Como calcular horas faturáveis (+ modelo gratuito de horas faturáveis)

O que são horas faturáveis?

Horas faturáveis ​​são as horas que você e sua equipe dedicam a tarefas e projetos que podem ser cobrados diretamente dos clientes. Exemplos de horas faturáveis ​​incluem o tempo gasto em atividades como:

• Planejamento e gestão de projetos.
• Trabalho efetivo com o cliente relacionado à criação das entregas ​​do projeto (por exemplo: pesquisa, redação, edição ou programação).
• Comunicação com o cliente (por exemplo: reuniões ou ligações).
• Criação de relatórios ou outros documentos relacionados ao projeto.

Em resumo, qualquer serviço diretamente ligado a entregar valor ao cliente é considerado faturável.

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A diferença entre horas faturáveis ​​e não faturáveis

Ao contrário das horas faturáveis, as horas não faturáveis não são cobradas dos clientes. Em termos simples, as horas não faturáveis ​​incluem o tempo gasto em atividades que dão suporte ao seu negócio, como:

• Reuniões internas
• Trabalho administrativo (p. ex.: controle de ponto, faturamento, gerenciamento de documentos internos, etc.)
• Treinamento e desenvolvimento, entre outros

Para melhor compreender a diferença entre horas faturáveis ​​e não faturáveis, ou seja, entre trabalho faturável e não faturável, consulte a tabela abaixo:

Essencialmente: se as horas faturáveis ​​se referem ao trabalho pago, as horas não faturáveis ​​são aquelas pelo qual você não recebe diretamente. O trabalho não faturável não gera receita direta, mas ainda é essencial para as operações e para o sucesso de longo prazo da empresa.

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Como calcular horas faturáveis com o Clockify da CAKE.com

Calcular o valor faturável é simples: multiplique o total de horas trabalhadas em um projeto do cliente (ex.: 80 horas) pela sua taxa horária (ex.: US$ 25).

A fórmula é assim:

No entanto, surgem complicações quando você cobra valores diferentes para clientes diferentes, ou quando tem uma equipe diversa realizando trabalhos com remunerações diferentes - e é preciso considerar todas essas taxas distintas.

O Clockify, da CAKE.com, calcula automaticamente as horas faturáveis ​​suas e da sua equipe. Tudo que você precisa fazer é registrar o tempo e separar as horas faturáveis ​​das não faturáveis ​​— e o Clockify faz o resto (desde calcular quanto você ganhou até mostrar onde cada minuto foi gasto).

Vamos explicar como registrar e calcular as horas faturáveis ​​da sua equipe com o rastreador de tempo simples do Clockify.

1º passo: Definir valores por hora

Antes de sua equipe começar a trabalhar em um projeto, você precisa definir os valores por hora no Clockify. Isso permite que o aplicativo calcule quanto dinheiro você ganhou com base no tempo faturável registrado.

Se você cobra valores diferentes por projetos para clientes diferentes, ou se alguns de seus contratados trabalharem com honorários maiores (p. ex.: um desenvolvedor sênior pode ter um valor por hora maior do que um designer júnior), você precisará definir esses valores individualmente.

Você pode definir vários tipos de valores por hora no Clockify:

• Valor do espaço de trabalho — uma taxa única que se aplica a todas as entradas de tempo faturáveis ​​no seu espaço de trabalho.
• Valor por membro — valor por hora individual para cada membro da equipe.
• Valor por projeto — valor por hora para um projeto específico.
• Valor por tarefa — valores por hora para cada tarefa dentro de um projeto.
• Valor por membro no projeto — valor por hora para um membro da equipe que trabalha em um projeto específico.

O Clockify usará o valor por hora mais específico que você definir (sendo o mais específico o valor de um membro da equipe em um projeto específico).

Para definir o valor por hora de um membro da equipe trabalhando em um projeto, você precisa:

• Abrir a página Projetos no Clockify
• Selecionar o projeto
• Clicar na aba Acesso

Em seguida, clique na opção Alterar, conforme mostrado abaixo:

Por fim, insira a tarifa horária do membro da sua equipe no campo apropriado e clique em Salvar.

Essa taxa será aplicada a todos os registros de tempo feitos por esse membro da equipe enquanto estiver trabalhando neste projeto. Como você pode ver, todo o processo é simples e rápido.

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2º passo: Acompanhar o tempo que você gasta em atividades

O rastreador de horas de trabalho do Clockify permite que você e sua equipe meçam facilmente quanto tempo dedicam a diferentes atividades. Ao trocar de atividade, pare o cronômetro da atividade anterior e inicie uma nova. Se você esquecer de iniciar o cronômetro, poderá adicionar tempo manualmente mais tarde.

Para registrar suas horas de trabalho com o cronômetro do Clockify, você precisa:

• Abrir a página Rastreador no Clockify
• Inserir o que você está fazendo
• Escolher um projeto
• Clicar no botão Iniciar para começar o cronômetro

Quando terminar, clique no botão Parar para finalizar o registro do tempo.

Em comparação com o registro de horas usando sistemas pouco práticos, como planilhas manuais, o controle de horas trabalhadas com o Clockify é muito mais eficiente. Ele permite simplificar o trabalho administrativo e finalmente abandonar o controle manual.

Além de simplificar o processo de controle de tempo, o Clockify permite separar horas faturáveis ​​de não faturáveis ​​para uma cobrança precisa.

3º passo: Separar as horas faturáveis do trabalho não pago

Parte do trabalho que você faz será faturável, e parte não será. Por exemplo, você não pode cobrar dos seus clientes pelo tempo gasto com faturamento ou reuniões internas.

No Clockify, você pode escolher se um registro de tempo é faturável ou não. Se você marcar um projeto como faturável, todos os seus registros de tempo serão faturáveis ​​por padrão (mas você pode alterar essa configuração caso a caso).

Quando você começar a trabalhar em uma tarefa, marque seu tempo como faturável clicando no símbolo de dólar:

Se você quiser registrar o tempo não faturável gasto, por exemplo, em uma reunião interna, também pode fazer isso no Clockify. Basta clicar no ícone de dólar azul; ele ficará cinza para indicar que o registro de tempo não é faturável.

Com o Clockify da CAKE.com, os gerentes de projeto e operações podem registrar com precisão cada minuto faturável para garantir:

• Faturamento preciso do cliente.
• Aprimoramento do rastreamento de receita.
• Melhor controle das finanças do projeto.

Isso permite que você evite cobrar menos do que deveria e mantenha uma rentabilidade consistente entre projetos.

4º passo: Acompanhar horas faturáveis em tempo real

Clockify possui um poderoso sistema de relatórios integrado para que você não precise contar manualmente as horas faturáveis ​​nem adicioná-las por conta própria. Todo o tempo que você registra é atualizado e organizado automaticamente e pode ser visto instantaneamente nos relatórios detalhados de tempo do Clockify.

O Clockify oferece diversos tipos de relatórios, incluindo:

• Relatório resumido
• Relatório detalhado
• Relatório semanal
• Relatório de despesas

Os relatórios do Clockify permitem que você veja:

• Quanto dinheiro você ganhou em cada projeto
• Quanto tempo você gasta em atividades faturáveis e não faturáveis
• Quanto dinheiro cada contratado e funcionário custa para você
• Quais membros têm mais horas faturáveis

Com esses dados, você pode identificar seus projetos mais lucrativos e os colaboradores mais produtivos, otimizar a alocação de recursos e tomar decisões financeiras mais inteligentes.

Acompanhar horas faturáveis em tempo real permite que gerentes de projeto e de finanças:

• Identifiquem ineficiências logo no início
• Façam ajustes antes que os problemas cresçam
• Garantam que os projetos fiquem dentro do orçamento e evitem estouros de custo

Uma grande vantagem é que você também pode exportar esses relatórios em vários formatos para compartilhamento. A etapa final abaixo mostra como fazer isso.

5º passo: Exportar horas faturáveis

Quando for o momento de cobrar seus clientes, você pode filtrar seus dados de tempo por projeto e por tipo de faturamento e então enviar o relatório aos clientes. Assim, você aumenta a confiança do cliente, fornecendo um detalhamento claro do trabalho realizado.

Para baixar um relatório do Clockify, você precisa:

• Abrir o relatório que deseja exportar
• Clicar na opção Exportar
• Escolher se deseja salvar o relatório como arquivo PDF, CSV ou Excel

Você também pode personalizar o relatório de acordo com suas necessidades. Por exemplo, escolha se deseja que o relatório mostre o gráfico de barras, a duração em decimais ou horas, e muito mais.

Além disso, você pode compartilhar um relatório com seu cliente para que ele possa acompanhar os custos em tempo real. Para compartilhar um relatório do Clockify com um link, abra o relatório e clique no ícone de compartilhamento:

Em seguida, dê um nome ao seu relatório, defina a visibilidade (pública ou privada, se desejar limitar o acesso ao relatório) e clique no botão Criar link. Depois disso, basta copiar o link e compartilhá-lo com seu cliente.

Permitir que seus clientes vejam exatamente como o tempo e o dinheiro estão sendo gastos em seus projetos traz diversos benefícios, incluindo:

• Maior transparência para o cliente
• Redução de mal-entendidos
• Aprimoramento do profissionalismo

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Modelo de horas faturáveis

Este modelo serve como uma ferramenta de controle de tempo que ajuda gerentes de projetos financeiros ou proprietários de pequenas empresas a gerenciar o tempo faturável de projetos para uma cobrança eficiente aos clientes.

Nosso modelo de horas faturáveis ajudam a:

• Acompanhar as horas faturáveis ​​diárias da sua equipe gastas em tarefas relacionadas a projetos
• Calcular o valor total faturável de um projeto com base nas taxas horárias dos seus funcionários e nas horas faturáveis ​​trabalhadas

Para usar a versão do modelo na Planilhas Google, os funcionários precisam inserir:

• Data
• Nome
• Descrição da tarefa
• Horário de início e término
• Valor por hora

As horas faturáveis ​​para cada tarefa serão calculadas automaticamente com base nos horários de início e término. Além disso, o valor faturável para cada tarefa será calculado com base nas horas faturáveis ​​e na taxa horária.

O total de horas faturáveis ​​trabalhadas em um projeto (em decimais) e o valor total faturável também são calculados automaticamente.

Para exportar o modelo do Planilhas Google faça o seguinte:

• Acesse Arquivo
• Passe o mouse sobre a opção Download
• Selecione o formato desejado (PDF, Microsoft Excel, OpenDocument, etc.)

⬇️ Baixe o modelo de horas faturáveis ​​(Planilhas Google)

Quais são os benefícios de controlar as horas faturáveis?

Controlar as horas faturáveis ​​traz muitos benefícios — desde a simplificação da cobrança até a melhor alocação de recursos e o aumento da confiança do cliente.

Saiba mais sobre por que você deve controlar o tempo faturável abaixo.

Benefício #1: Faturamento simplificado

Se você usa métodos ultrapassados, como caneta e papel ou planilhas, para registrar o tempo faturável, provavelmente já sentiu a frustração causada por erros, confusão e tempo perdido.

Para facilitar sua vida, use um rastreador de tempo confiável como o Clockify para controlar horas faturáveis. Tudo o que sua equipe precisa fazer é:

1. Marcar uma entrada de tempo como faturável
2. Ativar o cronômetro quando começarem a trabalhar em uma tarefa ou projeto
3. Desativar o cronômetro quando terminarem

O Clockify calcula automaticamente as horas faturáveis ​​com base nas taxas horárias definidas, permitindo um processo de faturamento simplificado.

Você pode visualizar todo o seu tempo faturável e seus ganhos nos relatórios do Clockify e usar os dados para uma análise completa.

O Clockify não só ajuda você a gerenciar diferentes taxas de cobrança para clientes e projetos, como também fornece dados claros para justificar as faturas. Isso permite maior transparência e pagamentos mais rápidos.

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Benefício #2: Comunicação e confiança com o cliente aprimoradas

Fornecer aos clientes informações precisas sobre como o tempo foi gasto em projetos ajuda a aumentar a confiança. Pesquisas sobre estratégias eficazes de comunicação com o cliente sugerem que a transparência garante uma comunicação eficaz e ajuda a construir relacionamentos mais sólidos.

O relatório resumido do Clockify é perfeito para aumentar a transparência com o cliente, pois mostra todos os detalhes relevantes sobre o tempo registrado em projetos, incluindo:

• Tempo total faturável para cada tarefa e para o projeto.
• Valor total ganho com base nas horas faturáveis.

Além disso, ao compartilhar o relatório por meio de um link, seu cliente pode acompanhar em tempo real para onde seu dinheiro está indo. Isso dá a ele a tranquilidade de saber que seus fundos estão sendo usados ​​de forma eficaz.

Kevin Heimlich, fundador e CEO de uma grande empresa de marketing digital, acrescenta que ter registros de tempo detalhados ajuda a melhorar a responsabilidade nos negócios:

“Os clientes confiam nos números. A visibilidade da carga de trabalho contribui para a equidade nesse sentido. O controle de tempo não só aumenta a lucratividade, como também melhora a responsabilidade em toda a empresa.”

Ao fornecer aos seus clientes dados claros sobre o tempo gasto, você garante que eles compreendam o valor dos seus serviços. Dessa forma, você evita disputas de faturamento e alcança maior satisfação do cliente.

Benefício #3: Gestão de projetos aprimorada

Ao monitorar como o tempo da sua equipe é gasto, você pode alocar recursos com mais eficiência e evitar a subutilização. Essas informações também ajudam a avaliar a produtividade da sua equipe no ambiente de trabalho e a prevenir o esgotamento profissional.

Com o Clockify, você pode gerir seus projetos e sua equipe, atribuindo tarefas aos membros da equipe e monitorando:

• Quem está trabalhando em quê
• Quem está com a agenda lotada
• Quem tem horários disponíveis

Dessa forma, você pode garantir que a carga de trabalho esteja bem distribuída. Como sugerem as pesquisas sobre gestão da carga de trabalho, a alocação inadequada de tarefas causa estresse aos funcionários, levando ao aumento da rotatividade de pessoal.

Na agenda da equipe do Clockify, você também pode ver:

• Horas atribuídas a cada tarefa
• Valor faturável estimado
• Custo estimado da mão de obra

Ao atribuir tarefas de forma eficaz e monitorar o tempo gasto nelas, você pode otimizar a capacidade da sua equipe e garantir o cumprimento dos prazos. Como resultado, você melhora a produtividade da equipe, evita atrasos e possibilita uma execução de projetos mais tranquila.

Benefício #4: Estimativa e licitação de projetos aprimoradas

Os dados de controle de tempo ajudam você a fazer estimativas de projetos mais precisos e a apresentar propostas mais competitivas.

De acordo com o fundador de uma importante empresa de segurança, Marcal Santos, o controle de tempo permite uma melhor estimativa futura e ajuda a evitar cobranças insuficientes ou excessivas:

“Se por exemplo, você sabe que a cada tarefa realizada, gastou 3 horas, isso ajuda muito a garantir que você não cometa o erro de cobrar a mais ou a menos.”

Como Marcal observa, o controle das horas faturáveis ​​dedicadas ao trabalho com o cliente ajuda a manter sua empresa em funcionamento:

“Como proprietário de uma pequena empresa, mesmo que às vezes você não cobre os clientes por hora, o controle das horas gastas com cada cliente específico ajuda a identificar se seu trabalho é lucrativo e se as horas por tarefa estão alinhadas com suas expectativas.”

O controle das horas faturáveis ​​ajuda a reduzir a perda de receita devido ao tempo perdido. Isso permite margens de lucro mais saudáveis.

Calcule horas faturáveis ​​e crie faturas com o Clockify da CAKE.com

Como um rastreador de tempo simples e poderoso, o Clockify deixa gestores de projeto e proprietários de pequenas empresas:

• Acompanhar as horas faturáveis ​​e calcular os ganhos com facilidade
• Monitorar o progresso do projeto
• Analisar os dados de tempo para uma melhor tomada de decisão

Depois de definir uma estimativa de projeto no Clockify e sua equipe começar a trabalhar nele, você poderá acompanhar o progresso do projeto em tempo real. Isso ajuda a identificar e eliminar ineficiências antes que se tornem grandes problemas.

Ao comparar o tempo estimado da sua equipe com o tempo decorrido em um projeto, você terá uma noção melhor de quanto tempo ele levará. Isso permite que você faça estimativas futuras mais precisas e evite cobrar menos do que o combinado.

Além disso, o Clockify permite criar faturas com base no tempo faturável e nas despesas.

Primeiro, você pode criar faturas profissionais e enviá-las aos seus clientes diretamente do aplicativo, resultando em pagamentos mais rápidos e redução da carga administrativa.

Segundo, para qualquer dúvida, entre em contato com a equipe de suporte ao cliente do Clockify (via chat, telefone ou e-mail) disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Terceiro, seja você um profissional de TI, marketing, consultoria, jurídico ou criativo, o Clockify simplifica seu processo de faturamento e garante uma remuneração justa pelo seu trabalho.

Controle e calcule as horas faturáveis ​​com precisão e veja seu negócio prosperar.