Suivi du temps et des dépenses

Approuver le temps et les dépenses

Cet article décrit le processus par lequel les administrateurs et les gestionnaires examinent et approuvent les entrées de temps et les dépenses soumises par les membres de l'équipe. Grâce à ce processus, le temps et le budget consacrés à un projet peuvent être estimés et alloués avec précision.

L'approbation du suivi du temps est disponible à partir de l'abonnement Standard et peut être effectuée par les administrateurs de l'espace de travail et les chefs d'équipe.
L'approbation des dépenses suivies est disponible à partir de l'abonnement PRO et peut être effectuée par les administrateurs de l'espace de travail et les chefs d'équipe. 

Imaginez que vous êtes chef de projet et que vous supervisez une équipe de développeurs travaillant sur un projet pour un client. Les membres de l'équipe soumettent des dépenses suivies lors d'activités liées au projet, telles que des licences de logiciels ou des frais de déplacement. En tant que chef de projet, vous examinez ces soumissions pour vous assurer qu'elles sont conformes aux budgets du projet et aux accords conclus avec le client. Une fois approuvées, ces entrées sont intégrées dans les rapports de projet et les factures, fournissant aux clients les informations de facturation. 

L'administrateur ou le chef d'équipe peut approuver, rejeter et modifier le temps et les dépenses soumis à partir de la page Approbations.

L'interface utilisateur présentée dans cette vidéo peut ne pas correspondre à la dernière version de l'appli.

Approuver le temps #

Chaque demande d'approbation de temps contient les informations suivantes : 

  • Auteur de la demande soumise 
  • Heure de la demande soumise 
  • Statut :
    • Non soumis
    • En attente
    • Approuvé

Lorsqu'une feuille de temps est en attente d'approbation, un point orange apparaît comme indicateur dans la barre latérale.

Onglet En attente

Liste les feuilles de temps en attente d'approbation. Vous pouvez approuver toutes les demandes en même temps ou les filtrer par utilisateur ou par groupe.

Rappeler pour approuver

Si des chefs d'équipe supervisent des membres de l'équipe, vous pouvez, en tant qu'administrateur, cliquer sur Rappeler pour approuver afin d'envoyer un email de rappel à chaque chef d'équipe pour qu'il approuve les feuilles de temps des membres de son équipe.  

Pour envoyer un rappel d'approbation aux chefs d'équipe :

  1. Accédez à la page Approbations
  2. Si les membres de l'équipe ont assigné des chefs d'équipe, le bouton, Rappeler pour approuver sera activé
  3. Le rappel d'approuver la demande soumise sera envoyé aux emails des chefs d'équipe  

Pour voir une feuille de temps complète, cliquez sur la demande pour la voir plus en détail.

Modifier une demande de temps en attente #

Les administrateurs peuvent modifier les demandes en attente d'autres utilisateurs directement à partir de l'onglet En attente de la page Approbations.
Sauf si les entrées de temps sont verrouillées, les chefs d'équipe peuvent modifier les demandes en attente de leur équipe.

Pour modifier une demande en cours :

  1. Allez à la page Approbations
  2. Dans l'onglet En attente sélectionnez la feuille de temps soumise
  3. Cliquez sur l'icône du stylo d'édition à côté de la saisie des temps
  4. Dans l'écran Modifier la saisie des temps, vous pouvez modifier les éléments suivants :
    • Heure et date
    • Description
    • Projet
    • Facturation
    • Dupliquer/supprimer l'entrée

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur ENREGISTRER pour terminer l'action.

Approbation du gestionnaire #

En plus des administrateurs, les chefs d'équipe peuvent également approuver les feuilles de temps des utilisateurs qu'ils gèrent.

  1. Allez à la page Équipe
  2. Cliquez sur l'onglet + Rôle pour la personne que vous souhaitez nommer responsable
  3. Cochez la case Chef d'équipe
  4. Sélectionnez les utilisateurs pour lesquels ils peuvent consulter et approuver les feuilles de temps
  5. Sauvegardez les changements

Une fois qu'une personne a le rôle de Chef d'équipe, elle peut voir la page Approbation dans la barre latérale, et elle peut voir uniquement les demandes d'approbation de ses membres et les approuver ou les rejeter.

Approuver les dépenses #

Comme pour l'approbation du temps, si des dépenses sont en attente d'approbation, un point orange s'affiche dans la barre latérale.

Si vous souhaitez soumettre l'approbation des dépenses dans la page Approbation :

  1. Accédez à la page Approbations
  2. Cliquez sur l'onglet Non soumis

Voici la liste de toutes les approbations de dépenses non soumises avec le nom du membre de l'équipe, le temps total, le nombre d'heures de congé approuvées et le montant total des dépenses, tous regroupés en fonction de la période. Si vous en développez une et que vous cliquez sur les dépenses non soumises, vous serez redirigé vers la page Feuille de temps avec toutes les entrées de temps qui peuvent être soumises. 

Pour poursuivre le processus : 

  1. Cliquez sur le bouton SOUMETTRE POUR APPROBATION
  2. L’écran de confirmation apparaît
  3. Cliquez sur SOUMETTRE pour confirmer l'action

Une fois que la dépense a été approuvée, elle ne peut être modifiée en aucune façon.

Modifier les dépenses en attente #

Les administrateurs peuvent modifier les dépenses d'autres utilisateurs directement à partir de l'onglet En attente de la page Approbations.
Les chefs d'équipe peuvent modifier les demandes en attente de leur équipe, à moins que les dépenses en attente ne soient verrouillées.

Pour modifier une dépense en attente :

  1. Allez à la page Approbations
  2. Sélectionnez la feuille de temps soumise dans l'onglet En attente
  3. Cliquez sur l'icône d'édition
  4. Dans l'écran Modifier la dépense, modifiez les éléments suivants :
    • Date
    • Projet
    • Categorie
    • Montant
    • Facturabilité
    • Ajouter/supprimer un reçu
    • Demande de suppression

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur ENREGISTRER pour terminer l'action.

Si la feuille de temps est en attente d'approbation, l'élément Approbations de la barre latérale est marqué d'un point orange.

Rejeter une demande soumise #

Le rejet d'une demande soumise doit être effectué sur la page Approbations

Pour rejeter une demande :

  1. Allez sur la page Approbations, onglet En attente
  2. Ouvrez la demande
  3. Cliquez sur Rejeter dans le coin supérieur droit
  4. Laissez une note
  5. Cliquez sur Rejeter pour terminer l'action

En conséquence, la demande d'approbation sera supprimée, l'étiquette "en attente" sera enlevée et l'utilisateur recevra un email contenant la note.

Si un membre a soumis une feuille de temps avec des entrées erronées, vous pouvez : 

  • Rejeter l'ensemble de la feuille de temps, puis modifier et soumettre à nouveau l'entrée
  • Aller au Rapport détaillé et corriger manuellement l'erreur (seulement en tant que propriétaire/administrateur, ou leur gestionnaire d'équipe)

Une fois que vous avez approuvé le temps, les entrées de temps sont verrouillées de façon permanente. Même les administrateurs ne peuvent pas les modifier.

Si vous facturez du temps après approbation et que vous souhaitez marquer ce qui a été facturé, vous pouvez importer les entrées de temps approuvées dans une facture et les entrées de temps approuvées recevront automatiquement une balise facturée afin que vous puissiez voir ce qui a été facturé et filtrer les rapports par statut.

Si l'heure de début et l'heure de fin comprennent une période de nuit, un nombre en exposant figure à côté de l'heure de fin, indiquant le nombre de jours supplémentaires couverts par la saisie des entrées du temps.

Notifications: #

  • Le chef d'équipe de l'utilisateur est notifié si la feuille de temps est soumise 
  • L'utilisateur qui a soumis la feuille de temps est notifié si la feuille de temps est approuvée 
  • L'utilisateur reçoit un email et une note si la feuille de temps est rejetée
  • L'utilisateur et tous les administrateurs reçoivent un email si l'approbation est retirée 

Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez recevoir une notification par email lorsqu'un utilisateur soumet sa feuille de temps, vous devez avoir un rôle de Chef d'équipe pour les utilisateurs que vous gérez. Cela signifie que, pour certains utilisateurs, vous serez à la fois administrateur et chef d'équipe.

Vous pouvez envoyer des rappels par email aux utilisateurs pour qu'ils soumettent leurs feuilles de temps non soumises, et aux gestionnaires pour qu'ils approuvent les feuilles de temps des membres de leur équipe.

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