Zeiterfassung

Zeitkategorisierung & Tags

Mit Clockify kannst du die Zeit anhand einer 4-stufigen Hierarchie kategorisieren und analysieren: Beschreibung, Aufgaben, Projekte und Kunden.

Zur weiteren Kategorisierung kannst du auch Tags verwenden, die unabhängig von der Hierarchie funktionieren.

Wenn du die Zeit anders kategorisieren möchtest, kannst du die Bezeichnungen für Projekt, Kunde und Aufgabe umbenennen.

So kann man Zeiteinträge organisieren #

  • Wenn du für Kunden arbeitest, kannst du deine Projekte mit dem Titel des Auftrags benennen, den dir dein Kunde erteilt hat (z. B. "E-Commerce-Analyse", "Website-Redesign", "SuperApp"). Du kannst auch ein spezielles Projekt haben, in das du alle nicht abrechenbaren Zeiteinträge (z. B. E-Mails, Freizeit, Besprechungen) eingibst.
  • Wenn du für einen Kunden arbeitest, es aber einfach gestalten willst, kannst du den Namen des Kunden als Projektnamen verwenden und dann mit Aufgaben angeben, welche Art von Dienstleistung du erbracht hast (Du kannst auch die Bezeichnung des Projekt- so ändern, dass stattdessen Kunde steht).
  • Wenn du gemeinsame Projekte für verschiedene Kunden hast, kannst du Projekte für die Art der Dienstleistung (z. B. Marketing, Entwicklung) verwenden und Tags verwenden, um anzugeben, für welchen Kunden ein bestimmter Zeiteintrag erfolgte.
  • Wenn du nicht mit Kunden arbeitest, kannst du Projekte als allgemeine Arbeitsbereiche verwenden (z. B. Vertrieb, Betrieb, Support).
  • Wenn du Clockify zur Verfolgung deiner persönlichen Produktivität verwendest, kannst du Projekte nach Aktivitäten benennen (z. B. E-Mails, Arbeiten, Lernen, Kochen).

Kunden, Projekte und Aufgaben #

Projekte sind die Hauptmethode, mit der du deine Zeit in Clockify organisieren kannst. Auf einer höheren Ebene kannst du Projekte nach Kunden (oder Abteilung oder was auch immer) gruppieren. Weitere Informationen über die Verwaltung von Projekten findest du hier.

Kunden werden zur Organisation von Projekten verwendet. Ein Kunde kann viele Projekte haben, aber ein Projekt haben, aber ein Projekt kann nur zu einem Kunden gehören.

Es ist nicht möglich, nur einen Kunden zu einem Zeiteintrag hinzuzufügen, da Kunden als Gruppierungsmechanismus für Projekte verwendet werden. Du kannst jedoch ein Projekt erstellen, das nach einem Kunden benannt ist. Alternativ kannst du für jeden Kunden ein Tag erstellen und diese zu einem Zeiteintrag hinzufügen, sodass du die Einträge später nach dem Tag gruppieren kannst.

Wenn du zusätzliche Kontrolle benötigst, kannst du die Zeiteinträge mithilfe von Aufgaben (d.h. Unterprojekten oder Aufträgen) weiter klassifizieren und sie dazu verwenden, die Art der Arbeit (z.B. Design, Schreiben, Programmierung) oder für andere Zwecke (z.B. Bugs, Sprint A, Phase X) zu bezeichnen.

Während Aufgaben häufig verwendet werden, um die Art der Aktivität zu bezeichnen (z.B. Design, Coding), wird das Beschreibungsfeld meist für die eigentliche Sache verwendet, an der du gearbeitet hast (z.B. "Fix bug #638").

Bezeichnungen ändern #

Standardmäßig kann die Zeit in Clockify nach Kunde/Projekt/Aufgabe kategorisiert werden.

Um diese Bezeichnungen in etwas anderes zu ändern:

  1. Zu Einstellungen gehen
  2. Zeit organisieren nach suchen
  3. Schließlich wählen, was du umbenennen möchtest

Kunden verwalten #

Standardmäßig können Besitzer und Administratoren Kunden erstellen. Diese Berechtigungen können jedoch geändert werden, wenn in den Arbeitsbereichseinstellungen "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Admins und Manager" oder "Jeder" festgelegt ist.

Wer kann Kunden erstellen, wenn ausgewählt:

  • Admins (Standard): Admins
  • Admins und Projektmanager: Admins und Projektmanager
  • Jeder: Administratoren, Projektmanager, Teammanager, reguläre Benutzer

Reguläre Benutzer können Kunden erstellen, sobald sie ein neues Projekt erstellen. Allerdings können sie die Seite "Kunden" weiterhin nicht sehen.

Wie Besitzer, Administratoren und Projektmanager Kunden erstellen können #

Wenn du der Besitzer oder ein Administrator des Arbeitsbereichs sind, kannst du einfach einen Kunden erstellen:

  1. Über die Seitenleiste zur Seite Kunden gehen
  2. Den Namen des Kunden in das Feld Neuen Kunden hinzufügen eingeben
  3. Auf "Hinzufügen" klicken

Wie reguläre Benutzer Kunden erstellen können #

Wenn du möchtest, dass reguläre Benutzer Kunden hinzufügen können:

  1. Der Administrator oder Besitzer muss "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Jeder" festlegen
  2. Ein regulärer Benutzer kann dann auf die Seite “Projekte” gehen, um ein Projekt zu erstellen
  3. Auf Kunden auswählen klicken
  4. Kundennamen eingeben
  5. Oben rechts auf "Kunden erstellen" klicken oder die Tastenkombination Strg+Eingabe drücken

Wenn du nur einen Kunden erstellen möchtest, solltest du den Kunden einfach mit den oben genannten Schritten erstellen und die Projekterstellung abbrechen.

Kunden archivieren #

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden archivieren. Erst wenn der Kunde archiviert ist, kannst du ihn löschen.

  1. Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
  2. Auf die drei Punkte neben dem Namen des Kunden klicken
  3. “Archivieren” auswählen
  4. Die Aktion im Popupfenster bestätigen. Dort hast du auch die Möglichkeit, alle Projekte zu archivieren, die diesem Kunden zugewiesen sind

Kunden wiederherstellen #

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können archivierte Kunden wiederherstellen. Kunden können nur wiederhergestellt werden, nachdem sie archiviert wurden..

  1. Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
  2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
  3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden klicken
  4. “Wiederherstellen” auswählen
  5. Aktion bestätigen

Kunden löschen #

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden löschen. Kunden können nur gelöscht werden, nachdem sie archiviert wurden.

  1. Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
  2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
  3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden klicken
  4. “Löschen” auswählen
  5. Aktion bestätigen

Kunden massenhaft löschen #

Wenn du viele archivierten Kunden hast und deine Kundenseite bereinigen willst, kannst du sie massenhaft auf folgende Weise löschen:

  1. Das Kontrollkästchen Name auf der Seite "Kunden" markieren
  2. Auf "Löschen" klicken
  3. LÖSCHEN im Popup-Fenster tippen
  4. Auf "Löschen" klicken, um die Aktion zu bestätigen

Alle gelöschten Kunden werden aus den Zeiteinträgen entfernt, denen sie zugewiesen wurden.

Tags verwalten #

Wenn Projekte und Aufgaben nicht ausreichen, um die Dinge zu organisieren, solltest du Tags verwenden.

Das Beste an Tags ist, dass sie im gesamten Arbeitsbereich verfügbar sind. Tags funktionieren unabhängig vom Projekt. Du kannst also ein Tag erstellen, es für mehrere Projekte verwenden und Berichte auf der Grundlage dieser Tags filtern. Du kannst sogar mehrere Tags verwenden, um Berichte noch genauer zu filtern.

Tags können auch dazu verwendet werden, den Zeiteinträgen zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Du kannst zum Beispiel:

  • Zeiteinträge mit nicht standardmäßigen Abrechnungssätzen oder Währungen markieren, damit du weiß, wie du sie in Rechnung stellen kannst
  • Zeiteinträge markieren, die du in Rechnung gestellt hast, mit dem Tag "In Rechnung gestellt", damit du einem Kunden nicht zweimal eine Rechnung ausstellst (Du kannst die Massenbearbeitung verwenden, um mehrere Einträge auf einmal zu aktualisieren)
  • markieren, welche Art von Arbeit oder Dienstleistung du anbietest (z. B. Projektmanagement, Feedback, Debuggen, Codierung), damit du sehen kannst, wie viel Zeit für eine bestimmte Art von Arbeit über alle Projekte hinweg benötigt wird
  • markieren, Geschäftsbereich markieren, in dem du arbeitest (z. B. intern, Support, Kundenarbeit, mobil)
  • die Zeit markieren, in der du Überstunden geleistet hast

Tags sind nützlich, weil du sie als Schlüsselwörter verwenden kannst, nach denen du Berichte filtern kannst, um genau das zu finden, was du brauchst.

Bevor du Tags verwenden kannst, musst du sie erstellen, indem du einen neuen Tag-Namen in die Tag-Auswahl eingibst und Strg+Eingabe drückst. Sobald du ein Tag erstellt hast, können alle Benutzer in deinem Arbeitsbereich es bei der Zeiterfassung auswählen.

Jeder kann Tags erstellen (allerdings kannst du die Erstellung in den Arbeitsbereichseinstellungen auf Admins beschränken). Nur Admins können Tags bearbeiten und löschen. Du kannst so viele Tags erstellen, wie du möchtest.

Tags erstellen #

  1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
  2. Tag-Namen eingeben und auf HINZUFÜGEN klicken

Oder:

  1. Auf das Tag-Symbol in einem Zeiteintrag klicken
  2. Mit der Eingabe des Tag-Namens beginnen
  3. Auf Tag erstellen klicken oder Strg+Eingabe drücken

Tags archivieren #

  1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
  2. Auf die drei Punkte neben dem Namen des Tags klicken
  3. “Archivieren” auswählen
  4. Die Aktion im Popupfenster bestätigen.

Sobald das Tag archiviert ist, kannst du es löschen.

Tags wiederherstellen #

  1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
  2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
  3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Tags klicken
  4. “Wiederherstellen” auswählen
  5. Aktion bestätigen

Tags löschen #

  1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
  2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
  3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Tags klicken
  4. “Löschen” auswählen
  5. Aktion bestätigen

Hinweis: Um Tags löschen zu können, müssen sie zunächst archiviert werden.

Tags massenhaft löschen #

  1. Check the Name box on the Tags page
  2. Auf "Löschen" klicken
  3. LÖSCHEN im Popup-Fenster tippen
  4. Auf "Löschen" klicken, um die Aktion zu bestätigen

Alle gelöschten Tags werden aus den Zeiteinträgen entfernt, denen sie zugewiesen werden.

Berichte nach Tags filtern #

Du kannst Zeiteinträge in Berichten auf drei Arten filtern:

  • Enthält – alle Einträge, die dieses Tag enthalten, werden angezeigt (z. B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat und du nach Enthält: A filterst, wird dieser Eintrag angezeigt)
  • Enthält nicht – es werden nur Einträge angezeigt, die dieses Tag nicht haben (z.B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat und du nach Enthält nicht: A filterst, wird dieser Eintrag nicht angezeigt)
  • Enthält nur - es werden nur Einträge angezeigt, die dieses und nur dieses Tag haben (z. B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat, und du nach Enthält: nur A filterst, wird nur dieser Eintrag angezeigt)

So funktioniert die Bearbeitung von Tags #

  • Wenn du den Namen des Tags im Abschnitt Tags änderst, bleiben die Zeiteinträge, denen dieses Tag zugewiesen wurde, mit dem umbenannten Tag versehen
  • Wenn du die Massenbearbeitung verwendest, um Tags für Zeiteinträge zu ändern, hast du die Möglichkeit, ein neues Tag zu einem bestehenden hinzuzufügen oder ein bestehendes zu überschreiben
  • Wenn du ein Tag löschst, werden alle Zeiteinträge, die mit diesem Tag versehen waren, nicht markiert bleiben.

Erweiterte Organisation #

Mit Clockify kannst du die Zeit mit benutzerdefinierten Feldern noch weiter kategorisieren. Das benutzerdefinierte Feld ist eine zusätzliche Funktion, die du durch ein Upgrade auf den PRO-Plan aktivieren kannst.

Mit benutzerdefinierten Feldern können deine Benutzer zusätzliche Informationen zu Zeiteinträgen hinzufügen (z. B. Ausgaben, Kilometerleistung usw.), und du kannst Zeiteinträge auf der Grundlage eines Projekts automatisch kategorisieren.

Wenn beispielsweise einige Projekte an einem Standort und andere an einem anderen durchgeführt werden, kannst du ein benutzerdefiniertes Feld mit der Bezeichnung des Standorts erstellen und angeben, welches Projekt zu welchem Standort gehört. Wenn du dann einen Bericht herunterlädst, kannst du einen benutzerdefinierten Bericht erstellen und die Zeit nach Standort gruppieren und sortieren.

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