Zeit und Ausgaben genehmigen
Admins und Manager können von Teammitgliedern eingereichte Zeiteinträge und Ausgaben überprüfen und genehmigen. Die Genehmigung von Arbeitszeittabellen und Ausgaben erfolgt über separate Tabs, die sich jedoch beide auf der Seite Genehmigungen befinden.
Die Genehmigung von erfassten Zeiten ist ab dem Standard-Tarif verfügbar und kann von Arbeitsbereichsbesitzern, Admins, Projektmanagern oder Teammanagern durchgeführt werden.
Genehmigungen aktivieren #
Du kannst die Genehmigung von Arbeitszeittabellen oder Ausgaben in deinen Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren:
- Klicke auf das
Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen deines Arbeitsbereichs - Wähle Arbeitsbereichseinstellungen aus
- Wähle Zeitgenehmigung aktivieren und/oder Ausgabengenehmigung aktivieren aus
- Wähle das Intervall aus, in dem Genehmigungen erfolgen sollen (Wöchentlich, Halbmonatlich oder Monatlich)
Falls die Option „Ausgabengenehmigung aktivieren“ nicht verfügbar ist, musst du zuerst die Ausgabenerfassung aktivieren.
Ausgaben aktivieren #
Um Ausgaben zu aktivieren:
- Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen
- Klicke im unteren Bereich des Abschnitts Genehmigungen auf Ausgaben aktivieren
- Stelle den Schalter bei Ausgabenverfolgung aktivieren auf EIN
Jetzt sollte dir die Option zur Aktivierung der Zeit- und Ausgabengenehmigung zur Verfügung stehen.
Berechtigungen #
Abhängig von den Berechtigungen, die in den Einstellungen des Arbeitsbereichs definiert sind, können eingereichte Zeit und Ausgaben von der Seite Genehmigungen auf die folgende Weise verwaltet werden:
- Admin: genehmigen, ablehnen, bearbeiten
- Teammanager (sofern aktiviert): genehmigen, ablehnen, bearbeiten
- Projektmanager (sofern aktiviert): genehmigen, ablehnen
Um diese Berechtigungen zu modifizieren:
- Navigiere zu Arbeitsbereichseinstellungen > Tab Berechtigungen
- Suche nach den folgenden Abschnitten:
- Wer eingereichte Arbeitszeittabellen genehmigen kann
- Wer eingereichte Ausgaben genehmigen kann
3. Wähle die Optionen für beide Abschnitte aus:
- Admins und Teammanager: Teammanager können Arbeitszeittabellen und Ausgaben genehmigen, die von ihren Teammitgliedern eingereicht wurden
- Admins und Projektmanager: Projektmanager können Arbeitszeittabellen und Ausgaben genehmigen, die von Mitgliedern eingereicht wurden, die den von ihnen verwalteten Projekten zugewiesen sind.
Falls ein Benutzer die Admin-Rolle oder eine andere Manager-Rolle hat, setzt die Admin-Rolle jede andere Rolle außer Kraft. Falls ein Benutzer sowohl die Projektmanager-Rolle als auch die Teammanager-Rolle hat, verfügt der Benutzer über Berechtigungen der beiden Rollen.
Arbeitszeittabellen genehmigen/ablehnen #
Um Arbeitszeittabellen zu genehmigen:
- Gehe zur Seite Genehmigungen
- Stelle sicher, dass der oberste Tab auf Arbeitszeittabelle eingestellt ist
- Gehe zum Tab Ausstehend
- Klicke auf Alle genehmigen, um alle Arbeitszeittabellen auf einmal zu bestätigen, oder
- Klicke auf den Namen des Teammitglieds und wähle auf der nächsten Seite Genehmigen oder Ablehnen
6. Bei einer abgelehnten Arbeitszeittabelle musst du eine Nachricht verfassen, die an den Nutzer gesendet wird
7. Klicke auf Ablehnen, wenn du fertig bist
Du kannst auch eine Massengenehmigung für mehrere Nutzer gleichzeitig durchführen: Setze dazu einfach ein Häkchen in das Kontrollkästchen neben dem Namen des Nutzers und klicke auf Genehmigen oder Ablehnen. Um alle Nutzer auf einmal freizugeben, klicke auf die Schaltfläche Alle genehmigen oben rechts.
Ausgaben genehmigen/ablehnen #
Um Ausgaben zu genehmigen:
- Gehe zur Seite Genehmigungen
- Klicke im obersten Tab auf Ausgaben
- Gehe zum Tab Ausstehend
- Klicke auf Alle genehmigen, um alle Ausgaben zu bestätigen, oder
- Klicke auf den Namen eines Teammitglieds und wähle auf der nächsten Seite Genehmigen oder Ablehnen
6. Wenn du eine Ausgabe ablehnst, musst du eine kurze Nachricht für den Nutzer verfassen und anschließend auf Ablehnen klicken
Du kannst auch die Funktion zur Massengenehmigung oder -ablehnung nutzen, indem du die Kästchen neben den Teammitgliedern markierst (oder das oberste Kästchen, um alle auszuwählen) und auf Genehmigen/Ablehnen klickst.
Genehmigte Zeiteinträge sind dauerhaft gesperrt. Admins können nach der Genehmigung keine Änderungen mehr daran vornehmen.
Falls ein Mitglied eine Arbeitszeittabelle mit falsch eingereichten Einträgen eingereicht hat, kannst du:
- Die ganze Arbeitszeittabelle ablehnen und dann einen Eintrag bearbeiten und neu einreichen (als Besitzer/Admin oder Teammanager)
- Zum Detaillierten Bericht gehen und den Fehler manuell korrigieren (nur als Besitzer/Admin oder Teammanager)
An Genehmigung erinnern #
Falls es Team- oder Projektmanager gibt, die Team- und Projektzugewiesene überwachen, kannst du als Admin auf An Genehmigung erinnern klicken, um eine E-Mail-Erinnerung an jeden Team- oder Projektmanager zu senden, damit sie Arbeitszeittabellen ihres Teams genehmigen.
So sendest du Managern eine Erinnerung an Genehmigung:
- Gehe zur Seite Genehmigungen
- Wähle im obersten Tab Arbeitszeittabelle oder Ausgaben aus
- Gehe zum Tab Ausstehend
- Klicke auf An Genehmigung erinnern
Es wird eine Erinnerung zur Genehmigung der eingereichten Arbeitszeittabellen und Ausgaben an die E-Mail-Adressen der Manager gesendet.
Um die volle Arbeitszeittabelle mit weiteren Details zu sehen, solltest du auf den Antrag klicken.
An Einreichung erinnern #
Admins und Manager können nach nicht eingereichten Arbeitszeittabellen und Ausgaben suchen und auf An Einreichung erinnern klicken.
Um dies zu tun:
- Navigiere zu Genehmigungen
- Wähle im obersten Tab Arbeitszeittabelle oder Ausgaben aus
- Gehe zum Tab Nicht eingereicht
- Klicke auf An Einreichung erinnern
Ausstehende Zeitanträge bearbeiten #
Admins können ausstehende Anträge anderer Benutzer direkt in der Registerkarte Ausstehend auf der Seite Genehmigungen bearbeiten.
Wenn Zeiteinträge nicht gesperrt sind, können Teammanager die ausstehenden Anträge ihres Teams bearbeiten.
So kannst du ausstehende Anträge bearbeiten:
- Gehe zur Seite Genehmigungen
- Wähle den Tab Arbeitszeittabelle aus
- Wähle in der Registerkarte Ausstehend eine eingereichte Arbeitszeittabelle
- Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Zeiteintrag
- Im Bildschirm “Zeiteintrag bearbeiten” kannst du das Folgende bearbeiten:
- Zeit und Datum
- Beschreibung
- Projekt
- Abrechenbarkeit
- Eintrag duplizieren/löschen
- Klicke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen
Wenn eine Person über die Team- oder Projektmanager-Rolle verfügt, kann sie die Seite Genehmigung mit Mitgliedern/Projekten, die für sie sichtbar sind, in der Seitenleiste sehen
Ausstehende Ausgaben bearbeiten #
Admins können die Ausgaben anderer Benutzer direkt im Tab Ausstehend unter Genehmigungen > Ausgaben bearbeiten.
So kannst du ausstehende Ausgaben bearbeiten:
- Gehe zur Seite Genehmigungen
- Wähle den Tab Ausgaben aus
- Wähle im Tab Ausstehend eine eingereichte Ausgabe aus
- Klicke auf das Bearbeitungssymbol
- Bearbeite das Folgende im Bildschirm Ausgaben bearbeiten:
- Datum
- Projekt/Aufgabe
- Kategorie
- Betrag
- Abrechenbarkeit
- Beleg hinzufügen/löschen
- Antrag löschen
- Klicke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen
Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfasst, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.
Archivieren #
Du kannst deinen gesamten Genehmigungsverlauf sowohl für Arbeitszeittabellen als auch für Ausgaben einsehen, um zu überprüfen, ob alle erforderlichen Änderungen vorgenommen wurden.
- Navigiere zu Genehmigungen
- Wähle den Tab Arbeitszeittabelle oder Ausgaben aus
- Klicke auf Archivieren
- Das Archiv für Arbeitszeittabellen zeigt den Verlauf der eingereichten, genehmigten, abgelehnten und zurückgezogenen Arbeitszeittabellen.
- Das Archiv für Ausgaben zeigt den Verlauf der eingereichten, genehmigten, abgelehnten und zurückgezogenen Ausgaben.
Nutze die Filter, um Arbeitszeittabellen und Ausgaben nach ihrem Status (Genehmigt, Abgelehnt oder Zurückgezogen) zu filtern.
Wenn du auf die als abgelehnt markierte Arbeitszeittabelle klickst, siehst du die Detailansicht, die Folgendes beinhaltet:
- Benutzername und Einreichungszeitraum
- Datum und Uhrzeit der Einreichung
- Arbeitszeittabellen-Details (Zeiterfassungen, Ausgaben)
- Ablehnungskommentar mit Begründung, warum die Arbeitszeittabelle nicht genehmigt wurde (falls abgelehnt)
Benachrichtigungen #
Wenn du Admin bist und eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchtest, sobald ein Benutzer seine Arbeitszeittabelle einreicht, musst du eine Manager-Rolle für die von dir verwalteten Benutzer besitzen.
- Manager eines Benutzers wird benachrichtigt, wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht wird
- Benutzer, der eine Arbeitszeittabelle eingereicht hat, wird benachrichtigt, wenn die Arbeitszeittabelle genehmigt wird
- Benutzer erhält eine E-Mail und eine Notiz, wenn die Arbeitszeittabelle abgelehnt wird
- Benutzer und alle Admins erhalten eine E-Mail, wenn eine Genehmigung zurückgezogen wird
Erfahre mehr über Benachrichtigungen in Clockify.