Abwesenheit beantragen (als regulärer Benutzer)

Clockify vereinfacht Abwesenheitsanträge durch einen All-in-one-Prozess für die Zeitplanung und Teamkoordination. Dieser Leitfaden beschreibt detailliert, wie du Abwesenheiten beantragst, eine Richtlinie auswählst, Details angibst und den Antrag zur Genehmigung einreichst.

Abwesenheitsantrag einreichen #

So kannst du eine Abwesenheit beantragen:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf Abwesenheit beantragen
3. Wähle deine Abwesenheitsrichtlinie aus
4. Gib den Zeitraum für deinen Antrag an
5. Füge eine Notiz hinzu, um deinen Abwesenheitsantrag deinem Manager oder Genehmiger zu erläutern (optional)
6. Klicke auf Einreichen

Dein Manager erhält eine Benachrichtigung, um deinen Antrag zu überprüfen und zu genehmigen (oder abzulehnen).

Abwesenheitsrichtlinien #

Wenn du eine Abwesenheit beantragst, werden dir im Dropdown-Menü die verfügbaren Richtlinien und dein verbleibendes Guthaben angezeigt. Dein Arbeitsbereich kann mehrere Richtlinien haben (z. B. Urlaub, Krankheitsurlaub), jede mit unterschiedlichen Regeln bezüglich deines Anspruchs und der Möglichkeit eines negativen Guthabens.

Bitte beachte:

• Du kannst keine Abwesenheit beantragen, wenn dein Guthaben für eine bestimmte Richtlinie nicht ausreicht – es sei denn, diese Richtlinie lässt Negativsaldo zu. 
• Du kannst dein verfügbares Guthaben für jede Richtlinie direkt im Dropdown-Menü einsehen.
• Feiertage und Wochenenden werden automatisch von deiner Gesamtzahl der Abwesenheitstage abgezogen, sodass du diese Tage nicht manuell anpassen musst.
• Ein Update der Abwesenheitsfunktion ermöglicht es dir, sowohl positive als auch negative Guthaben im Tab Saldo einzusehen.

Abwesenheitsantrag verwalten #

Du kannst deine eigenen Abwesenheitsanträge auf der Seite Arbeitsfreie Zeit verwalten. Hier siehst du den Status deiner Anträge (z. B. ausstehend, genehmigt, abgelehnt) und kannst sie bei Bedarf aktualisieren.

Abwesenheitsantrag zurückziehen #

Wenn du einen Fehler bemerkst oder einen Antrag ändern musst, kannst du deinen ausstehenden Antrag zurückziehen.

So ziehst du einen Antrag zurück:

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Antrag
2. Wähle Zurückziehen

Bereits genehmigte Abwesenheitsanträge können nicht mehr zurückgezogen werden. Du musst einen Arbeitsbereich-Admin kontaktieren, um die Genehmigung aufheben zu lassen, bevor Änderungen vorgenommen werden können.

Andere Benutzer anzeigen #

Im Tab Zeitachse kannst du alle Benutzer deines Arbeitsbereichs und ihre ausstehenden oder genehmigten Abwesenheitsanträge ansehen. So hat dein Team eine bessere Koordination und weniger Überschneidungen in den Zeitplänen.

So siehst du andere Benutzer an:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf den Tab Zeitachse

Abwesenheitssaldo anzeigen #

Der Tab Saldo dient als dein persönliches Abwesenheits-Dashboard. Er unterteilt deine Zeit in drei spezifische Kategorien, damit du genau siehst, wie viel Guthaben dir pro Richtlinie noch zur Verfügung steht.

• Aufgelaufen: Dies ist die gesamte Zeit, die du seit deinem Eintrittsdatum oder dem Beginn des aktuellen Zeitraums verdient oder erhalten hast. Dies beinhaltet deinen Basisanspruch sowie zusätzlich angesammelte Zeit.
• Verbraucht: Dies entspricht der gesamten Zeit, die du bereits in Anspruch genommen hast oder die für zukünftige Termine genehmigt wurde. Es ist der Gesamtbetrag, der von deinem verdienten Anspruch „abgezogen“ wurde.
• Verfügbar: Dein „verfügbares“ Guthaben ergibt sich aus deinem Anspruch abzüglich der genommenen Zeit. Prüfe diesen Wert vor der Planung neuer Anträge, da dies die wichtigste Kennzahl ist.

Falls du mehr Abwesenheit in Anspruch genommen hast, als dir eigentlich zur Verfügung steht (wodurch ein negativer Saldo entsteht), zeigen wir diesen Verbrauch separat in deiner Saldo-Tabelle an. Diese Zahl entspricht der Gesamtzahl der Tage, die du von deinem erlaubten negativen Saldo bereits genutzt hast.

So überprüfst du deinen Abwesenheitssaldo:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit 
2. Klicke auf den Tab Saldo

Du kannst zusätzlich auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Saldo klicken und „Saldo verwalten“ (Saldo-Details) oder „Verlauf“ (Saldo-Verlauf) auswählen.

Saldo-Details – Eine Echtzeit-Übersicht deines aktuellen Status für jede Abwesenheitsrichtlinie, der du zugewiesen bist. Sie zeigt dir eine Aufschlüsselung deiner „verdienten“ Zeit im Vergleich zu deiner „genommenen“ Zeit.

• Saldo-Verlauf – Eine chronologische Übersicht deiner Abwesenheiten. Hier sind alle Vorgänge aufgelistet, die deinen Kontostand beeinflusst haben, einschließlich:
  • Aufgelaufen – Wenn das System deinem Saldo automatisch Zeit gutschreibt (z. B. monatlich oder jährlich).
  • Anträge – Wenn Zeit abgezogen wird, nachdem ein Antrag genehmigt wurde.
  • Manuelle Anpassungen – Wenn ein Admin manuell Zeit hinzufügt oder entfernt
  • Ablauf – Wenn nicht genutzte Zeit am Ende eines Zyklus verfällt

E-Mail-Benachrichtigungen #

Clockify versendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen rund um deine Abwesenheitsanträge – zum Beispiel, wenn dein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.   

So änderst du die E-Mail-Einstellungen für Abwesenheitsbenachrichtigungen:

1. Gehe zu Profileinstellungen
2. Klicke auf den Tab E-Mail-Benachrichtigungen
3. Aktiviere oder deaktiviere die Option Arbeitsfreie Zeit

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich eine Abwesenheit für eine andere Person beantragen?

Nur Admins und Teammanager können Abwesenheitsanträge für andere Benutzer einreichen, indem sie deren Namen aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Verfällt mein nicht genutzter Abwesenheitsanspruch am Ende des Jahres? 

Das hängt von den Einstellungen der jeweiligen Richtlinie ab. Clockify ermöglicht es Administratoren, Guthaben so einzustellen, dass sie entweder nie verfallen oder ein bestimmtes Ablaufdatum haben. Wenn eine Richtlinie ein Ablaufdatum hat, wird jegliches verbleibende Guthaben automatisch entfernt, sobald dieser Zeitraum endet.