Feuille de temps

En plus d'utiliser le suivi du temps, vous pouvez également ajouter et réviser le temps à l'aide d'une feuille de temps.

Pour activer la feuille de temps :

1. Accédez à Paramètres de l'espace de travail
2. Dans l'onglet Général, allez dans la section Feuille de temps > Activer la feuille de temps
3. Activez le bouton pour activer la feuille de temps

L’affichage “Feuille de temps” est une méthode beaucoup plus rapide pour ajouter du temps et est parfaite pour les employés qui ont l'habitude de remplir leurs feuilles de temps manuellement à la fin de la journée et qui ont besoin d'entrer beaucoup de temps à la fois.

Il suffit de sélectionner les projets/tâches sur lesquels vous avez travaillé pendant la semaine, et de remplir le temps pour chaque jour.

Ajoutez du temps #

1. Choisissez un projet/tâche sur lequel vous travailliez
2. Indiquez combien de temps vous avez travaillé sur cette tâche ce jour-là
3. Ajoutez une ligne pour chaque projet/tâche supplémentaire sur lequel vous avez travaillé
4. Passez à une autre semaine en utilisant la navigation par date dans le coin supérieur droit
5. Pour ajouter plus de détails (description, balise, heure de début/fin, statut de facturation), passez la souris sur une cellule contenant du temps et cliquez sur les trois points

Si vous tapez 1, cela deviendra 1min. Mais si vous passez au format décimal, 1 deviendra 1h.

Si l'heure de début et l'heure de fin comprennent une période de nuit, un nombre en exposant figure à côté de l'heure de fin, indiquant le nombre de jours supplémentaires couverts par la saisie des entrées du temps.

Le suivi du temps et la feuille de temps partagent vos données de temps. Ainsi, si vous ajoutez du temps via le suivi du temps, vous verrez ce temps dans la feuille de temps, et vice versa.

Tous les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer leur temps, tant qu'il n'a pas été verrouillé. Vous pouvez également supprimer du temps en cliquant sur le X. Si vous supprimez une entrée de temps dans la feuille de temps, tout le temps associé à cette tâche pour cette semaine sera supprimé, alors faites attention.

Le temps ajouté via la feuille de temps hérite du statut de facturabilité du projet. Si vous souhaitez modifier le statut de facturabilité, utilisez le suivi du temps, ou passez la souris sur une cellule contenant le temps, cliquez sur les trois points et effectuez le changement.

Une fois que l’affichage de la feuille de temps est activée, “Projet” devient automatiquement un champ obligatoire et ne peut être désactivé (ce qui signifie que toutes les entrées de temps doivent avoir un projet avant de pouvoir être ajoutées).

La première entrée que vous créez pour cette journée obtient son heure de début à partir de votre Début de la journée (Paramètres de temps) dans les paramètres du profil. Chaque entrée suivante pour ce jour sera automatiquement incrémentée, en fonction de l'ordre dans lequel vous saisissez les heures.

Créez rapidement de nouvelles feuilles de temps #

Lorsqu'une nouvelle semaine commence, vous obtenez une feuille de temps vide pour cette semaine. Remplissez rapidement votre feuille de temps vide avec des tâches en utilisant l'une des options :

• Copier la semaine précédente

Si vous travaillez quotidiennement sur les mêmes tâches, vous pouvez copier les projets et les tâches de la feuille de temps la plus récente, sans aucun suivi du temps.
Choisissez Copier uniquement les activités, ou Copier les activités et le temps.

• Modèles

Créez un modèle de feuille de temps contenant les projets et les tâches de n'importe quelle semaine. Lorsque votre feuille de temps est vide, sélectionnez le modèle dans le menu déroulant en bas, et votre feuille de temps se remplira automatiquement avec les projets et les tâches du modèle choisi.

Vous avez la possibilité d'appliquer un ou plusieurs modèles à votre feuille de temps. Veuillez noter que les modèles de feuilles de temps ne sont accessibles qu'à l'utilisateur qui les a créés.

Les options Copier la dernière semaine et Modèles sont disponibles lorsque votre feuille de temps est vide et que la période d'approbation est définie sur Hebdomadaire. Une fois appliquée, le statut de l'entrée devient Appliquée.

Si les entrées du modèle se chevauchent avec des entrées existantes dans la feuille de temps, les utilisateurs peuvent spécifier comment gérer ces conflits dans la fenêtre modale Appliquer le modèle.

Vous pouvez choisir de :

• Remplacer les entrées de temps existantes par celles du modèle 
• Ignorer et le modèle ignorera les cellules dans lesquelles des entrées de temps existent déjà
• Ajouter permet d'incorporer les entrées de temps du modèle à celles qui existent déjà

Après avoir appliqué avec succès un modèle, une animation d'ombrage mettra en évidence le contour de toutes les cellules mises à jour. Cela peut vous aider à identifier facilement les cellules qui ont été ajoutées ou mises à jour sur la feuille de temps active.

Ajoutez du temps pour d'autres personnes dans la feuille de temps #

Ajouter du temps pour les autres est une fonctionnalité payante, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre plan d'abonnement Basic.

1. Accédez à la page Feuille de temps
2. Cliquez sur le bouton Collègues et sélectionnez un collègue pour voir sa feuille de temps
3. Choisissez un projet ou une tâche
4. Ajoutez/modifiez le temps pour ce collègue

Seul le propriétaire ou les administrateurs peuvent voir, ajouter ou modifier les entrées de temps d'une autre personne dans la feuille de temps. Les utilisateurs réguliers peuvent seulement modifier leurs propres entrées de temps.

Si vous ajoutez du temps pour une personne sur un projet auquel cette personne n'a pas accès, elle ne pourra pas changer, éditer ou ajouter plus de temps pour ce projet particulier dans la feuille de temps.

Soumettre une feuille de temps pour approbation #

En fonction du rôle de l'utilisateur et des autorisations d'accès, les entrées et les dépenses peuvent être soumises à partir des pages Suivi du temps, Feuille de temps, Approbations et Dépenses.

Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, consultez la page Soumettre le temps et les dépenses à l'approbation.

Statut d'approbation de la feuille de temps #

Chaque entrée et dépense dans la Feuille de temps a le statut d'approbation :

• Approuvé:
  • Case verte
  • Verrouillé, ne peut pas être édité
  • Toutes les entrées de temps dans la feuille de temps sont approuvées
• En attente:
  • Case orange
  • Entrée pouvant être modifiée ou supprimée
  • Au moins une entrée de temps a un statut en attente. Chaque nouvelle ligne ajoutée à la feuille de temps aura un statut "en attente"
• Non soumis/rejeté:
  • Pas de statut (l'entrée n'a jamais été soumise pour approbation ou est rejetée)
  • Au moins une fois, l'entrée n'a pas de statut (elle est non soumise ou rejetée)
  • Toutes les entrées de cette colonne obtiennent automatiquement le statut "non soumis"

Chaque nouvelle ligne ajoutée dans la feuille de temps obtient automatiquement le statut En attente dans la feuille de temps et sera ajoutée à l'onglet En attente de la page Approbations.

Impression/PDF de la feuille de temps #

Lorsque vous êtes sur une page de feuille de temps, vous pouvez obtenir l’affichage de la version imprimable en allant dans les options de votre navigateur et en cliquant sur “Imprimer” (ou en appuyant sur Ctrl+P). Lorsque vous êtes en mode d'impression du navigateur, vous avez la possibilité d'enregistrer la page au format PDF.

Vous pouvez également enregistrer et exporter le Rapport hebdomadaire :

1. Filtrez le rapport pour un utilisateur
2. Cliquez sur Exporter
3. Personnalisez et désactivez l'option Afficher le sous-groupe
4. Cliquez sur l'icône de partage et nommez le rapport (p. ex. Feuille de temps de Jane)
5. Ouvrez le lien chaque semaine et exportez le rapport au format PDF

Ajoutez une description, des balises, supprimer une entrée et modifiez le statut de facturation d'une entrée #

Pour ajouter une description ou des balises à une entrée dans les feuilles de temps, passez la souris sur l'entrée et cliquez sur les trois petits points.

Une fenêtre s'ouvrira et vous aurez la possibilité d'ajouter une description, une balise, de supprimer une entrée ou de modifier le statut facturable d'une entrée.

Pour supprimer une entrée :

1. Cliquez sur les trois points dans l’écran Modifier
2. Choisissez Supprimer
3. Tapez SUPPRIMER pour confirmer l'action

ou

1. Supprimez le temps suivi
2. Cliquez sur Supprimer in confirmation screen

ou

1. Sélectionnez le temps suivi
2. Saisissez 0 dans la cellule
3. Cliquez sur Supprimer in confirmation screen

Masquez la page de suivi du temps et utiliser uniquement les Feuilles de temps #

Si vous préférez utiliser le mode “Feuilles de temps” et n'avez pas besoin de la page de suivi des temps, vous pouvez désormais la masquer dans les paramètres de l'espace de travail de votre compte.

Minuteur de force #

Avec la fonctionnalité “Minuteur de force” disponible sur le plan Enterprise, la saisie du temps via la feuille de temps peut être désactivée. Dans ce cas, la feuille de temps ne peut être utilisée que pour visualiser les entrées de temps.

Vous trouverez ici plus d'informations sur cette option.