Kostenlose Vorlagen für Spesenabrechnungen

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, mit dem du alle geschäftsbezogenen Kosten verfolgen kannst – von mitarbeiterbezogenen Ausgaben bis hin zu projektspezifischen Kosten.

Diese Aufzeichnung dient in der Regel als Grundlage für einen Antrag auf Barerstattung der Beträge, die Mitarbeiter im Rahmen einer bestimmten Geschäftsaufgabe ausgeben.

Spesenabrechnungen können jedoch auch verwendet werden, um:

• Projektkosten zu erfassen,
• Gesamtkosten zu bewerten und
• Bessere Budgetschätzungen zu erstellen.

Bemerkenswerte Beispiele für Elemente, die in einer Spesenabrechnung enthalten sein sollten, sind:

• Geld, das auf Geschäftsreisen oder für alltägliche Geschäftsbesorgungen für Benzin ausgegeben wird,
• Geld, das bei Geschäftsreisen für Transportmittel ausgegeben wird,
• Geld, das für Geschäftsessen und Abendessen mit Kunden ausgegeben wird, oder
• Geld, das bei Geschäftsreisen für die Unterkunft ausgegeben wird.

Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?

So funktioniert die Spesenabrechnung im Detail:

1. Jedes Mal, wenn Mitarbeiter im Dienst bar bezahlen, verwenden sie eine Spesenabrechnung, um ihre Ausgaben aufzulisten.
2. Mitarbeiter fügen die ausgabenbezogenen Belege der Spesenabrechnung bei, um als Nachweis dafür zu dienen, dass die in der Abrechnung aufgeführten Beträge mit den tatsächlich ausgegebenen Beträgen übereinstimmen.
3. Abschließend reichen die Mitarbeiter den vollständigen Bericht bei ihrem Arbeitgeber oder Firmenbuchhalter ein, der ihnen einen Scheck für die Erstattung der aufgeführten Kosten ausstellt.

Was sollte in einer Spesenabrechnung enthalten sein?

Eine Spesenabrechnung besteht in der Regel aus:

• Mitarbeiterdaten,
• Mitarbeiterdaten,
• Die Art oder Kategorie der Ausgabe,
• Eine Zwischensumme für jede Ausgabe,
• Der Gesamtausgabenbetrag, und
• Weitere Informationen.

Kostenlose einfache Vorlagen für Spesenabrechnungen

Du hast also verstanden, was Spesenabrechnungen wirklich sind, und mehr über deren Zweck erfahren.

Jetzt benötigst du nur noch eine Reihe zuverlässiger Spesenabrechnungen, die du regelmäßig verwenden kannst.

Obwohl das Erstellen eigener Spesenabrechnungen in Excel eine adäquate Lösung ist, gibt es eine schnellere Alternative. Anstatt deine eigenen Spesenabrechnungsvorlagen manuell von Grund auf zu erstellen, ist es immer einfacher, geeignete, vorgefertigte Vorlagen zu verwenden.

Hier sind 12 Spesenabrechnungsvorlagen, die du jetzt ausprobieren kannst.

Vorlage für einfache Spesenabrechnung

Wann immer du ein einfaches Formular benötigst, das dir hilft, über deine letzten Ausgaben auf dem Laufenden zu bleiben, kannst du dich für eine Vorlage für eine einfache Spesenabrechnung entscheiden.

Was ist die Vorlage für eine einfache Spesenabrechnung?

Mit dieser Vorlage kannst du deine grundlegenden Zahlungsausgaben wie folgt organisieren:

• Zahlungsdatum,
• Zahlungsart, und
• Zahlungsempfänger.

Wie verwende ich die Vorlage für die einfache Spesenabrechnung?

Sobald du die Beträge eingegeben hast, die du für jeden Artikel bezahlt hast, werden deine Ausgaben anhand der Zwischensumme für jedes Datum und der Gesamtsumme für den gesamten abgedeckten Ausgabenzeitraum berechnet.

Die Vorlage für die einfache Spesenabrechnung eignet sich am besten für:

• Unternehmen jeder Größe (auch Kleinbetriebe),
• Einzelne Transaktionen und
• Gemeinnützige Organisationen.

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Spesenabrechnung mit Vorlage für die Vorauszahlung

Wenn du bestimmte Ausgaben vorzeitig decken musst, könnte die Spesenabrechnung mit Vorauserstattung genau die Lösung sein, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft.

Was ist die Vorlage für eine Spesenabrechnung mit Voraberstattung?

Bei der Vorlage „Kostenabrechnung mit Vorauszahlung“ wird davon ausgegangen, dass Du einen Teil des Betrags, den du voraussichtlich für die Geschäftstätigkeit ausgeben wirst, im Voraus erhalten hast.

Wie verwende ich die Vorlage „Kostenabrechnung mit Voraberstattung“?

Du kannst deine Ausgaben in dieser Berichtsvorlage organisieren nach:

• Zahlungsdatum,
• Artikel und
• Artikelkategorie.

Sobald du die Beträge eingegeben hast, die du für jeden Artikel zahlst, werden deine Ausgaben anhand der Gesamtsumme berechnet.

Sobald du den Betrag eingegeben hast, den du im Voraus für die einzelnen Ausgaben erhalten hast, bekommst du die reine Gesamterstattung für den gesamten abgedeckten Ausgabenzeitraum.

Die Spesenabrechnung mit Voraberstattung eignet sich am besten für:

• Mitarbeiter, die einen Teil ihrer künftigen Geschäftsausgaben im Voraus gedeckt bekommen.

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Vorlage für Projektkostenabrechnung

Wenn du an einem Projekt arbeitest, bei dem du alle Kosten notieren musst, die bei der Erledigung deiner Projektaufgaben anfallen, könnte die Vorlage für die Projektkostenabrechnung hilfreich sein.

Was ist die Vorlage für eine Projektkostenabrechnung?

Mit der Projektkostenabrechnungsvorlage kannst du alle deine projektbezogenen Ausgaben nach Datum und Beschreibung organisieren.

Wie verwende ich die Vorlage für die Projektkostenabrechnung?

Du kannst damit beginnen, indem du deine Aufgabenkosten angibst.

Wenn dein Projekt Reisen erfordert, kannst du außerdem weitere Details zu deinen Transport-, Hotel- und Verpflegungskosten hinzufügen.

Sobald du diese Daten eingegeben hast, werden deine Gesamtsummen für jedes Datum automatisch berechnet, sowie die Gesamtsumme für den gesamten in diesem Bericht abgedeckten Ausgabenzeitraum. Außerdem erhältst du die Gesamtsummen für jede Kategorie (Transport, Hotel, Verpflegung) automatisch berechnet.

Die Vorlage für Projektkostenabrechnung eignet sich am besten für:

• Mitarbeiter, die an mehreren Projekten arbeiten und
• Mitarbeiter, die nur für bestimmte Projekte reisen müssen, die nicht zu ihren allgemeinen Geschäftspflichten gehören.

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Spesenabrechnungsvorlage für Geschäftsessen

Wenn dein Job es erfordert, dass du häufig an Geschäftsessen teilnimmst, benötigst du eine Spesenabrechnung, um den Überblick über alle Kosten zu behalten, und genau dafür ist die Vorlage „Spesenabrechnung für Geschäftsessen“ gedacht.

Was ist die Spesenabrechnungsvorlage für ein Geschäftsessen?

Mit dieser Vorlage kannst du die Ausgaben verfolgen und aufzeichnen, die bei Geschäftsessen mit Geschäftspartnern, Kunden und potenziellen Mitarbeitern, die du für dein Unternehmen einstellen möchtest, anfallen.

Wie verwende ich die Spesenabrechnungsvorlage für Geschäftsessen?

Sobald du alle Daten zum Zweck deines Restaurantbesuchs und zu den Kosten eingegeben hast, werden deine Essens- und Getränkekosten nach Datum, Zwischensumme und Gesamtsumme berechnet.

Die Vorlage für die Spesenabrechnung für Geschäftsessen eignet sich am besten für:

• HR-Spezialisten,
• Kundenbetreuer,
• Führungskräfte und
• Andere Fachkräfte, die sich regelmäßig mit Geschäftspartnern, Kunden und potenziellen Mitarbeitern treffen müssen.

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Vorlagen für zeitlich festgelegte Spesenabrechnungen

Wenn du auf der Suche nach vorgefertigten, einfach zu bearbeitenden Spesenabrechnungsvorlagen bist, mit denen du deine Ausgaben wöchentlich oder monatlich im Auge behalten kannst, dann könnten die zeitgesteuerten Spesenabrechnungsvorlagen genau das Richtige für dich sein.

Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung

Wenn du Woche für Woche den Überblick über deine Ausgaben behalten musst, könnte dir die Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung die Arbeit erheblich erleichtern.

Was ist die Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung?

Mit der Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung kannst du deine Ausgaben, die zugehörigen Zahlungsmethoden und die Personen, an die die Beträge wöchentlich gezahlt wurden, auflisten.

Wie verwende ich die Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung?

Sobald du die Ausgabenbeschreibung, die Zahlungsmethode, den gezahlten Betrag und die Person eingegeben haben, an die der Betrag gezahlt wurde, werden die Zwischensummen für jeden Tag automatisch berechnet.

Außerdem wird der Gesamtbetrag für den gesamten Ausgabenzeitraum automatisch berechnet.

Die Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung eignet sich am besten für:

• Personen, die ihre Erstattungsanträge wöchentlich einreichen müssen.

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Vorlage für die monatliche Spesenabrechnung

Manchmal musst du deine Ausgaben monatlich im Auge behalten. Um diesen Prozess so weit wie möglich zu automatisieren, kannst du die Vorlage für die monatliche Spesenabrechnung verwenden. Solche Vorlagen sind speziell für die problemlose Überwachung deiner monatlichen Ausgaben konzipiert.

Was ist die Vorlage für die monatliche Spesenabrechnung?

Mit der Vorlage für die monatliche Spesenabrechnung kannst du deine Ausgaben, die zugehörigen Zahlungsmethoden und die Personen, an die die Beträge monatlich gezahlt wurden, auflisten.

Wie verwende ich die Vorlage für die monatliche Spesenabrechnung?

Sobald du die Daten zu der Ausgabenbeschreibung, Zahlungsmethode und der Person eingegeben hast, an die der Betrag gezahlt wurde, werden die Zwischensummen für jedes Datum automatisch berechnet.

Außerdem wird der Gesamtbetrag für den gesamten Ausgabenzeitraum automatisch berechnet.

Die Vorlage für die monatliche Spesenabrechnung eignet sich am besten für:

• Personen, die ihre Erstattungsanträge monatlich einreichen müssen.

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Vorlagen für Reisekostenabrechnungen

Jedes Mal, wenn du aus geschäftlichen Gründen reisen musst, benötigst du eine Möglichkeit, deine Ausgaben aufzuzeichnen, und hier kommen Reisekostenabrechnungsvorlagen ins Spiel.

Vorlagen für Reisekostenabrechnungen

Jedes Mal, wenn du aus geschäftlichen Gründen reisen musst, benötigst du eine Möglichkeit, deine Ausgaben aufzuzeichnen, und hier kommen Reisekostenabrechnungsvorlagen ins Spiel.

Was ist die Vorlage für die Geschäftsmeilenkostenabrechnung?

Mit dieser Vorlage kannst du:

• Startort,
• Ziel,
• Reisezweck und
• Kilometerstand und Kilometerpreis angeben.

Wie verwende ich die Vorlage für die Geschäftsmeilenkostenabrechnung?

Nachdem du alle Daten, einschließlich Datum, Zweck und Kilometerstand, hinzugefügt hast, werden deine gesamten Kilometerkosten für das besagte Datum automatisch berechnet.

Du erhältst außerdem die automatisch berechneten Gesamtkilometerkosten für den in diesem Bericht abgedeckten Ausgabenzeitraum.

Die Geschäftsmeilenkostenabrechnungsvorlage eignet sich am besten für:

• Arbeitnehmer, die für geschäftliche Zwecke häufig unterwegs sind und hierfür ihr eigenes Fahrzeug nutzen.

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Vorlage für die Spesenabrechnung für Geschäftsreisen

Wenn du häufig aus geschäftlichen Gründen reisen musst, kann die Vorlage für die Geschäftsreisekostenabrechnung hilfreich sein. Solche Vorlagen können dir die manuelle Berechnung aller Kosten ersparen.

Was ist die Vorlage für die Geschäftsreisekostenabrechnung?

Mit der Geschäftsreisekostenabrechnung kannst du die Ausgaben für deine Geschäftsreisen nachverfolgen.

Wie verwende ich die Vorlage für die Geschäftsreisekostenabrechnung?

Du kannst deine Transport-, Hotel-, Verpflegungs- und anderen reisebezogenen Ausgaben hinzufügen und deine gesamten Reisekosten für dieses Datum automatisch berechnen lassen.

Sobald du diese Daten hinzugefügt hast, werden deine gesamten Transport-, Hotel-, Verpflegungs- und sonstigen Reisekosten automatisch für die gesamte Geschäftsreise berechnet.

Die Vorlage für die Geschäftsreisekostenabrechnung eignet sich am besten für:

• Mitarbeiter, die beruflich längere Strecken zurücklegen müssen und daher mehrere Transportmittel wechseln und in Hotels übernachten müssen.

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Vorlage für Reisenkostenabrechnung mit Kilometerstand

Wenn du beruflich häufig geschäftlich unterwegs bist, aber in der Regel dein eigenes Fahrzeug nutzen musst, kann dir die Vorlage „Reisekostenabrechnung mit Kilometerstand“ dabei helfen, deine Reisekosten schnell zu berechnen.

Was ist die Vorlage für eine Reisekostenabrechnung mit Kilometerstand ?

Im Gegensatz zu einer regulären Geschäftsreise-Kostenabrechnung enthält die Spesenabrechnung für Reisen mit Kilometerstand neben den Abschnitten für Hotel, Verpflegung und andere reisebezogene Ausgaben auch einen Abschnitt für Kilometer.

Wie verwende ich die Vorlage „Reisekostenabrechnung mit Kilometerstand“?

Nachdem du alle Daten zu deinen Reisekosten eingegeben hast, werden deine Gesamtausgaben für das jeweilige Datum automatisch berechnet.

Außerdem werden dir automatisch die Gesamtkilometer, Hotel-, Verpflegungs- und sonstigen Reisekosten für die gesamte Geschäftsreise berechnet.

Die Vorlage für den Reisekostenabrechnungs- und Kilometerbericht eignet sich am besten für:

• Mitarbeiter, die längere Geschäftsreisen unternehmen, bei denen eine Hotelübernachtung erforderlich ist, diese Fahrten aber mit dem eigenen Auto antreten und daher auch eine Erstattung der gefahrenen Kilometer benötigen.

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Vorlagen für Spesenabrechnungen für Freelancer

Wenn du als Freelancer nach einer einfachen Vorlage suchst, die deine Spesenberechnungen für dich durchführt, dann kann dir diese Vorlage für die Spesenabrechnung für Freelancer dabei helfen, den Überblick über deine Ausgaben zu behalten.

Vorlage für die Spesenabrechnung des Auftragnehmers

Wenn du nach einem einfachen Formular suchst, das dir hilft, den Überblick über deine Ausgaben für Freelancer zu behalten, könnte die Vorlage für die Kostenabrechnung für Auftragnehmer hilfreich sein.

Was ist die Vorlage für die Kostenabrechnung für Auftragnehmer?

Mit einer Vorlage für eine Kostenabrechnung für Auftragnehmer kannst du deine arbeitsbezogenen Ausgaben für Freelancer auflisten und kategorisieren.

Wie verwende ich die Vorlage für die Kostenabrechnung für Auftragnehmer?

Nachdem du alle Daten zu deinen Ausgaben eingegeben hast, werden die Beträge, die das Unternehmen, das dich eingestellt hat, dir schuldet (sowohl mit als auch ohne Mehrwertsteuer), automatisch berechnet.

Die Vorlage für die Spesenabrechnung für Auftragnehmer eignet sich am besten für:

• Freelancer, die ihre Ausgaben erfassen und sie dem Unternehmen, für das sie Dienstleistungen erbringen, melden müssen.

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Verschiedene Spesenabrechnungsvorlagen

Wenn keiner der oben genannten Berichte in die von dir gesuchte Kategorie fällt, kannst du dir die Vorlagen für sonstige Spesenabrechnungen ansehen, um die richtige Vorlage für dich zu finden.

Vorlage für eine Veranstaltungskostenabrechnung

Wenn du auf der Suche nach einer einfach zu verwendenden Vorlage bist, die dir dabei hilft, mit all deinen veranstaltungsbezogenen Kosten Schritt zu halten, dann könnte die Vorlage für die Veranstaltungskostenabrechnung genau das Richtige für dich sein.

Was ist die Vorlage für eine Veranstaltungskostenabrechnung?

Mit dieser Vorlage kannst du alle deine geschäftlichen eventbezogenen Ausgaben erfassen.

Wie verwende ich die Vorlage für die Veranstaltungskostenabrechnung?

Du kannst sowohl geschätzte als auch tatsächliche Ausgaben hinzufügen, wie zum Beispiel:

• Veranstaltungsort,
• Dekoration,
• Erfrischung,
• Gästeunterkünfte,
• Unterhaltung und
• Kosten für Preise.

Sobald du diese Daten hinzugefügt hast, werden deine geschätzten und tatsächlichen Ausgaben für jeden Abschnitt automatisch berechnet.

Deine geschätzten und tatsächlichen Ausgaben für die gesamte Veranstaltung werden ebenfalls automatisch berechnet, ebenso wie die Gesamtdifferenz zwischen beiden.

Die Vorlage für eine Veranstaltungskostenabrechnung eignet sich am besten für:

• Firmenveranstaltungen wie Preisverleihungen und Werbeveranstaltungen, insbesondere mit reisenden Gästen, Unterhaltung und Preisen.

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Spesenabrechnungvorlage für Bau

Wenn du häufig baubezogene Ausgaben decken musst und eine einfache Möglichkeit benötigst, den Überblick darüber zu behalten, ist die Vorlage „Kostenabrechnung für Bauarbeiten“ genau das Richtige für dich.

Was ist die Vorlage für die Spesenabrechnung für den Bau?

Mit der Spesenabrechnung für den Bau kannst du deine baubezogenen Ausgaben verfolgen und erfassen.

Du kannst einfach dein Arbeitsdatum hinzufügen und die Hausidentifikationsnummer, die Spesenidentifikationsnummer sowie die Bau- und baubezogenen Kosten angeben.

Sobald du diese Daten hinzugefügt hast, erhältst du die Gesamtausgaben für das Datum sowie die automatisch berechnete Zwischensumme nach Datum.

Außerdem bekommst du automatisch die Gesamtsumme deiner Bau- und Baunebenkosten sowie die Gesamtsumme für den gesamten Zeitraum dieser Spesenabrechnung.

Die Vorlage „Kostenabrechnung für den Bau“ eignet sich am besten für:

• Bauarbeiter

Kostenlose Arbeitszeittabelle für die Baubranche

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Was sagt deine Spesenabrechnung über dich aus?

Spesenabrechnungen verdeutlichen nicht nur einige der Probleme, die Menschen mit ihnen haben könnten, sondern sie sagen auch viel über die Mitarbeiter aus, die sie ausfüllen.

Die im Wall Street Journal enthaltene Untersuchung hilft dir dabei, fünf verschiedene Arten von Mitarbeitern zu unterscheiden, je nachdem, wie sie den Spesenabrechnungsprozess angehen:

• ‘’Sidestepper’’,
• ‘’Martyr’’,
• ‘’Payback Artist’’,
• ‘’Rookie’’, and
• ‘’Grifter’’.

Also, welcher Typ bist du?

Bist du ein Spesenabrechnungs-„Sidestepper“?

Der Sidestepper zögert oft, seine Ausgaben dem Arbeitgeber zu melden, egal wie groß oder klein sie sind.

Nennen wir den Sidestepper Alice.

Alice findet die Daten, die sie ihrer Spesenabrechnung hinzufügen muss, verwirrend.

Sie glaubt, dass der Prozess zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Sie befürchtet auch, dass ihr Arbeitgeber anfangen wird, die Artikel in ihrem Bericht in Frage zu stellen, wenn einige Artikel teurer ausfallen als erwartet.

Deshalb entscheidet Alice, die Sidestepperin, oft, dass es einfacher ist, die Ausgaben nicht zu melden und zahlt sie oft aus eigener Tasche.

Was tun, wenn du ein Spesenabrechnungs-„Sidestepper“ bist?

Du kannst dir Zeit nehmen, um die Spesenpolitik deines Unternehmens zu verstehen – bei Bedarf kannst du den Buchhalter des Unternehmens oder deine Kollegen um weitere Erläuterungen bitten.

Du kannst deine Spesenabrechnung wie eine Arbeitsaufgabe behandeln und festlegen, wie viel Zeit du täglich oder wöchentlich dafür aufwenden willst.

Du kannst dann die Zeit verfolgen, die du für das Ausfüllen jedes Berichts aufwendest, um sicherzustellen, dass du dein vordefiniertes Zeitlimit einhältst.

Du kannst gegebenenfalls die Abschnitte „Hinweise“ und „Beschreibung“ des Berichts verwenden, um zu klären, warum bestimmte Artikel teurer als erwartet ausfielen.

Bist du ein Spesenabrechnungs-„Märtyrer“?

Der Märtyrer vermeidet es oft, eine Kostenerstattung zu beantragen. Aber im Gegensatz zum Sidestepper, der den Prozess vermeidet, weil er zu „verwirrend“ oder „stressintensiv“ ist, tut der Märtyrer dies, weil er sich dem Unternehmen und seinem Anliegen persönlich „nahe“ fühlt. Daher behandeln Märtyrer diese Geschäftsausgaben wie seine eigenen.

Nennen wir den Märtyrer Peter.

Peter der Märtyrer verlangt selten eine Rückerstattung und deckt die meisten seiner berufsbedingten Ausgaben aus eigener Tasche.

Was tun, wenn du eine Spesenabrechnung „Märtyrer“ hast?

Das Gefühl der Verbundenheit mit deinem Unternehmen ist bewundernswert, trotzdem solltest du einen Antrag auf Erstattung deiner geschäftlichen Auslagen stellen. Wenn du die Spesenrichtlinien deines Unternehmens einhalten möchtest, musst du eine Erstattung beantragen.

Bist du ein Spesenabrechnung „Payback Artist“?

Anders als der Sidestepper und der Märtyrer verlangt der Payback Artist übereifrig eine Kostenerstattung.

Nennen wir den Payback Artist Matt.

Matt verlangt eine Rückerstattung für jeden Dollar, den er ausgibt – weil er dem Unternehmen etwas zurückzahlen möchte, das seiner Meinung nach eine Ungerechtigkeit ihm gegenüber darstellt.

Diese „Rückzahlung“ hängt möglicherweise damit zusammen, dass sein Gehalt geringer ist, als er seiner Meinung nach verdient.

Oder es könnte damit zusammenhängen, dass Matt denkt, seine Vorgesetzten hätten viel höhere Gehälter, als sie seiner Meinung nach verdienen.

Möglicherweise hängt es auch mit einer abgelehnten Kostenerstattung zusammen, die er in der Vergangenheit erhalten hat – und nun möchte er diese Kosten indirekt über andere Anträge begleichen.

Also beschließt Matt, der Payback-Künstler, so viele Kostenerstattungen zu beantragen, wie seiner Meinung nach ausreichen, bevor er und das Unternehmen sich einig sind.

Was tun, wenn man Spesenabrechnung „Payback Artist“ ist?

Wenn du zu Unrecht keine Genehmigung für einen früheren Erstattungsantrag erhalten hast, wendest du dich nicht an die Rückzahlung. Sicherlich fühlst du dich dadurch vielleicht besser, aber es verhindert nicht, dass das Problem in Zukunft auftritt. Du kannst die Angelegenheit stattdessen an eine übergeordnete Stelle in deinem Unternehmen übergeben.

Wenn du der Meinung bist, dass dein Gehalt ungerecht ist, kannst du deine Spesenabrechnung nicht überarbeiten, um die Sache auszugleichen – sondern eine Gehaltserhöhung anfordern, verbunden mit einem konkreten Nachweis, warum du eine Gehaltserhöhung verdienst. Du könntest vom Ergebnis angenehm überrascht sein.

Bist du ein Spesenabrechnungs-„Rookie“?

TDer Rookie ist auch übereifrig, um sicherzustellen, dass die aufgeführten Ausgaben in Ordnung sind – weil er in der Regel nicht genau weiß, wann und wie er eine Rückerstattung beantragen kann.

Nennen wir die Rookie Christina.

Christina hat gerade ihren ersten Job bei einem renommierten Unternehmen bekommen und ist immer noch nicht mit der Spesenpolitik ihres neuen Unternehmens vertraut.

Es fällt ihr schwer zu entscheiden, wofür sie einen Erstattungsanspruch geltend machen soll. Wenn sie geschäftlich unterwegs ist, bucht sie günstige Flüge und übernachtet in günstigen Hotels, weil sie glaubt, dass das das Richtige ist.

Schauen wir uns nun einen anderen Rookie an — David.

David hat auch gerade einen Job bei einem renommierten Unternehmen bekommen. Im Gegensatz zu Christina fragt David jedoch auf einer Geschäftsreise immer nach den teuersten Leistungen, weil er glaubt, dass dafür das Konzept der Kostenerstattung gedacht ist.

Christina und David sind also beide Neulinge, aber auf unterschiedliche Weise – sie hat Angst davor, eine imaginäre Grenze zu überschreiten, und er behandelt die Rückerstattungsrichtlinie wie eine Einladung, frei Geld auszugeben.

Was tun, wenn du ein Spesenabrechnungs-Rookie bist?

Du solltest die Spesenpolitik deines Unternehmens studieren und die Punkte unterstreichen, die du nicht verstehst. Dann kannst du den Buchhalter des Unternehmens bitten, diese Punkte zu klären – oder deine Kollegen nach den allgemeinen Beträgen fragen, die sie für die Dinge ausgeben, für die du tendenziell zu viel oder zu wenig ausgibst.

Bist du ein Spesenabrechnungs-„Grifter“?

Der Grifter spielt im Allgemeinen locker mit dem „geschäftlichen“ Teil des Begriffs „Geschäftsausgabenrichtlinie“ – und verlangt tendenziell auch eine Erstattung für persönliche Ausgaben.

Nennen wir die Grifterin Annabelle.

Annabelle erweitert die Ausgabenrichtlinie gerne über die typischen Geschäftsausgaben hinaus – auf Artikel, die von Babysitter-Diensten bis hin zu neuem Schmuck reichen.

Da sie in ihrem Unternehmen jedoch eine Leistungsträgerin ist, verschließt der Arbeitgeber in der Regel die Augen vor einem solchen Verhalten.

Anabelle the Grifter ähnelt also den Rookies David und Christina – der Unterschied besteht darin, dass sie ihre Ausgabenpolitik gut kennt, sich jedoch oft dazu entschließt, sie zu umgehen

Was tun, wenn du ein Spesenabrechnungs-„Grifter“ bist?

Vielleicht möchtest du beim Hinzufügen fragwürdiger Elemente zu deinen Spesenabrechnungen vorsichtiger sein – nur weil du dreimal damit durchgekommen bist, heißt das nicht, dass du beim vierten Mal nicht in Schwierigkeiten geraten wirst. Du kannst daher versuchen, deine Kostenerstattungsanträge in einem angemessenen Rahmen und mit einem angemessenen Zweck zu halten.

Spesenabrechnung mit einem Spesen-Tracker vereinfachen

Obwohl Spesenabrechnungsvorlagen wie alle vorgefertigten Vorlagen eine praktische Möglichkeit sind, deine Ausgaben im Auge zu behalten, stellen sie möglicherweise nicht immer eine Einheitslösung dar.

Manchmal musst du möglicherweise mehr Details angeben, als in eine vorgefertigte Vorlage passen. Daher fällt es dir leichter, dich für eine andere Option zu entscheiden, mit der du alle deine Kosten an einem Ort speichern kannst. Hier kann ein Spesen-Tracker hilfreich sein

Aber was ist ein Spesen-Tracker?

Sein Zweck besteht darin, den Prozess der Spesenabrechnung noch weiter zu beschleunigen.

Diese Art von Software hilft dir, die Kosten deiner Geschäftsabläufe und Aufgaben zu berechnen und an einem Ort zu speichern. Von hier aus kannst du schnell Berichte erstellen, die zeigen, wie viel du für eine geschäftliche Aktivität erstattet bekommen musst, sei es eine Geschäftsreise, ein Kundenessen oder eine Werbeveranstaltung.

Obwohl es sich nicht um eine herkömmliche Spesenabrechnungssoftware handelt, kannst du Clockify verwenden, um den Prozess der Spesenabrechnung noch weiter zu vereinfachen – zusammen mit den aufgeführten Spesenabrechnungsvorlagen.

Wie kann dir Clockify helfen, die Spesenabrechnung zu beschleunigen?

Im Wesentlichen ist Clockify eine kostenlose Zeiterfassungssoftware, mit der du ganz einfach die Zeit verfolgen kannst, die du für Aufgaben und Projekte aufwendest, bevor es automatisch berechnet wird, wie viel du für deine Zeit bezahlt werden solltest. Sie kann dir aber auch dabei helfen, deine Spesenabrechnung zu beschleunigen – wenn du die benutzerdefinierten Felder von Clockify verwendest.

Mit der Funktion „Benutzerdefinierte Felder“ kannst du deinen Zeiteinträgen ein spezielles benutzerdefiniertes Feld hinzufügen (entweder für alle Projekte oder nur für einige Projekte), mit dem du Folgendes tun kannst:

• Ausgaben für jede Aufgabe hinzufügen, für die du die Zeit erfasst,
• Kilometerstand bei Geschäftsreisen angeben,
• Links zu deinen Belegen hinzufügen und mehr.

Später kannst du einen detaillierten Bericht deiner Zeitergebnisse exportieren und deine Zeiteinträge sowie deren spezifische Ausgaben, Kilometerstände und Belege in einer CSV- oder Excel-Tabelle anzeigen.

Weitere Verwendungsmöglichkeiten für Clockify in deiner Spesenabrechnung

Clockify hilft dir nicht nur dabei, deine Ausgaben zu erfassen, sondern kann dir auch dabei helfen, zu erfassen und festzustellen, ob sich die Zeit, die du für die genannten Geschäftsaufgaben aufwendest, wirklich lohnt.

Dieses Wissen wird dir wirklich dabei helfen, die Zeit, die du für bestimmte Geschäftsaufgaben aufwendest, ins rechte Licht zu rücken. Vielleicht wirst du feststellen, dass die zehn Geschäftsessen mit Kunden, die du monatlich organisierst, deine Zeit im wahrsten Sinne des Wortes nicht wert sind.

So kannst du mit Clockify diese Schlussfolgerungen ziehen:

• Projekte, an denen du arbeitest, definieren,
• Projektbezogene Aufgaben definieren und
• Für jedes deiner Projekte einen spezifischen Stundensatz definieren.

Wenn du einen Kunden zu einem Geschäftsessen einladen möchtest, behandelst du dies wie eine Aufgabe, die du dem entsprechenden Projekt in deiner Projektliste bei Clockify hinzufügen kannst.

Du kannst die Zeit für diese projektbezogene Aufgabe erfassen, indem du einen Timer startest und die Zeit erfasst, während du beim Geschäftsessen bist.

Alternativ kannst du die Zeit, die du für die genannte Aufgabe aufgewendet hast, manuell hinzufügen, nachdem du dich von deinem Kunden verabschiedet hast.

In jedem Fall wird dein Verdienst für die Zeit, die du in diese Geschäftsaufgabe investiert hast, automatisch berechnet.

Vielleicht stellst du fest, dass du gerade 90 US-Dollar für ein dreistündiges Geschäftsessen mit einem Kunden ausgegeben hast, der beschlossen hat, die abrechnungsfähige Zeit, die dein Unternehmen in Zukunft für das Projekt aufwenden sollte, deutlich zu reduzieren.

Wenn dein Stundensatz für dieses Projekt dagegen 50 US-Dollar beträgt, hast du nicht nur zu viel für das Mittagessen ausgegeben, sondern auch gerade drei Stunden verloren, die du für sinnvollere Aufgaben hättest aufwenden können (90 US-Dollar im Gegensatz zu den 150 US-Dollar, die du durch die Arbeit an etwas anderem hättest verdienen können).