Aprobar tiempo y gastos

This article describes the process by which Admins and Managers review and approve tracked time entries and expenses submitted by team members. This way, time and budget spent on a project can be precisely estimated and allocated.

Approving tracked time is available on Standard and higher subscription plans and can be performed by workspace Admins, Project managers or Team managers.
Approving tracked expenses is available on PRO and higher subscription plans and can be performed by workspace Admins, Project managers or Team managers. 

Imagine you are a project manager overseeing a team of developers working on a project for a client. Users working on a project submit tracked expenses during project-related activities, such as software licenses or travel expenses. As the project manager, you review these submissions to make sure they align with project and task budgets and client agreements. Once approved, these entries are integrated into project reports and invoices, providing clients with the billing information. 

Depending on the permissions defined in the Workspace settings, submitted time & expenses can be managed from the Approvals page in the following way:

• Admin: approve, reject, edit
• Team manager (if enabled): approve, reject, edit
• Project manager (if enabled): approve, reject

To modify these permissions:

1. Navigate to the Workspace settings > Permissions tab
2. In the Who can approve submitted timesheets and expenses section choose:
   
   • Admins and team managers
     *Team members can approve timesheets and expenses submitted by their team members
   • Admins & project managers
     *Project managers can approve timesheets and expenses submitted by members assigned to the projects they manage. 
     
     *Admins can approve time for everyone.

If a user has Admin and any other manager role, Admin role will override every other role. If a user has both Project and Team manager roles, they will have a union of permissions that combine both of these roles.  

Aprobar tiempo #

Cada solicitud de aprobación de tiempo contiene la siguiente información: 

• Autor de la solicitud enviada 
• Hora de la solicitud enviada 
• Estado:
  • Unsubmitted/Rejected
  • Pendiente
  • Aprobado

Siempre que haya una planilla de horarios esperando aprobación, verás un punto naranja como indicador en la barra lateral.

Pestaña de pendiente

Enumera las planillas de horarios que están esperando aprobación. Puedes aprobar todas las solicitudes a la vez o filtrar por usuario o grupo.

Recuerda a aprobar

If there are Team or Project managers that are supervising teams or project assignees, you, as an Admin, can click Recuerda a aprobar to send an email reminder to each Team or Project manager to approve their team members’ timesheets.  

To send managers reminder to approve:

1. Ve a la página de Aprobaciones
2. If members have assigned Team or Project managers, Remind to approve button will be enabled
3. Reminder to approve submitted request will be sent to managers’ emails  

Para ver una planilla de horarios completa, haz clic en la solicitud para verla con más detalle.

Editar solicitud de tiempo pendiente #

Los administradores pueden editar las solicitudes pendientes de otros usuarios directamente desde la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones .
A menos que las entradas de tiempo estén bloqueadas, los administradores de equipo pueden editar las solicitudes pendientes de su equipo.

Para editar una solicitud pendiente:

1. Ve a la página de Aprobaciones
2. En la pestaña Pendiente, elige la planilla de horarios enviada
3. Haz clic en el ícono de lápiz para editar junto a la entrada de tiempo
4. En la pantalla Editar entrada de tiempo, puedes editar lo siguiente:
   • Hora y fecha
   • Descripción
   • Proyecto
   • Facturabilidad
   • Duplicar/eliminar entrada

Después de haber realizado todos los cambios necesarios, haz clic en GUARDAR para completar la acción.

Assign manager role #

In addition to Admins, Team managers can also approve timesheets for the users they manage. Project managers can approve time for members working on the project they manage.

As an Admn, you can make person Team/Project manager:

1. Ve a la página de Equipo
2. Haz clic en + Rol para la persona que quieres convertir en gerente
3. Marca Team / Project Manager
4. For Team manager, select users/groups to whom they can view and approve timesheets
   
5. For Project manager, select projects to view and approve timesheets for project assignees’
   
6. Guarda los cambios

Once a person has Team or Project manager role, they can see the Approval page in the sidebar with members/project visible to them.

Aprobar gastos #

Como es el caso del tiempo de aprobación, si hay algún gasto pendiente de aprobación, verás un punto naranja como indicador en la barra lateral.

Si quieres enviar la aprobación de Gastos en la página Aprobaciones:

1. Ve a la página de Aprobaciones
2. Haz clic en la pestaña Sin enviar

Here’s the list of all the unsubmitted expense approvals with the member’s name, total time, number of approved time off hours and total amount of expenses all grouped based on the time period. If you expand one and click on the unsubmitted expenses, you’ll be redirected to the Timesheet page with all the time entries that can be submitted. 

Para continuar el proceso: 

4. Haz clic en Enviar para su aprobación
5. Aparece la pantalla de confirmación
6. Haz clic en Enviar para confirmar la acción

Una vez aprobado el gasto, no se puede editar de ninguna manera.

Editar gastos pendientes #

Los administradores pueden editar los gastos de otros usuarios directamente desde la pestaña Pendiente en la página Aprobaciones page.
Los gerentes de equipo pueden editar las solicitudes pendientes de su equipo a menos que los gastos de tiempo estén bloqueados.

Para editar el gasto pendiente:

1. Ve a la página de Aprobaciones
2. Elige la planilla de horarios enviada en la pestaña Pendiente
3. Haz clic en el ícono de edición
4. In Edit expense screen, edit the following:
   • Date
   • Project/Task
   • Category
   • Amount
   • Billability
   • Add/delete receipt
   • Delete request

Después de haber realizado todos los cambios necesarios, haz clic en GUARDAR para completar la acción.

Si la planilla de horarios está esperando aprobación, el elemento Aprobaciones en la barra lateral está marcado con un punto naranja.

Rechazar solicitud enviada #

El rechazo de una solicitud enviada debe realizarse en la página Aprobaciones. 

Para rechazar una solicitud:

1. Ve a la página Aprobaciones, pestaña Pendiente
2. Abre la solicitud
3. Haz clic en Rechazar en la esquina superior derecha
4. Deja una nota
   
5. Haz clic en Rechazar para completar la acción

Como resultado:

• Approval request is deleted
• Pending label is removed
• User receives an email with a note elaborating on the reason for rejection

Si un miembro envió una planilla de horarios con entradas enviadas incorrectamente, puedes: 

• Reject the entire timesheet then edit and resubmit the entry (as Owner/Admin, or their Team/Project manager)
• Ir al Informe detallado y corregir manualmente el error (solo como Propietario/Administrador, o su Gerente de Equipo)

Una vez que apruebes el tiempo, las entradas de tiempo se bloquean permanentemente. Ni siquiera los administradores pueden realizar modificaciones.

Si facturas el tiempo después de la aprobación y quieres marcar lo que se ha facturado, puedes importar las entradas de tiempo aprobado a una factura y las entradas de tiempo aprobado obtendrán automáticamente una etiqueta de facturado para que puedas ver lo que se ha facturado y filtrar los informes por estado.

Si la hora de inicio y fin incluye un período nocturno, habrá un número superíndice al lado de la hora de fin, que mostrará cuántos días adicionales cubre la entrada de tiempo.

Notificaciones: #

• User’s manager is notified if Timesheet is submitted 
• El usuario que envió la planilla recibe una notificación si se aprueba su planilla 
• El usuario recibe un correo electrónico y una nota si se rechaza la planilla
• El usuario y todos los administradores reciben un correo electrónico si se retira la aprobación 

If you’re Admin and want to receive an email notification when a user submits their timesheet, you need to have a Manager role for users you manage. This means that, for certain users, you’ll be:

• Admin and Team manager
• Admin and Project manager
• Team and Project manager
• Admin, Team and Project manager

In these cases, user role permissions encompass all permissions defined within that specific role.

Puedes enviar recordatorios por correo electrónico tanto a los usuarios para que envíen sus planillas horarias no enviadas como a los gerentes para que aprueben las planillas de los miembros de su equipo.