Demander des congés (utilisateur standard)
Clockify offre un processus complet pour demander des congés, simplifiant la gestion de votre temps et la coordination d’équipe. Ce guide explique les étapes pour soumettre une demande dans Clockify, de la sélection de la politique à la soumission pour approbation.
Soumettre une demande de congé #
Voici comment demander un congé :
- Accédez à la page Congés
- Cliquez sur Demande de congé
- Choisissez votre politique de congés
- Précisez les dates de votre demande
- Ajoutez une note pour expliquer votre demande de congé (facultatif)
- Cliquez sur Soumettre
Votre chef d’équipe recevra une notification pour examiner et approuver (ou rejeter) votre demande.
Politiques de congé #
Lors de votre demande de congé, le menu déroulant affiche les politiques disponibles et votre solde de jours de congé. Votre espace de travail peut avoir différentes politiques (p. ex. congés annuels, arrêts maladie) avec des règles distinctes concernant les droits aux congés et la possibilité d’un solde négatif.
Veuillez noter que :
- Si vous ne disposez pas d’un solde suffisant dans la politique que vous choisissez, vous ne pourrez pas la sélectionner sauf si la politique autorise les soldes négatifs.
- Vous pouvez consulter le solde disponible pour chaque politique directement dans le menu déroulant.
- Les jours fériés et les week-ends sont automatiquement exclus du calcul total de vos congés, vous n’avez donc pas besoin de les ajuster manuellement.
- Une mise à jour de la fonctionnalité Congés vous permet de voir à la fois le solde positif et négatif dans l’onglet Solde.
Gérer les demandes de congé #
Vous pouvez gérer vos propres demandes de congés depuis la page Congés. Cela inclut la consultation du statut de vos demandes (p. ex. en attente, approuvé, rejeté) et la mise à jour si nécessaire.
Retirer des congés #
Si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur ou que vous devez modifier votre demande, vous pouvez retirer votre demande en attente.
Pour retirer une demande :
- Cliquez sur les trois points à côté de votre demande
- Sélectionnez Retirer
Les demandes de congés approuvées ne peuvent pas être retirées. Vous devrez contacter un administrateur de l'espace de travail pour retirer l'autorisation avant que des modifications puissent être apportées.
Afficher les autres utilisateurs #
La page Congés affiche tous les utilisateurs et leurs demandes sur une frise chronologique, permettant une meilleure coordination de l’équipe et moins de chevauchements de plannings.
Pour afficher les autres utilisateurs :
- Accédez à la page Congés
- Cliquez sur l’onglet Chronologie
Consulter le solde des congés #
L’onglet Solde sert de tableau de bord personnel pour vos congés. Il répartit votre temps en trois catégories spécifiques afin que vous puissiez voir exactement où vous en êtes par rapport à chaque politique.
- Accumulé – Il s'agit du temps total que vous avez accumulé ou qui vous a été accordé depuis votre date de début en fonction ou depuis le début de la période en cours, y compris vos droits de base et le temps accumulé.
- Utilisé – Il s'agit de tout le temps de congé que vous avez déjà pris ou qui a été approuvé pour des dates futures. Il s’agit du montant total « déduit » de votre solde accumulé.
- Disponible – Votre solde « utilisable » correspond à votre temps accumulé moins votre temps utilisé. Vérifiez ce chiffre avant de planifier de nouvelles demandes, car il s’agit du chiffre le plus important.
Si vous avez utilisé plus de congés que votre solde réel (créant un solde négatif), cette utilisation sera indiquée séparément dans votre tableau de solde. Ce chiffre représente le nombre total de jours utilisés à partir de votre solde négatif autorisé.
Pour vérifier votre solde de congés :
- Accédez à la page Congés
- Cliquez sur l’onglet Solde
Vous pouvez également cliquer sur l’icône à trois points à côté du solde et choisir Gérer le solde (Détails du solde) ou Historique (Historique du solde).
Détails du solde – Un aperçu en temps réel de votre situation actuelle pour chaque politique de congés à laquelle vous adhérez. Il vous montre une ventilation de votre temps « acquis » par rapport à votre temps « utilisé ».
- Historique du solde – Un enregistrement chronologique de vos congés. Il répertorie toutes les transactions qui ont affecté votre solde, notamment :
- Accumulations – Lorsque le système ajoute automatiquement du temps à votre solde (p. ex. mensuellement ou annuellement).
- Demandes – Lorsque du temps est déduit après l’approbation d’une demande.
- Ajustements manuels – Lorsqu’un administrateur ajoute ou supprime du temps manuellement.
- Expiration – Lorsque le temps non utilisé est effacé à la fin d’un cycle.
Notifications par email #
Clockify envoie des notifications automatiques par email pour les actions clés des demandes de congés, vous informant de l’approbation ou du refus de votre demande.
Si vous souhaitez modifier vos préférences d’emails :
- Accédez aux paramètres du profil
- Cliquez sur l’onglet Notifications par email
- Cochez ou décochez l’option Congés
FAQ #
Est-il possible de demander un congé au nom d’une autre personne ?
Seuls les administrateurs et les chefs d’équipe peuvent soumettre des demandes de congé pour d’autres utilisateurs en sélectionnant leur nom dans le menu déroulant.
Est-ce que le solde de congés non utilisés expire à la fin de l’année ?
Cela dépend des paramètres de la politique. Clockify permet aux administrateurs de définir des soldes qui n’expirent jamais ou qui ont des dates d’expiration spécifiques. Si une politique prévoit une date d’expiration, tout solde restant sera automatiquement supprimé à la fin de cette période.