Modèles gratuits de demande de congé (+ conseils sur les formulaires de congés payés)

Le traitement des demandes de congés payés peut s'avérer fastidieux, surtout si vous ne disposez pas d'un système de classement adéquat.

Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur les formulaires de demande de congé, notamment :

• Ce que comprend un formulaire de demande de congé
• Les modèles de formulaires de demande de congé
• Les conseils pour faciliter la gestion des demandes de congé

Modèles de demande de congé

Un formulaire de demande de congé est un document rempli par un employé qui demande officiellement à bénéficier d'un congé. Ce formulaire constitue donc une preuve écrite de la  demande de congé  d'un employé. 

Lorsqu'il reçoit le formulaire de demande de congé, l'employeur ou un responsable peut approuver la demande ou la refuser.

Un formulaire de demande de congé peut être utilisé à la fois pour les congés payés et les congés non payés. 

Les congés, en général, peuvent également inclure les arrêts maladie, le congé maternité, le congé de solidarité familiale, les congés pour l’exercice d'un mandat politique local, etc.

Nos exemples de demandes de congés sont accessibles sous 5 formes différentes :

• Google Docs
• Google Sheets
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• PDF 

Chaque modèle comporte des sections distinctes pour l'employé et le responsable.

Le seul élément en dehors de ces sections est l'information sur l'entreprise. Dans cette section, les employeurs peuvent ajouter le nom de l'entreprise et même leur logo avant de remettre le formulaire aux employés pour qu'ils le remplissent.

Lorsqu'un employé souhaite soumettre une demande de congé, il doit remplir les parenthèses vides de la section Employé et signer la demande. Lorsque la demande parvient à la personne chargée de l'approuver ou de la refuser, celle-ci doit remplir la section Responsable. 

Modèle n° 1 : Formulaire de base de demande de congé

Un formulaire de base de demande de congé contient tous les aspects nécessaires de la demande de congé. Il permet aux salariés d'indiquer le type de congé qu'ils demandent et de justifier leur demande. 

L'employé et le responsable peuvent ajouter des commentaires à la demande.

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Pourquoi utiliser ce modèle ?

Ce formulaire est très utile pour les employeurs qui proposent un plan consolidé de congés payés, qui regroupe différents types de congés payés en une seule politique. Les employés qui demandent un congé peuvent indiquer s'ils souhaitent prendre un congé payé ou un congé non payé dans la section Type de congé.

Comment utiliser ce modèle ?

Vous devez d'abord choisir le format de votre demande. Les formats Excel, Word et PDF peuvent être téléchargés en cliquant sur le lien ci-dessus.

Les formats Docs et Spreadsheet doivent être copiés. Une fois que vous avez cliqué sur le lien correspondant au format souhaité, le système vous demande si vous souhaitez copier le modèle. Il vous suffit de cliquer sur Créer une copie pour copier le modèle.

Vous devez ensuite saisir les informations relatives à l'entreprise et ajouter votre logo si vous le souhaitez avant de distribuer le modèle aux employés.

Les formulaires de Sheets et d'Excel calculent automatiquement le nombre de jours ouvrables de congé demandés en fonction des dates de début et de fin de congé saisies par les employés. Dans Sheets, vous pouvez saisir les dates de congé en ouvrant le calendrier et en double-cliquant sur les champs vides situés à côté des champs Date de début et Date de fin.

Modèle n° 2 : Formulaire de demande de congé avec case à cocher

Ce formulaire de demande est accompagné d'une liste de différents types de congés. Les employés doivent cocher la case correspondant au type de congé qu'ils demandent au lieu de taper le type de congé exact qu'ils souhaitent solliciter.

Les types de congés peuvent être les suivants :

• Congés payés
• Arrêt maladie
• Congé sabbatique
• Congé maternité
• Congé de solidarité familiale
• Congé en cas de décès d'un membre de la famille
• Congé en cas d’exercice d'un mandat politique local

En outre, les employés dont le type de congé ne figure pas dans cette liste peuvent indiquer le type de congé qu'ils souhaitent prendre à côté de la case à cocher Autre type de congé.

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Pourquoi utiliser ce modèle ?

Ce modèle accélère le processus de remplissage d'un formulaire de demande et convient parfaitement aux entreprises qui proposent différents types de congés. Les employeurs peuvent ajouter à la liste les différents types de congés qu'ils offrent au lieu de demander aux employés d'écrire le type de congé qu'ils souhaitent prendre.

Comment utiliser ce modèle ?

Une fois que vous avez choisi le format de votre demande, vous pouvez soit la télécharger (pour Excel, Word et PDF), soit la copier (pour Docs et Sheets).

Si vous souhaitez utiliser les formats Docs ou Sheets, vous devez d'abord cliquer sur le lien de téléchargement. Il vous sera ensuite demandé si vous souhaitez faire une copie du modèle. En cliquant sur l'option Créer une copie, vous créerez une version copiée du modèle.

La première partie de ce modèle est identique au modèle précédent. Elle contient les informations relatives à l'entreprise et à l'employé, ainsi que les dates de début et de fin du congé et le nombre total de jours de congé demandés.

Toutefois, avec ce modèle, les employés peuvent cocher le type de congé qu'ils souhaitent demander dans la case située à côté de ce type de congé.

Les formulaires Excel et Sheets peuvent calculer automatiquement le nombre de jours demandés par un employé. Dans Sheets, vous pouvez ouvrir le calendrier en double-cliquant sur les champs vides situés à côté des champs Date de début et Date de fin.

N'oubliez pas d'ajouter les informations relatives à l'entreprise avant de donner le modèle à remplir aux employés.

Modèle n° 3 : Formulaire de demande de congé sans les raisons du congé

Le fait de demander à vos employés de justifier leurs congés peut les décourager de prendre des vacances. Il est donc fortement déconseillé aux employeurs de demander à leurs employés de justifier leur prise de congés.

Ce modèle ne comporte pas de section sur les raisons des congés.

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Pourquoi utiliser ce modèle ?

Vous devriez utiliser ce modèle si vous n'exigez pas de vos employés qu'ils expliquent pourquoi ils ont besoin de prendre des congés. Le fait de ne pas indiquer les raisons des congés accélère le processus de remplissage du formulaire.

En outre, vous éviterez de décourager les employés de prendre les vacances dont ils bénéficient.

Comment utiliser ce modèle ?

Vous devez choisir le format et le télécharger (pour les formats Excel, Word et PDF) ou le copier dans votre propre document (pour les formats Docs et Sheets).

Les formats Docs et Sheets doivent être copiés. Une fois que vous avez cliqué sur le lien du format souhaité, un message vous demande si vous souhaitez copier le modèle. Cliquez sur Créer une copie pour copier le modèle.

Complétez ensuite les informations relatives à l'entreprise et distribuez le formulaire aux employés.

Ce modèle ressemble au formulaire de base de demande de congé. Il contient donc les informations relatives à l'entreprise et à l'employé, ainsi que les dates de début et de fin du congé et le nombre total de jours de congé demandés. Toutefois, il ne comporte pas de section indiquant la ou les raisons du congé.

Vos employés doivent remplir les parenthèses vides de la section Employé. Ensuite, le responsable remplit la section Responsable, ajoute des commentaires si nécessaire et signe la demande.

Les formats Sheets et Excel calculent automatiquement le nombre de jours demandés par un employé. Pour saisir les dates de congé dans les feuilles, ouvrez le calendrier en double-cliquant sur les champs vides situés à côté des champs Date de début et Date de fin.

Modèle n° 4 : Formulaire de demande de congé avec tableau

Si vous ne souhaitez pas rechercher les informations concernant le congé demandé par un employé dans le formulaire et que vous voulez que tout soit écrit dans un seul tableau, vous pouvez opter pour un formulaire de demande de congé avec tableau.

Dans ce tableau, les employés peuvent :

• Cocher le type de congé qu'ils demandent
• Ajouter la date de début du congé
• Saisir la date de fin du congé

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Pourquoi utiliser ce modèle ?

Le formulaire de demande de congé avec tableau contient les informations pertinentes concernant le type de congé et les dates demandées en un seul endroit. Il est ainsi plus facile de trouver les dates et les types de congés nécessaires dans le formulaire de demande.

En outre, ce formulaire permet aux employés d'ajouter des dates à côté des différents types de congés, au cas où ils souhaiteraient combiner plusieurs types de congés.

Comment utiliser ce modèle ?

Comme d'autres formulaires de demande, le formulaire de demande de congé avec tableau est disponible en 5 formats. Trois de ces formulaires peuvent être téléchargés (Word, Excel, PDF), tandis que deux d'entre eux doivent être copiés (Docs, Sheets).

Si vous souhaitez utiliser les formats Docs ou Sheets, vous devez cliquer sur le lien de téléchargement. Il vous sera alors demandé si vous souhaitez créer une copie du modèle. En cliquant sur l'option Créer une copie, vous copierez l'ensemble du modèle.

Lorsque vous téléchargez/copiez le formulaire que vous souhaitez, vous devez remplir les informations relatives à l'entreprise avant de fournir le formulaire aux employés. Les employés peuvent alors le remplir lorsqu'ils ont besoin de demander des congés.

Dans le tableau du formulaire, les employés doivent d'abord cocher le type de congé qu'ils souhaitent demander. Ensuite, ils doivent indiquer la date de début et la date de fin du congé dans la colonne située à côté du type de congé qu'ils demandent.

Une fois que les employés ont envoyé leurs demandes, les superviseurs doivent remplir la section Responsable du formulaire.

Modèle n° 5 : Formulaire de demande de congé avec heures

Le formulaire de demande de congé avec heures est similaire au formulaire de demande de congé de base. Mais au lieu de jours, les travailleurs indiquent le nombre d'heures de congé qu'ils souhaitent demander.

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Pourquoi utiliser ce modèle ?

Les employeurs qui ont une politique d'accumulation de congés, dans le cadre de laquelle les employés accumulent des heures de congés, bénéficieront de ce modèle. 

En outre, ce modèle est une excellente option pour les employés qui sont autorisés à prendre des heures de congé, par exemple en partant plus tôt ou en arrivant plus tard. Grâce à ce formulaire, les travailleurs n'ont pas besoin de prendre une journée entière de congé.

Comment utiliser ce modèle ?

Le formulaire de demande de congé avec heures est disponible en 5 formats : Docs, Sheets, Word, Excel et PDF. Les formats Word, Excel et PDF peuvent être téléchargés. 

Les formats Docs et Sheets doivent être copiés. En cliquant sur les formats Docs et Sheets, une fenêtre s'ouvre et vous invite à faire une copie. En cliquant sur l'option Créer une copie, vous copierez l'ensemble du modèle.

Une fois que vous avez choisi le format qui vous convient, vous devez remplir les informations relatives à l'entreprise. Vous pouvez ensuite distribuer le formulaire aux employés pour qu'ils le remplissent lorsqu'ils souhaitent demander des congés. 

Dans ce formulaire, les employés peuvent choisir une date pour laquelle ils souhaitent demander leur congé. Sous la date du congé demandé, les employés peuvent taper le nombre d'heures qu'ils souhaitent demander.

Lorsque les employés soumettent leurs demandes, les responsables peuvent compléter leurs sections et approuver ou refuser la demande.

Que doit contenir un formulaire de demande de congé ?

Une demande de congés payés doit contenir toutes les informations nécessaires à l'employé et à la personne qui répond à la demande (employeur, responsable, RH). Ces informations peuvent comprendre :

• Le nom de l'entreprise
• Le nom de l'employé
• Le département dans lequel il travaille et sa fonction
• Les dates du congé
• Le nombre total de jours de congé demandés
• Le type de congé dont l'employé a besoin
• La déclaration d'approbation ou de refus officiel de la demande
• La date de présentation de la demande
• Les signatures de l'employé et de la personne qui accorde ou refuse la demande

Un formulaire de demande bien rédigé comprend également des sections réservées aux commentaires de l'employé et du responsable hiérarchique. Dans cette section, l'employé peut fournir de plus amples informations sur son congé ainsi que sur les dispositions éventuelles qu'il a prises concernant le travail qui sera effectué pendant son absence.

La section des commentaires du responsable lui permet d'ajouter tout commentaire relatif au congé ou de fournir une explication sur la raison pour laquelle le congé a été refusé.

Pour certains types de congés, tels que les congés familiaux et médicaux, les employés peuvent être amenés à fournir des documents attestant de la nécessité de la demande. 

En ce qui concerne les congés annuels, les employeurs sont autorisés à demander la raison de la demande. Il convient toutefois d'éviter cette pratique, car elle risque de décourager les employés de prendre les congés qu'ils ont acquis. 

Conseils pour la création de formulaires de demande de congés

La création d'un formulaire de demande de congé n'est pas la seule chose importante à prendre en compte en ce qui concerne les congés payés. Pour que la procédure de demande de congé soit facile à comprendre, vous devez garder à l'esprit les conseils suivants. 

Conseil n° 1 : Choisissez une seule méthode de demande de congé

Pour organiser les demandes de congé, vous devez opter pour une seule méthode de demande de congé. Cette méthode peut inclure :

• L'envoi d'un formulaire de demande de temps par email
• L'envoi d'un formulaire en personne
• Demander des congés par le biais d'un logiciel

Malgré les modalités de demande de congé indiquées ci-dessus, vous devez toujours présenter votre demande de congés payés par écrit, afin d'éviter toute erreur de communication. 

Conseil n° 2 : Informez vos employés sur la procédure de demande de congé

Vous devez informer vos employés de la politique en matière de congés payés qui leur est proposée, ainsi que de la procédure à suivre pour demander leurs congés. 

Vous vous assurez ainsi qu'ils ne sont pas découragés de prendre des congés parce qu'ils ne savent pas exactement de quoi ils disposent. En outre, vous éviterez de perdre du temps à réorganiser et à modifier des formulaires de demande mal remplis.

Conseil n° 3 : Tenez un registre des congés de vos employés

Vous devez conserver les enregistrements des demandes de congé approuvées, qu'elles soient soumises sous forme numérique ou imprimée. Cela vous permet d'avoir un aperçu du travail et des congés de chacun et permet aux responsables de planifier leurs tâches en fonction de la disponibilité des employés.

Vous pouvez ajouter les demandes de congé approuvées au calendrier de votre entreprise ou conserver les copies imprimées des formulaires de demande dans un dossier.

Comment demander un congé

Les étapes exactes de la demande de congé dépendent de la politique de l'entreprise et de la procédure d'approbation du congé approuvée par l'entreprise.

Mais, en général, les employés qui demandent des congés peuvent suivre les étapes suivantes :

1. Demandez des informations sur la politique en matière de congés payés et la procédure de demande de congés sur votre lieu de travail
2. Choisissez les dates pour lesquelles vous souhaitez demander des congés
3. Vérifiez les dates disponibles auprès de votre responsable
4. Soumettez une demande officielle de congé
5. Si la demande a été approuvée oralement, demandez une approbation écrite 
6. Prenez les dispositions nécessaires pour le travail effectué pendant votre absence
7. Rappelez à votre responsable et à l'équipe que vous allez prendre des congés

• Profitez de votre congé !

Conseil supplémentaire : Encouragez vos employés à consulter leurs collègues lorsqu'ils choisissent les dates de leur congé. Cela favorise la coopération entre les employés et permet de s'assurer que le congé ne dérange pas les autres employés.

Clockify facilite la demande de congé

Les formulaires de demande de congé facilitent grandement le processus de soumission des demandes de congés. Si vous souhaitez accélérer encore ce processus, vous devriez essayer un outil qui permet aux travailleurs de soumettre des demandes de congés et aux superviseurs de contrôler les congés des employés. 

Par exemple, un outil tel que Clockify fait tout le travail pour vous ! Outre le suivi du temps de travail de vos employés, Clockify offre une fonction de suivi des congés payés et des vacances qui vous permet de créer rapidement une politique de congés payés pour votre entreprise.

En outre, vous pouvez :

• Permettre aux employés de demander des congés
• Autoriser ou refuser rapidement une demande de congé
• Avoir un aperçu des congés approuvés par chacun

Les employés peuvent rapidement soumettre une demande de congé, choisir le type de congé qu'ils souhaitent et voir le nombre de jours de congés payés dont ils disposent. 

Inscrivez-vous gratuitement à Clockify.