Cómo pagar impuestos como un contratista independiente

En esa guía cubriremos:

• Quién es un contratista independiente
• Cómo gestionar tus impuestos como un contratista independiente
• Qué puedes hacer para reducir tu deuda fiscal
• Cómo puedes presupuestar los impuestos

¿Quién es un contratista independiente?

Un contratista independiente es un individuo autónomo contratado por una entidad de terceros para proporcionar bienes o servicios. En otras palabras, un contratista independiente realiza trabajo para terceros como no empleado.

Los contratistas independientes también se denominan como freelancers o “trabajadores 1099”. El segundo término proviene del nombre de un formulario que los pagadores usan para informar sobre la compensación pagada a los contratistas (lo que explicamos en más detalles a continuación).

A veces, también se les conocen como “empleados 1099”, lo que es un nombre inapropiado ya que no trabajan bajo un empleador.

Según el IRS, eres un contratista independiente si tu pagador tiene control sobre los resultados de tu trabajo, y tú mantienes el control de lo que haces y cómo lo haces.

Por otra parte, no eres un contratista independiente si tu pagador (en este caso, tu empleador directo) tiene el derecho de controlar cómo haces tu trabajo, incluso si generalmente se te brinda libertad de acción.

Cómo gestionar tus impuestos como un contratista independiente

Como un contratista independiente eres autónomo. Por lo tanto, estás a cargo de informar tus ganancias y gestionar tus obligaciones de impuestos, y que no hay ningún empleador que retenga impuestos de tus ingresos.

Por lo tanto, ¿cuánto deberías reservar para impuestos como contratista independiente?

La cantidad exacta que los freelancers deberían pagar en impuestos varía de caso a caso. Sin embargo, por lo general se les recomienda reservar entre 25% y 30% de sus ingresos anuales imponibles para pagar todos los impuestos anuales.

La declaración de impuestos para los contratistas independientes puede parecer difícil para los principiantes, pero no tiene que ser. Necesitas tomar los siguientes pasos:

1. Declarar ingresos
2. Calcular el impuesto de autónomo
3. Reclamar deducciones
4. Realizar pagos de impuestos trimestrales

Aquí, explicamos cada paso en más detalles.

Paso 1: Declarar ingresos

Como un freelancer, el IRS te ve como un individuo autónomo, y estás sujeto a diferentes reglas de impuestos que empleados.

En otras palabras, con el propósito de pagar impuestos, eres el negocio de una persona. Además, si tus ingresos netos exceden $400, debes declararlos.

Tus ingresos netos equivalen a tu ingreso total menos cualquier deducciones (hablaremos más sobre esto más adelante).

Cualquier que gana cualquier ingreso sujeto a impuestos durante un año, independientemente si es un empleador o un autónomo, declara sus ingresos individuales a través de una plantilla principal de impuestos — Formulario 1040. El formulario se presenta al final del año.

Sin embargo, como un contratista independiente, también necesitas presentar Anexo C, una adición al Formulario 1040, detallando tanto las ganancias y pérdidas totales como los gastos deducibles.

Paso 2: Pagar impuestos sobre el trabajo de cuenta propia

Otro formulario que necesitas presentar con el IRS es Anexo SE, es decir, el formulario de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Dado que no tienes un empleador que pueda retener el dinero de tu nómina para los impuestos a la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (FICA, por sus siglas en inglés), necesitas hacerlo tú mismo.

Eres sujeto al impuesto de trabajo por cuenta propia si tus ganancias netas para el año equivalen o exceden $400.

Estos impuestos incluyen tus contribuciones al Seguro Social y Medicare. Los empleados regulares normalmente pagan la mitad de la cantidad para la FICA, y su empleador proporciona la otra mitad.

Sin embargo, como contratista independiente, tu pagas la cantidad entera mediante el Anexo SE.

El impuesto de trabajo por cuenta propia es probablemente el tipo de impuesto para los autónomos más temido, dado que puede resultar bastante caro. En el momento de escribir esto (julio de 2022), la tasa de impuesto de trabajo por cuenta propia equivale al 15,3% (el 12,4% para el Seguro Social y el 2,9% para Medicare) del 92,35% de tus ganancias netas.

Ten cuidado que incluso podrías ser sujeto al Impuesto adicional al Medicare del 0,9% si tus ingresos exceden la cantidad umbral prescrita por el IRS. El umbral depende de tu estado civil:

• Para los casados presentando una declaración conjunta, asciende a $250 000.
• Para los casados presentando una declaración por separado, asciende a $125 000.
• Para los demás, el umbral es $200 000.

Presentas el Anexo SE al final del año, junto con tu declaración de impuestos individual (Formulario 1040).

Calculadora de impuestos de trabajo por cuenta propia

La forma más sencilla de evaluar tu obligación tributaria SE es usar nuestra calculadora de impuesto de trabajo por cuenta propia.

Simplemente ingresa tus ganancias netas en USD (ej. 100 000), y la calculadora te proporcionará con la tasa de impuestos adecuada basada en el 92,35% de la cantidad que ingresaste, así que no necesitas precalcular la base imponible, la calculadora lo hará para ti.

También necesitas elegir tu estado civil desde el menú desplegable (ej. casado/a, presentando junto). De esa manera, la calculadora puede determinar si el impuesto adicional al Medicare se aplica, basado en el criterio de arriba, y tomarlo en consideración.

Una vez que ingresas tus ganancias y estado civil, la calculadora te dirá:

• Tu impuesto SE total,
• La porción de Medicare de la cantidad, y
• La porción de Seguro Social del impuesto.

Paso 3: Reclamar deducciones fiscales

También hay ventajas de pagar impuestos como un contratista independiente: amplias deducciones empresariales.

Tu informas estas deducciones a través del Anexo C, junto con tus ingresos.

Una de las deducciones más importante que puedes reclamar es la deducción de impuestos de trabajo por cuenta propia, lo que te permite cancelar la mitad de tus impuestos SE (es decir, la porción equivalente al empleador).

Los contribuyentes autónomos pueden cancelar una variedad de gastos empresariales, incluyendo:

• Kilometraje de gasolina y coche
• Seguro empresarial
• Gastos de oficina en casa
• Factura de internet y telefono
• Publicidad
• Alquiler o arrendamiento
• Compra de equipo
• Gastos de educación
• Hipoteca del espacio de oficina en casa

Todas estas deducciones vienen de una guía especial (y a veces, limitaciones) sobre cómo justificarlo. Hablaremos sobre algunos de ellos más adelante.

Por ahora, aquí está un ejemplo rápido que ilustra cómo funcionan las deducciones para contratistas independientes.

Ejemplo de deducciones de impuestos de contratistas independientes: peluquero de perros

Para demostrar cómo funcionan las deducciones, veamos un ejemplo de un peluquero de perros autónomo.

Un peluquero de perros puede exigir una licencia, y pueden deducir cualquier honorarios por obtenerla como gastos de educación.

Puede trabajar desde una “oficina en casa” y reclamar una deducción de oficina de casa por pie cuadrado.

El trabajo de peluquero de perro también le exige comprar equipo, como diferentes cepillos, maquinillas, tijeras, champú y una mesa de peluquería. Todos estos gastos se pueden cancelar.

Digamos que el peluquero también hace “trabajo de campo”, visitar perros en la ubicación de los dueños, lo que significa que también puede deducir cualquier gastos de viaje.

Paso 4: Realizar pagos de impuestos trimestrales

Si se espera que debas $1000 o más en impuestos para el año, debes realizar pagos de impuestos trimestrales.

Estos pagos de impuestos trimestrales se estiman, es decir, necesitas calcular cuánto deberás, ya sea basado en flujo de los ingresos actual o en tus obligaciones tributarias del año anterior.

Para calcular la cantidad trimestral que debes pagar, puedes usar la plantilla de impuestos estimados: Formulario 1040-ES.

Las cuatro pagos de impuestos vencen en los siguientes meses:

• Abril
• Junio
• Septiembre
• Enero del año siguiente

Por supuesto, no sabrás la cantidad exacta que vences hasta que presentes la declaración de impuestos personal al final del año, así que ten cuidado con tus estimaciones.

Si no realizas el pago trimestral o subestimas la cantidad, puedes enfrentar sanciones.

NOTA: Lo anteriormente mencionado son tus obligaciones fiscales, pero asegúrate de no descuidar también tus impuestos estatales.

¿Qué pasa con el formulario 1099 de contratista independiente?

Como un contratista independiente, no completas el Formulario 1099, lo recibes de tus clientes.

En otras palabras, los propietarios de empresas necesitan informar los pagos a no empleados a través del Formulario 1099-NEC si el pago ascendió a $600 o más por el año fiscal.

Así que, si recibiste $600 o más de un cliente durante el año, están obligados a presentar el Formulario 1099-NEC al IRS y también proporcionarte con una copia.

Puedes usar la información en el formulario para informar tus ingresos y calcular los impuestos.

Si el pagador no te manda el Formulario 1099-NES, asegúrate de recordarle al tiempo.

Sin embargo, ten en cuenta de que si un cliente te pagó más de $600 durante el año y no te haya mandado un 1099, no estás en peligro. El Formulario 1099 es su obligación fiscal, y él es el que enfrentará sanciones por no informar la compensación de no empleado.

NOTA: Incluso cuando un cliente no tiene que informar los pagos anuales (si son menores de $600), todavía necesitas informar todos tus ingresos, incluso si no recibiste un 1099 por ello. De la misma manera, si te corresponde un 1099 (para los pagos de $600 y más) y no lo recibes, todavía necesitas informar los pagos al IRS.

Un vistazo rápido a los formularios de impuestos que un contratista independiente debería saber

Si aún estás empezando como contratista independiente, todos los formularios pueden parecer un poco aterradores.

Por lo tanto, aquí está un desglose de los formularios de impuestos más importantes que deberías saber.

Cómo evitar pagar los impuestos como un contratista independiente (legalmente)

Nada es seguro excepto muerte e impuestos, así que realmente no puedes evitar pagarlo, esto sería evasión fiscal que te podría generar una multa considerable e incluso llevarte a la cárcel.

Sin embargo, hay maneras de reducir significativamente tu responsabilidad fiscal, principalmente a través de los siguientes métodos:

1. Aprovechar las deducciones
2. Seguir los gastos empresariales meticulosamente
3. Saber cuándo cambiar a la estructura empresarial

Consejo 1: Aprovecha las deducciones fiscales para autónomos

Como hemos mencionado, los individuos trabajando por cuenta propia pueden aprovechar de muchas deducciones y disminuir drásticamente sus facturas de impuestos. Incluso, muchos freelancers pierden buenas oportunidades de condonaciones.

Ya hemos mencionado una de las más grandes deducciones, es decir, la deducción para el impuesto de trabajo por cuenta propia, así como las deducciones relacionadas con los gastos empresariales. Sin embargo, hay otros que deberías saber.

Mencionaremos algunos de los más importantes que quizás te hayas perdido.

La deducción de Ingresos de Negocios Calificados (QBI)

Una de las exenciones fiscales más recientes que los contratistas independientes pueden reclamar es la Deducción de Ingresos de Negocios Calificados (QBI).

Esta condonación es una que no quieres perder, puesto que puede quitar hasta el 20% de tus ingresos fiscales.

Para calificarte para este tipo de deducción, tus ingresos totales fiscales, no solo tus ingresos empresariales, deberían exceder:

• $170 050 para contribuyentes solteros, y
• $340 100 para contribuyentes conjuntos.

Incluso si tus ingresos superan estos números, aún puedes calificar, pero probablemente no tendrás derecho al 20% completo.

Las deducciones de primas de salud médico

Como un trabajador autónomo, necesitas comprar tus propias primas de salud médico. Sin embargo, la buena noticia es que puedes reclamar una deducción para seguro médico, dental, y cuidado a largo plazo.

También puedes deducir la cobertura médica que pagaste para tu cónyuge o otros dependientes.

La deducción de oficina de casa

Es probable que trabajes desde casa, así que es bueno saber que puedes deducir costes relacionados con este espacio de tus impuestos.

Ten en cuenta que el espacio se necesita usar exclusivamente para trabajo, y no debe tener más de 300 pies cuadrados.

La deducción anual puede resultar complicada para calcular, pero puedes optar por una opción simplificada, lo que te permite cancelar $5 por pie cuadrado.

Por ejemplo, si trabajas desde una oficina en casa de 15 por 10 pies, el tamaño total es 150 pies cuadrados. Si multiplicas los pies cuadrados por $5 puedes deducir por pie cuadrado: recibes $750 en deducciones anuales de oficina de casa.

La deducción del plan de jubilación

No sólo es aconsejable ahorrar para la vejez contribuyendo a un plan de jubilación, sino que también te permite diferir impuestos sobre la cantidad que aportas hasta que retiras el dinero para tu jubilación.

Puedes obtener este aplazamiento contribuyendo a la variedad de diferentes planes, incluyendo:

• Solo 401 (k)s
• SEP-IRA-s
• SIMPLE IRAs

La cantidad de aplazamiento depende del plan que eliges, pero puedes echar un vistazo a la guía del IRS para más detalles.

Consejo 2: Realiza un seguimiento de tus gastos empresariales

Aparte de algunas deducciones fiscales mayores que ya hemos mencionado, puedes deducir una variedad de gastos empresariales más pequeños, que se pueden acumular rápidamente.

Es por eso es esencial mantener registros meticulosos de todos tus gastos empresariales, junto con facturas, para que puedas sumarlos cuando llegue la temporada de impuestos.

Estos pueden ser cualquier cosa desde internet y teléfono, hasta la comida de días laborales.

Consejo 3: Considera cambiar tu estructura del negocio

Si has estado en el juego por un tiempo y obtienes un ingreso sólido (ej. más de $80 000 al año), puedes considerar convirtiéndote en una corporación S.

Una corporación S es una designación fiscal para una organización empresarial formal que puede reducir tu obligación tributaria.

Como una corporación S con un empleado (es decir tú), puedes asignarte a ti mismo un salario y pagar tus impuestos FICA sólo para este salario, en vez de todos los ingresos del negocio.

Por ejemplo, si tus ingresos empresariales equivalen a $120 000 y tu salario es $90 000, no pagas impuestos por los $30 000 restantes.

Sin embargo, ten en cuenta que convertirse en una corporación S puede ser un proceso complicado (lo que te puede costar mucho dinero). Por lo tanto, no es aconsejable a menos que seas un negocio unipersonal establecido con un flujo de ingresos constante.

NOTA:Si estás pensando en hacer la transición a la corporación S, pagar tu mismo un salario de $10, y engañar el sistema: no funcionará. El IRS ha pensado en la laguna jurídica, y te exige pagarte a ti mismo un salario razonable por el tipo de trabajo que haces. Esto significa que al final ellos deciden sobre cuál puede ser este salario, y no te permitirán hacerlo demasiado bajo.

Cómo presupuestar los impuestos como un contratista independiente

Ahora sabes dos cosas esenciales que te ayudarán a presupuestar tus impuestos:

1. Necesitas pagar impuestos en 4 incrementos anuales
2. Tus impuestos consumirá entre 25% y 30% de tus ingresos anuales

Entonces, esto es lo que debes hacer para prepararte para la temporada de impuestos.

Paso 1: Configura cuentas bancarias dedicadas

La mejor manera de mantenerte al tanto de tus ingresos y gastos es tener al menos 3 cuentas bancarias separadas:

1. Una cuenta personal
2. Una cuenta empresarial
3. Una cuenta de ahorros

Con la primera y segunda, puedes separar fácilmente los gastos personales y empresariales. Esto también te ayudará con el mantenimiento de registros

La cuenta de ahorros puede ser útil para asignar fondos para impuestos por adelantado, en vez de esperar por la temporada de impuestos.

Paso 2: Compara el flujo de tus ingresos empresariales con las del año anterior

Si has estado en el negocio por un tiempo, será más fácil calcular tus impuestos. Esto es especialmente cierto si tu flujo de ingresos es bastante seguro, puesto que puedes hacer estimaciones correctas según tus obligaciones fiscales desde el año anterior.

Si has ampliado tu negocio, tu información fiscal desde el año anterior aún te puede ayudar a estimar tus impuestos para el año actual, dado que tendrás un punto de referencia el que empezar.

Paso 3: Considera ahorrar en la marcha

Si tu flujo de ingresos es inconsistente, puede que sea mejor para ti ahorrar sobre la marcha: aquí es donde una cuenta de ahorros puede resultar útil.

En vez de esperar para que tus ganancias se acumulen, reserva un porcentaje de cada pago que recibes y ponlo en tu cuenta de ahorros. Es mejor optar por entre 25% y 30%, si es posible.

De esta manera también te asegurarás ahorrar para los impuestos antes de empezar pagando las facturas y potencialmente quedarte sin fondos.

Paso 4: Establece un sistema para seguir tus ingresos

La mejor manera de asegurarte que siempre estás preparado para la temporada de impuestos es tener un sistema para seguir el flujo de ingresos.

Como un contratista independiente puedes considerar usar un sistema de control de tiempo de freelance, como Clockify.

Clockify es excelente para estos propósitos, ya que te permite contabilizar todas tus horas trabajadas con el mínimo esfuerzo.

Con Clockify puedes:

• Seguir el tiempo que has gastado en cada tarea del cliente usando el temporizador
• Establecer tarifas por hora para cada tarea
• Hacer que la aplicación calcula automáticamente tus horas facturables
• Obtener informes
• Crear facturas

Sigue tu tiempo de trabajo

Puesto que no tienes un empleador que realiza un seguimiento de cuánto trabajas, es mejor hacerlo tú mismo y tener un registro de cuántas horas has gastado en cada proyecto y cliente.

En la aplicación de reloj de fichar, de Clockify, puedes seguir el tiempo fácilmente iniciando el temporizador cuando empiezas a trabajar en una tarea.

Si quieres tomar un descanso, simplemente pausa el temporizador y resume cuando continúas trabajando.

Si no quieres seguir actividades en tiempo real, puedes entrarlas manualmente usando la vista de planilla de horarios de Clockify.

Calcula las horas facturables

Los freelancers tienden a trabajar menos de 30 horas por semana, pero la verdad es que no todo el tiempo se gasta en actividades facturables..

Clockify te ayuda a seguir las actividades facturables vs. no facturables de siguiente manera:

• Crea una entrada de tiempo para la tarea facturable
• Establece las tarifas por hora para la tarea
• Sigue el tiempo gastado en la tarea iniciando el temporizador cada vez que trabajes en la tarea
• Permite que Clockify calcule automáticamente tu tiempo facturable

En el vídeo de abajo ve cómo puedes seguir horas facturables fácilmente con Clockify.

Genera informes

Si sigues tus horas facturables, también puedes generar informes lo que te puede informar sobre cuánto tiempo has gastado en cada tarea o proyecto y cuánto dinero has gastado en el proceso.

De esta manera, siempre estarás al tanto de tus ganancias, lo que te ayudará hacer mejores estimaciones de impuestos.

Crea facturas

Clockify es también una aplicación de facturación y te permite generar facturas automáticamente según tus horas facturables, que luego puedes enviar a tus clientes.

El uso de la función de facturación garantizará que tendrás todos los registros de tus ganancias organizados, lo que facilitará mucho la presentación de impuestos.

En resumen, no hay necesidad de preocuparse por la colección de papeles manualmente cuando puedes usar la aplicación para esto.

En conclusión: Los impuestos no tienen porque causar miedo

Aunque la presentación de impuestos como un contratista independiente puede parecer intimidante al principio, todo lo que necesitas hacer es tomar paso a paso.

Simplemente sigue las instrucciones que hemos descrito en esta guía, y estarás al tanto de tus obligaciones durante el año.

Además, no olvides aprovechar todas las deducciones para los autónomos, ya que ellas pueden disminuir significativamente tu factura de impuestos.

Sigue tus ganancias y gastos, y asegúrate de reservar entre 25 y 30% de tus ingresos para impuestos.

Lo más importante, no olvides de usar el software de control de tiempo, ya que hará que todo el proceso sea más eficiente y manejable.

Cómo emitir el Formulario 1099

Presentar el Formulario 1099-NEC es bastante sencillo.

Simplemente sigue estos pasos::

• Recopila toda la información requerida sobre el contratista: a través del Formulario W-9 (Ve paso 1).
• Completa la Copia A y Copia B del Formulario 1099-NEC: la primera es para el IRS y la segunda es para el contratista.
• Envía la Copia A al IRS: puedes hacerlo a través del correo o electrónicamente, a través del sistema delIRS FIRE (Filing Information Returns Electronically).
• Envía la Copia B al contratista independiente : puedes hacerlo a través del correo o correo electrónico (para el segundo, necesitas obtener el consentimiento del contratista).
• Envía una copia al departamento de impuestos estatal, si es necesario: hay también una Copia 1 del documento que puedes enviar a tu estado, si se exige.

Presenta Formulario 1096: si eliges presentar 1099-nec a través el correo, también necesitarás enviar el Formulario 1096 a IRS, lo que se usa para el seguimiento de todas las copias físicas de los formularios 1099 que has presentado para el año.