Approuver le temps et les dépenses

Admins and managers can review and approve tracked time entries and expenses submitted by team members. Timesheet approval and expenses approval have separate tabs, but they are both located in the Approvals page.

Enable approvals #

You can choose to enable timesheet or expense approval in your workspace settings:

1. Click on the three dots icon next to your workspace name
2. Sélectionnez Paramètres de l’espace de travail
3. Select Enable time approval and/or Enable expenses approval
4. Select the frequency of when approvals are made (Weekly, Semi-monthly, or Monthly)

Activate expenses #

To activate expenses:

1. Accédez aux paramètres de l’espace de travail
2. Click Activate expenses on the bottom part of the Approvals section
3. Click the toggle to ON for Activate expense tracking

You should now have the option to enable time and expenses approval.

Autorisations #

Depending on the permissions defined in the Workspace settings, submitted time and expenses can be managed from the Approvals page in the following way:

• Admin : approuver, rejeter, modifier
• Chef d'équipe (si activé) : approuver, rejeter, modifier
• Chef de projet (si activé) : approuver, rejeter

Pour modifier ces autorisations :

1. Navigate to the Workspace settings > Permissions tab
2. Locate the following sections:
   • Who can approve submitted timesheets
   • Who can approve submitted expenses

3. Select the options for both sections:

• Admins and team managers: Team members can approve timesheets and expenses submitted by their team members
• Admins & project managers: Project managers can approve timesheets and expenses submitted by members assigned to the projects they manage

Approve/reject timesheets #

To approve timesheets:

1. Accédez à la page Approbations
2. Make sure the topmost tab is set to Timesheet
3. Go to the Pending tab
4. Click Approve All to approve all timesheets or
5. Click the team member’s name and click Approve or Reject on the next page

6. For a rejected timesheet, you need to write a note to send to the user
7. Click Reject when done

Approve/reject expenses #

To approve expenses:

1. Accédez à la page Approbations
2. Click Expenses on the topmost tab
3. Go to the Pending tab
4. Click Approve All to approve all expenses or
5. Click a team member’s name and click Approve or Reject on the next page

6. If rejecting, you need to write a short note for the user and then click Reject

Rappel pour approbation #

Si des chefs d'équipe ou de projet supervisent des équipes ou des responsables de projet, vous pouvez, en tant qu'administrateur, cliquer sur Rappel pour approuver afin d'envoyer un email de rappel à chaque chef d'équipe ou de projet pour qu'il approuve les feuilles de temps des membres de son équipe.

Pour envoyer aux gestionnaires un rappel d'approbation :

1. Accédez à la page Approbations
2. Select Timesheet or Expenses on the topmost tab
3. Go to the Pending tab
4. Click Remind to approve

A reminder to approve submitted timesheets and expenses will be sent to managers’ email addresses.  

Pour voir une feuille de temps complète, cliquez sur la demande pour la voir plus en détail.

Remind to submit #

Admins and managers can check for unsubmitted timesheets and expenses and click Remind to submit.

Pour ce faire :

1. Accédez à la page Approbations
2. Select Timesheet or Expenses on the topmost tab
3. Go to the Unsubmitted tab
4. Click Remind to submit

Edit pending time request #

Les administrateurs peuvent modifier les demandes en attente d'autres utilisateurs directement à partir de l'onglet En attente de la page Approbations.
Sauf si les saisies de temps sont verrouillées, les chefs d'équipe peuvent modifier les demandes en attente de leur équipe.

Pour modifier une demande en cours :

1. Allez à la page Approbations
2. Select the Timesheet tab
3. Dans l'onglet En attente sélectionnez la feuille de temps soumise
4. Cliquez sur l'icône du stylo d'édition à côté de la saisie des temps
5. Dans l'écran Modifier la saisie de temps, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Heure et date
   • Description
   • Projet
   • Facturation
   • Dupliquer/supprimer la saisie
6. Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action

Modifier les dépenses en attente #

Admins can edit other user’s expenses directly from the Pending tab in Approvals > Expenses.

Team managers can edit their team’s pending requests unless time expenses are locked.

Pour modifier une dépense en attente :

1. Allez à la page Approbations
2. Select the Expenses tab
3. Choose submitted expense in Pending tab
4. Cliquez sur l'icône d'édition
5. Dans l'écran Modifier les dépenses modifiez les éléments suivants :
   • Date
   • Projet/Tâche
   • Catégorie
   • Montant
   • Facturabilté
   • Ajouter/supprimer un reçu
   • Demande de suppression
6. Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action

Archive tab #

You can review all your approval history for both timesheets and expenses to see if all the required changes have been made. 

1. Accédez à la page Approbations
2. Select Timesheet or Expenses tab
3. Cliquez sur Archiver

• The Timesheet archive shows the history of submitted, approved, rejected, and withdrawn timesheets.
• The Expenses archive shows the history of submitted, approved, rejected, and withdrawn expenses.

Use the filter timesheets and expenses according to their status (Approved, rejected, or withdrawn).

Lorsque vous cliquez sur la feuille de temps marquée comme rejetée, vous verrez s’afficher une vue détaillée comprenant : 

• Nom d’utilisateur et période de soumission
• Date et heure de soumission
• Détails de la feuille de temps (saisies de temps, dépenses)
• Commentaire de rejet expliquant pourquoi la feuille de temps n’a pas été approuvée (si elle a été rejetée)

Notifications #

• Le responsable de l'utilisateur est informé de la soumission de la feuille de temps 
• L'utilisateur qui a soumis la feuille de temps est notifié si la feuille de temps est approuvée 
• L'utilisateur reçoit un email et une note si la feuille de temps est rejetée
• L'utilisateur et tous les administrateurs reçoivent un email si l'approbation est retirée 

Learn more about Notifications in Clockify.