Zeitkategorisierung und Tags

Clockify ermöglicht es dir, deine Zeit mithilfe einer dreistufigen Hierarchie zu organisieren und zu analysieren: Kunden, Projekte und Aufgaben.

Darüber hinaus kannst du deine individuellen Zeiteinträge mithilfe unabhängiger Funktionen wie Beschreibungen und Tags weiter kategorisieren und mit detailliertem Kontext versehen.

Wenn du die Zeit anders kategorisieren möchtest, kannst du die Bezeichnungen für Projekt, Kunde und Aufgabe umbenennen.

So können Zeiteinträge organisiert werden #

• Wenn du Kundenarbeiten durchführst, benenne Projekte nach dem Titel des Auftrags deines Kunden (z. B. „E-Commerce-Analyse“, „Website-Redesign“, „SuperApp“). Du kannst auch ein spezielles Projekt anlegen, in dem du alle nicht abrechenbaren Zeiteinträge erfasst (z. B. E-Mails, Abwesenheit, Besprechungen).
• Wenn du Kundenarbeit leistest, aber die Dinge einfach halten möchtest, kannst du den Namen des Kunden direkt als Projektnamen verwenden. Die Aufgaben dienen dann dazu, die Art der erbrachten Dienstleistung anzugeben (Du kannst auch das Label Projekt in Kunde umbenennen).
• Wenn du gleichartige Projekte für verschiedene Kunden hast, kannst du die Projekte für die Art der Dienstleistung nutzen (z. B. Marketing, Entwicklung) und Tags verwenden, um zu kennzeichnen, für welchen Kunden ein bestimmter Zeiteintrag war.
• Wenn du nicht mit externen Kunden arbeitest, kannst du Projekte als allgemeine Arbeitsbereiche nutzen (z. B. Vertrieb, Betrieb, Support).
• Wenn du Clockify zur Erfassung deiner persönlichen Produktivität nutzt, kannst du Projekte nach der jeweiligen Aktivität benennen (z. B. E-Mails, Arbeiten, Lernen, Kochen).

Kunden, Projekte und Aufgaben #

Projects serve as the primary structure for organizing time in Clockify. Higher up, you can group related projects under clients, departments, or other categories. Learn more about managing projects.

Kunden group projects together. A single client can have multiple projects, but each project belongs to only one client.

Since clients serve as visual groupings for projects, you cannot assign a client directly to a time entry. Instead, you can create a project named after the client, or create a client tag to apply to time entries for simplified reporting.

For additional structure, classify entries using Aufgaben (sub-projects or specific job types) to represent services like design, writing, or programming, or milestones such as sprints and phases.

While tasks usually capture the type of activity (e.g., Design, Coding), the description field provides space for specific details about the work done (e.g., “Fix bug #638”).

Bezeichnungen ändern #

Standardmäßig kann die Zeit in Clockify nach Kunde/Projekt/Aufgabe kategorisiert werden.

Um diese Bezeichnungen in etwas anderes zu ändern:

1. Click on the three dot icon next to your workspace name
2. Wählen Arbeitsbereichseinstellungen
3. Wählen Zeiterfassung in der Seitenleiste gehen
4. Klicke auf Bearbeiten button opposite Customize labels

5. Select the hierarchy of how you want your time entries to appear: Top-level, Mid-level, and Lower level.

6. Click Speichern

Kunden verwalten #

By default, owners and admins can create clients.

You can change this by going to Workspace settings > Permissions and setting "Wer Projekte und Kunden erstellen kann" to:

• Administratoren
• Admins und Projektmanager
• Jeder

Wer kann Kunden erstellen, wenn ausgewählt:

• Admins (Standard): Admins
• Admins und Projektmanager: Admins und Projektmanager
• Jeder: Administratoren, Projektmanager, Teammanager, reguläre Benutzer

Reguläre Benutzer können Kunden erstellen, sobald sie ein neues Projekt erstellen. Allerdings können sie die Seite Kunden weiterhin nicht sehen.

Wie Besitzer, Administratoren und Projektmanager Kunden erstellen können #

Wenn du der Besitzer oder ein Administrator des Arbeitsbereichs sind, kannst du einfach einen Kunden erstellen:

1. Gehe über die Seitenleiste zur Seite Kunden
2. Gib den Namen des Kunden in das Feld Neuen Kunden hinzufügen ein
3. Klicke auf Hinzufügen

Wie reguläre Benutzer Kunden erstellen können #

Wenn du möchtest, dass reguläre Benutzer Kunden hinzufügen können:

1. Der Administrator oder Besitzer muss "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Jeder" festlegen
2. Ein regulärer Benutzer kann dann auf die Seite “Projekte” gehen, um ein Projekt zu erstellen
3. Klicke auf Kunden auswählen
4. Gib den Kundennamen ein
5. Klicke auf Kunden erstellen oder drücke Strg / ^ (Control) + Eingabetaste

Wenn du nur einen Kunden erstellen möchtest, solltest du den Kunden einfach mit den oben genannten Schritten erstellen und die Projekterstellung abbrechen.

Kunden archivieren #

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden archivieren. Erst wenn der Kunde archiviert ist, kannst du ihn löschen.

1. Gehe über die Seitenleiste zur Seite “Kunden”
2. Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen des Kunden
3. Wähle “Archivieren” aus
4. Bestätige die Aktion im Popupfenster. Dort hast du auch die Möglichkeit, alle Projekte zu archivieren, die diesem Kunden zugewiesen sind

Kunden wiederherstellen #

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können archivierte Kunden wiederherstellen. Kunden können nur wiederhergestellt werden, nachdem sie archiviert wurden.

1. Gehe über die Seitenleiste zur Seite “Kunden”
2. Wähle im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” aus
3. Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden
4. Wähle “Wiederherstellen” aus
5. Bestätige die Aktion

Kunden löschen #

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden löschen. Kunden können nur gelöscht werden, nachdem sie archiviert wurden.

1. Gehe über die Seitenleiste zur Seite “Kunden”
2. Wähle im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” aus
3. Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden
4. Wähle “Löschen” aus
5. Bestätige die Aktion

Kunden massenhaft löschen #

Wenn du viele archivierten Kunden hast und deine Kundenseite bereinigen willst, kannst du sie massenhaft auf folgende Weise löschen:

1. Markiere das Kontrollkästchen Name auf der Seite Kunden
2. Klicke auf Löschen
3. Tippe im Popup-Fenster DELETE
4. Klicke auf Löschen, um die Aktion zu bestätigen

Alle gelöschten Kunden werden aus den Zeiteinträgen entfernt, denen sie zugewiesen wurden.

Tags verwalten #

Wenn Projekte und Aufgaben nicht ausreichen, um die Dinge zu organisieren, solltest du Tags verwenden.

Das Beste an Tags ist, dass sie im gesamten Arbeitsbereich verfügbar sind. Tags funktionieren unabhängig vom Projekt. Du kannst also ein Tag erstellen, es für mehrere Projekte verwenden und Berichte auf der Grundlage dieser Tags filtern. Du kannst sogar mehrere Tags verwenden, um Berichte noch genauer zu filtern.

Tags können auch dazu verwendet werden, den Zeiteinträgen zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Du kannst zum Beispiel:

• Markiere Zeiteinträge mit nicht standardmäßigen Abrechnungssätzen oder Währungen, damit du weißt, wie du sie in Rechnung stellen musst.
• Markiere die Zeiteinträge, die du in Rechnung gestellt hast, mit dem Tag "In Rechnung gestellt", damit du einem Kunden nicht zweimal eine Rechnung ausstellst (Du kannst die Massenbearbeitung verwenden, um mehrere Einträge auf einmal zu aktualisieren)
• Markiere, welche Art von Arbeit oder Dienstleistung du erbringst (z. B. Projektmanagement, Feedback, Debugging, Codierung). So siehst du, wie viel Zeit die Durchführung einer bestimmten Art von Arbeit über alle Projekte hinweg in Anspruch nimmt.
• Markiere, an welchem Geschäftsbereich du gerade arbeitest (z. B. Intern, Support, Kundenarbeit, Mobil).
• Markiere die Zeit, in der du Überstunden geleistet hast

Tags sind nützlich, da du sie als ein Schlüsselwort verwenden kannst, nach dem du Berichte filtern kannst, um genau das zu finden, wonach du suchst.

Bevor du Tags verwenden kannst, musst du sie erstellen, indem du einen neuen Tag-Namen in die Tag-Auswahl eingibst und Strg / ^ (Control) + Eingabetaste drückst. Sobald du ein Tag erstellt hast, können alle Benutzer in deinem Arbeitsbereich es bei der Zeiterfassung auswählen.

Jeder kann Tags erstellen (allerdings kannst du die Erstellung in den Arbeitsbereichseinstellungen auf Admins beschränken). Nur Admins können Tags bearbeiten und löschen. Du kannst so viele Tags erstellen, wie du möchtest.

Tags erstellen #

1. Gehe zur Tags-Seite in der Seitenleiste
2. Tag-Namen eingeben und auf HINZUFÜGEN klicken

Oder:

1. Auf das Tag-Symbol in einem Zeiteintrag klicken
2. Mit der Eingabe des Tag-Namens beginnen
3. Auf Tag erstellen klicken oder Strg / ^ (Control) + Eingabetaste drücken

Tags archivieren #

1. Gehe zur Tags-Seite in der Seitenleiste
2. Auf die drei Punkte neben dem Namen des Tags klicken
3. Wähle “Archivieren” aus
4. Die Aktion im Popupfenster bestätigen.

Sobald das Tag archiviert ist, kannst du es löschen.

Tags wiederherstellen #

1. Gehe zur Tags-Seite in der Seitenleiste
2. Wähle im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” aus
3. Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Tags
4. Wähle “Wiederherstellen” aus
5. Bestätige die Aktion

Tags löschen #

1. Gehe zur Tags-Seite in der Seitenleiste
2. Wähle im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” aus
3. Klicke auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Tags
4. Wähle “Löschen” aus
5. Bestätige die Aktion

Hinweis: Um Tags löschen zu können, müssen sie zunächst archiviert werden.

Tags massenhaft löschen #

1. Markiere das Kontrollkästchen Name auf der Seite Tags
2. Klicke auf Löschen
3. Tippe im Popup-Fenster DELETE
4. Klicke auf Löschen, um die Aktion zu bestätigen

Alle gelöschten Tags werden aus den Zeiteinträgen entfernt, denen sie zugewiesen werden.

Berichte nach Tags filtern #

Du kannst Zeiteinträge in Berichten auf drei Arten filtern:

• Enthält – alle Einträge, die dieses Tag enthalten, werden angezeigt (z. B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat und du nach Enthält: A filterst, wird dieser Eintrag angezeigt)
• Enthält nicht – es werden nur Einträge angezeigt, die dieses Tag nicht haben (z.B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat und du nach Enthält nicht: A filterst, wird dieser Eintrag nicht angezeigt)
• Enthält nur - es werden nur Einträge angezeigt, die dieses und nur dieses Tag haben (z. B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat, und du nach Enthält: nur A filterst, wird nur dieser Eintrag angezeigt)

So funktioniert die Bearbeitung von Tags #

• Wenn du den Namen des Tags im Abschnitt Tags änderst, bleiben die Zeiteinträge, denen dieses Tag zugewiesen wurde, mit dem umbenannten Tag versehen
• Wenn du die Massenbearbeitung verwendest, um Tags für Zeiteinträge zu ändern, hast du die Möglichkeit, ein neues Tag zu einem bestehenden hinzuzufügen oder ein bestehendes zu überschreiben
• Wenn du ein Tag löschst, werden alle Zeiteinträge, die mit diesem Tag versehen waren, nicht markiert bleiben.

Erweiterte Organisation #

In Clockify kannst du Zeit mit benutzerdefinierten Feldern noch weiter kategorisieren.

Benutzerdefinierte Felder sind eine kostenpflichtige Funktion, die du aktivieren kannst, indem du auf den PRO-Abonnementplan aktualisierst.

Mit benutzerdefinierten Feldern können deine Benutzer zusätzliche Informationen zu Zeiteinträgen hinzufügen (z. B. Ausgaben, Kilometerleistung usw.) und du kannst Zeiteinträge auf der Grundlage eines Projekts automatisch kategorisieren.

Wenn beispielsweise einige Projekte an einem Standort und andere an einem anderen durchgeführt werden, kannst du ein benutzerdefiniertes Feld mit der Bezeichnung des Standorts erstellen und angeben, welches Projekt zu welchem Standort gehört. Wenn du dann einen Bericht herunterlädst, kannst du einen benutzerdefinierten Bericht erstellen und die Zeit nach Standort gruppieren und sortieren.