Zeiteinträge für dein Team in großen Mengen bearbeiten
Als Manager gehört es zu deinen Hauptaufgaben, die genaue und aktuelle Zeiterfassung deines Teams sicherzustellen. Wenn du eine große Menge an Zeiteinträgen verwaltest, kann dir die Funktion Massenbearbeitung dabei helfen, diesen Prozess zu optimieren. Hier erfährst du, wie du diese Funktion optimal nutzen kannst.
Was ist Massenbearbeitung? #
Die Massenbearbeitung ermöglicht es dir, mehrere Zeiteinträge gleichzeitig zu aktualisieren. Egal, ob du Tags anpasst, Projektdetails änderst oder Zeiteinträge als Favoriten markierst – die Massenbearbeitung spart dir Zeit und sorgt für Konsistenz in der Zeiterfassung deines Teams.
Zugriffsrechte für die Massenbearbeitung #
Als Teammanager oder Projektmanager hast du die Berechtigung, Zeiteinträge in großen Mengen zu bearbeiten und zu löschen. Bitte beachte jedoch, dass Admins über die höchsten Zugriffsrechte verfügen und Arbeitsbereichseinstellungen wie Pflichtfelder und allgemeine Berechtigungen konfigurieren können. Du hast die volle Kontrolle über die Zeiteinträge deines Teams, musst dich aber möglicherweise bei bestimmten Einstellungen mit einem Admin abstimmen.
Zeiteinträge in großen Mengen bearbeiten #
Du kannst Zeiteinträge von der Timer-Seite in großen Mengen bearbeiten:
- Zur Seite Timer gehen, auf der deine täglichen Zeiteinträge aufgezeichnet sind
- Das Bearbeitungssymbol neben der gesamten Anzahl der für einen bestimmten Tag erfassten Stunden finden
- Auf das Bearbeitungssymbol klicken und die Massenbearbeitung wird für Zeiteinträge dieses Tages aktiviert
Sobald die Massenbearbeitung aktiviert ist, kannst du mehrere Zeiteinträge für diesen Tag auf einmal modifizieren.
Mehrere Zeiteinträge im Detaillierten Bericht aktualisieren #
Aktualisiere Zeiteinträge über einen längeren Zeitbereich hinweg zu aktualisieren, befolge diese Schritte:
- Zum Detaillierten Bericht gehen
- Zeiteinträge, die du bearbeiten möchtest, über Kontrollkästchen auswählen
Du kannst auch mit Filtern eingrenzen, welche Zeiteinträge du ändern möchtest (z. B. nach Projekt, Benutzer oder Datum) - Nach der Auswahl der Zeiteinträge auf die Schaltfläche Massenbearbeitung oben in der Tabelle klicken
- Du kann mehrere Felder ändern, wie:
- Tags
- Projekte
- Aufgaben
- Beschreibung
Wähle für jedes Feld, das du aktualisieren möchtest, einen neuen Wert aus. Zum Beispiel: Tags ändern oder Ausgewählte Zeiteinträge einem neuen Projekt zuweisen.
Sobald du fertig bist, klicke auf Speichern, um die Aktualisierungen an alle ausgewählten Zeiteinträge anzuwenden.
Tags zu Zeiteinträgen hinzufügen #
Beim Massenbearbeiten von Zeiteinträgen hast du zwei Optionen für den Umgang mit Tags:
- Bestehende Tags werden durch das neue ausgewählte Tag ersetzt.
- Wenn du ein neues Tag hinzufügen möchtest, ohne das alte zu ersetzen, aktiviere die Option Zu Bestehenden hinzufügen. Dadurch können einem Zeiteintrag mehrere Tags zugewiesen werden.
Zeiteinträge als Favoriten markieren #
Diese Funktion ist in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar.
Für einen einfacheren Zugriff auf häufig genutzte Zeiteinträge kannst du diese als Favoriten markieren:
- Zeiteinträge, die du als Favoriten markieren möchtest, mit Kontrollkästchen auswählen
- Option, diese Einträge als Favoriten zu markieren, auswählen
- Speichern
Dies ermöglicht es dir, häufig verwendete Zeiteinträge im Timer schnell aufzurufen und zu erfassen.
Zeiteinträge zusätzlich verwalten #
Zeiteinträge zwischen Arbeitsbereichen verschieben #
Dies ist eine kostenpflichtige Funktion und erfordert ein Upgrade des Arbeitsbereichs.
Wenn du Zeiteinträge von einem Arbeitsbereich in einen anderen übertragen möchtest, kannst du dies mit der Funktion Arbeitszeittabelle importieren tun:
- Im Detaillierten Bericht den Datumsbereich und alle notwendigen Filter auswählen und den Bericht dann als CSV-Datei exportieren
- Sich im Ziel-Arbeitsbereich anmelden, in den du die Zeiteinträge verschieben möchtest
- Zu Einstellungen > Importieren navigieren und die CSV-Datei hochladen
- Anweisungen befolgen, um den Importvorgang zu starten
Zeiteinträge löschen #
Wenn du einen Zeiteintrag entfernen möchtest, befolge diese Schritte:
- Zeiteintrag auswählen
- Auf die drei Punkte rechts vom Zeiteintrag klicken, den du löschen möchtest
- Auf Löschen klicken
Wenn du versehentlich einen Zeiteintrag löschst, kannst du die Aktion rückgängig machen, indem du die folgenden Schritte befolgst.
Gelöschte Zeiteinträge rückgängig machen #
Wenn du Zeiteinträge in großen Mengen bearbeitest und versehentlich den falschen Eintrag löschst, kannst du ihn mit der Option Rückgängig wiederherstellen.
Wenn du einen Zeiteintrag aus Versehen löschst, kannst du die Aktion ganz einfach rückgängig machen:
- Nachdem du die Löschung bestätigt hast, erscheint unten auf dem Bildschirm eine Toast-Benachrichtigung mit einer Rückgängig-Schaltfläche
- Du hast 10 Sekunden Zeit, um die Löschung rückgängig zu machen
Nachdem du auf Rückgängig geklickt hast, wird der Eintrag wiederhergestellt, inklusive aller Daten (z.B. Projekt, Tags, aufgewendete Zeit).
Best practices #
- Beim Arbeiten mit einer großen Anzahl von Einträgen ist es hilfreich, deine Daten nach Projekt, Nutzer oder Datum zu filtern, bevor du Einträge zur Bearbeitung auswählst. Dies stellt sicher, dass du nur die Zeiteinträge aktualisierst, die du ändern möchtest.
- Massenbearbeitungen können nicht rückgängig gemacht werden, es sei denn, du nutzt die Rückgängig-Funktion sofort. Überprüfe immer die Werte, die du aktualisierst, bevor du speicherst, um Fehler zu vermeiden.
- Wenn du Tags häufig zur Kategorisierung von Zeit verwendest, stelle sicher, dass sie konsistent in deinem gesamten Arbeitsbereich angewendet werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Wie kann ich Zeiteinträge für mein Team in großen Mengen bearbeiten? #
Du kannst Zeiteinträge in großen Mengen bearbeiten, indem du diese Schritte befolgst:
- Zum Detaillierten Bericht oder zur Timer-Seite gehen
- Zeiteinträge auswählen, die du bearbeiten möchtest, durch Anklicken der Kästchen daneben
- Oben in der Tabelle auf die Schaltfläche Massenbearbeitung klicken
- Felder auswählen, die du aktualisieren möchtest (z.B. Tags, Projekte, Aufgaben), und die neuen Werte festlegen
- Auf Speichern klicken, um die Änderungen auf alle ausgewählten Einträge anzuwenden
Kann ich mit der Massenbearbeitung mehrere Felder gleichzeitig ändern? #
Ja, du kannst mehrere Felder gleichzeitig aktualisieren. Du kannst Felder wie die folgenden ändern:
- Tags
- Projekte
- Aufgaben
- Beschreibung
Wähle einfach die Zeiteinträge aus, die du bearbeiten möchtest, wähle die Felder, die du aktualisieren möchtest, und speichere deine Änderungen.
Kann ich eine Massenbearbeitung rückgängig machen, wenn ich einen Fehler mache? #
Massenbearbeitungen können nicht direkt rückgängig gemacht werden. Wenn du jedoch versehentlich einen Zeiteintrag löschst oder änderst, kannst du die Aktion rückgängig machen, indem du in der Toast-Benachrichtigung, die direkt nach dem Löschen erscheint, auf die Schaltfläche Rückgängig klickst. Du hast ein Zeitfenster von 10 Sekunden, um die Aktion rückgängig zu machen.
Bei Massenbearbeitungen ist es immer eine gute Praxis, deine Änderungen vor dem Speichern nochmals zu überprüfen, um Fehler zu vermeiden.
Kann ich Zeiteinträge für bestimmte Benutzer oder Projekte in großen Mengen bearbeiten? #
Ja, du kannst Zeiteinträge nach Projekt, Benutzer oder Datumsbereich filtern, bevor du auswählst, welche Einträge du massenbearbeiten möchtest. Dies ermöglicht dir, nur die relevanten Zeiteinträge zu aktualisieren, ohne andere zu beeinflussen.
- Nutze einfach die Filteroptionen oben auf der Seite "Detaillierter Bericht" oder "Timer"
- Sobald du die Daten gefiltert hast, klicke auf das Kontrollkästchen, um alle gefilterten Einträge auszuwählen.
- Fahre dann mit deinen Massenbearbeitungen fort.
Was sind Favoriten-Zeiteinträge und wie markiere ich sie? #
Favoriten-Zeiteinträge ermöglichen dir einfachen Zugriff auf häufig genutzte Zeiteinträge. Wenn du wiederholt an denselben Aufgaben oder Projekten arbeitest, sparst du Zeit bei der Zeiterfassung, indem du Zeiteinträge als Favoriten markierst.
- Nachdem du die Zeiteinträge ausgewählt hast, die du als Favoriten markieren möchtest, klicke auf Massenbearbeitung und wähle die Option Favorit.
- Diese Einträge sind dann im Timer beim Hinzufügen neuer Zeiten leicht zugänglich.
Kann ich Zeiteinträge in großen Mengen zwischen Arbeitsbereichen verschieben? #
Diese Funktion erfordert einen kostenpflichtigen Plan.
Ja, du kannst Zeiteinträge in großen Mengen zwischen Arbeitsbereichen verschieben, indem du die Zeiteinträge als CSV-Datei exportierst und sie dann in einen anderen Arbeitsbereich importierst:
- Zeiteinträge aus dem Detaillierten Bericht im CSV-Format exportieren
- Sich im Ziel-Arbeitsbereich anmelden
- Zu Einstellungen > Importieren gehen und die CSV-Datei hochladen
- Anweisungen befolgen, um den Importvorgang abzuschließen
Was passiert, wenn ich bei einer Massenbearbeitung einen Fehler bei einem laufenden Timer mache? #
Wenn du Zeiteinträge in großen Mengen bearbeitest und versehentlich einen Eintrag mit einem laufenden Timer änderst, werden die Änderungen angewendet, sobald der Timer gestoppt wird. War die Bearbeitung ein Fehler, kannst du die Aktion einfach rückgängig machen, solange du dich innerhalb des 10-Sekunden-Fensters befindest.