Suivi du temps et des dépenses

Clockify centre d’aide Suivi du temps et des dépenses Approuver le temps et les dépenses

Approuver le temps et les dépenses

7 min de lecture

Admins and managers can review and approve tracked time entries and expenses submitted by team members. Timesheet approval and expenses approval have separate tabs, but they are both located in the Approvals page.

Remarque

Approving tracked time is available on Standard plan and higher and can be performed by workspace owners, admins, project managers or team managers.

Enable approvals #

You can choose to enable timesheet or expense approval in your workspace settings.

Enable expense approval #

To use expense approvals in your workspace:

  1. Click the three-dot icon next to your workspace name
  2. Select Workspace settings  > Finances
  3. Toggle the Enable expense approval switch to ON in the Expenses section
  4. Select the frequency of when approvals are made (Weekly, Semi-monthly, or Monthly)
Remarque

If the toggle for Expense approval isn’t active, you need to activate Expense tracking first.

Enable time approval #

To use time approvals in your workspace:

  1. Cliquez sur les trois points situés à côté du nom de votre espace de travail
  2. Select Workspace settings > Time tracking
  3. Toggle the Enable time approval switch to ON in the Tracking & Approval section
  4. Select the frequency of when approvals are made (Weekly, Semi-monthly, or Monthly)

Autorisations #

Depending on the permissions defined in the Workspace settings, submitted time and expenses can be managed from the Approvals page in the following way:

  • Admin : approuver, rejeter, modifier
  • Chef d'équipe (si activé) : approuver, rejeter, modifier
  • Chef de projet (si activé) : approuver, rejeter

To modify approval permissions:

1. Navigate to Workspace settings > Permissions page
2. Locate Who can approve submitted timesheets and Who can approve submitted expenses

3. Select the option for both sections:

  • Admins and team managers: Team members can approve timesheets and expenses submitted by their team members
  • Admins & project managers: Project managers can approve timesheets and expenses submitted by members assigned to the projects they manage
Remarque

If a user has admin and any other manager role, the admin role will override every other role. If a user has both project and team manager roles, all permissions to both roles will apply.  

Approve/reject timesheets #

To approve timesheets:

  1. Accédez à la page Approbations
  2. Make sure the topmost tab is set to Timesheet
  3. Go to the Pending tab
  4. Click Approve All to approve all timesheets or
  5. Click the team member’s name and click Approve or Reject on the next page

6. For a rejected timesheet, you need to write a note to send to the user
7. Click Reject when done

Conseil

You can also bulk approve multiple users by clicking the box next to the user’s name and clicking Approve or Reject. To approve all users, click the Approve All button on the top-right corner.

Approve/reject expenses #

To approve expenses:

  1. Accédez à la page Approbations
  2. Click Expenses on the topmost tab
  3. Go to the Pending tab
  4. Click Approve All to approve all expenses or
  5. Click a team member’s name and click Approve or Reject on the next page

6. If rejecting, you need to write a short note for the user and then click Reject

Conseil

You can also use the bulk approve/reject feature by ticking the boxes next to the team members (or the topmost box to select all) and clicking Approve/Reject.

Remarque

Approved timesheets and expenses are locked from editing.
If a member submitted a timesheet with incorrect entry details, an admin or team manager (if they have required permission) can:

  • Reject the entire timesheet and edit and resubmit the entry (if not yet approved).
  • Go to the Detailed report and manually correct the mistake.
  • Withdraw the approval and advise the team member to edit and resubmit their timesheet for approval.

Retirer l’approbation #

To withdraw approval for timesheet or expenses:

  1. Accédez à Approbations > Feuilles de temps / Dépenses
  2. Cliquez sur l’onglet Archives
  3. Click the team member’s submitted timesheet or expenses
  4. Click the Withdraw approval button on the upper right
  5. Enter a note for the withdrawal
  6. Cliquez sur Retirer

Rappel pour approbation #

Si des chefs d'équipe ou de projet supervisent des équipes ou des responsables de projet, vous pouvez, en tant qu'administrateur, cliquer sur Rappel pour approuver afin d'envoyer un email de rappel à chaque chef d'équipe ou de projet pour qu'il approuve les feuilles de temps des membres de son équipe.

Pour envoyer aux gestionnaires un rappel d'approbation :

  1. Accédez à la page Approbations
  2. Select Timesheet or Expenses on the topmost tab
  3. Go to the Pending tab
  4. Click Remind to approve

A reminder to approve submitted timesheets and expenses will be sent to managers’ email addresses.  

Pour voir une feuille de temps complète, cliquez sur la demande pour la voir plus en détail.

Remind to submit #

Admins and managers can check for unsubmitted timesheets and expenses and click Remind to submit.

Pour ce faire :

  1. Accédez à la page Approbations
  2. Select Timesheet or Expenses on the topmost tab
  3. Go to the Unsubmitted tab
  4. Click Remind to submit

Edit pending time request #

Les administrateurs peuvent modifier les demandes en attente d'autres utilisateurs directement à partir de l'onglet En attente de la page Approbations.
Sauf si les saisies de temps sont verrouillées, les chefs d'équipe peuvent modifier les demandes en attente de leur équipe.

Pour modifier une demande en cours :

  1. Allez à la page Approbations
  2. Select the Timesheet tab
  3. Dans l'onglet En attente sélectionnez la feuille de temps soumise
  4. Cliquez sur l'icône du stylo d'édition à côté de la saisie des temps
  5. Dans l'écran Modifier la saisie de temps, vous pouvez modifier les éléments suivants :
    • Heure et date
    • Description
    • Projet
    • Facturation
    • Dupliquer/supprimer la saisie
  6. Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action
edit pending timesheet
Remarque

Une fois qu'une personne a le rôle de chef d'équipe ou chef de projet elle peut voir la page Approbation dans la barre latérale avec les membres/projets qui lui sont visibles.

Modifier les dépenses en attente #

Admins can edit other user’s expenses directly from the Pending tab in Approvals > Expenses.

Team managers can edit their team’s pending requests unless time expenses are locked.

Pour modifier une dépense en attente :

  1. Allez à la page Approbations
  2. Select the Expenses tab
  3. Choose submitted expense in Pending tab
  4. Cliquez sur l'icône d'édition
  5. Dans l'écran Modifier les dépenses modifiez les éléments suivants :
    • Date
    • Projet/Tâche
    • Catégorie
    • Montant
    • Facturabilté
    • Ajouter/supprimer un reçu
    • Demande de suppression
  6. Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action
Remarque

Si l’heure de début et l’heure de fin comprennent une période de nuit, un nombre en exposant figure à côté de l’heure de fin, indiquant le nombre de jours supplémentaires couverts par la saisie de temps.

Archive tab #

You can review all your approval history for both timesheets and expenses to see if all the required changes have been made. 

  1. Accédez à la page Approbations
  2. Select Timesheet or Expenses tab
  3. Cliquez sur Archiver
  • The Timesheet archive shows the history of submitted, approved, rejected, and withdrawn timesheets.
  • The Expenses archive shows the history of submitted, approved, rejected, and withdrawn expenses.

Use the filter timesheets and expenses according to their status (Approved, rejected, or withdrawn).

Lorsque vous cliquez sur la feuille de temps marquée comme rejetée, vous verrez s’afficher une vue détaillée comprenant : 

  • Nom d’utilisateur et période de soumission
  • Date et heure de soumission
  • Détails de la feuille de temps (saisies de temps, dépenses)
  • Commentaire de rejet expliquant pourquoi la feuille de temps n’a pas été approuvée (si elle a été rejetée)

Notifications #

Remarque

If you’re admin and want to receive an email notification when a user submits their timesheet, you need to have a manager role for users you manage.

  • Le responsable de l'utilisateur est informé de la soumission de la feuille de temps 
  • L'utilisateur qui a soumis la feuille de temps est notifié si la feuille de temps est approuvée 
  • L'utilisateur reçoit un email et une note si la feuille de temps est rejetée
  • L'utilisateur et tous les administrateurs reçoivent un email si l'approbation est retirée 

Learn more about Notifications in Clockify.

Articles similaires

Appli Android
Appli iOS
Approuver les saisies et les demandes de congés des membres de l’espace de travail

Cet article vous a-t-il été utile ?

Thank you! If you’d like a member of our support team to respond to you, please drop us a note at support@clockify.me