Rapport de présence

Le rapport de présence permet aux utilisateurs de suivre la présence quotidienne de leur équipe, y compris leur présence, leur absence, leurs heures supplémentaires, etc.
En utilisant le rapport de présence, vous pouvez voir quand les membres de l'équipe ont commencé et terminé leur travail, combien ils ont travaillé chaque jour, la répartition des coûts et des montants facturables pour leur temps planifié et suivi, qui a pris des congés ou n'a pas enregistré d'heures et qui a fait des heures supplémentaires ou a travaillé en deçà de sa capacité de travail.

Admins can see all users, while team managers can only see the users they manage.

For an overall guidance on how to use attendance report, watch the video and follow the instructions below.

Pour accéder au rapport de présence :

1. Cliquez sur la section Rapports dans la barre latérale gauche
2. Sélectionnez Présence dans la section Équipe

En cliquant dessus, vous obtiendrez le rapport de présence de votre équipe.

Page du rapport de présence #

Le rapport de présence comporte des colonnes pour l'utilisateur, la date, l'heure de début, l'heure de fin, la pause (si elle est activée), le temps de travail, la capacité et les congés (s'il est activé) et les heures supplémentaires.

• Utilisateur est la colonne qui présente les utilisateurs standards et limités et indique les minuteurs en cours
• Date est la colonne qui affiche la date dans le format des paramètres du profil de l'utilisateur
• Début et Fin des horaires sont affichés dans le même format
• Capacité est la colonne qui indique la capacité de travail quotidienne de l'utilisateur, y compris les pauses
• Travail est la colonne qui contient le temps de travail total pour la journée
• Heures supplémentaires shows the difference between work and capacity, indicating how much time the user worked over their capacity (excluding breaks)
• Undertime shows the difference between capacity and work, indicating how much time the user worked under their capacity (excluding breaks)
• Pause est la colonne qui présente la durée totale des pauses saisies pour la journée
• Congés est la colonne qui indique le nombre d'heures de congés de l'utilisateur pour un jour donné

Set working capacity #

Admins can set or change the working capacity (in hours per day) for all users in the Workspace settings.

Pour ce faire :

1. Cliquez sur les trois points à côté du nom de votre espace de travail
2. Sélectionner Paramètres de l’espace de travail
3. Locate La capacité de travail quotidienne puis cliquez sur Modifier
4. Enter the number of hours you want to set as the working capacity
5. Select between two options:
   • New and existing users currently using the default
   • Tous les utilisateurs 
6. Cliquez sur Définissez

Set overtime calculation #

To ensure your get the correct overtime calculation:

1. Click on the three dots icon next to your workspace name
2. Select Paramètres de l’espace de travail
3. Locate Overtime calculation
4. Select Daily, Weekly, or Monthly

This setting determines how overtime and undertime are calculated:

• Daily overtime period: The system uses daily capacities. Any work above or under the daily capacity is considered over/undertime.
• Weekly overtime period: Daily capacity is multiplied by the working days in a week to establish the total hours that should be worked. Any work over or under this total is considered over/undertime.
• Monthly overtime period: Daily capacity is multiplied by the number of days in a month, and any work over or under this total is considered over/undertime.

View attendance report #

To view the attendance report:

1. Go to the Attendance Report page
2. Select your preferred time period
3. Review your totals and the full breakdown of hours, which includes your capacity, worked hours, overtime, undertime, OT deviation, breaks, and time off

Group attendance data #

1. Go to the grouping options on the Attendance Report
2. Select your preferred grouping levels based on your workspace’s overtime rule

Overtime rule	Grouping levels
Daily OT	Date <>User<>None
Week OT	Week <> User <> Date <> None
Month OT	Month <> User <> Date <> None

Overtime, undertime, and balance #

Overtime, undertime, and balance filters will be applied to your data depending on the overtime calculation (Daily, Weekly, or Monthly) selected in Workspace settings.

Exporter le rapport de présence #

To export the attendance report:

1. Cliquez sur le bouton trois points to open the report options menu
2. Select either CSV or Excel to export your data
3. Cliquez sur Exportez to download the file

A file will be generated and downloaded containing all available data. This report will be sorted in the same way it is grouped on the screen.