Tiempo libre
Gestiona los días festivos, las vacaciones y otros tipos de permisos, y haz un seguimiento de la acumulación y los saldos.
El Tiempo libre es una función extra, que puedes habilitar actualizando tu espacio de trabajo al plan Estándar, Pro o Empresarial.
Crear y gestionar políticas #
Antes de que alguien pueda solicitar tiempo libre, primero deberías activar Tiempo libre en la Configuración del espacio de trabajo y definir una política de tiempo libre.
Puedes acceder a todas tus políticas y crear otras nuevas en la página de Tiempo libre (Bajas en la barra lateral) haciendo clic en el ícono de configuración.
Puedes tener varias políticas, una para cada tipo de empleado.
Cada política tiene varios campos que sólo la afectan a ella:
- Encargado - solo los miembros del equipo que añadas a la política podrán pedir tiempo libre
- Unidad de tiempo - puedes rastrear el tiempo libre y el saldo en días (como las vacaciones) o en horas (como las horas acumuladas, es decir, descanso compensatorio)
- Requiere aprobación - los miembros de tu equipo pueden enviar solicitudes de tiempo libre, que los gerentes o miembros específicos pueden aprobar (los administradores pueden aprobar el tiempo libre para todos). Si se deja sin marcar, todas las solicitudes se aprueban automáticamente cuando se envían.
- Acumulación automática - todos los miembros activos de la política recibirán el número seleccionado de días u horas en su saldo al comienzo de cada mes o año.
- Permitir saldo negativo - si se marca, los miembros del equipo pueden solicitar tiempo libre aunque no tengan suficientes días/horas disponibles (puedes utilizar esta opción para la baja por enfermedad). También puedes limitar el número de saldo negativo.
- Permitir media jornada - si la política de tiempo libre se calcula en días, puedes dejar que la gente pida un permiso de media jornada.
- Permitir media jornada en varios días - si la política de tiempo libre se calcula en días con Permitir media jornada activado, puedes permitir que la gente tome media jornada libre en varios días.
- Permitir horas libres en varios días - si la política de tiempo libre se calcula en horas, puedes permitir que la gente tome múltiples horas libre en varios días.
Puedes archivar las políticas que no se usan más (ej. Vacaciones 2021) haciendo clic en los tres puntos junto a la política, así como restaurarlas o eliminarlas de la misma manera.
Cuando archivas una política, todos los saldos y las solicitudes permanecen, pero los miembros del equipo no pueden elegir la política archivada al solicitar tiempo libre. Al eliminar una política se borran todas las solicitudes y los saldos de esa política.
Gestionar días no laborables #
Puedes definir y gestionar las vacaciones y políticas en la página de Tiempo libre cuando haces clic en el ícono de configuración y defines días laborables en la Configuración del espacio de trabajo (de forma predeterminada, los sábados y domingos se cuentan como no laborables).
Gestionar vacaciones #
Puedes gestionar los días festivos creando varios, asignando diferentes personas a diferentes días festivos (por ejemplo, si algunas personas no tienen tiempo libre para un día festivo específico), especificando si quieres que el día festivo ocurra anualmente y definiendo un color de día festivo. Elige uno o crea un color personalizado.
Cuando la gente solicita tiempo libre, los festivos y los fines de semana no cuentan. Por ejemplo, si alguien solicita tiempo libre del 1 al 7 de enero, y el 1 de enero es festivo, el 2 de enero es sábado y el 3 de enero es domingo, su solicitud total será de 4 días.
Para editar o eliminar días festivos, haz clic en los tres puntos al lado del día festivo en la pantalla de Vacaciones.
Puedes editar el nombre del día festivo, las personas asignadas, el período de tiempo, su ocurrencia anual y el color.
Eliminar o cambiar los días laborables no afecta las solicitudes de tiempo libre existentes.
Gestionar políticas #
Las políticas de vacaciones se pueden gestionar del mismo modo que los días festivos. Puedes crear múltiples políticas, asignar diferentes personas a diferentes políticas (por ejemplo, si cierta política no se aplica a ciertas personas), verificar si la política requiere aprobación y debe ser aprobada por el administrador o gerente, o algún otro miembro específico.
Al definir la política, debes introducir el nombre de la política y elegir los miembros o grupos de miembros a los que se aplicará la política.
Opcionalmente, puedes definir la unidad de tiempo (días u horas), si esta política requiere la aprobación de administradores, gerentes o miembros específicos, si se puede acumular después de un cierto período de tiempo, si se permite saldo negativo o medio día libre y especificar una color de la política. Elige uno o crea un color de póliza personalizado.
Para editar o eliminar políticas, haz clic en tres puntos al lado de la política en la pantalla de Políticas.
Los colores de vacaciones y políticas definidos previamente son visibles en las páginas Planilla de horarios, Calendario, Tiempo libre y Plan.
Solicitar tiempo libre #
- Ve a la página de tiempo libre (Bajas)
- Haz clic en Solicitar tiempo libre
- Selecciona la política de tiempo libre (puedes ver todas las políticas y cuántos días/horas tienes disponibles en el menú desplegable)
- Especifica el período (festivos y fines de semana no cuentan)
- Añade un nota opcional para el aprobador
- Pincha Enviar
Si no tienes suficiente saldo (y la política no te permite el saldo negativo), no podrás seleccionar esa política.
Si cometiste un error, puedes retirar tu solicitud pendiente pinchando en los tres puntos junto a tu solicitud (cuando se retire la solicitud aprobada, tu gerente y administrador recibirán un correo electrónico).
Si eres un administrador o gerente de equipo, puedes crear solicitudes de tiempo libre para otros usuarios seleccionando un usuario diferente en el menú desplegable de usuarios al solicitar tiempo libre.
Notificaciones por correo electrónico #
- Cuando alguien solicite el tiempo libre, la persona responsable de aprobar la solicitud recibirá un correo electrónico (como lo define la política).
- Los administradores recibirán un correo electrónico solo si son la única persona que puede aprobar las solicitudes de tiempo libre.
- Si los gerentes pueden aprobar las solicitudes, los administradores pueden recibir notificaciones por correo electrónico asignándose a sí mismos el rol de gerente de equipo a los usuarios que gestionan.
- Cuando el tiempo libre está aprobado (o rechazado), la persona que ha solicitado el tiempo libre y su gerente de equipo recibirán un correo electrónico.
Aprobar tiempo libre #
Cuando el miembro solicite el tiempo libre, la persona responsable para esa política recibirá un correo electrónico (ya sea su gerente de equipo, o una persona específica para toda la política).
Puedes aprobar las solicitudes en la página de Tiempo libre (Bajas) en la pestaña de Solicitudes, que enumera todas las solicitudes que puedes aprobar.
Puedes filtrar todas las solicitudes por estado (pendiente, aprobado, rechazado) y por persona específica del equipo.
Puedes rechazar una solicitud y escribir una nota, y la persona que ha enviado la solicitud recibirá un correo electrónico. También puedes rechazar solicitudes ya aprobadas si hubo un error.
Puedes hacer un clic en el ícono de notas para ver las notas de envío o de rechazo, y posar el ratón sobre la etiqueta del estado para ver quién ha aprobado la solicitud y cuándo.
Si una persona no tiene suficientes días/horas, y la política no permite el saldo negativo, el total de la solicitud será rojo y la solicitud no podrá ser aprobada.
Ver bajas #
Puedes ver todos los miembros del equipo que han programado bajas en la pestaña de Cronología, para que puedas planificar y sincronizar mejor los permisos.
Puedes ver las bajas para los próximos 30 días o elegir un intervalo de tiempo personalizado.
Solo las personas que tienen tiempo libre durante ese período aparecerán en la línea de tiempo con un bloque:
- Verde (predeterminado): solicitud de tiempo libre aprobada
- Naranja (predeterminado): solicitud pendiente que está esperando aprobación
- Gris (predeterminado) – día festivo
Aunque estos son los colores predeterminados para la política y el día festivo, puedes cambiarlos al crear una nueva política o día festivo, o al editar los existentes. De esta manera, en lugar del verde predeterminado, puedes tener un color definido en la política como color de la solicitud de tiempo libre aprobada, un tono más claro del color de la política para la solicitud pendiente y un color definido en día festivo como el color que indica feriado.
Quién puede ver qué:
- Los administradores pueden ver el tiempo libre de todos
- Los gerentes de equipo pueden ver el tiempo libre de sus miembros
- Los usuarios regulares pueden ver su propio tiempo, y el tiempo libre de su equipo (p. ej. los usuarios de su gerente de equipo). Si activas la opción Usuarios regulares pueden ver el tiempo libre de otros equipos en la Configuración del espacio de trabajo, podrán ver el tiempo libre de todos.
Gestionar acumulaciones #
La pestaña de saldo te muestra cuánto tiempo libre tiene cada miembro para cada política, cuánto ha utilizado y ver el registro detallado de los cambios en su historial de saldo.
Puedes ver el saldo por política (p. ej. el saldo de vacaciones de cada miembro del equipo) o por usuario (p. ej. el saldo de cada política de un usuario específico).
Los usuarios regulares pueden ver el historial de saldos solo para sus propias políticas, los administradores pueden ver el de todos, y los gerentes de equipo pueden ver el de los miembros de su equipo:
- Acumulado: cuántos días u horas la persona ha recibido
- Usado: cuántos días u horas la persona ha usado solicitando el tiempo libre
- Disponible: cuántos días u horas le quedan a la persona para solicitar el tiempo libre (acumulado menos usado)
Antes de que la gente pueda pedir el tiempo libre, primero tienes que darles los días (u horas) que pueden utilizar cuando solicitan el tiempo libre:
- Si la persona no tiene ningún tiempo acumulado, puedes poner el saldo inicial haciendo clic en Añadir
- Puedes añadir o eliminar los días/horas acumulados haciendo clic en los tres puntos (y dejar un comentario por qué la persona recibió o perdió el tiempo libre)
- Puedes añadir o eliminar los días/horas en masa cuando ves el saldo agrupado por política y entonces revisar para quién quieres añadir o eliminar el tiempo libre
Cuando el administrador añade o elimina el tiempo libre manualmente, las columnas acumuladas se actualizan.
Cuando el saldo de una persona se actualiza manualmente (a través de añadir o eliminar), la persona y su gerente de equipo recibirán un correo electrónico.
Historial de saldo #
Si necesitas saber por qué alguna persona tiene X número de días, puedes pinchar los tres puntos y hacer clic en Historial.
- Los usuarios regulares solo pueden ver su propio saldo, así como el historial de saldos
- Los administradores pueden ver el saldo de cada persona, así como añadir o eliminar días/horas acumulados
- Los gerentes de equipo pueden ver el saldo y el historial de saldo de todos sus miembros, pero no pueden editarlo
El historial de saldo enumera todas las solicitudes de tiempo libre realizadas por una persona, su estado y los cambios en su acumulación: puedes ver qué se ha modificado, cuándo y quién lo ha hecho:
- Las solicitudes pendientes y aprobadas eliminan tiempo del saldo
- Las solicitudes rechazadas y retiradas vuelven a añadir el tiempo original al saldo
- Las acciones manuales del administrador pueden añadir o eliminar el tiempo del saldo acumulado (p. ej. un miembro recibe días libres cuando comienza un nuevo período, o trabaja horas extras y recibe descanso compensatorio)
Exportación de los datos de tiempo libre #
Esta función permite a los administradores y gerentes de equipo exportar fácilmente los datos de tiempo libre de sus equipos en formatos CSV y Excel y realizar un seguimiento de sus solicitudes y saldos de tiempo libre. Está disponible en la página de Tiempo libre en las pestañas Solicitudes y Saldo y es accesible para usuarios Estándar, Pro y Empresarial.
Para exportar datos de tiempo libre desde la pestaña Solicitar:
- Ve a la página de Tiempo libre (Bajas) en la barra lateral izquierda
- En la pestaña Solicitudes, aplica filtros para seleccionar las solicitudes que quieres exportar
- Haz clic en Exporta en la esquina superior derecha
- Elige guardar las solicitudes como archivo CSV o Excel
Las solicitudes de tiempo libre se exportarán de acuerdo con los filtros que hayas establecido previamente. Esto incluye el estado de las solicitudes (pendientes, aprobadas o rechazadas), los usuarios y el período de tiempo.
Para exportar los datos de tiempo libre desde la pestaña de Saldo:
- Ve a la Tiempo libre en la barra lateral izquierda
- En la pestaña Saldo filtra los saldos de tiempo libre de los usuarios que te gustaría exportar
- Haz clic en Exportar en la esquina superior derecha
- Elige guardar el saldo como archivo CSV o Excel
El saldo de tiempo libre se exportará de acuerdo con los filtros que hayas establecido previamente. Esto incluye la política de tiempo libre y los usuarios.