Todo lo que necesitas saber sobre la ley del seguimiento de tiempo de la UE
A partir de 2019, los empresarios de la UE tienen que establecer “un sistema objetivo, fiable y accesible” para medir el tiempo de trabajo de los empleados.
Sin embargo, dado que las especificidades del sistema de control horario se dejan a la discreción de cada Estado miembro, los empresarios de la UE deben familiarizarse tanto con la normativa de la UE como con la de su propio país para seguir cumpliendo las normas.
Directiva de Tiempo de Trabajo de la UE (1993)
Mucho antes de que el cronometraje se convirtiera en una práctica requerida en la UE, ciertas medidas se tomaron para asegurar la salud y la seguridad de los empleados y para protegerlos del exceso de trabajo.
Una de ellas fue la Directiva de Tiempo de Trabajo de la UE: una legislación proporcionada para regular el tiempo de trabajo en los Estados miembro de la UE. Esta regulación introdujo estándares de horas de trabajo específicas que permanecen en vigor incluso hoy, décadas después.
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DISPOSICIONES DIRECTIVAS DE TIEMPO DE TRABAJO DE LA UE |
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Tiempo de trabajo |
Los empleados no pueden trabajar más de 48 horas semanales en promedio durante un periodo de referencia de 4 meses (horas extras incluidas). |
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Descanso diario y semanal |
Los empleados deben tener al menos 11 horas consecutivas de descanso diario y un mínimo de 24 horas de descanso semanal ininterrumpido. |
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Pausas |
Los empleados deben tener una pausa después de 6 horas de trabajo. |
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Vacaciones anuales |
Los empleados tienen derecho a un mínimo de 4 semanas de vacaciones pagadas al año. |
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Horas extras |
Los estados miembros pueden permitir a los empleados individuales optar por no cumplir el límite de 48 horas semanales (bajo condiciones estrictas). |
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Trabajo de noche |
Los trabajadores con horario nocturno no deben trabajar más de un promedio de 8 horas por período de 24 horas. Si hacen un trabajo peligroso o extenuante, no deben trabajar más de 8 horas en un periodo de 24 horas. |
Como muestra la tabla de arriba, la Directiva de Tiempo de Trabajo de la UE tiene en cuenta tanto los intereses de los trabajadores como los de los empresarios.
Aún así, en el momento de escribir esta instrucción, la directiva no proporcionó un sistema para garantizar que los empleadores siguieran estos requisitos.
Entonces, una disposición adicional se debe introducir.
El requisito de registrar las horas en UE (2019)
Aunque la Directiva de Tiempo de Trabajo cambió el entorno laboral en la UE, permitió que los empleadores tuvieran demasiado espacio para maltratar estas proposiciones.
Fue entonces que se presentó la demanda que cambiará el curso de los estándares de trabajo en la UE.
Todo comenzó al descubrir que el subsidiario español de Deutsche Bank no realizaba un seguimiento de las horas de empleados y no les pagaba por horas extras.
Puesto que estas actividades violaron la ley laboral de la UE establecida por la Directiva de Tiempo de Trabajo de la UE y Charter of Fundamental Rights, el sindicato español presentó una demanda contra Deutsche Bank.
Al final, en mayo de 2019, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) decidió que todos los empresarios deben hacer un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados.
A partir de ese momento, los empleadores de todos los Estados miembros deben establecer un “sistema objetivo, confiable y accesible” para medir el tiempo de trabajo diario.
Aquí están algunas disposiciones de cronometraje de la UE que se espera que los empleadores sigan.
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DISPOSICIONES DE CRONOMETRAJE DE LA UE |
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Registros |
Los empleadores deben registrar la duración del tiempo trabajado por cada empleado, incluyendo los descansos diarios y las horas extras. |
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Accesibilidad |
Los empleadores solo pueden permitir acceso a los datos de cronometraje a las personas con un interés legítimo. |
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Seguridad |
Los empleadores deben utilizar los datos recopilados según la Regulación de Protección de Datos Generales (GDPR, por sus siglas en inglés). |
Como se ve en la tabla anterior, la decisión proporciona solo suficientes consejos para ayudar a los empleadores de la UE a seguir el tiempo de los empleados y seguir cumpliendo..
Sin embargo, los estados individuales tienen que determinar los detalles específicos sobre el tipo de sistema de cronometraje y su implementación.
¿Qué significa la ley de la UE sobre el cronometraje para los empresarios?
Dado que la UE ha dejado a los países miembros la tarea de precisar los detalles, ciertos estados aún no han introducido directivas más específicas de control del tiempo.
Sin embargo, hasta que esto ocurra en cada Estado miembro de la UE, los empleadores deben centrarse en implementar un sistema de cronometraje que en primer lugar protegerá a los trabajadores.
En cuanto a lo que es obligatorio, la ley dice que los empresarios deben tener un sistema de registro del tiempo:
- Para seguir las horas extras, y
- Para asegurarse de que sus empleados tengan descansos obligatorios.
En los casos en los que se aplica la normativa, los empleados lo tienen más fácil para ganar juicios para compensar las horas extras. Antes de los requisitos de seguimiento del tiempo, correspondía a los empleados demostrar ante el tribunal sus horas extras.
Ahora, la carga de la prueba recae sobre los hombros del empresario, es decir, el empresario tiene que desmentir una supuesta reclamación de horas extras.
Por lo tanto, tanto si te encuentras en un país que ha implementado la normativa de seguimiento del tiempo como si no, es mucho más seguro invertir en un sistema de seguimiento del tiempo que te permita realizar un seguimiento del tiempo de forma precisa y objetiva.
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Requisitos de control del tiempo en los estados de la UE
Incluso antes de que el TJUE dictaminó introducir un sistema confiable para el control de horas de trabajo de los empleados, muchos Estados miembros de la UE como Austria, Croacia, Luxemburgo, Hungría, y otros, ya introdujeron requisitos de seguimiento de tiempo explícitos.
Sin embargo, muchos estados necesitaban corregir sus leyes laborales existentes para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de la UE.
A continuación, echemos un vistazo a cómo algunos Estados miembros han implementado los requisitos de cronometraje de la UE.
España
España ha sido el primer estado miembro que ha implementado el nuevo requisito de registro de tiempo en su Real-Decreto ley como respuesta a la decisión de CCOO vs. Deutsche Bank.
La ley estipula lo siguiente:
- Todas las empresas deben hacer un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados, tanto si son asalariados como si son trabajadores por horas,
- Las empresas deben conservar los registros de tiempo de sus empleados durante cuatro años,
- Los empleados deben conocer la duración y la distribución de una jornada laboral normal,
- Los registros de tiempo deben ser públicos y estar a disposición de los empleados, los sindicatos y la administración,
- Los sindicatos deben ser informados mensualmente de las horas extras de los empleados, y
- Hay que llevar un registro del inicio y el final de cada jornada laboral de cada empleado, incluidas las pausas (incluso para los trabajadores a distancia).
Además, ya que los empleadores se consideran responsables de registrar las horas laborales, las empresas pueden enfrentarse a graves multas financieras en el caso de irregularidades.
Grecia
En junio de 2021, Grecia aprobó una ley laboral que obliga a implementar un sistema electrónico de registro del tiempo de los empleados mediante tarjetas de trabajo digitales.
Ahora se espera de los empleados seguir su asistencia registrando el inicio y el fin de sus días laborales.
El sistema está conectado a la plataforma ERGANI del país para los empresarios, lo que significa que la Inspección de Trabajo Griega tiene acceso a los datos en cualquier momento.
Dinamarca
A partir del 1 de julio de 2024, todos los empleadores daneses están obligados registrar las horas laborales de sus empleados.
Según la enmienda más reciente de la Directiva de Tiempo de Trabajo, los empleadores daneses deben implementar un sistema de cronometraje que medirá correctamente las horas de trabajo de los empleados.
La enmienda también afirma que:
- Los empleadores están obligados a registrar las horas laborales diarias de sus empleados,
- Los empleados deben tener acceso a la información registrada en cualquier momento, y
- La información registrada se debe almacenar por al menos 5 años.
Sin embargo, la enmienda no exige que los empleadores supervisen las horas de fichaje de sus trabajadores ni estipula exactamente qué sistema deben implementar.
Lo más importante es que los empleados no trabajen más de 48 horas a la semana durante un período de 4 meses.
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Alemania
Desde que el Tribunal Federal de Trabajo de Alemania dictaminó en 2022 que todos los empleadores alemanes deben registrar las horas de trabajo de su personal, el control del tiempo se convirtió en un tema importante en todo el país.
Sin embargo, ya que la decisión de 2022 no especificó suficientes detalles sobre cómo exactamente debería funcionar el control del tiempo, en abril de 2023 el Ministerio Federal de Trabajo y Asuntos Sociales redactó una enmienda al Acto de Horas de Trabajo.
Según el borrador, los empleadores ahora estaban obligados a registrar electrónicamente las horas de fichaje de sus empleados y el número total de las horas diarias de trabajo.
Además, necesitan mantener los registros de tiempo mientras que el empleado trabaja en su empresa.
En el caso de una violación, las empresas pueden recibir una multa de 30 000 €.
Aún así, como el proyecto de la ley aún no se ha convertido en una ley, aún queda por ver cómo se implementarán las nuevas disposiciones.
Preguntas frecuentes sobre la ley de control del tiempo en la UE
Si aún no estás seguro de los requisitos específicos legales de la UE, echa un vistazo a las siguientes preguntas frecuentes.
¿Es obligatorio el control del tiempo en Francia?
El control del tiempo es obligatorio en Francia solo para grupos específicos de trabajadores.
Si los empleados tienen horas de trabajo individuales (por ejemplo, cada miembro de equipo trabaja un número de horas diferente), los empleadores son responsables de implementar un sistema de control del tiempo. Este sistema registrará las horas de inicio y fin de los empleados, y el número total de horas trabajadas al día.
Sin embargo, si los empleados siguen horas de trabajo colectivas (el equipo entero trabaja las mismas horas), el empleador es solo responsable de mantener un registro de las horas de trabajo del equipo entero.
¿La Directiva de Tiempo de Trabajo de la UE todavía se aplica a Reino Unido?
La Directiva de Tiempo de Trabajo sigue siendo válida en RU incluso después del Brexit.
Los empleadores de RU todavía son obligados a seguir las disposiciones de tiempo de trabajo máximo y garantizar que sus trabajadores trabajen como máximo 48 horas a la semana.
También deben:
- Proporcionar a los empleados un descanso de 20 minutos después de 6 horas de trabajo,
- Garantizar que tomen licencia anual, y
- Cumplir con otras disposiciones de la Directiva de Tiempo de Trabajo.
¿Es legal la supervisión de los empleados en Europa?
Hablando generalmente, la supervisión de los empleados es legal en Europa si hay una razón comercial legítima para esta acción. Dicho de otra manera, estos datos deben ser necesarios para la administración y funcionamiento de una empresa.
Sin embargo, la supervisión de los empleados debe cumplir con la Regulación de Protección de Datos Generales de la UE, y los empleados deben ser informados y se les deben consultar sobre cualquier instancia de supervisión.
Además, ciertos Estados miembros, como Portugal, Chipre y Dinamarca, han introducido sus propias regulaciones sobre la supervisión de los empleados. Por esto es siempre mejor consultar con asesores antes de introducir cualquier nueva tecnología de recopilación y procesamiento de información personal.
¿Cuáles son algunas ventajas del seguimiento del tiempo?
Un sistema de control del tiempo no solo es beneficioso para cumplir las leyes relativas a las horas de trabajo en los países europeos.
Existen otras muchas ventajas del registro de tiempo, tanto para los empleados como para los empresarios.
Algunas de las ventajas de seguimiento del tiempo para los empleados incluyen lo siguiente:
- No hay más horas extras sin remuneración,
- Protección legal frente a empresarios abusivos,
- Horas laborables sanas y el equilibrio más saludable entre la vida laboral y personal,
- Derecho a la desconexión digital necesaria para disfrutar realmente de los privilegios del tiempo libre, y
- No más turnos de trabajo consecutivos (descanso mínimo de 12 horas entre horas laborables).
Ventajas de seguimiento del tiempo para los empresarios incluyen lo siguiente:
- Registros organizados y digitalizados que hacen que las nóminas y los salarios sean más precisos,
- Aumento de la transparencia y confianza entre empresarios y empleados,
- Aumento de la salud y productividad de los empleados,
- Mejor control de los costes reales, los sumideros de tiempo y las ineficiencias, y
- Presupuestos y plazos más precisos según los datos históricos reales.
🎓 Beneficios de seguimiento del tiempo
Para un cronometraje adecuado, opta por un software confiable
Cumplir con todas las disposiciones de cronometraje va más allá de introducir cambios de política. También tendrás que asegurarte de que cuentas con un sistema que te guíe en la dirección correcta.
Aquí es donde el software de cronometraje, como Clockify resulta útil.
Clockify te permite seguir todo el tiempo relacionado con el trabajo, incluyendo los descansos horas extras, y tiempo libre.
De esa forma, puedes detectar rápidamente si el tiempo de trabajo de tus empleados está a punto de superar el total de 48 horas dirigidas a la semana e introducir cambios a su horario.
Los empleados también pueden presentar sus horas online en múltiples dispositivos, que luego puedes exportar o imprimir para firmar.
Sin embargo, ten en cuenta que tener un sistema de control del tiempo no cumple automáticamente con la ley de control del tiempo. Necesitarás asegurar que estás utilizando un software correctamente.
Por eso es mejor consultar con tu asesor legal antes de establecer un sistema de cronometraje ya que esto garantizará el cumplimiento con las regulaciones de cronometraje de la UE.
Solo entonces podrás aprovecharte de tu compañero de control del tiempo y estarás seguro de que tienes los registros más correctos a tu disposición.
