Ventajas de control de tiempo

¿Qué es el control de tiempo?

Esencialmente, el control de tiempo es el proceso de registrar el tiempo dedicado al trabajo, ciertas tareas o proyectos.

Si estás empezando con el seguimiento de tiempo, quizá busques respuestas a una de las siguientes preguntas:

• ¿Por qué controlar el tiempo?
• ¿Por qué es el control del tiempo importante para el trabajo y otras actividades?
• ¿Cómo los empleados pueden beneficiarse del control de tiempo?
• ¿Cómo puedes controlar el tiempo y qué son los mejores métodos?
• ¿Cómo puedes elegir el mejor software para el control del tiempo?
• ¿Cómo puedes evitar trabajar más de lo necesario y sobrecargarte de trabajo?

Quédate con nosotros, porque te vamos a contestar estas preguntas en los siguientes párrafos.

Vamos a descubrir quiénes son las personas que utilizan el control del tiempo.

¿Quién controla el tiempo y por qué?

La mayoría de nosotros formamos parte del mundo empresarial de alguna manera.

Y, la mayoría de los negocios de este mundo depende de un software de control del tiempo, especialmente si sus empleados pasan mucho tiempo trabajando en un ordenador o lejos de la oficina.

El control del tiempo es útil y beneficioso para todo tipos de negocios que:

• Trabajan con clientes,
• Cobran por hora,
• Tienen un acuerdo de trabajo remoto o híbrido,
• Ofrecen un horario flexible, y
• Quieren mejorar la productividad y rentabilidad.

En general, muchas profesiones, organizaciones y negocios pueden beneficiarse de seguir sus horas laborales. Entre otros, son:

• Freelancers y consultores independientes,
• Equipos remotos, híbridos y virtuales,
• Negocio con trabajadores en terreno,
• Negocios que trabajan con clientes,
• Negocios que cobran por hora,
• Negocios que quieren mejorar la productividad, y
• Negocios que ofrecen horarios flexibles..

Vamos a ver cómo y por qué controlan el tiempo.

Freelancers y consultores independientes

La mayoría de los freelancers y consultores independientes usan el control del tiempo para:

• Proporcionar a sus clientes una prueba de que han hecho el trabajo asignado, normalmente en forma de informes,
• Registrar todo el tiempo de inactividad para poder minimizar distracciones y procrastinación mientras trabajan desde casa,
• Aumentar la productividad estableciendo fechas límites para microtareas dentro de un proyecto,
• Crear mejores estimaciones para proyectos futuros analizando el tiempo que normalmente les toma para terminar proyectos, y
• Estar al tanto de sus horas facturables para poder facturar a los clientes y analizar si cobran lo suficiente para su trabajo.

Equipos híbridos, remotos y virtuales

La mayoría de los equipos híbridos, remotos y virtuales usan el control del tiempo para:

• Proporcionar pruebas de que han trabajado en sus asignaciones,
• Motivar a los miembros del equipo que sean productivos y que contribuyen igualmente,
• Crear horarios claros, disponibles a todos los miembros del equipo,
• Animar a los miembros del equipo que sean responsables al trabajar desde casa, y
• Usar los registros de tiempo como una base para calcular la nómina y asegurarse de que cada empleado está remunerado equitativamente.

Negocios con trabajadores en terreno

En un negocio que emplea a los trabajadores en terreno, como las empresas de construcción, el control del tiempo puede ayudar en:

• Seguir el tiempo a distancia, teniendo en cuenta que el gerente de proyecto no puede supervisar a todos personalmente,
• Permitir que los empleados envíen informes detallados sobre su progreso,
• Asegurarse de que el progreso de los empleados está bien documentado, para que puedan cobrar adecuadamente, y
• Mejorar la comunicación general entre el gerente de proyecto y los trabajadores en terreno.

Negocios que trabajan con clientes

Los negocios que trabajan con clientes son varias agencias, compañías de tecnología y TI, e incluso organizaciones no lucrativas.

Estos negocios usan el control del tiempo para:

• Crear una relación de confianza con el cliente, permitiéndole recibir información precisa sobre el progreso de proyecto y las estimaciones de coste,
• Cobrar a los clientes más precisamente, según el coste actual del proyecto y el tiempo y recursos necesarios para terminarlo, y
• Evaluar la rentabilidad de sus proyectos mirando los informes de tiempo y haciendo las preguntas:
• ¿Estamos cobrando lo suficiente según nuestro trabajo actual o deberíamos aumentar nuestras tarifas?
• ¿No estamos concentrando en proyectos rentables, o estamos gastando demasiado tiempo en actividades no rentables?

Negocios que cobran por hora

Las empresas que trabajan con clientes y cobran por hora, como despachos, usan el control del tiempo para:

• Generar facturas según el tiempo que pasan trabajando en un proyecto y sus tarifas horarias,
• Cobrar más precisamente, puesto que cada segundo que se dedicó a un proyecto está documentado con cuidado, y
• Maximizar ingresos.

Negocios que quieren mejorar la productividad

Hasta los negocios que no trabajan con clientes, pero quieren ser más eficientes, dependen del seguimiento del tiempo para ayudar con la evaluación de los niveles de productividad de sus empleados.

Quieren saber dos cosas:

• ¿Consiguen los empleados los resultados deseados a tiempo?
• O ¿pasan demasiado tiempo siendo inactivos?

El control del tiempo ayudará a los empleados a evaluar cómo pasan sus horas de trabajo y les motivará a ser más productivos y organizar mejor su tiempo.

Negocios que ofrecen horarios flexibles

Los negocios con horarios flexibles controlan el tiempo para:

• Proporcionar informes sobre cuándo los empleados llegan al trabajo, cuándo se van y cuánto tiempo pasan en la oficina,
• Crear una nómina precisa, y
• Registrar horas extras, tiempo libre renumerado, y vacaciones.

¿Cómo puede ahorrar dinero el control de tiempo?

La cantidad actual de dinero que el control del tiempo puede ahorrarte depende de:

• TTamaño de tu empresa,
• Número de miembros en tu equipo, y
• Complejidad de la facturación del cliente.

Sin embargo, existe una diferencia significativa entre los ingresos de las empresas que controlan el tiempo y las que no.

A diferencia de las empresas que no controlan el tiempo, las empresas que lo hacen:

• Están al tanto de la cantidad del trabajo de la que pueden ocuparse en un cierto período de tiempo,
• AEstán al tanto de los niveles de productividad de su equipo, y
• Saben calcular mejor los plazos y los gastos.

Todo ello conduce a proyectos de más calidad y relaciones más sólidas con los clientes.

Estos clientes suelen convertirse en clientes recurrentes que corren la voz sobre tu empresa con mucho gusto.

Finalmente, los clientes que hablan bien sobre tu empresa atraen más clientes y ayudan a aumentar tus ingresos.

Además, el software de seguimiento de tiempo puede ahorrarte dinero automatizando un montón de trabajo administrativo y ayudándote a analizar dónde pasas tu tiempo.

Vamos a aprender cómo..

Control de tiempo aumenta la productividad

El control del tiempo te ayuda a entender mejor cómo pasas tu tiempo, para que puedes priorizar de una manera mejor.

Por ejemplo, si quieres mejorar tu productividad, puedes seguir el tiempo de tu típica jornada y analizar cómo has pasado tu tiempo.

Tras ver un informe de seguimiento del tiempo sobre tu día, puedes:

• Priorizar mejor,
• Crear horarios mejores, y
• Obtener motivación para ser más productivo.

Este informe de tiempo te puede ayudar a identificar:

• Cuánto tiempo pasas en tareas rutinarias (la 1 hora que has pasado en comprobar tu bandeja de entrada y responder a los correos electrónicos),
• El tiempo que podrías pasar en tareas más importantes, y
• El tiempo que pasas en actividades no relacionadas con el trabajo (los 40 minutos que pasaste en redes sociales).

Una vez que te des cuenta sobre cómo pasas tu tiempo en el trabajo, puedes pretender ser más productivo y eficiente.

Ser más productivo y eficiente te ayudará a:

• Conseguir más cosas,
• Cobrar más, y
• Ahorrar más dinero.

Control de tiempo te ayuda a hacer mejores estimaciones de coste de proyecto

Otra manera en la que los métodos de control del tiempo pueden ayudarte a ahorrar dinero es proporcionándote a seguir el tiempo que pasas en proyectos y a entender mejor los costes actuales del proyecto.

Quizás no cobres realmente las tarifas que deberías cobrar a tus clientes.

Por ejemplo, imagina que te encuentras con algunos problemas mientras trabajas en un proyecto, y que terminar todo te lleva más tiempo de lo previsto. Por eso, los costes del proyecto sobrepasan tus estimaciones iniciales así que eso es lo que debes presentar al cliente.

Con la ayuda de un software de seguimiento del tiempo, puedes generar informes precios para presentarlos a los clientes y destacar todos los problemas que llevaron al aumento de los costes de proyecto.

Además, puedes crear mejores estimaciones para proyectos futuros y ahorrar dinero a largo plazo.

Control de tiempo ahorra el tiempo gastado en el papeleo

Dirigir un negocio moderno sin un software de seguimiento de tiempo significa hacer todo el trabajo administrativo manualmente.

Esto te roba el tiempo que podrías gastar en actividades más rentables.

Por ejemplo, si no utilizas un software de seguimiento de tiempo, tendrás que hacer lo siguiente manualmente:

• Revisar los informes (20 minutos),
• Calcular cuánto hay que pagar a cada empleado (30 minutos), y
• Rellenar las facturas (30 minutos).

Esto equivale a 1 hora y 20 minutos cada día, o 6 horas semanales que dedicas al papeleo. Si cobras por hora, son 24 horas de beneficios perdidos al mes.

Si tu tarifa horaria es $50, eso significa que podrías ahorrar $1200 al mes con tan solo usar una aplicación de seguimiento del tiempo.

El software de seguimiento de tiempo te ayuda a ahorrar tiempo y dinero al generar automáticamente los informes, las facturas y al manejar la nómina en cuestión de minutos.

Hemos repasado las ventajas generales de control del tiempo para ahorrarte tiempo y dinero.

Profundicemos ahora un poco más y conozcamos las ventajas de seguimiento de tiempo para:

• Equipos,
• Pequeñas empresas,
• Gerentes,
• Freelancers, y
• Clientes.

Ventajas de control de tiempo para equipos

Trabajar en un equipo grande tiene sus retos:

• No estás seguro de que todos están haciendo su parte del trabajo.
• No puedes anticipar cuánto tardarán los miembros de tu equipo en completar sus asignaciones.
• No puedes garantizar que tu equipo está trabajando en sus asignaciones en absoluto.

Las cosas se vuelven aún más difíciles en equipos remotos o híbridos, tanto para los gerentes como para los miembros del equipo.

Tú y tus compañeros podéis no tener en cuenta cuánto tiempo todos pasan en ciertas tareas o si todos están haciendo su parte. En un entorno así, se vuelve más difícil sincronizar todo el trabajo y completar los proyectos dentro de plazos y presupuestos establecidos.

Gracias a un software de seguimiento del tiempo, tanto los gerentes como los miembros del equipo pueden obtener conocimientos sobre qué cada miembro está haciendo y cuándo.

Esto permitirá a todo el equipo trabajar con más eficacia y elaborar mejores horarios.

También ayudará a los equipos a conseguir mejores resultados en proyectos futuros.

Esencialmente, el seguimiento del tiempo ayuda a los equipos a:

• Mantener altos niveles de motivación y productividad,
• Resolver problemas y conflictos potenciales,
• Organizar y priorizar mejor, y
• Conseguir más rápidamente los objetivos compartidos y personales.

Control de tiempo mantiene altos niveles de motivación y productividad

Con el seguimiento del tiempo, es posible saber qué están haciendo los miembros de tu equipo durante las horas de trabajo y cuánto tiempo pasan en cada actividad.

Cuando los miembros del equipo registran su tiempo y lo hacen público, es inevitable que empiecen a comparar los resultados.

Quizá se pregunten:

• ¿Por qué los resultados del tiempo de Elena son mejores que los míos?
• ¿Por qué paso tanto tiempo haciendo actividades no rentables y siendo inactivo?
• ¿Qué puedo hacer para mejorar mis resultados?

Estas preguntas pueden ser bastante motivadoras e inspirar a los miembros del equipo a ser más productivos y en control de su tiempo.

Control de tiempo resuelve problemas y conflictos potenciales

A veces, puede haber un problema con un segmento del proyecto, lo que causa un retraso en la entrega del proyecto.

Pero, si tu equipo está utilizando un software de seguimiento de tiempo, identificar la causa del problema se vuelve más fácil.

Una vez que todos revelen sus resultados de seguimiento del tiempo, tu equipo podrá conocer quién tiene problemas y con qué. Si los tienen, el siguiente paso es resolver estos problemas juntos.

Además, los conflictos pueden ocurrir en cuanto a la cantidad de tiempo dedicado para terminar un proyecto.

¿Por qué esto puede ser un problema?

Pues, diferentes miembros del equipo pueden tener diferentes opiniones sobre cuánto tiempo se necesita para terminar un proyecto. Por lo tanto, seguir el tiempo que pasan en cada parte creará espacio para mejorarse en esas partes.

Gracias al control de su tiempo, los miembros del equipo tendrán un mejor conocimiento del tiempo que necesitan para terminar sus asignaciones. En consecuencia, podrán establecer plazos de proyectos más precisos.

Control de tiempo te ayuda a organizar y priorizar mejor

Cuando los equipos dependen del seguimiento del tiempo en su trabajo diario, son más propensos a organizar mejor sus horarios.

Esto se refiere a poder priorizar sus tareas según urgencia, importancia o rentabilidad.

Una mejor organización y priorización significa que el equipo tendrá más posibilidad de terminar sus asignaciones dentro de sus plazos.

Además, al organizar y priorizar sus tareas mejor y al centrarse más en las actividades rentables, los equipos ayudan a disminuir los costes del proyecto.

Control de tiempo te ayuda a alcanzar los objetivos personales y profesionales

Cuando trabajas muy de cerca con tu equipo, es probable que venga el momento cuando vuestros objetivos profesionales se alinean. Puede que todos queráis lo siguiente:

• Terminar ese proyecto a tiempo,
• Pasar menos tiempo haciendo la tarea A, o
• Centraros más en los detalles técnicos de vuestros informes.

Creo que pillas la idea.

¿Cómo encaja el seguimiento del tiempo en este escenario?

Cuando los miembros del equipo siguen su tiempo regularmente, se coordinan y les resulta más fácil contribuir a los resultados generales del equipo.

Además, se admiran y se motivan mutuamente para mejorar.

Por ejemplo, si quieres que tu eficiencia en el tiempo sea tan buena como la de tus colegas, puedes analizar tu tiempo rastreado para identificar tus pérdidas de tiempo y ver en qué puedes trabajar.

Esto sería tu objetivo profesional.

Una vez hecho esto, puedes organizar mejor tu tiempo y aprender a priorizar para lograr el objetivo personal de lograr la misma, o mejor, eficiencia en el tiempo que tu compañero.

En general, el seguimiento del tiempo puede motivar a los miembros del equipo a trabajar más duro para alcanzar sus objetivos, ya sean personales o profesionales.

Esto concluye la sección de las ventajas del seguimiento del tiempo para equipos.

Pasamos ahora a aprender lo que el seguimiento del tiempo puede traer a pequeñas empresas.

Ventajas de control de tiempo para pequeñas empresas

Como otras empresas, las pequeñas empresas tienen que terminar proyectos dentro de los plazos, conseguir clientes recurrentes, generar beneficios, alcanzar sus objetivos, y todo esto con un presupuesto limitado y menos empleados.

Por estos recursos limitados, el tiempo es un valor importante para una pequeña empresa. Tienes que repartir el tiempo disponible con cuidado para que todos los aspectos de un proyecto se terminen de la manera más eficiente posible.

Para utilizar el tiempo disponible y asegurarse de que las personas permanezcan competitivas, las pequeñas empresas deben prestar atención a:

• Priorizar tareas,
• Seguir todos los gastos,
• Mantener la productividad a un nivel más alto, y
• Evitar malas costumbres, como la multitarea o la procrastinación.

Si eres propietario o trabajador de una pequeña empresa, el seguimiento del tiempo te puede ayudar con todos estos puntos.

A continuación te explicamos en más detalles cómo hacerlo

Control de tiempo ayuda a priorizar tareas

En pequeñas empresas, los empleados suelen tener que encargarse de varios roles dentro de un proyecto y hacer malabares con muchísimo trabajo, todo dentro de un plazo estricto.

Los propietarios de pequeñas empresas también están apurados, puesto que tienen que supervisar a todos los empleados y asignaciones.

Cuando los empleados rastrean el tiempo que han pasado en cada actividad, queda claro cuánto tiempo han dedicado a las tareas dentro de un proyecto.

Cuando los empleados rastrean sus resultados de tiempo, las pequeñas empresas pueden priorizar mejor porque:

• Los empleados pueden concentrarse más en aprender qué tareas son más fáciles para hacer, pero más rentables. Esto también puede mejorar significativamente sus proyectos futuros.
• Los propietarios pueden identificar las tareas que consumen mucho tiempo y las tareas menos rentables. Estas se deberían descartar o reevaluar.
• Si la cantidad del trabajo empieza a aumentar, los propietarios pueden decidir si necesitan contratar más personas.
• Los propietarios pueden descubrir si están microgestionando. Si ese es el caso, deberían empezar a delegar algunas de sus tareas a otros empleados.

Control de tiempo ayuda a controlar todos los gastos

Las pequeñas empresas normalmente tienen un presupuesto limitado, así que tienen que gestionar las tareas de tal manera que sus ingresos se mantengan a un nivel saludable.

Es de suma importancia que los propietarios rastreen todos los gastos y que tomen en cuenta:

• La rentabilidad de sus proyectos. ¿Son algunos proyectos realmente rentables en comparación con el tiempo y el esfuerzo que los empleados invierten en ellos? ¿O deberías aumentar las tasas de clientes? El seguimiento del tiempo puede proporcionar respuestas, para que puedas justificar el aumento de tus tarifas.
• La contribución de los empleados. ¿Contribuyen todos los empleados el mismo tiempo y esfuerzo a sus proyectos? ¿O están costando dinero a la pequeña empresa al centrarse más en tareas poco rentables y no cumplir los plazos? ¿Tal vez estén perdiendo su tiempo en actividades ociosas?

Una vez que priorizas los proyectos y las asignaciones rentables y te aseguras de que todos están haciendo su parte de trabajo, puedes esperar que tus gastos disminuyan.

Control de tiempo ayuda a mantener la productividad a un nivel más alto

Mantener altos niveles de productividad durante la jornada laboral es lo mejor que puedes hacer para tu pequeña empresa y tus empleados. He aquí por qué.

Empleados pueden participar en 90 minutos de actividades de alta frecuencia

Trabajar en una tarea durante la jornada laboral con solo una o dos pausas solo te hará sentir agotado y con ganas de terminar, sin importar la calidad.

Según la ciencia, nuestros cerebros experimentan 90 minutos de actividades de alta frecuencia, seguidos por 20 minutos de actividades de baja frecuencia.

Esto significa que trabajar 90 minutos y luego descansar 20 te ayudará a concentrarte mejor y conseguir resultados de mayor calidad.

Gracias al software de seguimiento del tiempo, incluso puedes programar tus descansos para asegurarte de que realmente te los tomas.

Empleados pueden planificar y repartir su tiempo mejor

Responder a correos electrónicos y asistir a reuniones poco productivas no son tus tareas más importantes.

Pero, aunque suelen aportar poco valor a tu trabajo, todavía tienes que hacerlos de vez en cuando.

Sin embargo, si empiezas a controlar el tiempo que normalmente dedicas a responder correos, puedes:

• Practicar cómo responder más rápido a los correos,
• Dedicar una parte de tu día para responder a los correos electrónicos: por la mañana temprano al final de tu jornada laboral, y
• Planificar tu tiempo con anticipación y reservar tus horas más productivas para tareas más importantes.

Empleados pueden conocer los resultados de tiempo de todos

Cuando todos conocen los resultados de tiempo de los demás, el equipo puede comparar sus resultados y animarse a ser más productivos y eficientes.

Cuando sabes que los demás son conscientes de cómo pasas tu tiempo en el trabajo, intentarás ser más responsable con tu tiempo.

Esto te motivará a no perder tiempo contestando los correos electrónicos, mirando tu teléfono, viendo videos en YouTube y procrastinando.

También te animará a aprovechar tu productividad y terminar primero las tareas más importantes del día.

Control de tiempo ayuda a evitar los malos hábitos

Para muchos la multitarea es una forma estupenda de terminar más tareas en menos tiempo. ¿O no?

Por otro lado, la procrastinación es un hábito del que a muchos les encantaría deshacerse.

Pero, esencialmente, tanto la multitarea como la procrastinación pueden ser los peores enemigos de tu productividad.

¿Cómo puede el control del tiempo ayudar a los empleados a abandonar estos malos hábitos?

Cuando los empleados siguen el tiempo, les resulta más difícil hacer varias tareas a la vez o procrastinar. Los empleados tienen que registrar:

• Cuándo empezaron a hacer una determinada tarea,
• Cuándo terminaron una determinada tarea, y
• El tiempo que han dedicado a cada tarea.

De este modo, obtienen resultados de tiempo más precisos y tienen una mejor visión de su agenda diaria.

Una vez que la multitarea o la procrastinación se reducen al mínimo, las pequeñas empresas pueden prosperar de verdad.

Dado que muchas empresas dependen de los clientes que vuelven, convertirse en sostenibles y forjarse una reputación y credibilidad debe ser una prioridad absoluta. Y esto solo es posible si todo el mundo hace su parte del trabajo y termina los proyectos a tiempo.

Ventajas de control de tiempo para gerentes

Los gerentes son el eslabón más importante en cualquier organización empresarial porque:

• Coordinan todos los miembros del equipo y supervisan todos los aspectos del proyecto,
• Supervisan los costes del proyecto, los plazos estimados y todos los empleados en sus equipos,
• Se ocupan del papeleo vital,
• Establecen una buena relación con los clientes, y
• Transmiten información entre miembros del equipo y los departamentos.

Pero, si los gerentes no saben cuánto tiempo es necesario para cada proyecto, su trabajo se hace mucho más difícil.

Aquí es donde el seguimiento del tiempo puede hacer su magia.

Gracias al software de seguimiento del tiempo, los gerentes pueden obtener todos los datos que necesitan y mantener el control de sus responsabilidades.

Los datos de seguimiento del tiempo proporcionan diferentes ventajas a diferentes tipos de gerentes:

• Gerentes de proyecto: el seguimiento del tiempo les facilita el papeleo y la supervisión.
• Gerentes de empresa: el seguimiento del tiempo les ayuda a supervisar los costes de los proyectos, los plazos y los empleados.
• Gerentes de cuenta: el seguimiento del tiempo les ayuda a mejorar la relación de la empresa con sus clientes.

Vamos a explorar un poco más las ventajas del seguimiento del tiempo para cada grupo.

¿Cómo pueden beneficiarse los gerentes de proyectos del control del tiempo?

Cuando todos los miembros del equipo siguen su tiempo durante las horas de trabajo, el gerente de proyecto puede usar estos datos para gestionar fácilmente el papeleo vital y supervisar a los miembros del equipo y su trabajo.

Los registros de seguimiento del tiempo facilitan la tramitación de toda la documentación, en particular las nóminas de todos.

Puedes calcular fácilmente la cantidad de dinero que debes pagar a cada miembro del equipo, según su total de horas trabajadas y sus tarifas horarias.

Al rastrear el tiempo del equipo, puedes asegurarte de que no pagas de menos o de más a los miembros del equipo por el tiempo que han pasado trabajando en un proyecto.

Si tu equipo sigue su tiempo, puedes acceder a los resultados de tiempo de todos y a los informes de actividad cuando quieras.

De este modo, sabrás cómo cada miembro del equipo pasa su tiempo en el trabajo.

Al analizar los datos de seguimiento del tiempo de tu equipo, podrás identificar las pérdidas de tiempo y encontrar la mejor manera de solucionarlas.

¿Cómo pueden beneficiarse los gerentes de empresas del control del tiempo?

Cuando todos los empleados siguen su tiempo, el gerente de empresa tiene un conocimiento sobre el funcionamiento de la empresa.

El control del tiempo puede ayudarles a contestar algunas de las siguientes preguntas:

• ¿Son las tasas del cliente adecuadas para el esfuerzo y los recursos que se necesitan para terminar el proyecto?
• ¿Se terminan siempre los proyectos en los plazos previstos?
• ¿Están los recursos de la empresa repartidos como deberían?
• ¿Cuánto tardan los empleados en terminar determinados tipos de proyectos?
• ¿Están todos los empleados trabajando?
• ¿Están todos trabajando en sus tareas?

Los resultados del seguimiento del tiempo te permiten conocer el progreso actual de los proyectos, así como sus costes y plazos.

Gracias a estos conocimientos, los responsables de la empresa pueden crear mejores planes y estimaciones para futuros proyectos.

¿Cómo pueden beneficiarse los gerentes de cuentas del control del tiempo?

Los gerentes de cuentas representan un vínculo vital entre una empresa y sus clientes, y su trabajo es mantener una buena relación entre ambos.

Gracias a los datos de seguimiento del tiempo, su trabajo es mucho más fácil que antes.

Cuando todos los miembros del equipo siguen su tiempo, puedes usar estos datos para:

• Mostrar a tus clientes informes precisos y detallados sobre los progresos realizados,
• Responder a todas sus preguntas sobre los gastos, y
• Proporcionar a tus clientes actualizaciones periódicas sobre el estado de sus proyectos.

Al fin y al cabo, construir una relación de confianza con tus clientes debe ser tu máxima prioridad a largo plazo.

Ventajas de control de tiempo para freelancers

Si eres autónomo, tú eres quien decide cómo pasas tu tiempo. Por eso es tan importante organizar tu horario.

El seguimiento del tiempo puede ayudar a los autónomos a:

• Facturar a sus clientes con precisión,
• Evaluar mejor los costes de sus proyectos,
• Mejorar su productividad, y
• Comprender sus limitaciones laborales.

Control de tiempo ayuda a los freelancers a facturar a sus clientes con precisión

La mayoría de las veces, los autónomos tienen que comunicarse a distancia con sus clientes.

Por ello, es importante que documentes el progreso de tu trabajo y el tiempo que dedicas a todos los proyectos.

Si utilizas un software de control del tiempo para documentar tu trabajo, podrás generar informes precisos para tus clientes y determinar tus honorarios (total de horas trabajadas x tarifa horaria).

Además, el control del tiempo te ayuda a evitar que te paguen menos de lo que mereces por tu tiempo y esfuerzo.

Por último, minimiza las posibilidades de cobrar demasiado y te ayuda a mantener una relación de confianza con tus clientes.

Control de tiempo ayuda a los freelancers a evaluar mejor los costes de proyectos

Evaluar y calcular los costes de un proyecto es mucho más fácil para los autónomos cuando pueden confiar en una aplicación de control del tiempo.

¿Cómo?

El control del tiempo puede ayudarte a determinar cuánto tiempo has dedicado a cada tarea de cada proyecto.

¿Cómo funciona esto en la práctica?

Ejemplo nº 1: Algunos autónomos pueden darse cuenta de que dedican muy poco tiempo a segmentos rentables de un proyecto y demasiado tiempo a actividades no rentables.

• Marcos tarda 1 hora en responder a los correos electrónicos en las horas punta del día.
• Solución: Mediante el uso de una app de seguimiento del tiempo, Marcos es capaz de minimizar el tiempo que dedica a responder correos electrónicos y asignarlo a una actividad más rentable.

Ejemplo nº 2: Algunos autónomos se dan cuenta de que sus tarifas horarias son demasiado bajas para el tiempo y el esfuerzo que invierten en terminar ciertos proyectos.

• Paloma cobra menos a sus clientes por su trabajo de diseño.
• Solución: Al confiar en el software de seguimiento del tiempo para calcular cuánto debe cobrar a sus clientes, Paloma realiza los cambios necesarios en sus tarifas horarias y crea mejores estimaciones para sus futuros proyectos de diseño.

Control de tiempo mejora la productividad de los freelancers

Los autónomos suelen trabajar en casa y les resulta más difícil mantenerse enfocados dado que son más vulnerables a las distracciones y la procrastinación.

Pero, si haces un seguimiento de tu tiempo durante las horas de trabajo, comprenderás mejor si utilizas tu tiempo de forma productiva o no.

Por ejemplo, si quieres evaluar tu productividad general, puedes hacer un seguimiento de cada actividad durante el día.

Al final del día, puedes darte cuenta de que has pasado:

• 65 minutos en YouTube,
• 40 minutos navegando sin rumbo por Internet,
• 80 minutos en Facebook, y
• 95 minutos en Instagram.

Eso es un total de 4h y 40min que pasas ocioso durante el día.

Una vez que sepas en qué estás perdiendo el tiempo, te sentirás motivado para ser más productivo y más responsable con tus horas de trabajo.

Control de tiempo ayuda a los freelancers a conocer sus limitaciones laborales

Como autónomo, puede que pienses que cuantos más proyectos aceptes, más dinero ganarás. Pero no tiene por qué ser así.

Lo que es más importante para ti como freelancer es comprender tus límites de trabajo.

¿Cómo puedes hacerlo?

Bueno, si empiezas a controlar el tiempo, comprenderás cuánto sueles dedicar a completar un tipo de proyecto. De esta forma, te darás cuenta de si estás tomando más trabajo del que puedes manejar.

Por ejemplo, has decidido ocuparte de 5 proyectos diferentes para completarlos en un mes.

Esto puede acabar de dos maneras:

• Completas todos los proyectos dentro del plazo, pero no estás satisfecho con los resultados finales. Has rendido por debajo de tus posibilidades en todos ellos porque no has tenido tiempo suficiente para centrarte en cada proyecto.
• Intentas centrarte en cada proyecto por separado y no cumples los plazos porque un mes no es suficiente para terminar 5 proyectos diferentes.

Una vez que determines la cantidad de trabajo que te resulta excesiva para terminarla en un período de tiempo determinado, podrás crear mejores estimaciones de los plazos y de la carga de trabajo que debes aceptar.

Hasta ahora, hemos hablado de los beneficios del seguimiento del tiempo para equipos, pequeñas y grandes empresas y autónomos. Pero, ¿qué hay de sus clientes?

Veamos cómo pueden beneficiarse los clientes del seguimiento del tiempo.

Ventajas de control de tiempo para clientes

Los clientes necesitan saber si pueden confiar en ti.

Tus clientes confiarán en tus datos de seguimiento del tiempo para:

• Disponer de estimaciones y presupuestos precisos,
• Calcular una facturación precisa, y
• Obtener pruebas de que el proyecto avanza.

Veamos con más detalle las ventajas del control del tiempo para los clientes.

Control de tiempo ayuda a realizar estimaciones y presupuestos precisoss

A la hora de buscar un profesional que se encargue de su proyecto, los clientes tienen que tener en cuenta el presupuesto previsto para el mismo y el momento ideal en el que querrán tenerlo todo hecho.

Acudiendo a una empresa o a un profesional individual que realice un seguimiento del tiempo durante las horas de trabajo, sabrán que las estimaciones de los plazos y los presupuestos son lo más precisos posible.

Además, las posibilidades de que se produzca un aumento repentino de los honorarios previstos serán mínimas. Sabrán que la empresa o el profesional individual son conscientes del tiempo necesario para terminar un proyecto de este tipo, por lo que confiarán más en sus estimaciones de plazos.

Control de tiempo proporciona una facturación precisa

Los equipos que controlan el tiempo que dedican a un proyecto pueden calcular con precisión el total de horas trabajadas.

Esto significa que también pueden cobrar a sus clientes con exactitud, ya que dispondrán de todos los datos necesarios para facturar a los clientes según sus tarifas horarias.

Los clientes nunca tendrán que preocuparse por pagar de más o de menos a las personas que contrataron para el trabajo. Tendrán acceso a informes que muestran todos los trabajos y gastos realizados.

Control de tiempo muestra que el proyecto está avanzando

A veces, los clientes pueden sentirse incómodos si no saben cómo avanza el proyecto. Probablemente se hagan las siguientes preguntas:

• ¿Va todo según lo previsto?
• ¿Se terminará el proyecto a tiempo?
• ¿Hay algún problema potencial que pueda retrasar el plazo?

Y, si este proyecto forma parte de un plan de negocio más amplio, los clientes querrán saber si pueden empezar a planificar sus siguientes pasos o no.

Como parte de su planificación, los clientes pueden pedir a quienes han contratado que les envíen informes de seguimiento de su tiempo. Los informes darán respuesta a todas sus preguntas.

Estos informes pueden ser diarios, semanales o mensuales, dependiendo del tamaño del proyecto y del interés del cliente por su progreso.

Al conocer estos informes, los clientes pueden saber:

• Cuánto tiempo se ha tardado en completar cada segmento del proyecto,
• Si determinados segmentos del proyecto están llevando más tiempo del estimado,
• Si se ha asignado tiempo suficiente a todos los segmentos importantes del proyecto, y
• Si pueden prever gastos imprevistos antes de que finalice el proyecto.

Una vez que los clientes conocen todos los datos relacionados con el progreso del proyecto, pueden empezar a trabajar en:

• Los siguientes pasos de su plan de negocio,
• Asignar el resto de su presupuesto, y
• Ponerse en contacto con otras empresas cuyos servicios necesiten.

Crear una relación de confianza y duradera con un cliente puede ser mucho más fácil con la transparencia que proporciona el software de seguimiento del tiempo.

Cuando los clientes contratan a personas que controlan el tiempo, saben que han encontrado a profesionales que valoran su propio tiempo y que, por extensión, valoran el tiempo del cliente.

¿Cómo empezar con el control de tiempo?

Si eres completamente nuevo en el seguimiento del tiempo, déjanos guiarte a través de los conceptos básicos del seguimiento del tiempo.

Realizar un seguimiento de tu tiempo es muy sencillo, especialmente cuando encuentras el software que puedes utilizar fácilmente.

¿Cuáles son los pasos cruciales que hay que dar para empezar a controlar el tiempo?

• Paso 1: La clave está en anotar a qué dedicas tu tiempo durante la semana. Recuerda incluir todas tus tareas y actividades.
• Paso 2: Una vez que termines cada semana, puedes repasar los datos de la semana, analizarlos y hacer los ajustes necesarios.

Mientras examinas tus registros de tiempo semanales, puedes preguntarte varias cosas:

• ¿Qué te parece tu horario semanal?
• ¿Hay alguna actividad en particular que te esté quitando demasiado tiempo?
• ¿Hay alguna actividad en particular que te gustaría hacer más?
• ¿Pasas suficiente tiempo trabajando o no?
• ¿Hay margen de mejora?

Hacerte estas preguntas te ayudará a darte cuenta de si estás pasando demasiado tiempo navegando por las redes sociales o si podrías pasar más tiempo con amigos y familiares.

Otro aspecto importante para inspirarte a empezar a registrar el tiempo es encontrar el motivo para hacerlo.

Encuentra tu propio motivo para controlar el tiempo

Debes recordar que cada persona es diferente y tiene unas prioridades distintas. Por eso es importante saber por qué has decidido hacer un seguimiento de tu tiempo.

• Puede que quieras reducir el tiempo que dedicas a actividades no relacionadas con el trabajo porque tienes por delante una semana laboral de 80 horas.
• Puede que estés buscando formas de aumentar tu productividad y terminar más en menos tiempo.
• Simplemente quieres reorganizar tus prioridades y ser la mejor versión de ti mismo en el trabajo y en la vida.

Una vez que tengas claro por qué quieres controlar tu tiempo y cómo puedes hacerlo, veamos qué actividades puedes controlar con un seguidor de tiempo.

¿Qué actividades controlar con un seguidor de tiempo?

Dependiendo de tus necesidades personales o profesionales, puedes controlar el tiempo para casi todo.

La gente suele utilizar software de seguimiento del tiempo para:

• Seguir las horas de trabajo
• Seguir y cronometrar las tareas
• Seguir y registrar las actividades
• Seguir los objetivos
• Seguir los proyectos
• Seguir la productividad

Ahora sabes cómo hacer un seguimiento del tiempo, por qué hacerlo y qué actividades hay que controlar. Es hora de aprender qué tipos de software puedes utilizar para todo esto.

Diferentes tipos de software de control de tiempo y cómo utilizarlos

Dependiendo de tus preferencias específicas y la organización del trabajo, los diferentes tipos de rastreadores de tiempo te permiten controlar el tiempo de diferentes maneras.

Los mejores controladores de tiempo consolidan estos diversos tipos de software de control de tiempo en una solución versátil y son adecuados para cualquier negocio o caso de uso. Estos incluyen:

• Software de planilla horaria
• Software de cronometraje
• Software de registro de tiempo
• Software de reloj de fichar
• Rastreador automático del tiempo

Veamos cómo funciona cada uno de ellos.

Software de planilla horaria

Con un software de planilla horaria, puedes:

• Introducir las horas en una aplicación de planilla horaria en línea.
• Seguir la asistencia.
• Calcular las horas de trabajo de cada miembro del equipo.
• Calcular el pago a través de equipos y proyectos.

Software de cronometraje

Gracias a un software de cronometraje, adecuado, puedes:

• Seguir el tiempo y rellenar las planillas horarias en línea.
• Crear informes flexibles y robustos.
• Gestionar todos tus proyectos y tareas.

Software de registro de tiempo

Cuando utilizas un software de registro de tiempo, puedes seguir el tiempo de 4 maneras:

Con un temporizador

• TEscribe en qué estás trabajando.
• Inicia el temporizador con un solo clic.
• Detén el temporizador cuando termines.
• Continúa el temporizador cuando vuelvas a trabajar.

Introduciendo el tiempo manualmente

• Escribe en qué has trabajado.
• Introduce la duración.
• Añade el tiempo para la actividad registrada.

Con un rastreador automático

• Habilita el rastreo automático de las aplicaciones y los sitios web que utilizas.
• Analiza las actividades que realizas a lo largo del día.
• Selecciona qué actividades quieres añadir a la planilla horaria.

Registrando el tiempo en una planilla horaria

• Selecciona tu actividad.
• Introduce la duración bajo el día correspondiente.

Software de reloj de fichar

Si optas por un software de reloj de fichar, podrás:

• Realizar un seguimiento de las horas de trabajo en varios proyectos.
• Calcular las horas facturables y los costes laborales.
• Controlar las nóminas.
• Controlar la asistencia, las pausas y el tiempo libre.
• Seguir el progreso de todos tus proyectos y tu presupuesto.

Rastreador automático del tiempo

Un software de seguimiento automático del tiempo puede instalarse como una extensión y utilizarse para supervisar y controlar el tiempo que pasas en determinados programas y aplicaciones.

Con el seguimiento automático del tiempo, puedes:

• Generar resúmenes detallados.
• Establecer tarifas facturables.
• CComparar entradas de tiempo para aumentar la eficiencia.

¿Por qué controlar el tiempo con Clockify?

Sobresaliendo entre la multitud, Clockify es el más popular, más intuitivo, y un rastreador de tiempo muy fácil de usar en el mercado.

Independientemente del tamaño de tu equipo, tu lugar de trabajo, o tu arreglo de trabajo, Clockify será capaz de satisfacer tus necesidades de seguimiento de tiempo (y otras).

Si gestionas tanto equipos en oficina como remotos, puedes monitorizar sus niveles de productividad con la ayuda de la función de informes visuales de Clockify.

Además, los autónomos y consultores independientes también pueden confiar en Clockify para realizar un seguimiento del tiempo y optimizar el tiempo que dedican a cada proyecto y cliente.

Gracias a su disponibilidad a través de plataformas y dispositivos, Clockify soporta el estilo de vida flexible adoptado por muchos freelancers.

En definitiva, usar Clockify puede y te ayudará a mantenerte productivo, mejorar tus habilidades de gestión del tiempo y progresar en general.