Zeit- und Ausgabenerfassung

Arbeitszeittabelle

Neben der Verwendung der Zeiterfassung kannst du auch Zeit in einer speziellen Arbeitszeittabelle-Ansicht hinzufügen und überprüfen.

Um eine Arbeitszeittabelle zu aktivieren, solltest du:

  1. Zur Seite Einstellungen seines Arbeitsbereichs
  2. In der Registerkarte Allgemein, zum Abschnitt Arbeitszeittabelle > Arbeitszeittabelle aktivieren gehen
  3. Umschalter einschalten, um die Arbeitszeittabelle zu aktivieren

Die Arbeitszeittabellen-Ansicht ist eine viel schnellere Methode zum Eingeben von Zeiten und eignet sich perfekt für Mitarbeiter, die daran gewöhnt sind, ihre Arbeitszeittabellen am Ende des Tages manuell auszufüllen und viele Zeiten auf einmal eingeben müssen.

Du solltest einfach die Projekte/Aufgaben auswählen, an denen du während der Woche gearbeitet hast, und die Zeit für jeden Tag ausfüllen.

Die in diesem Video angezeigte Benutzeroberfläche entspricht möglicherweise nicht der aktuellen Version der App.

Zeit hinzufügen #

  1. Ein Projekt/eine Aufgabe auswählen, an dem/der du gearbeitet hast
  2. Dann aufschreiben, wie viel du an diesem Tag an dieser Aufgabe gearbeitet hast
  3. Eine Zeile für jedes zusätzliche Projekt/jede zusätzliche Aufgabe hinzufügen, an dem/der du gearbeitet hast
  4. Zu einer anderen Woche mithilfe der Datumsnavigation in der oberen rechten Ecke wechseln
  5. Um weitere Details hinzuzufügen (Beschreibung, Tag, Start-/Endzeit, abrechenbarer Status), sollst du den Mauszeiger über eine Zelle mit Zeit bewegen und auf die drei Punkte klicken

Wenn du 1 eingibst, wird daraus 1 Minute. Wenn du jedoch zum Dezimalformat wechselst, wird 1 zu 1h.

Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfasst, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

Zeiterfassungssystem und Arbeitszeittabelle teilen sich deine Zeitdaten. Wenn du also Zeit über das Zeiterfassungssystem hinzufügst, siehst du diese Zeit auch in der Arbeitszeittabelle und umgekehrt.

Alle Benutzer können ihre Zeiten bearbeiten oder löschen, solange sie nicht gesperrt sind. Du kannst auch Zeiten löschen, indem du auf das X klickst. Wenn du einen Zeiteintrag in der Arbeitszeittabelle löschst, werden alle mit dieser Aufgabe verbundenen Zeiten für diese Woche gelöscht, also sei vorsichtig.

Die über die Arbeitszeittabelle hinzugefügte Zeit übernimmt den Status der Abrechenbarkeit des Projekts. Wenn du den Status der Abrechenbarkeit ändern möchtest, solltest du die Zeiterfassungsfunktion verwenden oder mit dem Mauszeiger auf eine Zelle mit der Zeit zeigen, auf die die drei Punkte klicken und die Änderung vornehmen.

Sobald die Arbeitszeittabellen-Ansicht aktiviert ist, wird das Feld Projekt automatisch zu einem Pflichtfeld und kann nicht deaktiviert werden (d. h. alle Zeiteinträge müssen ein Projekt haben, bevor sie hinzugefügt werden können).

Der erste Eintrag, den du für diesen Tag erstellt hast, erhält seine Startzeit von deinem Tagesanfang (Zeiteinstellungen) in den Profileinstellungen. Jeder weitere Eintrag für diesen Tag wird automatisch erhöht, basierend auf der Reihenfolge, in der du die Zeit eingegeben hast.

Neue Arbeitszeittabellen schnell erstellen #

Wenn eine neue Woche beginnt, erhältst du eine leere Arbeitszeittabelle für diese Woche. Du kannst deine leere Arbeitszeittabelle schnell mit Aufgaben füllen, indem du eine der Optionen verwendest:

  • Letzte Woche kopieren

Wenn du tagtäglich an denselben Aufgaben arbeitest, kannst du die Projekte und Aufgaben aus deiner letzten Arbeitszeittabelle kopieren, ohne dass die Zeit erfasst wird.
Wähle, ob du nur Aktivitäten kopierst, oder Aktivitäten und Zeit kopierst.

  • Vorlagen

Du kannst eine Arbeitszeittabelle mit Projekten/Aufgaben aus einer beliebigen Woche als Vorlage speichern. Wenn deine Arbeitszeittabelle leer ist, solltest du unten auf die gewünschte Vorlage klicken, und deine Arbeitszeittabelle wird mit allen Projekten/Aufgaben aus der Vorlage ausgefüllt.

Du hast die Flexibilität, eine oder mehrere Vorlagen auf deine Arbeitszeittabelle anzuwenden. Beachte bitte, dass Arbeitszeittabellen-Vorlagen nur für den Benutzer verfügbar sind, der sie erstellt hat.

Die Optionen Letzte Woche kopieren und Vorlagen sind nur verfügbar, wenn du deine Arbeitszeittabelle leer und der Genehmigungszeitraum auf Wöchentlich eingestellt ist. Wenn dieser angewendet ist, wechselt der Status des Eintrags zu Angewendet.

Wenn Einträge in der Vorlage mit den vorhandenen Einträgen in der Arbeitszeittabelle überlappen, können Benutzer im Fenster Vorlage anwenden bestimmen, wie dieser Konflikt behandelt wird.

Dann kannst du dich entscheiden:

  • Ersetze die vorhandenen Zeiteinträge mit diesen aus der Vorlage 
  • Überspringe und die Vorlage ignoriert Zellen, in denen die Zeiteinträge bereits vorhanden sind
  • Füge hinzu und das integriert die Zeiteinträge aus der Vorlage mit den vorhandenen

Nach dem Anwenden der Vorlage wird eine Animation die Gliederung aller aktualisierten Zellen durch Schattierung hervorheben. Dadurch kannst du einfach die Zellen identifizieren, die in derzeit aktiven Arbeitszeittabellen hinzugefügt oder aktualisiert wurden.

Zeit für andere in Arbeitszeittabelle hinzufügen #

Zeit für andere hinzufügen ist eine kostenpflichtige Funktion, die du durch Upgrade deines Kontos auf den Basic-Abonnementplan aktivieren kannst.

  1. Zu deiner Seite Arbeitszeittabelle gehen
  2. Auf die Schaltfläche Teamkollegen klicken und einen Teamkollegen auswählen, um dessen Arbeitszeittabelle anzuzeigen
  3. Ein Projekt oder eine Aufgabe wählen
  4. Zeit für diesen Teamkollegen hinzufügen/bearbeiten

Nur der Besitzer oder die Administratoren können die Zeiteinträge einer anderen Person in der Arbeitszeittabelle sehen, hinzufügen oder bearbeiten. Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Zeiteinträge bearbeiten.

Wenn du für jemanden Zeit für ein Projekt hinzufügst, auf das diese Person keinen Zugriff hat, kann sie in der Arbeitszeittabelle keine Zeit für dieses bestimmte Projekt ändern, bearbeiten oder hinzufügen.

Arbeitszeittabelle drucken/PDF #

Wenn du dich auf der Arbeitszeittabellen-Seite befindest, kannst du eine schöne druckoptimierte Ansicht erhalten, indem du in den Optionen deines Browsers auf Drucken klickst (oder Strg+P drücken). Wenn du dich im Druckmodus des Browsers befindest, erhältst du die Option, die Seite als PDF zu speichern.

Du kannst den wöchentlichen Bericht auch speichern und exportieren:

  1. Bericht nach einem bestimmten Benutzer filtern
  2. Auf "Export" klicken
  3. Anpassen und Untergruppe anzeigen deaktivieren
  4. Auf das Teilen-Symbol klicken und den Bericht benennen (z. B. Janes Arbeitszeittabelle)
  5. Link jede Woche öffnen und den Bericht als PDF exportieren

Beschreibung und Tags hinzufügen, Eintrag löschen und den Abrechenbarkeitsstatus eines Eintrags ändern #

Um einem Eintrag in der Arbeitszeittabelle eine Beschreibung oder Tags hinzuzufügen, sollst du mit dem Mauszeiger auf den Eintrag zeigen und auf die drei kleinen Punkte klicken.

Es wird ein Feld angezeigt, in dem du eine Beschreibung oder ein Tag hinzufügen oder den Abrechenbarkeitsstatus eines Eintrags ändern kannst.

So löscht man einen Eintrag:

  1. Auf die drei Punkte im Bildschirm "Verarbeiten" klicken
  2. Wähle "Löschen"
  3. LÖSCHEN eingeben, um die Aktion zu bestätigen

oder

  1. Die erfasste Zeit löschen
  2. Klicke auf Löschen, im Bestätigungsbildschirm klicken

oder

  1. Die erfasste Zeit auswählen
  2. In die Zelle 0 eingeben
  3. Klicke auf Löschen, im Bestätigungsbildschirm klicken

Zeiterfassungsseite ausblenden und nur Arbeitszeittabellen verwenden #

Wenn du den Arbeitszeittabellen-Modus bevorzugst und die Zeiterfassungsseite nicht benötigst, kannst du sie jetzt in den Arbeitsbereichseinstellungen deines Kontos ausblenden.

Timer erzwingen #

Da die Funktion "Timer erzwingen" mit dem Pro-Plan verfügbar ist, kann die Zeiteingabe über die Arbeitszeittabelle deaktiviert werden. In diesem Fall kann die Arbeitszeittabelle nur verwendet werden, um die Zeiteinträge zu sehen.

Für weitere Informationen klickst du hier.

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