Benutzer einladen und verwalten

In Clockify kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern haben. Auf diese Weise kann dein gesamtes Team die Zeit erfassen. Um das zu tun, müssen sie zunächst zu deinem Arbeitsbereich eingeladen werden.

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Nutzer in Clockify einladen und verwalten kannst, sieh dir das Video an und folge den Anweisungen unten.

Benutzer einladen #

So kannst du Benutzer zu deinem Arbeitsbereich einladen:

1. Klicke auf Team in der Hauptrandleiste auf der linken Seite
2. Klicke auf Neues Mitglied hinzufügen/Vollmitglied hinzufügen (wenn Kiosk aktiviert ist) in der oberen rechten Ecke
3. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die du einladen möchtest
4. Klicke auf Einladung senden

Wenn du mehrere Benutzer auf einmal einladen möchtest, solltest du die E-Mails in die dafür vorgesehenen Felder untereinander eingeben oder die Liste der E-Mails kopieren (z. B. mark@domain.com, jane@domain.com).
Wenn du einen kostenlosen Plan nutzt, kannst du bis zu 5 E-Mail-Adressen gleichzeitig eingeben (Du kannst jedoch insgesamt eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern einladen). Wenn du einen kostenpflichtigen Plan verwendest, kannst du unbegrenzt viele E-Mail-Adressen eingeben und somit eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern gleichzeitig einladen.

Benutzer manuell einladen #

Wenn du ein Mitglied hinzugefügt hast, dieses aber noch keine E-Mail erhalten hat, kannst du ihm die Einladung manuell zusenden:

• Klicke auf die drei Punkte neben den Mitglied und wähle Einladungs-E-Mail erneut senden aus

Die Mitglieder können sich selbst registrieren und werden automatisch Teil deines Arbeitsbereichs (wenn sie eine ausstehende Einladung haben).

Einladung annehmen #

1. Die Person, die du eingeladen hast, erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink, auf den sie anklicken müssen
2. Nachdem sie auf den Link geklickt hat, muss sie ihre E-Mail bestätigen
3. Die eingeladene Person kann sich dann anmelden und mit der Zeiterfassung für dich beginnen

Wenn eine Person zu deinem Arbeitsbereich eingeladen wird und über kein Clockify-Konto verfügt, kann sie sich registrieren und deinem Arbeitsbereich automatisch beitreten (wenn sie eine ausstehende Einladung hat). Dadurch wird ihr CAKE.com-Konto auch erstellt.

Wenn eine Person bereits ein Clockify-Konto hat, erhält sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Clockify. In diesem Fall muss sie die Glockenbenachrichtigung in der oberen rechten Ecke öffnen und auf Annehmen klicken. Anschließend kann sie zu deinem Arbeitsbereich wechseln und mit der Zeiterfassung für dein Unternehmen beginnen.

Einladung widerrufen #

Falls ein Benutzer die Einladung noch nicht angenommen hat und du ihn aus deinem Clockify-Arbeitsbereich entfernen möchtest, kannst du dies direkt in der App tun. 

Um eine Einladung zu widerrufen: 

1. Gehe zur Seite Team
2. Klicke auf das Dreipunkt-Menü
3. Wähle die Option Einladung widerrufen

Sobald du die Aktion bestätigst, wird die Einladung widerrufen und der zuvor eingeladene Benutzer ist nicht mehr auf der Seite Team sichtbar.

Sollte der Benutzer versuchen, die Einladung nach dem Widerruf anzunehmen, wird er auf die Startseite mit dem Hinweis weitergeleitet, dass die Einladung abgelaufen ist.

Benutzer filtern #

Die Teamseite bietet dir einen besseren Überblick über deine Teammitglieder und deren Zeiterfassungsdaten. Finde schnell bestimmte Nutzer, wende Filter an, um deine Teamliste einzugrenzen, und passe die Tabellenspalten an, um die für deine Bedürfnisse relevantesten Informationen anzuzeigen.

So kannst du Benutzer in deinem Arbeitsbereich herauszufiltern:

1. Suche auf der Seite Team nach der Filterleiste oben in der Mitgliedertabelle
2. Klicke auf die Filteroptionen, um sie zu öffnen, und wähle die Kriterien aus, die du verwenden möchtest (z. B. Rolle, Gruppe, Wochenbeginn oder sogar benutzerdefinierte Felder).
3. Wähle die spezifischen Werte für jeden gewählten Filter aus
4. Klicke auf Filter anwenden, um die Tabelle mit deinen gefilterten Ergebnissen zu aktualisieren 

Lösche Filter, um deine Ansicht zurückzusetzen.

Tabellenansicht anpassen #

Als Besitzer oder Admin kannst du deine Team-Tabelle personalisieren:

• Filter hinzufügen/entfernen: Passe an, welche Filter in deiner Filterleiste angezeigt werden
• Spalten auswählen/abwählen: Wähle aus, welche Spalten in der Tabelle sichtbar sind.
• Spalten sortieren: Sortiere Daten anhand der meisten Spalten, die einzelne Werte enthalten (z. B. Abrechenbarer Satz, Kostensatz, Rolle, Wochenbeginn, Tägliche Arbeitskapazität)

Wenn Abrechnungs- oder Kostensätze in deinem Arbeitsbereich deaktiviert und dann aktiviert werden, werden sie automatisch im Filter-Auswähler zur einfacheren Nutzung ausgewählt.

Benutzerprofil bearbeiten #

Abgesehen von der Bearbeitung über Konten verwalten kannst du Benutzerprofile auch direkt auf der Seite Team bearbeiten. Du kannst dort Informationen in den Profilen deiner Teammitglieder anpassen, einschließlich Wochenbeginn, Arbeitstage und der täglichen Arbeitskapazität.

So kannst du ein Benutzerprofil bearbeiten:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf die drei Punkte neben der Person, deren Profil du bearbeiten möchtest
3. Nimm Änderungen vor:
   • Wochenbeginn des Benutzers
   • Arbeitstage definieren
   • Tägliche Arbeitsleistung des Benutzers
   • Zugewiesene Teammanager
   • Alle aktiven benutzerdefinierten Felder

Wenn du die Berechtigung hast, Benutzerdaten im Fenster Profil bearbeiten zu bearbeiten, kannst du dieselben Daten auch direkt in der Tabelle bearbeiten, falls die entsprechende Spalte in deiner Ansicht sichtbar ist.

So bearbeitest du Benutzerdaten in der Tabelle:

1. Navigiere zu der Spalte, die die Benutzerdaten anzeigt, die du bearbeiten möchtest (z. B. die Arbeitstage des Benutzers) 
2. Klicke auf die Daten
3. Passe die Daten im Pop-up-Fenster an

Admin-Rolle zuweisen #

So kannst du Mitarbeiter zu Administratoren machen:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf +Rolle neben der Person, die du zum Administrator machen möchtest
3. Markiere das Kontrollkästchen Admin
4. Speichere die Änderungen

Um jemanden als Admin zu entfernen, solltest du das Kontrollkästchen Administrator deaktivieren.

Besitzer-Rolle zuweisen #

Um Mitarbeiter zu Besitzern zu machen, muss du als der aktuelle Besitzer des Arbeitsbereichs Folgendes tun:

1. Klicke auf die drei Punkte neben dem Benutzernamen
2. Klicke auf Inhaberschaft übertragen

Du wirst zur Seite Mitglieder in deinem CAKE.com-Konto weitergeleitet, auf der du die Aktion abschließen kannst.

Rolle des Teammanagers zuweisen #

Verbessere dein Teammanagement, indem du Teammanager direkt einzelnen Nutzern oder ganzen Gruppen zuweist.

Benutzern zuweisen #

Als Admin kannst du jedem Nutzer einen Teammanager zuweisen. Dies ermöglicht dem Teammanager, die Zeiterfassung und Anwesenheit dieses Nutzers zu überblicken.

Gruppen zuweisen #

Als Admin/Besitzer kannst du Teammanager in der Registerkarte Gruppe Gruppen zuweisen oder entfernen.

Benutzer deaktivieren und löschen #

Bitte beachte, dass das Deaktivieren und Löschen von Benutzern zwei verschiedene Aktionen sind.

Wenn du einen Benutzer deaktivierst, beendest du vorübergehend seinen Login, den Zugriff auf die Anwendung und alle seine Abrechnungsfunktionen. Alle Daten, einschließlich seiner Aktivitäten und des Verlaufs, bleiben jedoch gespeichert.
Wenn ein Benutzer gelöscht wird, werden sein Konto und alle damit verbundenen Daten entfernt. Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden, und eine Reaktivierung ist nicht möglich. Um Clockify wieder nutzen zu können, muss der Benutzer dem Arbeitsbereich erneut hinzugefügt werden.

Benutzer deaktivieren #

Wenn du einen Benutzer deaktivierst, kann dieser keine Zeit mehr im Workspace sehen oder erfassen und wird auch nicht mehr auf der Seite Team angezeigt.

So deaktivierst du einen Benutzer:

1. Gehe zur Teamseite
2. Klicke auf die drei Punkte neben der Person, die du deaktivieren möchtest
3. Wähle Deaktivieren

Sobald der Benutzer nicht mehr aktiv ist, kannst du ihn löschen.

Benutzer löschen #

Ein gelöschter Benutzer wird dauerhaft aus dem Workspace und der Clockify-App entfernt, zusammen mit all seinen Daten.

So löschst du einen Benutzer:

1. Gehe zur Teamseite
2. Finde das Mitglied, das du löschen möchtest
3. Öffne das Dreipunkt-Menü und klicke auf Benutzer löschen

Du wirst zum Profil des Benutzers auf der Seite Mitglieder deines CAKE.com-Organisationskontos weitergeleitet. Dort kannst du die Aktion abschließen.

oder

1. Navigiere zum App-Umschalter in der oberen linken Ecke des Bildschirms 
2. Wähle dein CAKE.com-Konto 
   

Du wirst zu deinem CAKE.com-Konto weitergeleitet, wo du Änderungen vornehmen kannst.

Wichtige Hinweise #

Wenn ein Benutzer in einem einzigen Arbeitsbereich deaktiviert wurde, den er nutzte, wird er abgemeldet und zur Anmeldeseite weitergeleitet, um einen anderen Arbeitsbereich zu erstellen. Falls er mehr als einen Arbeitsbereich verwendet, wird es ihm weiter ermöglicht, sich im anderen Arbeitsbereich anzumelden, zu dem er gehört.

Die Zeiteinträge gelöschter/inaktiver Benutzer bleiben erhalten, du kannst Berichte jedoch nicht nach ihnen filtern. Du kannst ihre Zeit im Übersichtsbericht sehen, wenn du ihn nach Benutzer gruppierst.
Darüber hinaus gehen die Abwesenheitsdaten gelöschter Benutzer dauerhaft verloren, selbst wenn sie wiederhergestellt werden.

Benutzer reaktivieren #

So reaktivierst du einen Benutzer:

1. Gehe zur Teamseite
2. Wähle Alle anzeigen oder Inaktive Benutzer anzeigen im Dropdown-Menü
3. Wähle Aktivieren

Sobald ein Benutzer aktiviert ist, kann er sich wie gewohnt anmelden und die Zeit erfassen (er erhält jedoch keine E-Mail oder Benachrichtigung über die Aktivierung).

Alle inaktiven Benutzernamen sind durchgestrichen dargestellt.