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La monitorización de empleados consiste en utilizar herramientas específicas para hacer un seguimiento de las tareas y actividades que los empleados realizan durante su jornada laboral. El objetivo es comprender mejor la productividad y el desempeño del personal.
Ya sea que tu equipo trabaje de forma remota o en la oficina, debes informarte sobre las leyes de supervisión de empleados, tanto federales como estatales, antes de implementar medidas de control de trabajadores.
Aunque este artículo cita a varios abogados, no ofrecemos asesoramiento jurídico específico, simplemente te ayudamos a comprender qué leyes de monitorización de empleados debes cumplir.
Sí, la monitorización de los empleados en EE. UU. es legal siempre que las condiciones estén claramente definidas.
Los empleadores estadounidenses también deben contar con “una base razonable para revisar los datos de los empleados” según Robert Tsigler, fundador y abogado principal del bufete Law Offices of Robert Tsigler, PLLC:
“La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 contiene varios puntos relevantes para los empleadores que quieren revisar información sobre sus empleados. Las leyes de privacidad de otros estados también pueden imponer ciertas limitaciones, por lo que recomiendo consultar a un abogado con experiencia en la materia.”
Robert también refiere a las leyes federales que regulan la supervisión de los empleados:
“Por ejemplo, la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas y la Ley de Comunicaciones Almacenadas abarcan cualquier inquietud que pueda tener un empleador respecto a los correos electrónicos de sus empleados. La Ley Nacional de Relaciones Laborales suele incluir disposiciones relevantes cuando un empleador supervisa las comunicaciones de los empleados.”
Nuestro interlocutor concluye que, si se quiere implementar un sistema de monitorización de empleados, es necesario “realizar un análisis exhaustivo sobre qué información se recopilará, quién lo hará y durante cuánto tiempo.”
Las herramientas como Clockify by CAKE.com permiten implementar sistemas de monitorización de empleados que cumplen con la normativa. Por ejemplo, es posible capturar imágenes desenfocadas de las pantallas de los empleados, calcular la tasa de utilización por trabajador y comparar las horas de trabajo productivas frente a las no productivas.
🎓 Monitorización de empleados: Qué es, qué tipos existen y cómo hacerlo correctamente
Veamos algunas leyes federales de EE. UU. que pueden aplicarse a monitoreo de empleados.
La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA por sus siglas en inglés) de 1986 es una ley federal de EE. UU. que prohíbe la interceptación de diversos tipos de comunicaciones electrónicas, tales como:
La ECPA también protege estos tipos de comunicación regulando el acceso a ellos. Según la ECPA, nadie puede instalar un dispositivo de registro de llamadas salientes (pen register) o de rastreo de llamadas entrantes (trap-and-trace) sin una orden judicial. No obstante, la ECPA tiene varias excepciones para los operadores y proveedores de servicios.
¿Qué significa esto para los empleadores?
La ECPA permite a los empleadores supervisar los correos electrónicos laborales (únicamente con el consentimiento de los empleados) y la propiedad de la empresa. Sin embargo, no debes rastrear los dispositivos personales de los empleados que estos utilizan para comunicaciones privadas.
Cumplir con esta y otras leyes federales, como la FLSA, resulta mucho más sencillo si tienes una herramienta fiable decontrol de tiempo y asistencia, como Clockify by CAKE.com. De este modo, podrás registrar correctamente las horas de trabajo y evitar errores en la supervisión.
Otra ley federal es la Ley de Comunicaciones Almacenadas (SCA, por sus siglas en inglés), que protege la forma en que se almacenan las comunicaciones electrónicas y por cable (correos electrónicos y mensajes en línea) y quién puede acceder a ellas.
La SCA establece que los empleadores pueden acceder a los correos electrónicos de los empleados (solo si se trata de un servicio de correo proporcionado por la empresa) si dicho seguimiento responde a un propósito empresarial. Asimismo, los empleadores deben contar con políticas claras que regulen la supervisión del correo electrónico.
Por otro lado, los empleadores no pueden acceder a las cuentas de correo electrónico privadas de los empleados, incluso si han iniciado sesión en un equipo proporcionado por la empresa. La única excepción es si la política de la empresa incluye los correos privados y si los empleados los utilizan en un equipo de trabajo o en la red de la compañía. No obstante, en ese caso, debe existir un consentimiento por escrito dentro de la política del empleador.
¿Qué significa esto para los empleadores?
Para cumplir con la SCA, elabora una política con normas claras sobre cómo deben comunicarse electrónicamente los trabajadores y qué pueden esperar al utilizar correos electrónicos laborales o privados, ya sea que trabajen en la oficina o de forma remota.
La ley federal estadounidense conocida como Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA, por sus siglas en inglés) protege a los empleados y sus actividades sindicales. Según esta ley, los empleadores tienen prohibido tomar fotos o realizar seguimientos de los empleados de formas similares durante las huelgas.
En 2022, el Asesor Jurídico Principal de la Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB) publicó un memorando para prevenir infracciones de la NLRA. La NLRB establece que los empleadores deben:
¿Qué significa esto para los empleadores?
Como empleador, debes crear una política escrita de supervisión de empleados que notifique a los trabajadores sobre los métodos de seguimiento, explicar las razones de dicha supervisión e incluir argumentos que demuestren que estas prácticas no interferirán con lo dispuesto en la NLRA.
Otra ley que hay que mencionar es la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés) que regula los derechos de las personas sobre su información de salud, así como la manera en que se utilizan dichos datos.
En los sectores donde los trabajadores manejan información médica, los empleadores deben respetar la privacidad de la información relacionada con la salud y evitar infringir la normativa HIPAA.
Analicemos estados específicos de EE. UU. y sus leyes sobre la supervisión de los empleados.
| Ley estatal | Aviso previo | Detalles | Excepciones | Sanciones | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Connecticut | ||||||
|
Capítulo 557, Secciones 31-48 de los Estatutos Generales de Connecticut de 2025 |
Aviso por escrito a todos los empleados de Connecticut |
Los empleadores de Connecticut deben informar a los empleados sobre el tipo de supervisión que la empresa comenzará a utilizar mediante la colocación de un aviso en un lugar fácilmente visible.
|
Se permite a los empleadores utilizar la supervisión electrónica sin previo aviso por escrito si sospechan que:
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Las sanciones civiles pueden alcanzar hasta:
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| Delaware | ||||||
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Código de Delaware de 2025
|
Aviso electrónico al menos una vez al día
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Los empleadores de Delaware están obligados a proporcionar un aviso electrónico sobre la supervisión de los empleados (supervisión de conversaciones o transmisiones telefónicas, correos electrónicos o transmisiones, acceso o uso de Internet):
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Los agentes del orden público constituyen una excepción, por lo que estas normas no se aplican a sus actividades. |
Las sanciones civiles son de 100 $ por cada incumplimiento. |
||
| Nueva York | ||||||
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Proyecto de ley del Senado S2628 |
Aviso por escrito que debe ser reconocido por los trabajadores en el estado de Nueva York |
Según la Sección 52-a de la Ley de Derechos Civiles, los empleadores de Nueva York deben proporcionar una notificación por escrito durante la incorporación a todos los trabajadores sujetos a supervisión.
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N/D |
Las sanciones civiles pueden alcanzar las siguientes cifras:
|
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| Texas | ||||||
|
Ley sobre la supervisión de ordenadores e Internet de la empresa |
Los empleados de Texas deben firmar una política |
Los empleadores de Texas deben contar con una política sobre cómo los empleados utilizan los ordenadores, el correo electrónico y el Internet de la empresa. Dichas políticas deben incluir secciones como:
|
N/D |
No incluido específicamente en esta ley. |
||
Otro estado que cabe mencionar aquí es Illinois, con su Ley de Privacidad de Información Biométrica (BIPA, por sus siglas en inglés). Según esta ley, cuando los empleadores de Illinois solicitan datos biométricos de los empleados (escaneos de retina o iris, huellas dactilares, geometría facial y datos similares), deben informar a los empleados y obtener su consentimiento. Los empleadores de Illinois también deben proporcionar políticas que incluyan normas sobre el tiempo de conservación de los datos y los procedimientos para su eliminación.
Existen varios tipos de supervisión de empleados:
Por ejemplo, la función de, control de tiempo con GPS de Clockify te ayuda a analizar si ciertos lugares de trabajo requieren más o menos personal y a distribuir las tareas de manera más eficaz. Es una solución ideal para sectores como la construcción, empresas de mudanzas, control de plagas, entre otros.
Si eres propietario de una empresa o gerente de proyecto en el sector de TI o software y buscas formas de implementar la supervisión de empleados, aquí tienes algunas leyes internacionales que debes cumplir:
En el Reino Unido, según la legislación sobre la monitorización de empleados y los derechos de los trabajadores, los empleadores están obligados a informar a los empleados sobre la supervisión en sus contratos o manuales internos, especificando:
La misma ley prohíbe a los empleadores monitorear a los empleados en espacios privados, como los baños.
En Canadá, los trabajadores de instituciones gubernamentales federales están protegidos por la Ley de Privacidad. La PIPEDA cubre a los empleados de empresas del sector privado, como bancos y compañías de telecomunicaciones y transporte.
Según las leyes canadienses de privacidad de los empleados, los empleadores deben ser transparentes respecto a la supervisión. Deben informar a los empleados sobre:
En la Unión Europea, el Artículo 5 del RGPD establece que los datos personales sólo deben recopilarse con fines legítimos. El Artículo 14 de la misma ley indica que la recopilación de información debe ser transparente. Por ejemplo:
En España además del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), hay algunas normas adicionales que regulan la monitorización:
En América Latina no existe una ley única y específica que regule de forma exclusiva el monitoreo de empleados, en su lugar, el control laboral se regula mediante la combinación de códigos del trabajo, leyes de protección de datos personales y, más recientemente, normativas específicas de teletrabajo.
La supervisión es legal siempre y cuando se notifique previamente al trabajador, se respete el derecho a la intimidad y se base en leyes generales de protección de datos personales y códigos laborales de cada país.
🎓 Cómo monitorizar la productividad de los empleados en 6 pasos (+ métricas) | Los 10 mejores software de monitorización de empleados remotos en 2026
El primer paso para supervisar a los empleados legalmente es crear una política que cuente con el consentimiento del empleado.
Nuestro colaborador experto, Robert Tsigler, afirma que una política de monitorización de empleados debe contar con el consentimiento por escrito de estos:
“Los empleados deben tener una idea clara de las condiciones laborales que están dispuestos a aceptar, y el documento protegerá tanto al empleador como al empleado. Contar con un acuerdo por escrito también permite a las partes conocer qué información puede recopilar el empleador.”
Esto es lo que debe incluir una política de monitorización:
| Secciones de la política de monitorización | Descripción |
| Propósito de la monitorización | Explica por qué implementas la supervisión de empleados (razones de seguridad, control de productividad, u otros motivos). Indica que la política abarca a todos los empleados, tanto presenciales como remotos. |
| Dispositivos supervisados | Explica qué dispositivos se monitorearán y qué ubicaciones están incluidas. |
| Herramientas y métricas de monitorización | Explica las herramientas utilizadas (cámaras en el lugar de trabajo o software de monitorización) y las métricas (registro de pulsaciones de teclas o keylogging, actividad del ratón, capturas de pantalla, etc.). |
| Almacenamiento de datos | Explica cuánto tiempo se conservarán los datos de la monitorización, quién tendrá acceso a ellos y en qué circunstancias se puede eliminar la información. |
| Consentimiento del empleado | Deja un espacio para la firma del empleado como prueba de su consentimiento. |
Además, puedes incluir enlaces a leyes federales o estatales relevantes para tu ubicación.
Para desarrollar un programa de monitorización transparente, empieza por redactar una política que incluya el consentimiento de los empleados.
A continuación, elige una herramienta de monitorización de empleados. Opta por una que te ofrezca visibilidad total de tu equipo y empresa, y que no sea invasiva.
Clockify by CAKE.com es una aplicación de control de tiempo laboral que te permite seguir las horas de trabajo y analizar la productividad del equipo mediante la función de Monitorización de actividad. Podrás:
El seguimiento de la actividad también te ofrece una visión general de cada empleado. Puedes ver su:
También verás un porcentaje de utilización por empleado que refleja sus niveles de productividad. Esta visibilidad de empleados te ayuda a ajustar los KPI del equipo (o individuales), planificar mejor el trabajo y hacer un seguimiento del progreso de los proyectos.
Incluso al gestionar equipos remotos, la monitorización actividad te permite revisar las horas registradas, los sitios web visitados y las posibles horas extras. Esto garantiza una nómina precisa independientemente de dónde se encuentre el equipo.
Clockify forma parte del paquete de productividad de CAKE.com, junto con Pumble para comunicación interna, y Plaky para gestión de proyectos.
