Modèles de factures gratuits pour les freelances
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Modèles de factures gratuits
Vous pouvez donc facilement créer une facture simple et à usages multiples pour fournir à vos clients des devis à l'avance, leur facturer des biens, des services et des heures facturables, diviser le processus de facturation de votre projet en plusieurs paiements ou envoyer des rappels aux payeurs qui tardent à s'acquitter de leurs obligations.
Mais vous pouvez aussi télécharger notre modèle de facture universelle prêt à l'emploi, qui constitue une alternative plus rapide.
De plus, en apportant quelques modifications au modèle de facture original, vous pouvez également proposer des remboursements et des remises, augmenter le montant initial facturé au client ou fournir les données nécessaires aux ventes internationales. Voici les modèles prêts à l'emploi que vous pouvez utiliser à ces fins.
Facture à usages multiples Facture de crédit Facture de débit Facture mixte Facture commerciale
1 • MODÈLES DE FACTURES GRATUITS
Modèle de facture à usages multiples (Standard, Feuille de temps, Pro forma, Intermédiaire, Récurrente, Impayé)
De quoi s'agit-il ?
Au lieu de créer un modèle de facture à partir de zéro, vous pouvez simplement utiliser notre modèle de facture à usages multiples prêt à l'emploi, créé à l'aide de la méthode décrite ci-dessus.
Idéal pour quoi et pour qui ?
Ce modèle de facture est idéal pour les factures standard, les feuilles de temps, les factures proforma, les factures intermédiaires, les factures récurrentes ou les factures impayés.
Télécharger : Google Sheet • Google Docs
2 • MODÈLES DE FACTURES GRATUITS
Modèle de facture de crédit
De quoi s'agit-il ?
Une entreprise freelance émet une facture de crédit (également connue sous le nom de note de crédit) afin de rembourser une certaine somme d'argent à un client. Une telle facture aura toujours un total négatif (par exemple, pour un total de 100 $ à rembourser, le total de la facture de crédit indiquera -100 $).
Idéal pour quoi et pour qui ?
Ce modèle de facture est idéal pour toute freelance qui doit rembourser un produit (ou, plus rarement, un service déjà fourni). Vous pouvez également utiliser ce modèle pour accorder une remise tardive à un client (par exemple, dans le cas de marchandises légèrement endommagées pendant le transport), ou pour corriger une erreur de facturation antérieure (par exemple, un sous-total ou un total mal calculé).
Télécharger : Google Sheets • Google Docs
3 • MODÈLES DE FACTURES GRATUITS
Modèle de facture de débit
De quoi s'agit-il ?
Une entreprise freelance émet une facture de débit (également appelée note de débit) afin d'augmenter le montant initialement estimé ou facturé au client.
Idéal pour quoi et pour qui ?
Ce modèle de facture est idéal si vous avez déjà envoyé au client le temps et le montant estimés pour le travail prévu, mais que vous avez constaté que vous avez finalement travaillé plus que ce que vous aviez estimé au départ, et que vous souhaitez donc augmenter le montant total. Vous pouvez également envoyer une facture de débit si le client a bénéficié d'une remise pour paiement anticipé mais n'a pas effectué ce paiement anticipé et que vous devez retirer la remise du montant initial payé. Contrairement aux factures de crédit, les factures de débit sont toujours positives et s'ajoutent au montant initialement estimé (par exemple, pour une augmentation totale de 100 $, le montant total de la facture de débit s'élèvera à 100 $).
Télécharger : Google Sheets • Google Docs
4 • MODÈLES DE FACTURES GRATUITS
Modèle de facture mixte
De quoi s'agit-il ?
Une entreprise freelance émet une facture mixte afin de combiner les informations provenant de ses factures de crédit et de débit.
Idéal pour quoi et pour qui ?
Ce modèle de facture est idéal si vous souhaitez combiner les informations de vos factures de débit et de crédit, et regrouper le tout en une seule facture pour le client. Cela peut se produire si vous travaillez sur plusieurs projets pour un client et que vous souhaitez accorder une remise pour un projet, mais augmenter le montant initial (p. ex. en raison d'estimations initiales imprécises) pour un autre projet.
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5 • MODÈLES DE FACTURES GRATUITS
Modèle de facture commerciale
De quoi s'agit-il ?
Une entreprise freelance qui doit divulguer des détails permettant à un colis envoyé à un client de passer les droits de douane, enverra une facture commerciale. Ces factures peuvent contenir des informations comme :
- Le nombre d'unités expédiées
- Le poids ou le volume des unités
- La description détaillée des unités
- La valeur totale de l'envoi
- La description du format d'emballage
Idéal pour quoi et pour qui ?
Ce modèle de facture est idéal pour les entreprises qui opèrent à l'échelle internationale et qui doivent expédier des marchandises au-delà des frontières.
Télécharger : Google Sheets • Google Docs
Ressources en matière de facturation
Après avoir travaillé dur sur un projet freelance pour un client, il est temps de facturer votre travail. Voici comment vous pouvez accélérer le processus de création de factures et le rendre plus facile, grâce à notre guide étape par étape sur la façon de créer des modèles de factures à partir de zéro, nos modèles de factures gratuits, et les options de facturation en ligne efficaces de Clockify.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document daté qui répertorie et enregistre toutes les transactions entre vous, en tant que professionnel freelance, et vos clients, en tant qu'utilisateurs de vos services et/ou de vos biens.
Du point de vue du freelance, le montant facturé est un compte à recevoir, puisqu'il s'agit du montant que le freelance doit encore recevoir pour son rôle de fournisseur de biens et/ou de services.
Du point de vue du client, le montant facturé est un compte à payer, car il s'agit du montant que le client doit à un fournisseur de biens et/ou de services qui n'a pas encore été payé.
Les factures contiennent généralement les données suivantes :
- L'objet de la facture
- Le détail des biens et/ou des services
- Le logo de votre entreprise freelance (le cas échéant)
- Les conditions de paiement (p. ex. les dates d'échéance, les modalités de paiement anticipé et des explications sur les frais supplémentaires éventuels en cas de retard de paiement)
- La date d'émission de la facture
- Les taux facturables pour le travail effectué ou les biens fournis
- La quantité d'articles fournis
- Les détails de l'expédition
- Le sous-total avant les taxes et les remises
- Le détail des taxes
- Les détails de la remise
- Le montant total dû
Pour qu'un document soit considéré comme une facture, il doit être indiqué au recto qu'il s'agit d'une facture.
Pour faciliter l'archivage et les références ultérieures, chaque facture doit également porter un numéro de facture unique.
Quels sont les types de factures ?
Les types de factures, en termes de présentation, sont les suivants :
- Les factures PDF — vous les imprimez, les remplissez avec un stylo, puis stockez leurs copies dans un espace de stockage physique.
- Les factures créées à l'aide de traitements de texte — vous les remplissez manuellement sur vos appareils, avant de stocker leurs copies dans des dossiers numériques.
- Les factures créées dans des feuilles de calcul — vous les remplissez manuellement sur vos appareils, avant de stocker leurs copies dans des dossiers numériques (elles peuvent comporter des formules intégrées, pour faciliter les calculs).
- Les solutions logicielles avec options de facturation — vous les remplissez en ligne, avant de stocker les données de la facture dans des dossiers électroniques en ligne.
Les types de factures, en termes de données couvertes, sont les suivants :
- Les factures standards — le type de facture le plus courant, qui couvre l'essentiel et convient à la majorité des secteurs d'activité.
- Les factures de temps de travail — conviennent aux professionnels qui facturent à l'heure.
- Les factures pro forma — conviennent à la communication d'un devis avant l'exécution d'un travail.
- Les factures intermédiaires — pour facturer des montants plus faibles au cours d'un projet plus important.
- Les factures récurrentes — conviennent si vous facturez régulièrement des montants fixes pour des ensembles de services.
- Les factures impayées — pour les paiements dont la date d'échéance est dépassée.
- Les factures de crédit — pour les remises et les remboursements tardifs.
- Les factures de débit — conviennent pour une augmentation ultérieure du montant initial que vous avez déjà facturé au client.
- Les factures mixtes — pour facturer plusieurs projets sur une seule facture (dans le cas où ces projets impliquent des remises, des remboursements et des augmentations de montant ultérieures).
- Les factures commerciales — conviennent aux envois internationaux.
Comment facturer vos clients ?
Lorsque vous êtes freelance, vous pouvez aborder la facturation de vos clients de différentes manières :
- Vous pouvez créer vos propres modèles de facture à partir de zéro
- Vous pouvez télécharger des modèles de facture prêts à l'emploi
- Vous pouvez utiliser un logiciel avec des modèles de factures intégrés
Comment créer un modèle de facture dans Excel (ou tout autre tableur) à partir de zéro
Voici les étapes à suivre pour créer facilement un modèle de facture dans Excel ou tout autre tableur similaire, à partir de zéro.
ÉTAPE 1
Précisez comment vous utiliserez le modèle de facture
Afin de déterminer les données exactes que vous souhaitez inclure dans votre modèle de facture, vous devez d'abord décider de l'usage que vous souhaitez en faire.
L'utiliserez-vous comme modèle de facture standard ?
Une entreprise freelance émet une facture standard pour le travail effectué ou les biens fournis et la soumet ensuite au client. Elle indique le nombre de marchandises (ou d'unités de travail) fournies et leur prix individuel, ainsi que le sous-total, les taxes et remises applicables et le montant total dû.
Cette méthode de facturation est une excellente solution pour tous freelance à la recherche d'un moyen simple de facturer ses clients, qu'il s'agisse de vendre des biens ou de facturer des services. Vous pouvez l'utiliser pour facturer un projet ou plusieurs projets sur lesquels vous avez travaillé pour ce client particulier, au cours d'une période donnée.
L'utiliserez-vous comme modèle de facture de temps de travail ?
Une entreprise freelance émet une facture de temps de travail lorsque le travail est facturé sur une base horaire. Elle comprend le nombre d'heures facturables que vous avez passées à travailler et les taux horaires que vous facturez pour votre temps facturable - vos sous-totaux et totaux sont basés sur ces chiffres.
Cette méthode de facturation est une excellente solution pour tous les freelances qui facturent à l'heure (p. ex. les avocats, les psychologues, les ouvriers du bâtiment, les comptables, es agences de création, etc.).
L'utiliserez-vous comme modèle de facture pro forma ?
Une entreprise freelance émet une facture pro forma à un client avant de lui fournir des services, afin de lui fournir des estimations de travail avant de commencer à travailler sur ses projets.
Cette approche de la facturation est une excellente solution si vous souhaitez fournir à vos clients des estimations avant d'effectuer le travail.
L'utiliserez-vous comme modèle de facture intermédiaire ?
Une entreprise freelance peut émettre des factures intermédiaires lorsqu'elle travaille sur un projet important, afin de diviser le paiement total en plusieurs versements plus petits sur une période plus longue.
Cette méthode de facturation est une excellente solution lorsque vous travaillez sur un projet complexe et que vous convenez avec le client de facturer une période spécifique (p. ex. chaque mois séparément), plutôt que de facturer la totalité de la somme à l'achèvement du projet.
L'utiliserez-vous comme modèle de facture récurrente ?
Une entreprise freelance peut utiliser des factures récurrentes lorsqu'elle est en mesure de facturer au client le même montant, par période prédéfinie (p. ex. sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle).
Cette méthode de facturation est une excellente solution lorsque vous fournissez régulièrement des plans/paquets fixes de biens et/ou de services.
L'utiliserez-vous comme modèle de facture impayée ?
Une entreprise freelance émet une facture impayée lorsque le client n'effectue pas le paiement dans le cycle de facturation prescrit (p. ex. dans les 30 jours suivant la date d'émission) ou avant la date d'échéance de paiement indiquée (p. ex. le 14 février).
Cette méthode de facturation est une excellente solution lorsque votre client est en retard de paiement et que vous souhaitez lui demander de vous régler par le biais d'une nouvelle facture.
ÉTAPE 2
Ouvrez votre tableur ou votre programme de traitement de texte
Choisissez un tableur ou un programme de traitement de texte que vous utiliserez pour créer le modèle : Microsoft Excel, Microsoft Word, LibreOffice Calc, LibreOffice Writer, Google Sheet et Google Docs sont tous d'excellentes solutions.
Une fois que vous avez fait votre choix, lancez le programme et commencez à ajouter des espaces pour les différents types d'informations que vous souhaitez inclure dans votre modèle de facture.
ÉTAPE 3
Ajoutez de l'espace pour le titre, l'objet et le logo de l'entreprise
Afin de clarifier tout doute sur ce que représente ce document, vous devez écrire "Facture" en haut de votre modèle.
Vous pouvez également ajouter un objet, afin d'expliquer le contenu de la facture (p. ex. marchandises fournies pour le mois de janvier 2021).
Si votre entreprise indépendante dispose d'un logo officiel, vous pouvez également insérer ce logo.
ÉTAPE 4
Ajoutez les informations relatives à votre entreprise et à vos clients
Sous l'espace réservé au titre, au objet et au logo de l'entreprise, vous devez ajouter les informations relatives à votre entreprise et à vos clients. Vous pouvez ordonner ces deux sections l'une après l'autre (les informations sur le client étant placées sous les informations sur l'entreprise) ou les organiser l'une à côté de l'autre.
Dans cette section, vous indiquerez de qui émane la facture et à qui vous la facturez.
En ce qui concerne les informations de base sur votre entreprise, vous devez inclure :
- Votre nom
- Le nom de votre entreprise freelance (le cas échéant)
- Votre adresse
- Votre numéro de téléphone
- Votre email
- Votre numéro d'entreprise
En ce qui concerne les informations de base sur le client que vous facturez, vous devez inclure :
- Son nom
- Le nom de l'entreprise (le cas échéant)
- Son adresse
- Son numéro de téléphone
- Son email
- Le numéro d'entreprise
ÉTAPE 5
Ajoutez les informations relatives à la facture et aux conditions de paiement
En dessous des informations relatives à votre entreprise et à vos clients, vous devez ajouter un espace pour les informations relatives à la facture et à toutes les conditions de paiement pertinentes. Vous y indiquerez le numéro de la facture (à des fins d'archivage) ainsi que les conditions de paiement et les détails qui s'y rapportent.
Le numéro de facture unique
Tout d'abord, chaque facture doit comporter un numéro de facture unique. Ces numéros de facture vous permettront de suivre plus facilement vos dossiers de factures.
Il existe plusieurs façons de générer des numéros de facture uniques, en utilisant différents types d'identifiants :
- Les numéros ordinaux — une approche simple qui manque encore d'autres niveaux d'organisation tels que l'identification des factures sur la base de divers paramètres.
Exemples : "Facture n° 1", "Facture - 0001", etc. - Vos initiales ou celles de votre client — une excellente solution si vous souhaitez que votre activité de freelance se distingue auprès des clients, ou si vous travaillez avec des clients réguliers, et que vous souhaitez organiser vos factures en fonction des clients.
Exemples : "Facture - KS0001138", "Facture - KS24601", etc. - YLe numéro de votre client — une excellente solution si vous attribuez des numéros à vos clients (p. ex. #221) à des fins d'archivage.
Exemples : "Facture - 221-No.1", "Facture - 221-0001", etc. - La date d'émission et le numéro ordinal de la facture pour cette date — une solution idéale si vous souhaitez que vos dossiers de facturation soient organisés par date (par exemple dans un format JJ/MM/AAAA).
Exemples : "Facture - 3172021-0001", "Facture - 3172021-No.2", etc. - La combinaison des éléments susmentionnés — une excellente solution si vous souhaitez organiser vos dossiers de facturation en fonction de plusieurs paramètres différents.
Exemples : "Facture - 9222021-No.2" : "Facture - 9222021-327-0001", "Facture - KS0001-7162021".
La date d'échéance
La date d'échéance est un autre élément crucial des conditions de paiement que vous devez inclure. Vous pouvez fixer :
- Une date d'échéance spécifique (p. ex. le 15 du mois prochain)
- Un cycle de facturation spécifique (p. ex. toutes les factures envoyées le 1er juin doivent être payées dans les 30 jours, c'est-à-dire avant le 30 juin)
Autres conditions de paiement
Cette section doit également inclure d'autres conditions de paiement, comme :
- Les éventuels avantages liés à un paiement anticipé (p. ex. pour un paiement immédiat à la réception de la facture, le client bénéficie d'une réduction de 10 % par rapport au montant initial)
- Les modes de paiement acceptés (chèques, cartes de crédit ou PayPal)
- Les éventuelles pénalités de retard (p. ex. 10 % supplémentaires par rapport au montant initial en cas de dépassement de la date d'échéance)
Quelles que soient les conditions de paiement que vous souhaitez inclure, il est préférable de communiquer ces détails au client au préalable et d'inclure ces données en conséquence.
ÉTAPE 6
Précisez la liste détaillée des biens et/ou des services fournis
Il s'agit peut-être de l'élément le plus important de votre facture. Afin d'encourager vos clients à vous payer dans les délais, vous devez être transparent lorsqu'il s'agit de savoir exactement ce qu'ils paient.
Cette section doit être placée au centre de votre facture (ou vers la fin), car elle occupera probablement une grande partie du modèle.
Votre liste doit comprendre :
- La description des biens et/ou services fournis + La date à laquelle les biens et/ou services ont été fournis
- Le nombre d'heures consacrées à la prestation des services/la quantité de biens fournis
- Le taux de votre travail/le prix des produits (p. ex. 20 $ par heure ou 50 $ par produit)
- Le montant sous-total pour les éléments énumérés
Vous devez également prévoir un espace pour indiquer la devise dans laquelle vous comptez être payé (si vous et votre client venez de pays différents, vous avez probablement déjà discuté de la devise).
ÉTAPE 7
Indiquez les taxes et les réductions applicables
Le sous-total de vos biens et/ou services détaillés n'est pas le montant total que vous facturerez. Votre prix final doit être majoré des taxes applicables, mais aussi minoré de tout paiement anticipé ou de toute autre remise applicable à ce client particulier.
Le pourcentage de taxes dépend de l'emplacement de votre entreprise, mais aussi du type d'entreprise.
Dans tous les cas, il est préférable d'ajouter des espaces pour ces données sous la liste détaillée des biens et/ou services fournis.
ÉTAPE 8
Ajoutez de l'espace pour le montant total dû
Au bout de votre facture vous devez indiquer le montant total dû à un endroit bien visible. Ce montant total doit correspondre à la somme des biens et/ou services fournis, moins les éventuelles remises liées à un paiement anticipé, mais augmenté d'un pourcentage approprié de taxes.
Il serait préférable d'accentuer encore ce montant total (peut-être avec une couleur, une police ou une taille de police différente) de manière à ce que le total de la facture devienne le chiffre que le client remarque en premier en ouvrant la facture.
ÉTAPE 9
Ajoutez des remarques supplémentaires
Cet espace supplémentaire est généralement placé à la fin de la facture. Vous pouvez y écrire un mot de remerciement pour le client, lui souhaiter de bonnes fêtes de fin d'année et rendre la facture plus conviviale, tout en restant professionnelle.
Vous pouvez également utiliser cette section "Remarques" pour inclure des détails supplémentaires sur le projet ou la facture, comme une invitation à vous contacter en cas de questions supplémentaires ou d'inquiétudes.
Étape supplémentaire pour les tableurs : Ajoutez des formules
Il s'agit plutôt d'une étape facultative qui ne s'applique que si vous créez le modèle dans un tableur. Mais vous pouvez l'effectuer afin de rendre le processus de facturation plus rapide et plus facile.
Ajoutez simplement les formules dont vous avez besoin pour effectuer les calculs automatiquement après avoir ajouté vos articles, par exemple :
La formule qui calcule le montant qui vous est dû par produit ou service
Cette formule est basée sur le taux que vous facturez pour le nombre de biens fournis ou sur le taux horaire que vous facturez pour le temps facturable que vous avez passé à fournir les services. La cellule correcte de la colonne "Taux" est multipliée par la cellule correcte de la colonne "Quantité" pour obtenir le montant d'un produit ou d'un service individuel (p. ex. "=E37*H37").
La formule qui calcule le montant sous-total que vous devez payer pour tous les biens et services mentionnés sur cette facture
Cette formule est basée sur la somme des montants que vous avez versés pour chaque bien et service (p. ex. "=sum(I37:J46")).
La formule qui calcule le total
Cette formule est basée sur la somme du sous-total et des taxes, mais moins les réductions éventuelles (p. ex. "=(J48-J50)+J52")).
Comment utiliser un logiciel avec des options de facturation
L'utilisation de modèles de factures prêts à l'emploi ou la création de vos propres modèles de factures à partir d'un tableur ou d'un traitement de texte est une approche appropriée pour facturer vos clients.
Cependant, cette approche ne peut vous mener que jusqu'à un certain point.
En effet, la création de vos propres modèles prend du temps et la quantité de documents à traiter finira par vous submerger, même si vous réutilisez des modèles de factures. En effet, vos archives de factures payées et envoyées ne cesseront de croître au fil du temps et il deviendra difficile de trouver ce dont vous avez besoin, au moment précis où vous en avez besoin.
C'est pourquoi il est préférable d'opter pour une solution d'archivage en ligne qui offre des fonctions de facturation, en raison des avantages qu'elle procure.
AVANTAGE N°1
Facturation simple, rapide et précise
Saisir les bonnes informations aux bons endroits dans votre modèle de facture prend du temps, mais peut aussi entraîner des erreurs coûteuses.
Même si vous avez défini vos formules correctement, il suffit d'un taux ou d'une quantité facturable erroné dans votre tableau des articles pour que les sous-totaux et les totaux de la facture soient erronés.
De plus, si vous utilisez une facture créée à l'aide d'un traitement de texte (c'est-à-dire sans formules), le temps qu'il vous faudra pour tout saisir et calculer montera en flèche.
En revanche, une solution logicielle automatisera tous les processus de facturation, puisque vous ne devrez plus définir de formules, effectuer les calculs vous-même, ni même saisir les éléments manuellement (à moins que vous ne le souhaitiez vraiment).
Par conséquent, la facturation deviendra beaucoup plus rapide, plus facile et, surtout, plus précise.
AVANTAGE N°2
Factures facilement sauvegardées
Nous avons déjà évoqué les problèmes de paperasse et de logistique que posent les factures sur papier, voire sur Excel. Même si vous conservez toutes vos factures dans un seul dossier, il finira par être difficile de trouver ce dont vous avez besoin et de garder le tout bien organisé.
En revanche, si vous conservez vos factures en ligne, vous n'aurez pas de paperasse supplémentaire, car tout est stocké dans un nuage et facilement accessible chaque fois que vous avez besoin de retrouver une facture ancienne.
AVANTAGE N°3
Accédez à vos données facturables à tout moment, sur tous les appareils
Lorsque vous utilisez des modèles, vous devez les rechercher dans un dossier informatique ou, pire encore, dans le bon tiroir ou classeur (si vous conservez des factures imprimées). En revanche, une solution logicielle dotée d'options de facturation vous permettra d'accéder aux heures facturables que vous facturez, quel que soit l'appareil utilisé.
AVANTAGE N°4
Plus grande sécurité des données
Vous pouvez facilement égarer vos factures imprimées ou même supprimer accidentellement certaines des factures que vous stockez sous forme de fichiers de traitement de texte, de feuilles de calcul ou de fichiers PDF.
De plus, à un moment donné, vous pouvez compromettre vos données en envoyant accidentellement des factures aux mauvais clients ou en vous faisant pirater par quelqu'un qui obtiendrait/exposerait/bloquerait les données que vous conservez dans vos dossiers.
D'autre part, un logiciel offre une protection supplémentaire sous la forme d'un cryptage des données. À tout moment et en tout lieu, lorsque vous souhaitez accéder à vos données, il vous suffit de vous connecter à l'aide de votre email et de votre mot de passe sur votre appareil. Pour plus de sécurité, vous pouvez également appliquer des méthodes d'authentification supplémentaires pour vos comptes logiciels, telles que l'authentification unique (SSO).
AVANTAGE N°5
Options supplémentaires
Si vous utilisez un outil de facturation simple, vous serez probablement en mesure de créer, d'envoyer et de stocker des factures sans problème. Mais si vous utilisez un système plus robuste offrant un plus large éventail de fonctionnalités, vous pourrez améliorer :
- La réalisation de vos projets, grâce à un meilleur travail d'équipe et à une meilleure organisation des projets et des tâches
- Votre productivité, en suivant le temps que vous passez sur différentes tâches et projets au cours de la journée de travail et en analysant ultérieurement votre emploi du temps dans des rapports
AVANTAGE N°6
Diminution des coûts
Créer des modèles de factures à partir de zéro ou saisir des données dans des modèles prêts à l'emploi prend du temps, et le temps, c'est de l'argent. Un logiciel vous permettra de gérer la facturation en quelques clics seulement, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et d'argent, surtout à long terme.
Comment facturer les heures facturables avec Clockify
Clockify est un logiciel de suivi du temps qui vous permet de suivre le temps que vous passez sur des projets, puis de facturer les montants que vous gagnez pendant ce temps.
Vous pouvez également ajouter des éléments facturables manuellement, et définir leur quantité et leur prix, directement dans les factures.
ÉTAPE 1
Définissez les clients, les projets et les tâches
Tout d'abord, créez des projets qui reflètent vos projets réels, dans votre espace de travail Clockify. Associez-les aux clients adéquats et décomposez-les en tâches, pour faciliter la gestion (si vous travaillez en équipe, vous pouvez assigner des tâches individuelles à chaque membre de l'équipe, afin d'éviter toute confusion sur qui doit travailler sur quoi à l'avenir).
Définissez les taux horaires que vous souhaitez que le système utilise pour calculer vos revenus (p. ex. des taux horaires spécifiques pour des membres spécifiques de l'équipe travaillant sur ce projet particulier). Dans la section paramètres de l'application, ajoutez votre adresse. C'est-à-dire l'adresse que vous souhaitez utiliser dans vos factures et associer aux paiements des clients.
ÉTAPE 2
Suivez le temps que vous passez à travailler
Lorsque vous commencez à travailler sur une activité liée à un projet dans la vie réelle, allez sur la page de suivi du temps dans votre espace de travail Clockify, sélectionnez le projet (et la tâche) sur lequel vous travaillez dans le menu déroulant, et cliquez sur Démarrer. Assurez-vous toujours que toutes les heures que vous souhaitez facturer sont marquées comme facturables.
Une fois que vous avez terminé de travailler sur l'activité en question, cliquez sur Arrêter pour ajouter cette nouvelle saisie du temps facturable. Vous pouvez également ajouter cette saisie manuellement après avoir terminé votre travail dans une feuille de temps.
ÉTAPE 3
Observez le calcul de vos revenus
Que vous suiviez le temps à l'aide du minuteur, que vous l'ajoutiez manuellement ou que vous l'ajoutiez dans une feuille de temps, le système enregistrera vos données. Celles-ci comprennent le temps que vous avez passé à travailler sur l'activité en question et le montant que vous avez gagné pendant cette période sur la base de vos taux horaires. Ces données seront ensuite utilisées pour calculer automatiquement vos revenus au fur et à mesure que vous travaillez.
Lorsque vous souhaitez consulter vos gains, il vous suffit de vous rendre dans la section rapports de l'application, de sélectionner le projet souhaité et la période pendant laquelle vous y avez travaillé. Une fois ces paramètres filtrés, vous verrez vos revenus et un aperçu du temps facturable que vous avez passé sur ce projet.
ÉTAPE 4
Créez des factures
Une fois que vous avez terminé de travailler sur ce projet, il vous suffit de vous rendre dans la section facturation de l'application et de créer une nouvelle facture :
- Sélectionnez le client que vous souhaitez facturer
- Définissez la devise
- Spécifiez l'identifiant et/ou l'objet de la facture (p. ex. Services fournis en novembre et décembre)
- Indiquez la date d'émission de la facture
- Précisez la date d'échéance du paiement attendu (p. ex. 10 jours après la date d'émission, ou une date spécifique, telle que le 14 janvier)
Une fois la facture créée, il vous suffit d'importer vos heures facturables ou d'ajouter manuellement de nouveaux éléments. Vous pouvez définir les remises et les taxes (sous la forme de pourcentages) que vous souhaitez appliquer au sous-total facturé, et le montant total de votre facture sera alors calculé automatiquement.
Enfin, vous pouvez ajouter des remarques si vous le souhaitez, télécharger la facture au format PDF et l'envoyer au client.
ÉTAPE 5
Conservez vos factures
Clockify enregistre toutes les factures que vous créez. Vous pourrez les marquer comme "envoyées" lorsque vous les enverrez. Plus important encore, vous pourrez les marquer comme "payées" lorsque vous recevrez le paiement du client.
En outre, vous pourrez également ajouter des balises pour classer les saisies de temps individuelles dans les catégories "facturé" ou "non facturé". À tout moment, si vous souhaitez retrouver d'anciennes factures et y faire référence, vous pourrez le faire en quelques clics.
