Kostenlose Excel-Stundenzettel-Vorlage (+ Leitfaden und Top-Alternative)

WICHTIGE ERKENNTNISSE

• Excel ist die beliebteste technische Fertigkeit in den USA im Jahr 2025 — sie taucht in über 531.000 Stellenausschreibungen auf.
• Im Durchschnitt arbeiten Vollzeitbeschäftigte in den USA 38 Stunden pro Woche.
• US-Arbeiter müssen mindestens 7,25 $ pro Stunde erhalten, und ihr Überstundensatz beträgt das 1,5-fache des regulären Satzes.
• Im Oktober 2025 stellte Microsoft den Support für Windows 10 ein, wodurch Excel und andere Programme anfällig für Cyberangriffe wurden.

Was ist ein Excel-Arbeitszeittabelle?

Eine Excel-Arbeitszeittabelle berechnet die Arbeitsstunden und Pausen automatisch mit Formeln — das reduziert manuelle Arbeit und Fehler.

Eine einfache Excel-Arbeitszeittabelle lässt sich zuverlässig für Aufgaben wie die Lohnabrechnung oder die Arbeitszeiterfassung einsetzen, was besonders praktisch ist für:

• Operations Manager,
• Projektkoordinatoren oder
• HR-/Finanz-Assistenten.

Trotz IT-Innovationen dominiert Excel weiterhin die Datenverwaltung. Tatsächlich untersuchte der 2025 Course-Bericht über beliebte Tech-Skills 12 Millionen US-Stellenanzeigen. Bemerkenswerterweise belegte Excel mit 531.000 Nennungen den ersten Platz.

Dennoch wechseln moderne Unternehmen zu Zeiterfassungstools wie Clockify, um die Datenautomatisierung und Genauigkeit zu verbessern.

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Nun sehen wir uns an, warum Excel ein relevantes Geschäftswerkzeug bleibt.

Warum Excel-Arbeitszeittabellen nutzen

Excel-Arbeitszeittabellen helfen dabei, die Unternehmensfinanzen über einen bestimmten Zeitraum mit präzisen Kennzahlen zu verfolgen — wie abrechenbare Stunden und Lohnstunden.

Als Manager lassen sich die Gesamtstunden und die Bezahlung mit einem Excel-Stundenzettel berechnen, der einen bestimmten Zeitraum abdeckt, wie zum Beispiel:

• Täglich — erfasst abrechenbare Arbeit bei kurzfristigen Projekten,
• Wöchentlich — zeigt Zeit- und Budgetverbrauch über die Woche, und
• Monatlich — summiert die monatlichen Ausgaben und passt sie an die Abrechnungszyklen an.

Über Lohnabrechnung und Rechnungsstellung hinaus sind Zeiterfassungstabellen besonders nützlich für:

• Rechtliche Compliance — um sicherzustellen, dass staatliche Arbeitsgesetze zu Arbeitszeiten, Sätzen und Pausen eingehalten werden.
• Produktivitätssteigerung — damit Mitarbeiter die täglichen Arbeitsstunden für mehr Eigenverantwortung und bessere Zeiteinteilung protokollieren.
• Budgetverwaltung — um erfasste vs. abrechenbare Zeit zu vergleichen und die Budgetstrategie zu bewerten.

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Kostenlose Excel-Arbeitszeittabelle-Vorlage

Diese einfache Vorlage hilft dir:

• Summen automatisch zu generieren für Arbeitszeit, Pausendauer und Bezahlung für einen bestimmten Datumsbereich, und
• Einen sauberen, teilbaren Stundenzettel für Mitarbeiter und externe Auftragnehmer zu führen.

⬇️ Wöchentliche Vorlage herunterladen (Google Sheets)

⬇️ Zweiwöchentliche Vorlage herunterladen (Google Sheets)

⬇️ Monatliche Vorlage herunterladen (Google Sheets)

(Alle oben genannten Vorlagen können als Excel-Datei heruntergeladen werden über Datei > Herunterladen > Microsoft Excel)

Um eine eigene Excel-Zeitkarte von Grund auf neu zu erstellen, folge dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Wie man eine Arbeitszeittabelle in Excel erstellt

Das Erstellen einer genauen Excel-Arbeitszeittabelle umfasst folgende Schritte:

• Basis- und Tabellen-Beschriftungen hinzufügen,
• Excel-Formeln für automatische Berechnungen definieren,
• Zellen für mehr Klarheit und Datenschutz formatieren, und
• Die Tabelle für reibungslose Abläufe und Kundentransparenz speichern.

Schritt #1: Basis-Beschriftungen hinzufügen

Zuerst Titel, Beschriftungen und Basisinformationen zur Excel-Arbeitszeittabelle hinzufügen. Gängige Beschriftungen sind:

• Zeitraum der Arbeitszeittabelle,
• Abteilung,
• Name des Mitarbeiters,
• Name des Managers,
• Stundensatz und
• Überstundensatz.

Es können weitere Informationen hinzugefügt werden, solange es einfach und organisiert bleibt.

Formatiere diesen Teil nach Belieben. Es empfiehlt sich, die Zeilenhöhe anzupassen (z. B. auf 30), damit die Daten sauber hineinpassen.

So wurden die Basis-Beschriftungen angepasst:

Um das bevorzugte Datumsformat zu wählen, rechtsklicke auf die Zelle neben „Zeitraum“ (B4) und wähle „Zellen formatieren“. Dies hilft Excel, den Datentyp zu erkennen und korrekt anzuzeigen — siehe Abbildung unten.

Schritt #2: Stundenzettel-Beschriftungen eingeben

Füge unter den Basis-Beschriftungen die Zeiterfassungs-Labels in die Excel-Arbeitszeittabelle der Mitarbeiter ein.

Fülle in derselben Zeile die Spalten A-I mit verschiedenen Zeiterfassungsdaten, wie zum Beispiel:

• Tag,
• Datum,
• Startzeit,
• Endzeit,
• Pausenbeginn,
• Pausenende,
• Pausendauer,
• Gesamtzeit (Stunden), und
• Überstunden (Stunden).

Widme dann die nächsten 7 Zeilen den einzelnen Wochentagen und beginne jede Zeile mit dem Namen des Tages. Für eine sauberere Optik markiere deinen Zeitplan und:

• Schriftgröße erhöhen,
• Dicke Rahmenlinien hinzufügen,
• Spaltenbreite an die Daten anpassen (wir haben Größe 20 verwendet),
• Textumbruch aktivieren, damit der Text innerhalb der Zellränder bleibt, und
• Beschriftungen fetten und eine Füllfarbe hinzufügen.

Nun sollte dein Excel-Mitarbeiter-Stundenzettel so aussehen:

Bevor du mit den Excel-Formeln für die Arbeitszeittabellen fortfährst, bereite die zeitbezogenen Zellen vor, um fehlerfreie Berechnungen zu gewährleisten:

• Format auf Zeit setzen für die Spalten C-F,
• Spalten für Gesamtzeit (Stunden) und Überstunden als Zahl formatieren.

Hier ist eine kurze Demo dazu:

Anschließend verwendet Excel dein bevorzugtes Zeitformat zur Darstellung deiner Zeiteinträge.

🎓 Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter und weitere optimale Möglichkeiten zur Zeiterfassung

Schritt #3: Tägliche Arbeitsstunden berechnen

Um die täglichen Gesamtstunden in Excel zu berechnen, müssen zuerst folgende Werte ermittelt werden:

1. Pausendauer,
2. Gesamtzeit (Stunden) und
3. Überstunden.

Hier sind die Excel-Formeln für die Zeitberechnung, aufgelistet nach Spalten:

Falls deine Excel-Arbeitszeittabelle eine direkte Kopie von unserer ist, kopiere diese Formeln einfach in die entsprechenden Zellen. Wenn nicht, schau dir unten an, wie sie eingerichtet werden:

Wenn es um Schichtarbeit geht, finden Personalverantwortliche diese kostenlose, einfache Arbeitszeittabelle-Vorlage besonders hilfreich:

⬇️ Wöchentliche Arbeitsplan-Vorlage herunterladen (PDF)

Wie in der Abbildung oben gezeigt, lässt sich die Auswahl erweitern, um die restlichen Tage zu berechnen. Dies ist der erste Schritt zur Ermittlung der wöchentlichen Gesamtsummen.

🎓 Kostenloser Arbeitszeitrechner | Kostenloser Stundenzettelrechner

Schritt #4: Wöchentliche Arbeitsstunden ermittel

Richte zuerst einen eigenen Bereich für die wöchentlichen Berechnungen ein — füge die folgenden Beschriftungen in die Zellen G18 und G19 deiner Excel-Zeitkarte ein:

• Wöchentliche Stunden 1 — verwende Zahlen, um die Arbeitswochen zu unterscheiden.
• Reguläre Stunden — lege fest, wie viel der Mitarbeiter normalerweise arbeitet.

Wissenswert: Die durchschnittliche Arbeitszeit für Vollzeitbeschäftigte in den USA beträgt 1.975 Stunden pro Jahr — das entspricht 38 Stunden pro Woche.

Formatiere als Nächstes die angrenzenden Zellen H18 und H19 als Zahl und:

1. Standardwochenstunden des Mitarbeiters eingeben (z. B. „40“).
2. Die Formel SUMME(H11:H17) nutzen, um die Tagessummen zur Wochensumme zu addieren.

Hier ist eine kurze Illustration aller beteiligten Schritte:

In derselben Excel-Arbeitszeittabelle kannst du diese Tabelle viermal kopieren und einfügen, um die monatliche Gesamtsumme zu berechnen — was als Nächstes behandelt wird.

Schritt #5: Monatliche Arbeitsstunden zusammenfassen

Nachdem die wöchentlichen Pläne ausgefüllt sind, können die monatlichen Stunden berechnet werden. Dein aktuelles Excel-Layout für die Zeiterfassung sollte nun so aussehen:

Führe die monatliche Berechnung mit den folgenden Schritten durch:

1. Füge in Zelle G34 (unter Wöchentliche Stunden) die Bezeichnung „Monatliche Stunden“ ein.
2. Formatiere die Beschriftung und die angrenzende Zelle H34 passend zum Design des Arbeitszeittabelle. Um schneller zu formatieren, nutze den Formatübertrager, um das Aussehen einer Zelle zu kopieren und auf eine andere zu übertragen.
3. Gib die Formel SUMME(H18;R18;H30;R30) ein, um die Zellen der wöchentlichen Stunden zu addieren und die monatliche Arbeitszeit zu berechnen.

Alle in den wöchentlichen Arbeitszeittabellen vorgenommenen Änderungen werden automatisch in der Zelle für die monatlichen Stunden übernommen.

Schritt #6: Mitarbeiterbezahlung berechnen

Über das Erfassen der Mitarbeiterstunden hinaus lässt sich der Excel-Mitarbeiter-Stundenzettel nutzen, um Folgendes zu ermitteln:

• Wöchentliche Bezahlung und
• Monatliche Bezahlung.

Um die wöchentlichen Verdienste in deiner Excel-Arbeitszeittabelle zu berechnen, gehe wie folgt vor:

1. Formatiere die Zellen neben den Beschriftungen Stundensatz und Überstundensatz als Zahl (G4 und G5) und gib die Stundensätze ein — z. B. 15.
2. Füge die Beschriftung “Wöchentliche Bezahlung” in Zelle G20 ein (oder unter der Beschriftung “Reguläre Stunden”). Verwende eine andere Füllfarbe, um Zeitdaten von Finanzdaten zu unterscheiden.
3. Nutze die Excel-Formel =(H19*G4)+(I18*G5). Im Grunde multiplizierst du die regulären Stunden mit dem Stundensatz und die Überstunden mit dem Überstundensatz. Addiere dann diese zwei Werte.

Um die monatliche Bezahlung zu erhalten, nutze diese Methode:

1. Füge die Beschriftung „Monatliche Bezahlung“ in Zelle 35 ein (oder unter der Beschriftung Monatliche Stunden),
2. Formatiere die nächste Zelle als Zahl, und
3. Gib die Formel SUMME(H20;R20;H32;R32) ein, um die Gesamtbezahlung für alle 4 Wochen zu summieren.

Hinweis: US-amerikanische Arbeitnehmer haben Anspruch auf einen Mindestlohn von 7,25 $ pro Stunde. Wer Überstunden macht (oder mehr als 40 Stunden wöchentlich arbeitet), sollte das 1,5-fache des regulären Satzes erhalten.

Achte daher bei der Festlegung der Stundensätze darauf, die Gesetze zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten.

🎓 Kostenlose Lohnabrechnungs-Vorlagen | Überstundenrechner

Schritt #7: Excel-Arbeitszeittabelle schützen und speichern

Sobald deine einfache Excel-Arbeitszeittabelle bereit ist, musst du bestimmte Zellen sperren, damit deine Formeln reibungslos funktionieren. Insbesondere solltest du alle Zellen sperren, die Folgendes enthalten:

• Employer-controlled data — like regular employee hours and hourly rates, and
• Excel-Formeln — wie Zeit- und Lohnberechnungen.

Standardmäßig sind alle Excel-Zellen gesperrt. Damit die Mitarbeiter jedoch ihre Arbeits- und Pausenzeiten eintragen können, musst du die folgenden Zellen entsperren:

• Startzeit,
• Endzeit,
• Pausenbeginn, und
• Pausenende.

Um Zellen für die Bearbeitung durch Mitarbeiter freizugeben:

1. Markiere mehrere Zellen, indem du die Strg-Taste gedrückt hältst und mit der Maus klickst oder ziehst,
2. Mache einen Rechtsklick auf die Auswahl und wähle Zellen formatieren aus, und
3. Öffne den Reiter Schutz im Fenster „Zellen formatieren“ und deaktiviere das Kontrollkästchen Gesperrt.

Um zu verhindern, dass jemand dein Arbeitszeittabelle-Setup ändert:

1. Klicke auf die Registerkarte „Überprüfen“, wähle „Tabelle schützen“ und lege fest, was Benutzer tun dürfen,
2. Füge ein Passwort hinzu (und merke es dir), und
3. Reenter das Passwort erneut ein, um es zu bestätigen.

Jetzt können deine Mitarbeiter nur noch mit den bearbeitbaren Zellen arbeiten.

Hier siehst du, wie du deine Excel-Arbeitszeittabelle in der Praxis schützt:

Du kannst die Tabelle auch unter der Registerkarte „Überprüfen“ wieder aufheben, indem du dasselbe Passwort eingibst. Hier ist eine kurze Veranschaulichung, wie das funktioniert:

Alles bereit: Du kannst deine einfache Stundenzettel-Vorlage speichern und mit Mitarbeitern sowie freien Auftragnehmern teilen.

Nachteile der Excel-Arbeitszeittabelle

Sobald du deine Excel-Arbeitszeittabelle fertig angepasst hast, kannst du damit beginnen, die Stunden aller Beteiligten zu erfassen. Du wirst zwar weniger Verwaltungsaufwand haben, aber dennoch auf einige Nachteile der Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen stoßen.

Tabellen-Nachteil #1: Manual entry

Deine Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeit von Hand eintragen — was zu versehentlichen Fehlern oder Versäumnissen führen kann.

Währenddessen verbringen Manager Stunden damit, Arbeitszeittabelle zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie den staatlichen Arbeitsgesetzen und Arbeitsvereinbarungen entsprechen.

Tabellen-Nachteil #2: Fehlerrisiko

Manuelle Eingaben machen Fehler wahrscheinlicher, wie zum Beispiel falsche Arbeitsstunden oder Stundensätze. Dies kann zu Fehlkalkulationen und stundenlanger Fehlersuche führen — was die Gehaltszahlungen verzögert.

Guillermo Triana, leitender Berater bei einem Unternehmen für PEO-Lösungen, erklärt, wie Excel-Fehler zu finanziellen Rückschlägen führen können:

“Ich habe einmal erlebt, dass eine einfache Lohnüberzahlung aufgrund der Excel-Erfassung drei Tage zur Aufklärung benötigte und 4.300 $ an Strafen kostete!”

Tabellen-Nachteil #3: Malware-Bedrohungen

Laut The Guardian, hat Microsoft die Software-Updates für Windows 10 im Oktober 2025 eingestellt. Dies macht Microsoft Excel und andere Programme anfällig für Cyberangriffe.

Noch schwerwiegender ist, dass dies deine Datensicherheit gefährdet. Nutze daher die Vorteile sicherer Zeiterfassungssysteme wie Clockify, die Folgendes bieten:

• Datenverschlüsselung,
• DSGVO-Konformität und
• DCAA-Konformität für die USA.

Tabellen-Nachteil #4: Mangelnde Automatisierung

Excel macht es schwierig, deine Zeiterfassungsdaten in andere arbeitsbezogene Tools zu übertragen.

Bojan Milicevic, CFO/COO einer globalen Digitalagentur, teilt mit, wie moderne Zeiterfassungssysteme Tabellenkalkulationen durch Automatisierungs- und Integrationsoptionen übertreffen:

“Ausgefeilte Zeiterfassungstools ersetzen die manuelle Funktionalität von Excel durch mühelose Datenerfassung und lassen sich gleichzeitig in Lohnabrechnungs- und Projektmanagementsysteme integrieren.”

Auf lange Sicht können Excel-Mitarbeiter-Arbeitszeittabellen zu technischen Problemen führen — wie Verzögerungen und Schwierigkeiten beim Erstellen von Berichten.

FAQs zum Excel-Stundenzettel

Lass uns nun die am häufigsten gestellten Fragen zu Excel-Stundenzetteln im Detail betrachten.

Wie berechnet man geleistete Stunden in Excel?

Zuerst musst du die Voraussetzungen für deine Berechnung schaffen. Um die Gesamtstunden in Excel zu berechnen, folge diesen Schritten:

1. Gib die Start- und Endzeit in zwei nebeneinanderliegende Zellen ein, zum Beispiel „8:00 AM“ und „4:00 PM“;
2. Wähle eine leere Zelle daneben aus, tippe „=“, markiere die Endzeit, tippe „-“ und markiere die Startzeit.
3. Drücke die Eingabetaste, und Excel generiert das Ergebnis — in diesem Fall 8.

Wie fügt man eine Stempeluhr in Excel ein?

Excel verfügt über keine integrierte Stechuhr-Funktion. Stattdessen kannst du einige Excel-Tastenkombinationen nutzen, wie zum Beispiel:

• Strg + ; — um das aktuelle Datum einzufügen, und
• Umschalt + Strg + ; — um die aktuelle Uhrzeit einzugeben.

Bonus-Tipp: Lade das Add-on „Date Picker“ herunter, um Daten automatisch im Format MM/TT/JJJJ hinzuzufügen — wie unten dargestellt.

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Du kannst diese auch im PDF-Format speichern, um sie bequem betrachten zu können.

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