Encuentra nuevas aplicaciones que se adapten a las necesidades de tu equipo
Encuentra nuevas aplicaciones que se adapten a las necesidades de tu equipo
– Justyna Wasielewska
Algunas empresas no operan bajo un enfoque tradicional con una jerarquía claramente establecida, donde una persona lidera el equipo y el resto sigue instrucciones.
Un ejemplo de ello es la agencia de marketing de resultados MTA Digital, que sigue el modelo organizativo Teal.
Hablamos con la responsable de oficina, Justyna Wasielewska y el director de operaciones, Mateusz Mikołajczyk para saber cómo las organizaciones Teal gestionan su tiempo de trabajo, organizan los equipos y mantienen la responsabilidad compartida.
Alerta de espóiler: Las empresas como MTA Digital utilizan Clockify en sus operaciones diarias.
Las organizaciones Teal son empresas con autoridad distribuida que, a menudo, funcionan como equipos descentralizados y autogestionados.
Mateusz Mikołajczyk explicó que la jerarquía no depende de que los directores ejecutivos y líderes tomen todas las decisiones, sino de quién posee más conocimientos e interés en el tema en cuestión:
“Al estar especializado en Facebook Ads, no tengo los conocimientos necesarios para decidir cómo debemos gestionar las cuentas de Google Ads de nuestros clientes. Cada persona desempeña un papel diferente en la organización para permitirnos crecer y evolucionar, nadie es superior a otro.”
Las organizaciones Teal controlan el tiempo de forma habitual para analizar el tiempo dedicado a tareas y proyectos individuales, así como las actividades de toda la organización.
Aquí es donde entran en juego herramientas potentes de control de tiempo como Clockify.
A continuación, se presentan los principales beneficios del control del tiempo con Clockify en organizaciones Teal.
Mateusz considera esencial que los empleados comprendan el objetivo común dentro de una organización Teal:
“Construye la infraestructura de la organización para que puedan aprovechar al máximo sus habilidades, y ayúdales a entender el objetivo común para lograrlo juntos.”
Clockify by CAKE.com es una herramienta sencilla de control de tiempo ideal para hacer un seguimiento de los objetivos tanto para los empleados como para las empresas.
Las organizaciones de tipo Teal, como MTA Digital, valoran la transparencia. Por ello, Mateusz es un firme defensor de la honestidad radical y aconseja a las empresas que “sean transparentes, totalmente transparentes, que muestren a todos su perspectiva y no oculten lo que piensan.”
El sistema de control de tiempo de Clockify fomenta la transparencia, ya que todos los empleados anotan cuánto tiempo han dedicado a cada proyecto. La aplicación también permite controlar qué cantidad de información es visible para los miembros del equipo.
Para lograr una transparencia total, puedes permitir que todos los usuarios vean el tiempo registrado y el estado de los proyectos de los demás.
Clockify registra tanto las horas facturables como las no facturables. Los usuarios pueden establecer tarifas de costes para supervisar fácilmente la rentabilidad.
En palabras de Justyna Wasielewska, el equipo de MTA Digital utiliza estos datos para analizar la eficiencia: “Si combinas los datos con los proyectos y sus ingresos, obtienes una combinación sumamente potente que te permite profundizar realmente en la información. Como resultado, podemos comprender mejor nuestro negocio, gestionar los equipos e identificar qué proyectos generan más ingresos.”
Todos los datos relativos al tiempo facturable, los costes y los beneficios se pueden consultar en los informes de Clockify, que son fáciles de entender.
El informe de equipo de Clockify muestra el número exacto de horas registradas por cada miembro del equipo y el total de horas registradas para cada proyecto.
A Justyna le gusta que Clockify permita a su equipo ver estos datos, ya que así pueden detectar si existe escasez de personal:
“Por ejemplo, al estimar el tiempo mensual de cada especialista y el tiempo que requieren los proyectos, podemos determinar si necesitamos contratar nuevos especialistas, y cuántos, en los próximos meses.”
Para obtener datos precisos en los informes de equipo de Clockify, planifica tareas para tu equipo y asigna la cantidad de horas que deben dedicar a sus proyectos. Una vez que el equipo registre el tiempo invertido en dichas tareas, podrás ver la diferencia entre el tiempo planificado y el tiempo registrado.
Clockify se integra con más de 100 aplicaciones y permite a los usuarios crear integraciones personalizadas mediante API. Según Justyna, la integración que más ayuda a su organización es “el uso de la API vinculada a Google Sheets a través de Google Scripts.”
Mateusz añade que esta integración ayuda al equipo a gestionar los procesos fundamentales del negocio: “Gracias a esta función, gestionamos aspectos básicos del funcionamiento de la organización, como la rentabilidad de los proyectos, la elaboración de informes para clientes o la nómina.”
La herramienta de control de tiempo elegida por MTA Digital es Clockify by CAKE.com, ya que, en palabras de Mateusz: “Clockify ofrece muchas ventajas que no hemos encontrado en otras herramientas similares. Algunas de las que la han convertido en nuestra opción número uno son el precio, la capacidad de respuesta del equipo de soporte, la flexibilidad, la extensión para Chrome, la integración con Asana, Google Calendar y Gmail, y la opción de "no permitir guardar tiempo sin…”
Clockify es ideal para las organizaciones Teal: sus sólidas funciones de control de tiempo y su sistema de informes permiten a todos tipos de empresas mantener un control total sobre los horarios del equipo, las responsabilidades, el progreso y la rentabilidad.
