Zeit- und Ausgabenerfassung

Zeit und Ausgaben genehmigen

In diesem Artikel wird der Prozess beschrieben, wie Admins und Manager erfasste Zeiteinträge und Ausgaben, die von Teammitgliedern eingereicht werden, überprüfen und genehmigen können. Mit diesem Prozess können die für ein Projekt aufgewendete Zeit und das Budget genau eingeschätzt und zugewiesen werden.

Die Genehmigung von erfassten Zeiten ist mit dem Standard- oder einem höheren Abonnementsplan verfügbar und kann von einem Admin des Arbeitsbereichs oder Teammanager ausgeführt werden.
Die Genehmigung von erfassten Ausgaben ist mit dem PRO- und einem höheren Abonnementsplan verfügbar und kann von Admins des Arbeitsbereichs und Teammanagern ausgeführt werden. 

Stelle dir vor, dass du Projektmanager bist, der ein Entwicklungsteam leitet, das an einem Kundenprojekt arbeitet. Teammitglieder reichen erfasste Ausgaben während der projektbezogenen Aktivitäten ein, wie Softwarelizenz oder Reiseausgaben. Als Projektmanager überprüfst du diese Einreichungen, um sicherzustellen, dass sie mit Projektbudgets und Kundenverträgen übereinstimmen. Sobald die Einträge genehmigt werden, sind sie in die Projektberichte und Rechnungen integriert und ermöglichen Kunden, Rechnungsinformationen zu erhalten. 

Ein Admin oder Teammanager kann die eingereichten Zeiten und Ausgaben von der Seite Genehmigungen genehmigen, ablehnen und bearbeiten.

Die in diesem Video angezeigte Benutzeroberfläche entspricht möglicherweise nicht der aktuellen Version der App.

Zeit genehmigen #

Jeder Genehmigungsantrag enthält folgende Informationen: 

  • Autor des eingereichten Antrags 
  • Uhrzeit des eingereichten Antrags 
  • Status:
    • Nicht eingereicht
    • Ausstehend
    • Genehmigt

Neben jeder Arbeitszeittabelle, die auf die Genehmigung wartet, wird ein orangefarbener Punkt als Indikator in der Seitenleiste angezeigt.

Ausstehend

In dieser Registerkarte werden Arbeitszeittabellen aufgelistet, die auf die Genehmigung warten. Du kannst alle Anträge auf einmal genehmigen oder nach Benutzern oder Gruppen filtern.

An Genehmigung erinnern

Wenn es Teammanager gibt, die Teammitglieder kontrollieren, kannst du als Admin auf An Genehmigung erinnern um jedem Teammanager eine E-Mail-Erinnerung zu senden, um Arbeitszeittabellen ihrer Teammitglieder zu genehmigen.  

So sendest du Teammanagern eine Erinnerung an Genehmigung:

  1. Gehe zur Seite "Genehmigungen "
  2. Wenn Teammitgliedern ein Teammanager zugewiesen wird, wird die Schaltfläche An Genehmigung erinnern aktiviert
  3. Erinnerung an die Genehmigung eines eingereichten Antrags wird an E-Mail-Adressen von Teammanagern gesendet  

Um die volle Arbeitszeittabelle mit weiteren Details zu sehen, solltest du auf den Antrag klicken.

Ausstehende Zeitanträge bearbeiten #

Admins können ausstehende Anträge anderer Benutzer direkt in der Registerkarte Ausstehend auf der Seite Genehmigungen bearbeiten.
Wenn Zeiteinträge nicht gesperrt sind, können Teammanager die ausstehenden Anträge ihres Teams bearbeiten.

So kannst du ausstehende Anträge bearbeiten:

  1. Gehe zur Seite "Genehmigungen"
  2. Wähle in der Registerkarte "Ausstehend" eine eingereichte Arbeitszeittabelle
  3. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Zeiteintrag
  4. Im Bildschirm “Zeiteintrag bearbeiten” kannst du das Folgende bearbeiten:
    • Zeit und Datum
    • Beschreibung
    • Projekt
    • Abrechenbarkeit
    • Eintrag duplizieren/löschen

Wenn du alle notwendigen Änderungen vorgenommen hast, solltest du auf "SPEICHERN" um die Aktion zu abzuschließen.

Managergenehmigung #

Neben Admins können auch Teammanager Arbeitszeittabellen für die Benutzer genehmigen, die sie verwalten.

  1. Gehe zur Seite Team
  2. Auf + Role für die Person klicken, die du zum Manager machen möchtest
  3. Markiere Teammanager
  4. Wähle Benutzer, für die sie Arbeitszeittabellen sehen und genehmigen können
  5. Speichere Änderungen

Wenn eine Person über die Teammanager-Rolle verfügt, kann sie die Seite Genehmigung in der Seitenleiste sehen und nur den Genehmigungsantrag ihrer Mitglieder sehen und ihn genehmigen oder ablehnen.

Ausgaben genehmigen #

Wie bei Arbeitszeitgenehmigung wird ein oranger Punkt als Anzeige für Ausgaben, die auf eine Genehmigung warten, in der Randleiste angezeigt.

So kannst du Ausgaben zur Genehmigung auf der Seite Genehmigungen einreichen:

  1. Gehe zur Seite "Genehmigungen"
  2. Klicke auf die Registerkarte "Nicht eingereicht"

Hier ist eine Liste aller nicht eingereichten Ausgabengenehmigungen mit Teammitgliedsnamen, Gesamtzeit, Anzahl der genehmigten arbeitsfreien Stunden und Gesamtbetrag von Ausgaben, die alle basierend auf dem Zeitraum gruppiert sind. Wenn du eine Genehmigung erweiterst und nicht eingereichte Ausgaben anklickst, wirst du zur Seite Arbeitszeittabelle mit allen Zeiteinträgen umgeleitet, die eingereicht werden können. 

Für die Fortsetzung des Prozesses: 

  1. Klicke auf "ZUR GENEHMIGUNG EINREICHEN"
  2. Bestätigungsbildschirm wird angezeigt
  3. Du solltest auf "EINREICHEN", um die Aktion zu bestätigen

Wenn eine Ausgabe genehmigt wird, kann sie in keiner Weise bearbeitet werden.

Ausstehende Ausgaben bearbeiten #

Admins können Ausgaben anderer Benutzer in der Registerkarte Ausstehend auf der Seite Genehmigungen direkt bearbeiten.
Solange Ausgaben nicht gesperrt sind, können Teammanager die ausstehenden Anträge ihres Teams bearbeiten.

So kannst du ausstehende Ausgaben bearbeiten:

  1. Gehe zur Seite "Genehmigungen"
  2. Wähle eine eingereichte Arbeitszeittabelle in der Registerkarte Ausstehend
  3. Klicke auf das Bearbeitungssymbol
  4. Im Bildschirm "Ausgaben bearbeiten" kannst du Folgendes bearbeiten:
    • Datum
    • Projekt
    • Kategorie
    • Betrag
    • Abrechenbarkeit
    • Beleg hinzufügen/löschen
    • Anforderung löschen

Wenn du alle notwendigen Änderungen vorgenommen hast, solltest du auf "SPEICHERN" um die Aktion zu abzuschließen.

Falls eine Arbeitszeittabelle auf die Genehmigung wartet, ist das Element Genehmigungen in der Seitenleiste mit einem orangefarbenen Punkt markiert.

Eingereichte Anträge ablehnen #

Die Ablehnung von eingereichten Anträgen muss auf der Seite Genehmigungen ausgeführt werden. 

So kannst du einen Antrag ablehnen:

  1. Gehe zur Seite "Genehmigungen" und zur Registerkarte "Ausstehend"
  2. Öffne den Antrag
  3. Du solltest auf "Ablehnen" in der oberen rechten Ecke
  4. Hinterlasse eine Notiz
  5. Du solltest auf "Ablehnen" um die Aktion abzuschließen

Als Folge davon wird der Genehmigungsantrag gelöscht, das Label “Ausstehend” entfernt und der Benutzer enthält eine E-Mail mit Notiz.

Falls ein Mitglied eine Arbeitszeittabelle mit falsch eingereichten Einträgen eingereicht hat, kannst du: 

  • Die ganze Arbeitszeittabelle ablehnen und dann einen Eintrag bearbeiten und neu einreichen
  • Zum Detaillierten Bericht gehen und den Fehler manuell korrigieren (nur als Besitzer/Admin oder ihr Teammanager)

Sobald du die Zeiten genehmigt hast, werden Zeiteinträge endgültig gesperrt und nicht einmal Admins können sie bearbeiten.

Falls du die Zeit nach der Genehmigung in Rechnung stellst und markieren möchtest, was in Rechnung gestellt wurde, kannst du die genehmigten Zeiteinträge in eine Rechnung importieren und die genehmigten Zeiteinträge erhalten automatisch das Tag “In Rechnung gestellt”, damit du sehen kannst, was in Rechnung gestellt wurde und Berichte nach Status filtern.

Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfasst, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

Benachrichtigungen: #

  • Teammanager eines Benutzers wird benachrichtigt, wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht wird 
  • Benutzer, der eine Arbeitszeittabelle eingereicht hat, wird benachrichtigt, wenn die Arbeitszeittabelle genehmigt wird 
  • Benutzer erhält eine E-Mail und eine Notiz, wenn die Arbeitszeittabelle abgelehnt wird
  • Benutzer und alle Admins erhalten eine E-Mail, wenn eine Genehmigung zurückgezogen wird 

Wenn du Admin bist und eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchtest, wenn ein Benutzer seine Arbeitszeittabellen einreicht, musst du die Teammanager -Rolle für Benutzer haben, die du verwaltest. Dies bedeutet, dass du für bestimmte Benutzer sowohl Admin als auch Teammanager bist.

Du kannst E-Mail-Erinnerungen sowohl Benutzern senden, damit sie ihre nicht eingereichten Arbeitszeittabellen einreichen, als auch Managern, damit sie Arbeitszeittabellen ihrer Teammitglieder genehmigen.

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