Pflichtfelder für Zeiteinträge definieren
Als Besitzer oder Admin in deinem Clockify-Arbeitsbereich ist es oft dein Ziel, sicherzustellen, dass alle Zeiteinträge in deinem Arbeitsbereich korrekt und konsistent sind. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Definition von Pflichtfeldern für Zeiteinträge.
Was sind Pflichtfelder? #
Pflichtfelder sind obligatorische Felder, die ausgefüllt werden müssen, bevor ein Zeiteintrag erstellt oder gespeichert werden kann. Indem du definierst, welche Felder Pflichtfelder sein sollen, stellst du sicher, dass Zeiteinträge die notwendigen Informationen für eine ordnungsgemäße Organisation, Berichterstattung und Analyse enthalten.
Du kannst aus den folgenden Feldern wählen, um sie für alle Zeiteinträge obligatorisch zu machen:
- Projekt
- Aufgabe
- Tag
- Beschreibung
Wenn beispielsweise Aufgabe ein Pflichtfeld ist, werden Zeiteinträge, die mit Projekten ohne Aufgaben verknüpft sind, nicht in der Projektauswahl angezeigt. Dies verhindert, dass unvollständige Zeiteinträge übermittelt werden.
Wer kann Pflichtfelder definieren? #
Nur Arbeitsbereich-Admins und Besitzer haben die Berechtigung, Pflichtfelder zu konfigurieren. Als Administrator kannst du:
- Auf die Registerkarte Benutzerdefinierte Felder unter Arbeitsbereichseinstellungen zugreifen
- Benutzerdefinierte Felder für Zeiteinträge erstellen, bearbeiten oder löschen
- Benutzerdefinierte Felder für Benutzer erstellen, bearbeiten oder löschen
Pflichtfelder sind eine Funktion, die in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar ist. Du musst deinen Arbeitsbereich daher auf einen Pro- oder Enterprise-Plan upgraden, um auf diese Funktionalität zugreifen zu können.
Was sind benutzerdefinierte Felder? #
Zusätzlich zu den Standardfeldern kannst du benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um spezifische Informationen zu verfolgen, die für deine Geschäftsanforderungen relevant sind.
Dies könnte Folgendes umfassen:
- Ausgaben, Kilometerstand, Pausen, Überstunden
- Rechnungsstatus, Standort, Ausrüstung
- Links zu Tickets, Belegen und mehr
Benutzerdefinierte Felder erstellen #
So erstellst du benutzerdefinierte Felder für Zeiteinträge:
- Gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen > Benutzerdefinierte Felder
- Klicke auf Neues Feld erstellen und wähle den Feldtyp aus:
- Text: Freitext-Eingabe
- Zahl: Nur numerische Werte (z. B. Kilometerstand, Ausgaben) /li>
- Link: URLs (z. B. Links zu Belegen)
- Schalter: Ja/Nein-Optionen (z. B. bezahlt/unbezahlt)
- Auswahl: Dropdown-Liste (z. B. Status, Standort)
- Mehrfachauswahl: Ermöglicht mehrere Auswahlen (z. B. verwendete Ausrüstung)
Benutzerdefinierte Felder als Pflichtfelder festlegen #
So legst du ein benutzerdefiniertes Feld als Pflichtfeld für jeden Zeiteintrag fest:
- Stelle sicher, dass das Feld sichtbar ist und einen Standardwert hat oder von Benutzern bearbeitet werden kann
- Wähle in den Arbeitsbereichseinstellungen unter dem Tab Allgemein das Kontrollkästchen für das benutzerdefinierte Feld im Bereich Speichern von Zeit ohne ... nicht zulassen aus
- Das Feld wird nun sowohl im Timer als auch in der Arbeitszeittabelle als Pflichtfeld angezeigt, wodurch sichergestellt wird, dass alle Benutzer es beim Erfassen von Zeit ausfüllen
Pflichtfelder aktivieren #
Befolge diese Schritte, um Pflichtfelder für Zeiteinträge zu aktivieren:
- Gehe zur Seite Arbeitsbereichseinstellungen
- Klicke auf den Tab Benutzerdefinierte Felder, wo du definieren kannst, welche Felder obligatorisch sein sollen
- Wähle aus den aufgelisteten Feldern (Projekt, Aufgabe, Tag, Beschreibung) und aktiviere das Kontrollkästchen neben jedem Feld, das du obligatorisch machen möchtest
- Speichere die Änderungen
Wie es funktioniert #
Wenn du Projekt und Tag als Pflichtfelder markierst:
- Können Benutzer keinen Zeiteintrag hinzufügen, ohne ein Projekt und einen Tag auszuwählen
- Kann der Timer gestartet, aber nicht gestoppt werden, bis beide Felder ausgefüllt sind
- Werden Zeiteinträge ohne diese beiden Felder nicht gespeichert
Best Practices für die Verwendung von Pflichtfeldern #
- Make sure your required fields are the same across all projects and workspaces
Beispiel: Let’s say that as a marketing manager you need to track [Campaign name] for every time entry. If you make this a required field for your [Social media] project but not for your [Email marketing] project, your company reports will have missing data. By making [Campaign name] a required field for all projects, your data stays clean and complete, making it easy to run reports later. - Use custom fields to track key business information you need for reports and analysis
Beispiel: Your software development team needs to prioritize bugs. You create a custom field called Bug priority with options like high, medium, und low. By requiring your team to fill this out for every bug-related time entry, you can quickly filter your reports to see exactly how much time was spent on high-priority issues.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Was, wenn ich keine Felder als Pflichtfelder festlege? #
Wenn du keine Felder als Pflichtfelder festlegst, können Benutzer Zeiteinträge ohne relevante Informationen, wie Projekt, Aufgabe oder Beschreibung, übermitteln. Obwohl dies Benutzer nicht daran hindert, Zeiteinträge hinzuzufügen, kann es zu unvollständigen oder inkonsistenten Daten führen, was die Berichterstattung und Analyse erschwert.
Wie kann sichergestellt werden, dass Zeiteinträge nicht ohne Projekt oder Aufgabe übermittelt werden? #
Um sicherzustellen, dass Zeiteinträge nicht ohne Projekt oder Aufgabe übermittelt werden, musst du die Felder Projekt und Aufgabe als Pflichtfelder aktivieren.
Sobald diese Felder als Pflichtfelder markiert sind:
- Können Zeiteinträge nicht übermittelt werden, ohne ein Projekt und eine Aufgabe auszuwählen
- Werden Projekte, die keine Aufgaben enthalten, nicht in der Projektauswahl angezeigt
- Kann der Timer gestartet, aber nicht gestoppt werden, bis diese Felder ausgefüllt sind
Kann ich ein benutzerdefiniertes Feld nur für bestimmte Projekte sichtbar machen? #
Ja, benutzerdefinierte Felder können so eingestellt werden, dass sie nur für bestimmte Projekte sichtbar sind. In den Projekteinstellungen kannst du verwalten, welche benutzerdefinierten Felder sichtbar sein sollen, und Standardwerte für jedes Projekt festlegen. Zusätzlich kannst du festlegen, dass einige Felder nur dann sichtbar sind, wenn ein Benutzer ein bestimmtes Projekt auswählt.
Was passiert, wenn ich ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Auswahl“ bearbeite, nachdem Zeiteinträge erstellt wurden? #
Wenn du ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ Auswahl bearbeitest (z. B. durch Ändern der verfügbaren Optionen), behalten bestehende Zeiteinträge den ursprünglichen Wert bei. Wenn du jedoch das Projekt eines Zeiteintrags auf eines mit einem anderen Standardwert für dieses benutzerdefinierte Feld aktualisierst, übernimmt der Eintrag den neuen Standardwert.
Wenn du beispielsweise ein Feld Standort mit den Optionen Los Angeles und New York hattest und dann Los Angeles in San Francisco geändert hast, wird jeder bestehende Zeiteintrag, der mit Los Angeles markiert ist, diese Option weiterhin anzeigen. Es sei denn, das Projekt wird geändert, in welchem Fall der Eintrag möglicherweise den Standardwert für dieses Projekt übernimmt.
Kann ich bestimmte Felder für reguläre Benutzer unsichtbar machen? #
Ja, du kannst bestimmte Felder für reguläre Benutzer unsichtbar machen, während die Daten weiterhin erfasst werden können. Unsichtbare Felder können für Metadaten, Projekt-IDs oder Backend-Integrationen verwendet werden. Benutzer sehen diese Felder nicht im Timer oder Arbeitszeittabellen, aber die Daten stehen weiterhin für die Berichterstattung zur Verfügung und können in Exporten oder API-Integrationen verwendet werden.
Wie bearbeite ich benutzerdefinierte Felder in mehreren Zeiteinträgen gleichzeitig? #
So bearbeitest du benutzerdefinierte Felder in Massen:
- Gehe zum detaillierten Bericht in deinem Arbeitsbereich
- Verwende die Funktion zur Massenbearbeitung, um die Werte der benutzerdefinierten Felder in mehreren Zeiteinträgen gleichzeitig zu aktualisieren
- Wähle die Zeiteinträge aus, die du ändern möchtest, und wende die Änderungen auf die entsprechenden benutzerdefinierten Felder an
Dies ist besonders nützlich, um Felder wie Status oder Standort in Massen zu aktualisieren.
Können Pflichtfelder in Berichten verwendet werden? #
Ja, Pflichtfelder können in Berichten verwendet werden. Wenn du Zeiteinträge nach Excel oder CSV exportierst, erscheinen die Pflichtfelder (und deren Werte) im detaillierten Bericht. Dadurch kannst du Zeiteinträge basierend auf diesen Pflichtfeldern filtern und analysieren, um sicherzustellen, dass du für Berichtszwecke konsistente und vollständige Daten hast.