Plantillas gratuitas de solicitud de tiempo libre (+ Mejores consejos para formularios de PTO)

Manejar las solicitudes de PTO puede ser una molestía, especialmente si no tienes un sistema de archivos adecuado.

Afortunadamente, esta guía te muestra todo lo que necesitas saber sobre los formularios de solicitudes de tiempo libre como:

• Qué incluye un formulario de solicitud de tiempo libre,
• Plantillas de formularios de solicitud de tiempo libre, y
• Consejos para gestionar las solicitudes de PTO más fácilmente.

Plantillas gratuitas de solicitud de tiempo libre

Un formulario de solicitud de tiempo libre es un documento completado por un empleado solicitando formalmente tiempo libre de trabajo. Como tal, este formulario presenta una prueba escrita de la solicitud de tiempo libre por parte de un empleado.

Una vez que recibe un formulario de solicitud de tiempo libre de un empleado, el empleador o un supervisor puede aprobar la solicitud o rechazarla.

Un formulario de solicitud de tiempo libre se puede usar para tiempo libre remunerado o no remunerado.

Los formularios que se utilizan para el tiempo libre remunerado se denominan comúnmente formularios de solicitud de PTO. El Departamento de Trabajo de EE.UU. diferencia entre 3 tipos de tiempo libre remunerado :

• Vacaciones,
• Días de enfermedad, y
• Días personales.

El tiempo libre, en general, puede también incluir licencia médica, licencia familiar, licencia por duelo, licencia para servir como jurado y otras.

Nuestros ejemplos de solicitudes de tiempo libre se pueden acceder en 5 diferentes formas:

• Google Docs,
• Google Sheets,
• Microsoft Word,
• Microsoft Excel, y
• PDF. 

Cada plantilla tiene secciones separadas para el Empleado y el Supervisor sections. 

El único elemento fuera de estas secciones es la Información de la empresa. En esta sección, los empleadores pueden añadir el nombre de la empresa e incluso su logotipo antes de entregarla al empleado para que la rellene.

Cuando un empleado quiere presentar la solicitud de tiempo libre, tiene que rellenar las corchetes en la sección del Empleado y firmar la solicitud. Una vez que la solicitud llega al responsable de aprobar o rechazar la solicitud, tiene que rellenar la sección del Supervisor.

Plantilla 1: Formulario básico de solicitud de tiempo libre

Un formulario básico de solicitud de tiempo libre contiene todos los aspectos relevantes para presentar la solicitud de tiempo libre. Permite a los empleados escribir el tipo de licencia que está solicitando y proporciona razones para la solicitud.

El empleado y el supervisor pueden proporcionar comentarios adicionales dentro de la solicitud.

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¿Por qué usar la plantilla del formulario básico de solicitud de tiempo libre?

Este formulario es excelente para los empleadores que ofrecen un plan de PTO consolidado, que incorpora diferentes tipos de licencias pagadas en una sola política. Los empleados que solicitan una licencia pueden escribir si quieren tomar tiempo libre pagado o no pagado en la sección Tipo de licencia.

¿Cómo utilizar la plantilla del formulario básico de solicitud de tiempo libre?

Primero deberías elegir la forma en la que quieres que sea tu solicitud. Formatos de Excel, Word, y PDF se pueden descargar al hacer clic en el enlace de arriba.

Los formatos de Docs y Spreadsheets se deberían copiar. Una vez que haces clic en el enlace del formato que deseas, se te preguntará si quieres copiar la plantilla. Simplemente haz clic en Hacer una copia para copiar la plantilla.

Luego, deberías escribir la información de la empresa y añadir tu logotipo si quieres, antes de entregar la plantilla a tus empleados.

Los formularios en Sheets y Excel automáticamente calculan el número de días libres laborales solicitados según el comienzo y la finalización de licencia que el empleado escribió. En Sheets puedes escribir las fechas de licencia abriendo el calendario y haciendo doble clic en los campos vacíos al lado de los campos Fecha de inicio de licencia y Fecha de finalización de licencia.

Plantilla 2: Formulario de solicitud de tiempo libre con una casilla de verificación

Este formulario de solicitud viene con una lista de diferentes tipos de licencias. Los trabajadores necesitan marcar la casilla de verificación junto al tipo de licencia que están solicitando en vez de escribir el tipo exacto de licencia que quieren.

Los tipos de licencias pueden incluir:

• Vacaciones,
• Baja por enfermedad,
• Licencia personal,
• Licencia médica,
• Licencia familiar,
• Licencia por duelo, y
• Licencia para servir como jurado.

En adición, los empleados cuyo tipo de licencia no se encuentra en la lista pueden escribir el tipo de licencia que quieren tomar, junto a la casilla de verificación Otro tipo de licencia.

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¿Por qué usar la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre con una casilla de verificación?

Esta plantilla acelera el proceso de rellenar un formulario de solicitud y es excelente para empresas que ofrecen varios tipos de tiempo libre. Los empleadores pueden añadir diferentes tipos de licencias que ofrecen a la lista en vez de preguntar a los empleados que escriban el tipo de licencia que quieren tomar.

¿Cómo usar la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre con una casilla de verificación?

Una vez que eliges el formato en el que deseas que sea tu solicitud, puedes descargarlo (para Excel, Word, y PDF) o copiarlo (con Docs y Spreadsheets).

Si quieres usar formatos de Docs o Spreadsheets, primero deberías hacer un clic en el enlace de descarga. Entonces, se te preguntará si quieres hacer una copia de la plantilla. Al hacer clic en la opción Hacer una copia, se creará una versión copiada de una plantilla.

La primera parte de esta plantilla es la misma que la plantilla anterior. Conlleva la información de la empresa y el empleado, tanto como la Fecha de inicio de licencia y Fecha de finalización de licencia, y el Número total de días libres solicitados.

Sin embargo, en esta plantilla, los empleados pueden marcar el tipo de licencia que quieren solicitar en la casilla de verificación al lado de este tipo de licencia.

Los formularios de Excel y Sheets pueden calcular automáticamente el número de días laborables que un empleado ha solicitado. En Sheets, puedes abrir el calendario al hacer doble clic en los campos vacíos al lado de campos Fecha de inicio de licencia y Fecha de finalización de licencia.

Recuerda añadir la información de la empresa antes de presentar la plantilla a los empleados para que la completen.

Plantilla 3: Formulario de solicitud de tiempo libre sin motivos para el tiempo libre

Preguntar a tus empleados que proporcionan razones para tomar tiempo libre les puede desanimar de tomar sus vacaciones ganadas. Así que, se recomienda a los empleadores que no soliciten a sus empleados que expliquen los motivos para tomar el PTO.

Esta plantilla no tiene la sección de razones para tomar tiempo libre.

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¿Por qué usar la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre sin motivos para el tiempo libre?

Deberías usar esta plantilla si no requieres que tus empleados expliquen por qué necesitan tomar tiempo libre. No proporcionar razones para PTO acelera el proceso de rellenar el formulario.

Adicionalmente, evitarás desanimar potencialmente a los empleados a tomar las vacaciones que han ganado.

¿Cómo usar la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre sin motivos para el tiempo libre?

Deberías elegir el formato y descargalo (para formatos de Excel, Word y PDF) o copiarlo en tu propio documento (para formatos de Docs y Sheets).

Los formatos de Docs y Sheets se deberían copiar. Una vez que haces clic en el enlace para el formato que quieres, se te preguntará si quieres copiar la plantilla. Haz clic en Hacer una copia para copiar la plantilla.

Luego, rellena la información de la empresa y presenta el formulario a tus empleados.

Esta plantilla parece similar al Formulario básico de solicitud de tiempo libre. Por lo tanto, conlleva la información de la empresa y de los empleados, así como Fecha de inicio de licencia, Fecha de finalización de licencia, y Número total de días libres solicitados. Sin embargo, no contiene la sección con las razones para el tiempo libre.

Tus empleados deberían rellenar las corcheas vacías en la sección de empleado. Entonces, el supervisor rellena la sección de supervisor. Proporciona comentarios adicionales si es necesario, y firma la solicitud.

Los formatos de Sheets y Excel calculan automáticamente el número de días laborales de la licencia que el empleado solicita. Para ingresar las fechas de finalización de licencia en Sheets, abre el calendario al hacer doble clic en los campos vacíos al lado de campos Fecha de inicio de licencia y Fecha de finalización de licencia.

Plantilla 4: Formulario de solicitud de tiempo libre con una tabla

Si no quieres buscar por relevante información sobre la licencia que ha solicitado el empleado a través del formulario y quieres tener todo escrito en una tabla, puedes optar por un Formulario de solicitud de tiempo libre con una tabla.

En esta tabla, los empleados pueden:

• Marcar el tipo de licencia que están solicitando,
• Añadir la fecha de inicio de la licencia, y
• Escribir la fecha de finalización de la licencia.

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¿Por qué usar la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre con una tabla?

El formulario de solicitud de tiempo libre con una tabla conlleva la información relevante sobre el tipo de licencia y las fechas solicitadas en un solo lugar. Esto te facilita encontrar las fechas cruciales y tipos de licencias en el formulario de solicitud.

Además, este formulario permite a los empleados añadir fechas al lado de diferentes tipos de licencia, en caso de que quieran combinar múltiples tipos de licencias.

¿Cómo usar la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre con una tabla?

Similarmente como otros formularios, el formulario de solicitud de tiempo libre con una tabla viene en 5 formatos. Los tres formularios se pueden descargar (Word, Excel, PDF), mientras que los dos de ellos se deberían copiar (Docs, Sheets).

Si quieres usar formatos de Docs o Spreadsheets, deberías hacer un clic en el enlace de descarga. Luego se te preguntará si quieres hacer una copia de la plantilla. Al hacer clic en la opción de Hacer una copia copiarás la plantilla entera a tu portapapeles.

Cuando descargas/copias el formulario que quieres, deberías rellenar la información de la empresa antes de presentar el formulario a los empleados. Los empleados entonces pueden rellenarlo cuando necesitan solicitar tiempo libre.

En la tabla del formulario, los empleados deberían primero marcar el tipo de licencia que quieren solicitar. Entonces, deberían proporcionar la fecha del inicio de la licencia (Desde) y la fecha de finalización (To ) en la columna al lado del tipo de licencia que solicitan.

Una vez que los trabajadores presenten sus solicitudes, los supervisores deberán rellenar la sección de supervisor del formulario.

Plantilla 5: Formulario de solicitud de tiempo libre con horas

El formulario de solicitud de tiempo libre con horas es similar al formulario básico de solicitud de tiempo libre. Sin embargo, en vez de los días, los trabajadores rellenan el número de horas libres que quieren solicitar.

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¿Por qué usar la plantilla de solicitud de tiempo libre con horas?

Los empleadores que tienen una política de PTO acumulado, en que los empleados ganan horas de PTO, beneficiarán de esta plantilla.

Además, esta plantilla es una buena opción para los empleados que pueden tomar horas libres del trabajo, como salir más temprano o llegar tarde. Con este formulario, los trabajadores no tendrán que tomar el día libre.

¿Cómo usar la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre con horas?

El formulario de solicitud de tiempo libre con horas viene en 5 formatos: Docs, Sheets, Word, Excel, y PDF. Los formatos de Word, Excel y PDF están disponibles para descargar.

Los formatos de Docs y Sheets se deben copiar. Al hacer clic en los formatos de Docs y Sheets abrirá una pestaña que te solicita Hacer una copia. Al hacer clic en la opción de Hacer una copia copiará la plantilla entera a tu portapapeles.

Una vez que eliges el formato que quieres, deberías rellenar la información de la empresa. Entonces, puedes presentar el formulario a los empleados para que lo rellenen cuando desean solicitar tiempo libre.

En este formulario, los trabajadores pueden elegir una fecha para la que quieren solicitar su tiempo libre. Debajo de la fecha del tiempo libre solicitado, los empleados pueden escribir el número de horas que les gustaría solicitar.

Cuando los empleados presentan sus solicitudes, los supervisores pueden completar sus secciones y aprobar o rechazar la solicitud.

¿Qué debería incluir un formulario de tiempo libre?

Una solicitud de PTO clara y cualquier tipo de formulario de tiempo libre tiene que incluir toda la información relevante tanto a los empleados como a las personas que responden a la solicitud (empleador, supervisor, RRHH). Esta información puede incluir:

• El nombre de la empresa,
• El nombre del empleado,
• El departamento en que trabaja y la posición laboral,
• Las fechas de licencia,
• El número total de días libres solicitados,
• El tipo de tiempo libre que el empleado necesita,
• Una declaración para la aprobación o el rechazo de la solicitud,
• La fecha de presentación, y
• Las firmas del empleado y la persona que aprueba o rechaza la solicitud.

Una solicitud bien escrita también incluye secciones para comentarios de los empleados y los supervisores. En esta sección, un empleado puede proporcionar una información adicional sobre su licencia y los acuerdos adicionales que ha hecho con respecto al trabajo que se realizará mientras no está trabajando.

La sección de comentarios del supervisor les permite añadir cualquier comentario relacionado a la licencia o proporcionar una explicación de por qué se ha rechazado la licencia.

Para ciertos tipos de licencias como la baja familiar y licencia médica, es posible que los empleados deberían proporcionar documentos que demuestran la necesidad de la solicitud.

Cuando se trata de vacaciones, los empleadores pueden preguntar el motivo de la solicitud. Sin embargo, deberías evitar esta práctica porque puede desalentar tus empleados de tomar sus vacaciones ganadas.

Consejos para crear formularios de solicitud de tiempo libre

Crear un formulario de tiempo libre no es la cosa más importante que deberías considerar con respecto a PTO. Para asegurar que el proceso de solicitar tiempo libre es simple de entender, deberías tener en cuenta los siguientes consejos.

Consejo 1: Elige un método de solicitar tiempo libre

Para mantener organizadas las solicitudes de tiempo libre, deberías optar por un método de solicitar tiempo libre. Este método podría incluir:

• Presentar un formulario de solicitud de tiempo libre a través el correo electrónico,
• Presentar un formulario en persona, o
• Solicitar tiempo libre a través de un software.

A pesar de la manera de solicitar tiempo libre que hemos proporcionado anteriormente, siempre deberías preguntar por solicitudes de PTO en escrito, para evitar faltas de comunicación.

Consejo 2: Educa a los empleados sobre el proceso de solicitar tiempo libre

Deberías informar a tus empleados sobre la política de PTO disponible para ellos y el proceso de solicitar su tiempo libre.

De esa manera, te aseguras de que no se desanimen a tomarse tiempo libre debido a la confusión sobre el tiempo libre disponible. Además, evitarás perder tiempo desorganizando y editando formularios de solicitud presentados incorrectamente.

Consejo 3: Mantén registros de tiempo libre de tus empleados

Deberías mantener registros de solicitudes de tiempo libre aprobados, independientemente de si se han presentado digitalmente o impresos. Esto te proporciona un resumen del trabajo y tiempo libre de todos y permite a los gerentes planificar las tareas según la disponibilidad de sus empleados.

Puedes añadir las solicitudes de tiempo libre aprobadas a tu calendario empresarial o guardar las copias de formularios imprimidos en una carpeta.

Cómo solicitar tiempo libre en trabajo

Los pasos exactos para solicitar tiempo libre dependen de la política de la empresa y los procesos de aprobación de tiempo libre aprobados por la empresa.

Sin embargo, en general, los empleados solicitando tiempo libre podrán seguir los siguientes pasos:

1. Pregunta por la información de la política de PTO y el proceso de solicitud tiempo libre en tu lugar de trabajo,
2. Elige las fechas para las que deseas solicitar tiempo libre,
3. Verifica las fechas disponibles con tu supervisor,
4. Presenta una solicitud de tiempo libre oficial,
5. Si la solicitud se aprobó oralmente, pregunta por una aprobación escrita, 
6. Haz los arreglos necesarios para el trabajo que se realizarán durante tu ausencia,
7. Recuerda al supervisor y el equipo que tomarás tiempo libre, y

• ¡Disfruta de tu tiempo libre!

Consejo adicional: Anima a tus empleados a que se consulten con sus colegas cuando eligen las fechas para su licencia. Esto promueve la cooperación entre los trabajadores y asegura que la licencia no es una inconveniencia a otros empleados.

Acelera las solicitudes de tiempo libre en Clockify

Con los formularios de solicitud de tiempo libre, haces que el proceso de presentar las solicitudes de PTO sean mucho más fáciles. Si quieres acelerar este proceso aún más, deberías probar una herramienta que permite a los empleados presentar las solicitudes de tiempo libre y permite que los supervisores monitorean el tiempo libre de sus empleados.

Por ejemplo, una herramienta como Clockify hace todo el trabajo para ti. Aparte de seguir el tiempo de tus empleados, Clockify ofrece una función de seguimiento de PTO y vacaciones que te permite crear rápidamente una política de PTO para tu empresa.

Adicionalmente, puedes:

• Permitir que los empleados solicitan tiempo libre,
• Aprobar o rechazar rápidamente las solicitudes de tiempo libre, y
• Tener un resumen del PTO aprobado de todos.

Los empleados pueden presentar rápidamente una solicitud de PTO, elegir el tipo de tiempo libre que quieren, y ver cuántos días de PTO tienen disponibles.

Regístrate en Clockify gratis.