Diese Agentur gleicht die Arbeit über 3 Länder hinweg mit Clockify ab
“Clockify ist sowohl einfach zu bedienen als auch mit verschiedenen Teamstrukturen und Workflows kompatibel.”
– Danielle Aalund
Die HR-Expertin Danielle Aalund ist die HR Direktorinbei WITHIN, einer Agentur für Performance Branding, die Unternehmen mit Medien- und Content-Dienstleistungen versorgt.
Diese Full-Service-Digitalagentur wurde 2015 gegründet und arbeitet über alle Kanäle hinweg — von TikTok bis E-Mail — und hilft den größten Marken der Welt zu wachsen, indem jede Interaktion zählt.
Um die Dinge über 3 Länder hinweg reibungslos am Laufen zu halten, brauchten sie ein Zeiterfassungstool, das mit dem Tempo und der Komplexität umgehen konnte. Hier kommt Clockify ins Spiel, wie Danielle uns erzählte:
“Es war eine enorme Hilfe für die Transparenz und ein besseres Zeitmanagement insgesamt.”
Danielle war so freundlich, sich mit uns zu unterhalten und zu teilen, wie Clockify ihrem Remote-Team half, produktiv und fokussiert zu bleiben.
Warum nutzt WITHIN Clockify?
Da die Teams über die USA, Mexiko und Kolumbien verteilt sind, wurde die Transparenz darüber, wie die Zeit verbracht wird, entscheidend. Danielle brauchte eine Möglichkeit, Kundenlieferungen, interne Projekte und grenzüberschreitende Zusammenarbeit in Einklang zu bringen — ohne ständige Check-ins oder Micromanagement:
“Clockify gab uns die Transparenz, die wir brauchten. Wir können jetzt Trends erkennen, Arbeitslasten optimieren und Ineffizienzen beheben, die wir vorher nicht einmal bemerkt haben. Clockify hilft uns, klar zu sehen, wie die Zeit für verschiedene Aufgaben aufgewendet wird, was uns eine bessere Verteilung der Arbeitslasten ermöglicht.”
Schauen wir uns an, wie Clockify Danielle und ihren Mitarbeitenden konkret hilft.
Vorteil #1: Berichte, die Entscheidungen vorantreiben
Für WITHIN sind Berichte nicht nur ein nettes Extra — sie sind die Art und Weise, wie sie effizient und zukunftsorientiert bleiben:
“Die Berichtstools geben uns ein klares Bild davon, wie die Zeit für Kunden- und interne Arbeit verwendet wird, was uns hilft, kluge Entscheidungen zu treffen und effizienter zu arbeiten.”
Ob es darum geht, die Zeit über Teams hinweg auszugleichen oder unterversorgte Abteilungen zu identifizieren, Clockify-Berichte sind der Schlüssel zur Optimierung der Abläufe.
So kannst du die Clockify-Berichte optimal nutzen:
- Sieh wohin die Zeit fließt, mit zusammenfassenden, detaillierten oder wöchentlichen Berichten,
- Filtere nach Projekt, Kunde, Teammitglied oder Datumsbereich,
- Erkenne Trends, verfolge den Fortschritt und finde Ineffizienzen schnell,
- Exportiere Berichte als PDF, Excel oder CSV für einfaches Teilen, und
- Nutze sie für die Abrechnung, Lohnabrechnung oder Leistungsbeurteilungen.
Die Berichtsfunktion der App gibt Danielle und ihrem Team dank detaillierter Einblicke in die Zeitnutzung über Projekte, Kunden und Teammitglieder hinweg ein gewisses Maß an Sicherheit. Tatsächlich können sie Berichte filtern, exportieren und analysieren, um die Produktivität zu verbessern, abrechenbare Stunden zu verfolgen und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Vorteil #2: Bessere Organisation mit Projekten und Aufgaben
Die flexible Projektstruktur von Clockify ermöglicht es jeder Abteilung bei WITHIN, ihre Zeit entsprechend ihrem eigenen Workflow zu organisieren:
“Die Möglichkeit, Projekte anzupassen, bedeutet, dass unsere Zeiterfassung nahtlos zu unserer Arbeitsweise passt, was es einfacher macht, die Arbeitslasten über unsere 3 Büros hinweg zu managen.”
Das Einrichten von Projekten in Clockify ist einfach und dennoch flexibel, sodass du es an die tatsächliche Arbeitsweise deines Teams anpassen kannst. So geht's:
- Erstelle Projekte für Kunden, Abteilungen oder alles, was du brauchst,
- Unterteile Projekte in spezifische Aufgaben, um die Dinge organisiert zu halten,
- Weise Teammitglieder bestimmten Projekten oder Aufgaben zur Klarheit zu,
- Lege Stundensätze, Zeitschätzungen oder abrechenbare/nicht abrechenbare Kennzeichnungen fest, und
- Versehe Zeiteinträge mit benutzerdefinierten Feldern für zusätzliche Details oder Berichte.
Vorteil #3: Effektivere Ressourcenzuweisung
Mit Teams in 3 Ländern ist asynchrone Arbeit die Norm. Danielle sagt, dass Clockify die Lücken schließt, indem es genau zeigt, woran jede Person arbeitet, unabhängig von der Zeitzone:
“Clockify hilft uns zu sehen, woran jeder arbeitet, unabhängig von der Zeitzone oder dem Standort. Es ist großartig, um Arbeitslasten zu verfolgen, sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und um Ineffizienzen zu erkennen, die uns sonst entgangen wären.”
Mit Clockify musst du dir keine Sorgen um die Arbeit in verschiedenen Zeitzonen machen, denn:
- Jeder erfasst die Stunden in seiner Ortszeit, sodass du nichts konvertieren musst,
- Zeiteinträge werden automatisch mit einer gemeinsamen Team-Zeitachse synchronisiert,
- Manager können sehen, wer woran gearbeitet hat — unabhängig von der Zeitzone, und
- Berichte spiegeln alle Stunden in Echtzeit über alle Standorte hinweg wider.
Manager erhalten einen klaren Echtzeit-Überblick über alle aktiven Projekte, erfassten Stunden und Teamaktivitäten an einem Ort. Es ist eine einfache Möglichkeit zu sehen, wer woran arbeitet, wie Zeit verbracht wird und wo Ressourcen möglicherweise angepasst werden müssen.
Remote-Teams ohne Micromanagement managen
Laut Danielle war einer der größten Erfolge für WITHIN, Clockify zur Unterstützung ihrer kundenorientierten Teams zu nutzen — die Leute, die Kampagnen, Meetings und interne Strategie jonglieren.
“Eine klare Aufschlüsselung hilft ihnen, organisiert zu bleiben, ihre Arbeitslasten zu managen und sicherzustellen, dass sie Kundenverpflichtungen einhalten. Clockify gibt ihnen die Transparenz, die sie benötigen, um ihre Aufgaben auszugleichen und so produktiv wie möglich zu sein.”
Mit Clockify kannst du:
- fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen,
- deinen Workflow effektiver organisieren, und
- Ressourcen dort zuweisen, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Dein Remote-Team kann auch der Inbegriff von Effizienz sein, mach einfach Folgendes:
