Esta plataforma de tutoría maximizó las habilidades de tutoría con Clockify
Clockify nos ayuda a repartir recursos. Podemos mejorarnos en la planificación del tiempo a nivel equipal.”
– Fatma Xhafa
Ansiosos, asustados y reticentes: así es cómo suele sentirse la gente ante los exámenes.
Estos sentimientos se intensifican si los exámenes conllevan algún riesgo, como si vas a entrar o no en la universidad de tus sueños. En ese caso, los examinados tienen más preocupaciones que solo estudiar: la preparación mental también es esencial.
Allí es donde Apex GMAT entra en juego. Proporcionan tutorías cara a cara y en línea para el GMAT (en inglés: Graduate Management Admission Test), así como para otras pruebas, como el Executive Assessment y el GRE.
Tuvimos una charla agradable con Fatma Xhafa, la engagement manager en Apex GMAT, sobre la importancia del seguimiento del tiempo en la educación. Además, hablamos sobre cómo su equipo utiliza Clockify para supervisar el trabajo y aumentar la productividad.
Apex GMAT: Objetivos empresariales y perfiles de clientes
El equipo de Fatma en Apex GMAT ha notado un hueco en la industria educativa: una demanda por la tutoría de alta calidad para la preparación de exámenes.
Sin embargo, los estudiantes no están solos en su búsqueda por la guía educativa, los empresarios también la necesitan.
Como dice Fatma, la prueba GMAT es un examen de ingreso para la mayoría de las escuelas de negocios, lo que es crucial para poder perseguir un MBA (Máster en Administración de Empresas) o un EMBA (MBA ejecutivo).
Puesto que Apex GMAT ofrece una preparación para varios exámenes, Fatma dice que suelen trabajar con profesionales ocupados que quieren matricularse en las escuelas de posgrado:
“Nos especializamos en trabajar con personas exitosas buscando matricularse en los mejores programas de MBA. Tienen una puntuación objetiva muy alta. Y nos especializamos dentro de este rango específico, llevándolos de una puntuación a otra.”
El equipo de nuestra interlocutora ayuda a los examinados a obtener los mejores resultados con un enfoque personalizado para lidiar con sus mayores desafíos: ansiedad y gestión del tiempo:
“Les decimos a nuestros alumnos que si sabes qué estás haciendo y estás bien preparado, el tiempo se resolverá por sí solo. Pero es bueno tener en cuenta cuánto tiempo se gasta en una pregunta. Es una habilidad real, tener una gestión interna del tiempo que te ayudará a superar el examen. Mirar el reloj solo creará más ansiedad y estrés a los examinados.”
¿Qué ventajas tiene Apex GMAT con Clockify?
Como sugiere la investigación de Fatma, Clockify fue el rastreador de tiempo que cumplió todos los requisitos para el seguimiento de la productividad equipal:
“Queríamos un lugar que podría ayudar a nuestro departamento de RRHH con la gestión del tiempo del personal, a medir sus horas y la productividad.”
Adicionalmente, nuestra interlocutora quería tener todos los datos de seguimiento del tiempo en un solo lugar, pero necesitaba ver los datos del personal y del cliente (alumno) por separado:
“Necesitábamos un lugar donde pudiéramos medir el tiempo para nuestros clientes, cuánto tiempo los clientes pasan en sesiones (en horas facturables).”
Entonces, en las palabras de Fatma, creó dos espacios de trabajo en su cuenta de Clockify: uno para sus empleados y otro para los instructores (junto con las horas facturables registradas).
Adicionalmente, atribuye a Clockify la mejora de su propio rendimiento laboral:
“Es una gran herramienta para aumentar la productividad. Me costaba mucho gestionar cuánto tiempo pasaba en tareas específicas. Con Clockify, empecé a seguirlo todo y creé proyectos y tareas para cada trabajo que tenía.”
El control del tiempo no solo se convirtió en parte de la rutina diaria de Fatma, sino que también aprendió cómo utilizar su tiempo de manera prudente:
“Aprendí a administrar mejor mi tiempo, lo que significa que empezaba a trabajar a una hora determinada y terminaba a otra hora determinada, y luego dedicaba un tiempo al descanso.”
¿Qué funciones de Clockify considera Apex GMAT más prácticas?
Fatma nos dijo que nuestro controlador económico del tiempo les deja seguir el tiempo del personal y las horas facturables para los clientes.
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Pero, ¿cuáles funcionalidades de Clockify son imprescindibles para el equipo de Apex? Vamos a explorarlo a continuación.
Función 1 de Clockify: Panel
Fatma afirma que usan el panel de Clockify para ver cómo distribuyen los recursos en diferentes tareas. Esto les ayuda a tomar decisiones sólidas, basadas en datos:
“Nos ayuda a distribuir nuestros recursos y ver dónde pasamos el tiempo. Por lo tanto, podemos mejorarnos en la planificación del tiempo a nivel equipal.”
En sus palabras, filtrar todos los proyectos hace que el proceso sea más agradable.
Para los que no conozcan Clockify, podéis profundizar los datos en el panel usando filtros como:
- Fecha,
- Usuario,
- Proyecto, y
- Facturabilidad.
Función 2 de Clockify: Informes
Nuestra interlocutora elogió los informes de Clockify por su personalizabilidad.
Como ejemplo, Fatma explicó que nuestra aplicación de seguimiento del tiempo le deja personalizar informes por tipo de examen e instructor, lo que ayuda mucho puesto que cada instructor tiene varios alumnos.
Fatma también expresó su entusiasmo por las exportaciones de informes de Clockify, diciendo que los archivos descargados son fáciles de usar.
“Otra cosa que me gusta mucho es descargar los informes como PDF, CSV o Excel. Lo hago muy a menudo, especialmente con horas facturables. Puedo ver las horas en decimales y las horas de inicio y finalización. Es muy extenso.”
Consejo adicional: Siempre puedes saltar las exportaciones y compartir tus informes para más eficiencia. Simplemente envía un enlace privado hacia tu informe a los miembros del equipo y clientes, y podrán accederlo en cualquier momento, aún si no son usuarios de Clockify.
Cómo Clockify impulsa el éxito continuo de Apex GMAT
¿Cuál es el vínculo entre la gestión del tiempo y presentarse en un examen importante? El tiempo que tardas en responder a cada pregunta antes de que suene el timbre.
Así, Clockify guía a Apex GMAT en la distribución del tiempo de forma similar a como ellos entrenan a sus alumnos para las pruebas difíciles.
Desde la experiencia de Fatma, nuestro sencillo pero valioso controlador del tiempo aportó a su equipo ventajas competitivas, como:
- Productividad mejorada,
- Mejor distribución del tiempo, y
- Supervisión transparente de empleados.
Y todo ello gracias a un puñado de impresionantes funcionalidades, entre las que se incluyen:
- Proporcionar un resumen rápido de la actividad actual de tu equipo, y
- Personalizar informes de tiempo y compartirlos con los demás.
