öffnen, indem du auf die leeren Felder neben den Feldern mit Start- und Enddatum doppelklickst.

Vorlage #4: Urlaubsantrag-Vorlage mit Tabelle

Wenn du relevante Informationen über einen Urlaubsantrag in einem Formular nicht suchen möchtest und alle Informationen in einer Tabelle haben möchtest, solltest du dich dann für unsere Urlaubsantrag-Vorlage mit Tabelle entscheiden.

In der Tabelle können deine Mitarbeiter:

• Die Urlaubsart finden, für die sie einen Antrag stellen,
• Das Startdatum für den Urlaub hinzufügen, and
• Das Enddatum des Urlaubs eingeben.

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Warum solltest du die Urlaubsantrag-Vorlage mit Tabelle verwenden?

Die Vorlage enthält relevante Informationen über die beantragte Urlaubsart und die beantragten Daten an einem Ort. Dies vereinfacht die Suche nach den wichtigsten Daten und Urlaubsarten im Antragsformular.

Dazu ermöglicht dieses Formular Mitarbeitern, Daten neben verschiedenen Urlaubsarten hinzuzufügen, falls sie unterschiedliche Urlaubsarten kombinieren möchten.

Wie kannst du die Urlaubsantrag-Vorlage ohne Urlaubsgrund verwenden?

Wie andere Formulare gibt es auch dieses Formular in fünf verschiedenen Formaten. Drei von diesen Formaten können heruntergeladen werden (Word, Excel, PDF), während zwei von ihnen kopiert werden müssen (Docs, Sheets).

Wenn du das Docs- oder Spreadsheets-Format verwenden möchtest, solltest du auf den Download-Link klicken. Du wirst dann gefragt, ob du eine Kopie der Vorlage erstellen möchtest. Indem du auf die Option “Kopie erstellen” klickst, wird die ganze Vorlage in die Zwischenablage kopiert.

Nachdem du das gewünschte Formular heruntergeladen/kopiert hast, solltest du den Unternehmensnamen eingeben, bevor du das Formular deinen Mitarbeitern zur Verfügung stellst. Sie können es dann ausfüllen, wenn sie einen Urlaubsantrag stellen möchten.

In der Tabelle sollten Mitarbeiter zuerst die Urlaubsart markieren, für die sie einen Antrag stellen möchten. Danach sollten sie ein Startdatum (Von) und ein Enddatum (Bis ) in der Spalte neben der Urlaubsart eingeben.

Sobald die Mitarbeiter ihre Anträge einreichen, sollten die Vorgesetzten ihren Abschnitt ausfüllen.

Vorlage #5: Freizeitausgleich-Formular mit Stunden

Das Freizeitausgleich-Formular mit Stunden ist der einfachen Urlaubsantrag-Vorlage ähnlich. Aber statt Tagen geben deine Mitarbeiter die Anzahl der Stunden ein, für die sie einen Antrag stellen möchten.

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Warum solltest du das Freizeitausgleich-Formular mit Stunden verwenden?

Das Formular ist für Arbeitgeber geeignet, die den Überstundenabbau durch Freizeitausgleich (Abbummeln) vorgeschrieben haben. 

Auf diese Weise müssen Arbeitnehmer nicht den ganzen Tag frei nehmen, sondern nur ein paar Stunden.

Wie kannst du das Freizeitausgleich-Formular mit Stunden verwenden?

Das Formular steht dir in fünf verschiedenen Formaten zur Verfügung: Docs, Sheets, Word, Excel und PDF. Das Word- , Excel- und PDF-Format kann heruntergeladen werden. 

Das Docs- und Sheets-Format muss kopiert werden. Wenn du auf dieses Format klickst, wird ein Fenster angezeigt, in dem du aufgefordert wirst, eine Kopie zu erstellen. Wenn du auf die Option Make a copy (Kopie erstellen) klickst, wird das gesamte Formular in die Zwischenablage kopiert. 

Sobald du das bevorzugte Format ausgewählt hast, solltest du den Unternehmensnamen eingeben. Danach kannst du das Formular mit deinen Mitarbeitern teilen, damit sie einen Antrag auf arbeitsfreie Zeit stellen können. 

In diesem Formular können Mitarbeiter einen Tag wählen, an dem sie den Antrag stellen möchten. Unter dem beantragten Tag können die Mitarbeiter die Anzahl der Stunden eingeben, die sie frei nehmen möchten.

Nachdem die Mitarbeiter ihren Antrag eingereicht haben, können Vorgesetzte ihren Abschnitt ausfüllen und den Antrag genehmigen oder ablehnen.

Was sollte ein Urlaubsantrag-Formular beinhalten?

Ein Urlaubsantrag oder jede Art von Formular, in dem arbeitsfreie Zeit beantragt wird, sollte alle Informationen umfassen, die sowohl für Arbeitnehmer als auch für die zuständige Person (Arbeitgeber, Manager, Vorgesetzte, HR) relevant sind. Diese Informationen sind:

• Unternehmensname,
• Mitarbeitername,
• Abteilung und Arbeitsstelle,
• Zeitraum für den Urlaub,
• Anzahl der beantragten Tage,
• Urlaubsart,
• Aussage zur Genehmigung/Ablehnung des Antrags,
• Datum der Einreichung, und
• Unterschriften von Arbeitnehmern und Personen, die den Antrag genehmigt oder abgelehnt haben.

Ein gut geschriebenes Antragsformular enthält auch Abschnitte für Bemerkungen von Arbeitnehmern sowie von Vorgesetzten. In diesem Abschnitt können Arbeitnehmer weitere Informationen über ihren Urlaub geben sowie über mögliche Maßnahmen, die sie zur Erledigung der Arbeit während ihrer Abwesenheit organisiert haben. 

Der Abschnitt für Vorgesetzte ermöglicht ihnen, Kommentare über den Urlaub zu notieren oder eine Erklärung zu geben, warum der Antrag abgelehnt wurde. 

Für einige Arten von Sonderurlaub, wie Arztbesuch oder Operation, müssen Arbeitnehmer Dokumente bereitstellen, die den Grund für den Antrag rechtfertigen. 

Tipps für die Erstellung des Urlaubsantragsprozesses

Wenn es um Urlaubstage geht, ist das Erstellen von Urlaubsanträgen nicht die einzige wichtige Sache. Um sicherzustellen, dass der Urlaubsantragsprozess ohne Schwierigkeiten verstanden wird, solltest du folgende Tipps beachten. 

Tipp #1: Eine Methode des Urlaubsantrags wählen

Um Urlaubsanträge organisiert zu halten, solltest du eine Methode auswählen. Diese Methode kann Folgendes umfassen:

• Urlaubsantrag per E-Mail einreichen,
• Urlaubsantrag persönlich stellen oder
• Urlaubsantrag über eine Software stellen. 

Ungeachtet der oben erwähnten Weisen, einen Urlaubsantrag zu stellen, solltest du um einen schriftlichen Urlaubsantrag immer bitten, um Missverständnisse zu vermeiden. 

Tipp #2: Mitarbeiter über den Urlaubsantragsprozess informieren

Deine Mitarbeiter sollten über die Urlaubsrichtlinie im Unternehmen sowie über den Urlaubsantragsprozess informiert werden. 

Auf diese Weise stellst du sicher, dass du sie wegen zu verwirrend dargestellten Urlaubstagen nicht demotivierst, einen Urlaub zu nehmen. Darüber hinaus verschwendest du dadurch keine Zeit, falsch eingereichte Antragsformulare neu zu ordnen und zu bearbeiten.

Tipp #3: Urlaubstage deiner Mitarbeiter richtig dokumentieren

Du solltest die genehmigten Urlaubsanträge speichern, egal, ob sie digital oder schriftlich eingereicht wurden. Dies ermöglicht dir einen Überblick über die Arbeit und Urlaubstage jedes Mitarbeiters und ermöglicht Managern, Arbeit nach der Mitarbeiterverfügbarkeit zu planen. 

Du kannst die genehmigten Urlaubstage zum Kalender deines Unternehmens hinzufügen oder gedruckte Kopien der Antragsformulare in einem Ordner aufbewahren. 

Wie kannst du deinen Urlaubsantrag stellen?

Die genauen Schritte bei der Urlaubsantragsstellung hängen von der Unternehmensrichtlinie und dem vom Unternehmen genehmigten Urlaubsantragsprozess.

Generell gesagt kann der Prozess folgende Schritten umfassen:

1. Frage an deinem Arbeitspaltz nach Informationen über die Urlaubsrichtlinie und den Urlaubsantragsprozess.
2. Wähle die Daten, für die du den Antrag stellen möchtest
3. Überprüfe die verfügbaren Daten mit deinen Vorgesetzten,
4. Reiche den offiziellen Urlaubsantrag ein,
5. Falls dein Antrag mündlich genehmigt wurde, bitte um eine schriftliche Genehmigung, 
6. Organisiere alle erforderlichen Maßnahmen für die Arbeit, die während deiner Abwesenheit erledigt werden muss,
7. Erinnere den Vorgesetzten/die Vorgesetzte und dein Team daran, dass du einen Urlaub nimmst, und

• Entspanne dich im Urlaub!

Extra-Tipp: Motiviere deine Mitarbeiter, sich mit ihren Kollegen zu beraten, wenn sie Daten für den Urlaub wählen. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und stellt sicher, dass der Urlaub anderen keine Umstände macht.

Urlaubsanträge mit Clockify beschleunigen

Mit Urlaubsantrags-Formularen vereinfachst du den Urlaubsantragsprozess. Wenn du diesen Prozess weiter beschleunigen möchtest, solltest du ein Tool ausprobieren, das Mitarbeitern ermöglicht, Urlaubsanträge einzureichen und das Vorgesetzten ermöglicht, arbeitsfreie Zeit ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren.  

Ein Tool, wie Clockify, erledigt die ganze Arbeit für dich! Neben der Arbeitszeiterfassung bietet Clockify auch die Funktion zur Urlaubserfassung, die dir ermöglicht, eine Urlaubsrichtlinie für dein Unternehmen schnell zu erstellen.

Darüber hinaus kannst du:

• Mitarbeitern ermöglichen, einen Urlaubsantrag zu stellen
• Einen Urlaubsantrag schnell genehmigen oder ablehnen, und
• Einen Überblick über genehmigte Urlaubstage jedes Mitarbeiters haben.

Deine Mitarbeiter können einen Urlaubsantrag schnell stellen, die gewünschte Urlaubsart wählen und überprüfen, wie viele verfügbare Urlaubstage sie noch haben. 

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