Kostenlose Rechnungsvorlagen für Freelancer

Kostenlose Rechnungsvorlagen herunterladen

So kannst du ganz einfach eine einfache Mehrzweckrechnung erstellen, um deinen Kunden im Voraus Kostenvoranschläge zu unterbreiten, ihnen Waren, Dienstleistungen und abrechenbare Stunden in Rechnung zu stellen, den Rechnungsstellungsprozess deines Projekts in mehrere Zahlungen aufzuteilen oder Mahnungen an säumige Zahler zu senden.

Als schnellere Alternative kannst du aber auch unsere vorgefertigte Mehrzweck-Rechnungsvorlage herunterladen.

Darüber hinaus kannst du durch einige Änderungen an der ursprünglichen Lösung für Rechnungvorlagen auch Rückerstattungen und Rabatte gewähren, den dem Kunden ursprünglich in Rechnung gestellten Betrag erhöhen oder die für grenzüberschreitende Verkäufe erforderliche Daten bereitstellen. Hier sind die vorgefertigten Vorlagen, die du für diese Zwecke verwenden kannst.

Mehrzweckrechnung Gutschriftrechnung Lastschriftrechnung Gemischte Rechnung Handelsrechnung

01 • KOSTENLOSE RECHNUNGSVORLAGEN

Mehrzweckrechnungsvorlage (Standard, Stundenzettel, Pro-forma, Zwischenrechnung, wiederkehrende Rechnung, überfällige Rechnung)

Worum geht es?

Als Alternative zur Erstellung einer Rechnungsvorlage von Grund auf kannst du einfach unsere vorgefertigte Mehrzweckrechnungsvorlage verwenden, die mit der oben beschriebenen Methode erstellt wurde.

Am besten für was und wen?

Diese Rechnungsvorlage eignet sich hervorragend als Standard-, Stundenzettel-, Pro-forma-, Zwischenrechnung, wiederkehrende Rechnung oder überfällige Rechnung.

Download: Google Sheet • Excel • Google Docs • Word • PDF

02 • KOSTENLOSE RECHNUNGSVORLAGEN

Gutschriftrechnungsvorlage

Worum geht es?

Ein freiberufliches Unternehmen stellt eine Gutschrift aus, um einem Kunden eine bestimmte Geldrückzahlung zu ermöglichen. Eine solche Rechnung hat immer einen negativen Gesamtbetrag (z. B. bei einem Gesamtbetrag von 100 $, der zurückerstattet werden muss, wird der Gesamtbetrag in der Gutschriftsrechnung -100 $ anzeigen).

Am besten für was und wen?

Diese Rechnungsvorlage ist ideal für alle Freelancer, die Geld für ein Produkt (oder, seltener, eine bereits erbrachte Dienstleistung) zurückerstatten müssen. Alternativ kannst du diese Vorlage auch verwenden, um einem Kunden oder Auftraggeber einen verspäteten Rabatt zu gewähren (z. B. bei Waren, die während des Transports leicht beschädigt wurden) oder um einen früheren rechnungsbezogenen Fehler zu korrigieren (z. B. eine falsch berechnete Zwischensumme oder Gesamtsumme).

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03 • KOSTENLOSE RECHNUNGSVORLAGEN

Lastschrift-Rechnungsvorlage

What's it about?

Ein freiberufliches Unternehmen stellt eine Lastschriftrechnung (auch Lastschriftmemo genannt) aus, um den ursprünglich geschätzten oder dem Kunden in Rechnung gestellten Betrag zu erhöhen.

Am besten für was und wen?

Diese Rechnungsvorlage ist ideal, wenn du dem Kunden bereits die geschätzte Zeit und den geschätzten Betrag für deine geplante Arbeit gesendet hast, aber du stellst fest, dass du letztendlich mehr gearbeitet hast als ursprünglich geschätzt, sodass du den Gesamtbetrag erhöhen möchtest. Du kannst auch die Lastschriftrechnung senden, falls der Kunde den Rabatt für die vorzeitige Zahlung verwendet, diese vorzeitige Zahlung jedoch nicht geleistet hat und du den Rabatt von ursprünglich gezahltem Betrag abziehen musst. Im Gegensatz zu Kreditrechnungen sind Lastschriftrechnungen immer positiv und werden zum ursprünglich geschätzten Betrag addiert (z. B. wird bei einer Gesamterhöhung von 100 $ der Gesamtbetrag in der Lastschriftrechnung 100 $ betragen).

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04 • KOSTENLOSE RECHNUNGSVORLAGEN

Vorlage für gemischte Rechnungen

Worum geht es?

Ein freiberufliches Unternehmen stellt eine gemischte Rechnung aus, um Informationen aus seinen Kredit- und Lastschriftgebühren zu kombinieren.

Am besten für was und wen?

Diese Rechnungsvorlage ist ideal, wenn du Informationen aus deinen Debit- und Kreditrechnungen kombinieren und einfach alles für den Kunden in einer Rechnung zusammenfassen möchtest. Dies kann vorkommen, wenn du an mehreren Projekten für einen Kunden arbeitest und für ein Projekt einen Rabatt gewähren, für ein anderes Projekt jedoch den ursprünglichen Betrag erhöhen möchten (z. B. aufgrund ungenauer ursprünglicher Schätzungen).

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05 • KOSTENLOSE RECHNUNGSVORLAGEN

Handelsrechnungsvorlage

Worum geht es?

Ein freiberufliches Unternehmen, das Details offenlegen muss, damit ein an einen Kunden gesendetes Paket zollfrei ist, sendet eine Handelsrechnung. Solche Rechnungen können Informationen enthalten wie:

• Die Anzahl der versendeten Einheiten
• Das Gewicht oder Volumen der Einheiten
• Die weitere Beschreibung der Einheiten
• Der Gesamtwert der Sendung
• Eine Beschreibung des Verpackungsformats

Am besten für was und wen?

Diese Rechnungsvorlage ist ideal für Unternehmen, die international tätig sind und Waren über Grenzen hinweg versenden müssen.

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Rechnungsressourcen

Nachdem du hart an einem freiberuflichen Projekt für einen Kunden gearbeitet hast, ist es an der Zeit, deine Arbeit in Rechnung zu stellen. So kannst du den Prozess der Rechnungserstellung beschleunigen und vereinfachen – mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Rechnungsvorlagen von Grund auf, unseren kostenlosen Rechnungsvorlagen und den effizienten Online-Rechnungsoptionen von Clockify.

• Was ist eine Rechnung?
• Welche Rechnungsarten gibt es?
• Wie stellst du deinen Kunden Rechnungen?
• So erstellst du eine Rechnungsvorlage von Grund auf
• Rechnungsvorlagen herunterladen
  • Mehrzweck-Rechnungsvorlagen (Standard, Stundenzettel, Pro-forma, Zwischenrechnung, wiederkehrende Rechnung, überfällig)
  • Gutschriften-Rechnungsvorlagen
  • Lastschriften-Rechnungsvorlagen
  • Gemischte Rechnungsvorlagen
  • Handelsrechnungsvorlagen
• So verwendest du eine Software mit Rechnungsoptionen

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein mit einem Zeitstempel versehenes Dokument, das alle Transaktionen zwischen dir als freiberuflichem Mitarbeiter und deinen Kunden als Nutzern deiner Dienstleistungen und/oder Waren auflistet und aufzeichnet.

Aus Sicht des Freiberuflers ist der in Rechnung gestellte Betrag eine Forderung, da es sich um den Betrag handelt, den der Freiberufler für seine Rolle als Lieferant von Waren und/oder Dienstleistungen noch erhalten muss.

Aus Sicht des Kunden ist der in Rechnung gestellte Betrag eine Verbindlichkeit, da es sich um den Betrag handelt, den der Kunde einem Lieferanten von Waren und/oder Dienstleistungen schuldet und der noch nicht bezahlt wurde.

Rechnungen enthalten in der Regel die folgenden Angaben:

• Der Rechnungsgegenstand
• Aufgelistete Waren und/oder Dienstleistungen
• Das Logo deines freiberuflichen Unternehmens (falls zutreffend)
• Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungstermine, Einzelheiten zu vorzeitiger Zahlung und Erläuterungen zu möglichen zusätzlichen Gebühren, die bei verspäteter Zahlung anfallen)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Abrechnungssätze für die ausgeführte Arbeit oder gelieferte Ware
• Menge der gelieferten Artikel
• Versanddetails
• Der Zwischenbetrag vor Steuern und Rabatten
• Steuerdetails
• Rabattdetails
• Gesamtbetrag

Damit ein Dokument als Rechnung gilt, muss auf der Vorderseite der Rechnung angegeben sein, dass es sich bei dem betreffenden Dokument um eine „Rechnung“ handelt.

Zur einfacheren Aufzeichnung und späteren Bezugnahme sollte jede Rechnung außerdem mit einer eindeutigen Rechnungsnummer versehen sein.

Welche Arten von Rechnungen gibt es?

Hinsichtlich ihrer Darstellungsweise unterscheiden wir folgende Rechnungsarten:

• PDF-Rechnungen — du druckst sie aus, füllst sie mit einem Stift aus und bewahrst deine Kopien dann an einem physischen Speicherort auf.
• In Textverarbeitungsprogrammen erstellte Rechnungen — Du füllst sie manuell auf deinen Geräten aus, bevor du Kopien in digitalen Ordnern speicherst.
• In Tabellenkalkulationen erstellte Rechnungen — Du füllst sie manuell auf deinen Geräten aus, bevor du Kopien in digitalen Ordnern speicherst (können integrierte Formeln für einfachere Berechnungen enthalten).
• Softwarelösungen mit Rechnungsstellungsoptionen — Du füllst sie online aus, bevor du die Rechnungsdaten in elektronischen Online-Aufzeichnungen speicherst.

Die Rechnungstypen umfassen hinsichtlich die von ihnen abgedeckten Daten:

• Standardrechnungen — die häufigste Rechnungsart, die die Grundlagen abdeckt und für die meisten Branchen geeignet ist.
• Stundenzettelrechnungen — geeignet für Fachleute, die stundenweise abrechnen
• Pro-forma-Rechnungen — geeignet für die Offenlegung von Kostenvoranschlägen vor der Erbringung der Arbeit.
• Zwischenrechnungen — geeignet für die Abrechnung kleinerer Beträge im Laufe der Arbeit an einem größeren Projekt.
• Wiederkehrende Rechnungen — geeignet, wenn du regelmäßig feste Beträge für Servicepakete berechnest.
• Überfällige Rechnungen — geeignet für Zahlungen, die über das Fälligkeitsdatum hinausgehen.
• Gutschriftenrechnungen — geeignet für verspätete Rabatte und Rückerstattungen.
• Lastschriftrechnungen — geeignet für eine nachträgliche Erhöhung des ursprünglichen Betrags, den du dem Kunden bereits in Rechnung gestellt hast.
• Gemischte Rechnungen — geeignet für die Abrechnung mehrerer Projekte über eine Rechnung (falls die besagten Projekte Rabatte, Rückerstattungen und nachträgliche Betragserhöhungen beinhalten)
• Handelsrechnungen — geeignet für internationale Sendungen.

Wie stellst du deinen Kunden Rechnungen aus?

Als Freiberufler kannst du deinen Kunden auf verschiedene Weise Rechnungen stellen:

1. Du kannst deine eigenen Rechnungsvorlagen von Grund auf neu erstellen
2. Du kannst vorgefertigte Rechnungsvorlagen herunterladen
3. Du kannst auf eine Softwarelösung mit integrierten Rechnungsvorlagen zurückgreifen

So erstellst du eine Rechnungsvorlage in einem Textverarbeitungsprogramm, Excel (oder einer beliebigen Tabellenkalkulation) von Grund auf

Hier sind die Schritte, die du befolgen musst, um ganz einfach eine Rechnungsvorlage in einem Textverarbeitungsprogramm, Excel oder einem anderen ähnlichen Tabellenkalkulationsprogramm von Grund auf neu zu erstellen.

SCHRITT 1.

Mache es dir klar, wie du die Rechnungsvorlage verwenden werdest

Um die genauen Daten zu bestimmen, die du in deiner Rechnungsvorlage aufnehmen möchtest, musst du zunächst entscheiden, wofür du diese Vorlage verwenden möchtest.

Willst du sie als Standardrechnungsvorlage verwenden?

Ein freiberuflicher Unternehmer stellt eine Standardrechnung für abgeschlossene Arbeiten oder gelieferte Waren aus und reicht sie dann beim Kunden ein. Sie enthält die Anzahl der Waren (oder die Arbeitseinheiten), die du lieferst, und deine Einzelpreise sowie die Zwischensumme, die anfallenden Steuern und Rabatte und den fälligen Gesamtbetrag.

Ein solcher Rechnungsstellungsansatz ist eine großartige Lösung für jeden Freiberufler, der nach einer unkomplizierten Möglichkeit sucht, Kunden Rechnungen zu stellen, unabhängig davon, ob er Waren verkauft oder deine Dienstleistungen in Rechnung stellt. Freiberufler können damit ein Projekt oder mehrere Projekte in Rechnung stellen, an denen sie während eines bestimmten Zeitraums für diesen bestimmten Kunden gearbeitet haben.

Wirst du es als Vorlage für eine Stundenzettelrechnung verwenden?

Ein freiberufliches Unternehmen stellt eine Stundenzettelrechnung aus, wenn die Arbeit auf Stundenbasis abgerechnet wird. Sie enthält die Anzahl der abrechenbaren Stunden, die du gearbeitet hast, und die Stundensätze, die du für deine abrechenbare Zeit berechnest – deine Zwischensummen und Gesamtsummen basieren auf diesen Zahlen.

Ein solcher Rechnungsansatz ist eine großartige Lösung für alle freiberuflichen Fachkräfte, die stundenweise abrechnen (z. B. Anwälte und Rechtsanwälte, Psychologen, Bauarbeiter, Buchhalter, Kreativagenturen usw.).

Wirst du es als Vorlage für eine Pro-forma-Rechnung verwenden?

Ein freiberufliches Unternehmen stellt einem Kunden vor der Erbringung der Dienstleistungen eine Pro-forma-Rechnung aus, um dem Kunden Arbeitskostenvoranschläge vorzulegen, bevor es tatsächlich mit der Arbeit an seinen Projekten beginnt.

Ein solcher Rechnungsansatz ist eine großartige Lösung, wenn du deinen Kunden Kostenvoranschläge vorlegen möchtest, bevor du die Arbeit erbringst.

Wirst du es als Vorlage für eine Zwischenrechnung verwenden?

Ein freiberufliches Unternehmen kann bei der Arbeit an einem großen Projekt Zwischenrechnungen ausstellen, um die Gesamtzahlung über einen längeren Zeitraum in mehrere kleinere Zahlungen aufzuteilen.

Ein solcher Rechnungsansatz ist eine großartige Lösung, wenn du an einem großen Projekt arbeitest und mit dem Kunden vereinbaren möchtest, pro bestimmten Zeitraum (z. B. für jeden Monat separat) abzurechnen, anstatt einfach den gesamten Betrag nach Abschluss des Projekts in Rechnung zu stellen.

Wirst du es als Vorlage für wiederkehrende Rechnungen verwenden?

Ein freiberufliches Unternehmen kann wiederkehrende Rechnungen verwenden, wenn es in der Lage ist, den Kunden pro vordefinierten Zeitraum (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich) den gleichen Betrag in Rechnung zu stellen.

Ein solcher Rechnungsansatz ist eine großartige Lösung, wenn du regelmäßig feste Pläne/Pakete mit Waren und/oder Dienstleistungen bereitstellst.

Wirst du es als Vorlage für überfällige Rechnungen verwenden?

Ein freiberufliches Unternehmen stellt eine überfällige Rechnung aus, wenn der Kunde die Zahlung nicht innerhalb des vorgeschriebenen Abrechnungszeitraums (z. B. innerhalb von 30 Tagen nach dem Ausstellungsdatum) oder vor dem angegebenen Zahlungsziel (z. B. der 14. Februar) leistet.

Ein solcher Rechnungsansatz ist eine großartige Lösung, wenn dein Kunde mit einer Zahlung im Rückstand ist und du die Zahlung über eine neue Rechnung verlangen möchtest.

SCHRITT 2.

Öffne dein Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramm

Du kannst ein Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramm auswählen, mit dem du die Vorlage erstellen möchtest: Microsoft Excel, Microsoft Word, LibreOffice Calc, LibreOffice Writer, Google Sheet und Google Docs sind allesamt großartige Lösungen.

Sobald du deine Wahl getroffen hast, startest du das Programm und beginnst, Leerstellen für verschiedene Arten von Informationen hinzuzufügen, die du in deine Rechnungsvorlage aufnehmen möchtest.

SCHRITT 3.

Füge Leerstellen für Titel, Betreff und Firmenlogo hinzu

Um Zweifel darüber auszuräumen, was dieses Dokument darstellt, solltest du oben auf deine Vorlage „Rechnung“ schreiben.

Du kannst auch einen Betreff hinzufügen, um später zu erklären, worum es in der Rechnung geht (z. B. gelieferte Waren für Januar 2021).

Wenn dein freiberufliches Unternehmen über ein offizielles Logo verfügt, kannst du auch einen Platz zum Einfügen des besagten Logos definieren.

SCHRITT 4.

üge deine Unternehmens- und Kundeninformationen ein

Unter dem Platz für Titel, Betreff und Unternehmenslogo solltest du deine Unternehmens- und Kundeninformationen hinzufügen. Du kannst diese beiden Abschnitte nacheinander anordnen (wobei die Kundeninformationen unter den Unternehmensinformationen stehen) oder sie nebeneinander anordnen.

In diesem Abschnitt beschreibst du, von wem die Rechnung stammt und wem du die Rechnung stellst.

Zu deinen grundlegenden Geschäftsinformationen solltest du Folgendes angeben:

• Deinen Namen
• Den Namen deines freiberuflichen Unternehmens (falls zutreffend)
• Your address
• Your phone number
• Your email address
• Your business number

When it comes to the basic information about the client you are invoicing, you should include:

• Their name
• The name of their company (if applicable)
• Deine Adresse
• Deine Telefonnummer
• Deine E-Mail-Adresse
• Deine Geschäftsnummer

SCHRITT 5.

Gib die Rechnungsinformationen und Zahlungsbedingungen ein

Unter deinen Geschäfts- und Kundeninformationen solltest du ein Feld für Rechnungsinformationen und alle relevanten Zahlungsbedingungen hinzufügen. Hier gibst du die Rechnungsnummer (zur Aufzeichnung) und die relevanten Zahlungsbedingungen und -details an.

Die eindeutige Rechnungsnummer

Zunächst einmal sollte jede Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten – diese Rechnungsnummern hilft dir dabei, deine Rechnungsunterlagen einfacher im Auge zu behalten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eindeutige Rechnungsnummern zu generieren, indem du verschiedene Arten von Kennungen verwendest:

• Ordinalzahlen — ein einfacher Ansatz, dem es noch an zusätzlichen Organisationsebenen mangelt, wie z. B. die weitere Identifizierung von Rechnungen anhand verschiedener Parameter.
  Beispiele: „Rechnung Nr. 1“, „Rechnung – 0001“ usw.
• Deine eigenen Initialen oder die deines Kunden — eine großartige Lösung, wenn du möchtest, dass dein freiberufliches Unternehmen für die Kunden hervorsticht, oder wenn du mit Stammkunden arbeitest und deine Rechnungsdatensätze anhand der Kunden organisieren möchtest.
  Beispiele: „Rechnung – KS0001138“, „Rechnung – KS24601“ usw.
• Deine Kundennummer — eine großartige Lösung, wenn du deinen Kunden Nummern (z. B. #221) für Aufzeichnungszwecke zuordnest.
  Beispiele: „Rechnung – 221-Nr.1“, „Rechnung – 221-0001“ usw.
• Das Ausstellungsdatum und die Ordnungsnummer der Rechnung für dieses Datum — eine großartige Lösung, wenn du deine Rechnungsunterlagen nach Datum geordnet aufbewahren möchten (z. B. im Format MM/TT/JJJJ).
  Beispiele: „Rechnung – 7312021-0001“, „Rechnung – 7312021-Nr.2“ usw.
• Die Kombination der oben aufgeführten Elemente — eine großartige Lösung, wenn du deine Rechnungsunterlagen nach mehreren verschiedenen Parametern geordnet aufbewahren möchtest.
  Beispiele: „Rechnung – 9222021-327-0001“, „Rechnung – KS0001-7162021“

Das Fälligkeitsdatum

Ein weiteres wichtiges Element der Zahlungsbedingungen, das du angeben musst, ist das Fälligkeitsdatum. Du möchtest möglicherweise Folgendes festlegen:

• Ein bestimmtes Fälligkeitsdatum (z. B. der 15. des nächsten Monats)
• Einen bestimmten Abrechnungszeitraum (z. B. müssen alle am 1. Juni gesendeten Rechnungen innerhalb von 30 Tagen, d. h. bis zum 30. Juni, bezahlt werden)

Andere Zahlungsbedingungen

Dieser Abschnitt sollte auch andere Zahlungsbedingungen enthalten, wie z. B.:

• Mögliche Rabattvorteile, die an eine frühzeitige Zahlung geknüpft sind (z. B. erhält der Kunde bei sofortiger Zahlung nach Erhalt der Rechnung 10 % Rabatt auf den ursprünglichen Betrag)
• Von dir akzeptierte Zahlungsmethoden (z. B. Schecks, Kreditkarten oder PayPal)
• Etwaige Bedingungen für Verzugsgebühren (z. B. zusätzliche 10 % auf den ursprünglichen Betrag bei Versäumung des Fälligkeitsdatums)

Egal, was du in deinen Zahlungsbedingungen aufnehmen möchtest, ist es am besten, dass du dem Kunden diese Details im Vorausmitteilst und sie dann entsprechend einfügst.

SCHRITT 6.

Gib eine detaillierte Liste der gelieferten Waren und/oder Dienstleistungen an

Dies ist möglicherweise das wichtigste Element deiner Rechnung – um deine Kunden zu ermutigen, dich pünktlich zu bezahlen, musst du transparent machen, wofür sie genau bezahlen.

Dieser Abschnitt sollte in der Mitte deiner Rechnung (oder am Ende) stehen, da er wahrscheinlich einen großen Teil der Vorlage einnehmen wird.

Deine Liste sollte Folgendes enthalten:

• Die Beschreibungen der gelieferten Waren und/oder Dienstleistungen + Das Datum, an dem die Waren und/oder Dienstleistungen geliefert wurden
• Die Anzahl der Stunden, die für die Erbringung der Dienstleistungen aufgewendet wurden/Die Menge der gelieferten Waren
• Den Stundensatz für deine Arbeit/Den Preis der Produkte (z. B. 20 USD pro Stunde oder 50 USD pro Produkt)
• Einen Zwischensummenbetrag für die aufgeführten Artikel

Du solltest auch ein Feld einfügen, in dem du die Währung angeben kannst, in der du bezahlt werden möchtest (wenn du und dein Kunde aus verschiedenen Ländern kommt, hast du die Währung wahrscheinlich bereits besprochen).

SCHRITT 7.

Liste die anfallenden Steuern und Rabatte auf

Der Zwischenbetrag deiner aufgelisteten Waren und/oder Dienstleistungen ist nicht der Gesamtbetrag, den du in Rechnung stellst. Dein Endpreis sollte um die anfallenden Steuern erhöht, aber auch um eventuelle Vorauszahlungen oder andere Rabatte, die für diesen bestimmten Kunden gelten, verringert werden.

Der Steuersatz hängt vom Standort deines Unternehmens, aber auch von der Art deines Unternehmens ab. Weitere Informationen erhältst du bei der Steurbehörde, wo du um Steuerzahlerhilfe bitten kannst.

In jedem Fall ist es am besten, wenn du unterhalb der detaillierten Liste der bereitgestellten Waren und/oder Dienstleistungen Platz für diese Daten hinzufügst.

SCHRITT 8.

Füge Platz für das Fälligkeitsdatum des Gesamtbetrags hinzu

Am Ende sollte das Fälligkeitsdatum des gesamten Betrags an einer gut sichtbaren Stelle in deiner Rechnung aufgeführt sein. Dieser Gesamtbetrag sollte die Summe deiner aufgelisteten Waren und/oder Dienstleistungen abzüglich eventueller Rabatte im Zusammenhang mit Vorauszahlungen sein, jedoch erhöht um einen angemessenen Prozentsatz relevanter Steuern.

Am besten hebst du diese Gesamtsumme noch weiter hervor (vielleicht mit einer anderen Farbe, Schriftart oder Schriftgröße), sodass der Rechnungsbetrag die Zahl wird, die dem Kunden beim Öffnen der Rechnung zuerst auffällt.

SCHRITT 9.

Zusätzliche Notizen hinzufügen

Dieser zusätzliche Platz wird normalerweise am Ende einer Rechnung platziert. Hier kannst du dem Kunden eine Dankesnotiz schreiben, ihm während der Feiertage schöne Feiertage wünschen und die Rechnung auch sonst freundlicher, aber dennoch professionell gestalten.

Du kannst diesen Abschnitt „Notizen“ auch verwenden, um einige zusätzliche Details zum Projekt oder zur Rechnung anzugeben, z. B. eine Einladung, dich bei weiteren Fragen oder Bedenken zu kontaktieren.

Bonusschritt für Tabellenkalkulationsprogramme: Formeln hinzufügen

Dies ist eher ein optionaler Schritt, der nur gilt, wenn du die Vorlage in einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellst. Du kannst ihn jedoch ausführen, um den Rechnungsstellungsprozess schneller und einfacher zu gestalten.

Füge einfach die Formeln hinzu, die du benötigst, um die Berechnungen automatisch durchzuführen, nachdem du deine Artikel hinzugefügt hast, wie zum Beispiel:

Die Formel, die den Betrag berechnet, der dir pro Produkt oder Dienstleistung zusteht

Diese Formel basiert auf dem Satz, den du für die Anzahl der gelieferten Waren berechnest, oder dem Stundensatz, den du für die abrechenbare Zeit berechnest, die du mit der Erbringung der Dienstleistungen verbracht hast. Die richtige Zelle in der Spalte „Satz“ wird mit der richtigen Zelle in der „Menge“ multipliziert, um den Betrag für ein einzelnes aufgeschlüsseltes Produkt oder eine einzelne Dienstleistung zu erhalten (z. B. „=E37*H37“).

Die Formel zur Berechnung des Zwischensummenbetrags, der dir für alle Waren und Dienstleistungen zusteht, die in dieser Rechnung enthalten sind

Diese Formel basiert auf der Summe der Beträge, die du pro einzelner Ware und Dienstleistung erzielt hast (z. B. „=Summe(I37:J46“)).

Die Formel zur Berechnung der Gesamtsumme

Diese Formel basiert auf der Summe der Zwischensumme und Steuern, jedoch abzüglich aller möglichen Rabatte (z. B. „=(J48-J50)+J52“).

So verwendest du Software mit Rechnungsstellungsoptionen

Die Verwendung vorgefertigter Rechnungsvorlagen oder die Erstellung eigener Rechnungsvorlagen von Grund auf in einer Tabellenkalkulation oder einem Textverarbeitungsprogramm ist ein geeigneter Ansatz zur Rechnungsstellung an deine Kunden.

Aber damit kommst du nicht weit.

Schließlich nimmt das Erstellen eigener Vorlagen Zeit in Anspruch, und die Menge an Papierkram wird irgendwann überwältigend, selbst wenn du Rechnungsvorlagen wiederverwendest. Denn dein Archiv bezahlter und gesendeter Rechnungen wird mit der Zeit wahrscheinlich nur noch größer, und irgendwann wird es schwierig, genau das zu finden, was du benötigst und genau dann, wenn du es benötigst.

Aus diesem Grund lohnt es sich, als Alternative eine Online-Lösung zur Datenverwaltung in Betracht zu ziehen, die Rechnungsfunktionen bietet, da diese Vorteile mit sich bringt.

VORTEIL #1

Einfachere, schnellere und genauere Rechnungsstellung

Das Eingeben der richtigen Informationen an den richtigen Stellen in deiner Rechnungsvorlage kostet Zeit, kann aber auch zu kostspieligen Fehlern führen.

Selbst wenn du deine Formeln richtig definiert hast, reicht schon ein falscher abrechenbarer Satz oder eine falsche Menge in deiner Artikeltabelle aus, um fehlerhafte Zwischensummen und Gesamtsummen der Rechnung zu verursachen.

Wenn du außerdem eine Rechnung verwendest, die in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde (d. h. ohne Formeln), wird die Zeit, die du zum Eingeben und Berechnen benötigst, in die Höhe schnellen.

Andererseits automatisiert eine Softwarelösung alle Rechnungsstellungsprozesse, da du keine Formeln definieren, die Berechnungen selbst durchführen oder sogar Artikel manuell eingeben musst (es sei denn, du möchtest das wirklich).

Dadurch wird die Rechnungsstellung viel schneller, einfacher und vor allem absolut genau.

VORTEIL #2

Einfachere Aufzeichnung deiner Rechnungen

Wir haben bereits den Papierkram und die logistischen Probleme erwähnt, die mit Papier- oder sogar Excel-Rechnungen einhergehen – selbst wenn du alle deine Rechnungen in einem Ordner aufbewahrst, wird es irgendwann schwierig, das zu finden, was du brauchst, und alles organisiert zu halten.

Wenn du deine Rechnungen jedoch online aufzeichnest, bedeutet das keinen zusätzlichen Papierkram, da alles in einer Cloud gespeichert ist und auch dann leicht zugänglich ist, wenn du eine frühere Rechnung suchen musst.

VORTEIL #3

Greife jederzeit und geräteübergreifend auf deine abrechenbaren Daten zu

Wenn du Vorlagen verwendest, musst du diese in einem Computerordner oder, schlimmer noch, in der richtigen Schublade oder im richtigen Ordner suchen (falls du gedruckte Rechnungen aufbewahrst) Eine Softwarelösung mit Rechnungsstellungsoptionen ermöglicht dir jedoch den geräteübergreifenden Zugriff auf die abrechenbare Zeit, die du in Rechnung stellst.

VORTEIL #4

Bessere Datensicherheit

Du kannst deine gedruckten Rechnungen leicht verlegen oder sogar versehentlich einige der Rechnungen löschen, die du als Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder PDF-Dateien speicherst.

Außerdem kannst du deine Daten irgendwann kompromittieren, indem du versehentlich Rechnungen an die falschen Kunden sendest oder jemand deinen Computer hackt und die in deinen Ordnern gespeicherten Daten erhält/offenlegt/sperrt.

Andererseits bietet eine Software zusätzlichen Schutz in Form von Datenverschlüsselung. Wenn du jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen möchtest, musst du dich nur mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort auf deinem Gerät anmelden. Für zusätzliche Sicherheit kannst du auch zusätzliche Authentifizierungsmethoden für deine Softwarekonten anwenden, z. B. Single Sign-On (SSO).

VORTEIL #5

Zusätzliche Optionen

Wenn du ein einfaches Rechnungstool verwendest, kannst du Rechnungen wahrscheinlich problemlos erstellen, senden und speichern. Wenn du jedoch ein robusteres System mit einer größeren Bandbreite an Funktionen verwendest, kannst du auch an der Verbesserung folgender Punkte arbeiten:

• Deine Projektabwicklung durch bessere Teamarbeit und Projekt-/Aufgabenorganisation
• Deine Produktivität, indem du die Zeit erfasst, die du während des Arbeitstages für verschiedene Aufgaben und Projekte aufwendest, und deinen Zeitverbrauch später in Berichten analysierst

VORTEIL #6

Geringere Kosten

Das Erstellen von Rechnungsvorlagen von Grund auf oder das Eingeben von Daten in vorgefertigte Vorlagen kostet Zeit, und Zeit ist Geld. Mit einer Softwarelösung kannst du die Rechnungsstellung mit nur wenigen Klicks erledigen, was dir dabei viel Zeit und Geld spart, insbesondere auf lange Sicht.

So stellst du mit Clockify abrechenbare Zeit in Rechnung

Clockify ist eine Zeiterfassungssoftware, mit der du die Zeit erfassen kannst, die du für Projekte aufwendest, und dann die Beträge in Rechnung stellen kannst, die du während dieser Zeit verdienst.

Alternativ kannst du abrechenbare Artikel manuell hinzufügen und deren Menge und Preis pro Einzeleinheit direkt in den Rechnungen festlegen, die du gerade erstellst.

SCHRITT 1.

Definiere Kunden, Projekte und Aufgaben

Du kannst zunächst in deinem Clockify-Arbeitsbereich Projekte erstellen, die deine realen Projekte widerspiegeln. Ordnen sie den richtigen Kunden zu und zerlege sie in Aufgaben, um die Verwaltung zu vereinfachen (wenn du mit einem Team zusammenarbeitest, kannst du einzelnen Teammitgliedern einzelne Aufgaben zuweisen, um Verwirrung darüber zu vermeiden, wer in Zukunft an was arbeiten soll.).

Definiere die Stundensätze, die das System zur Berechnung deines Verdienstes verwenden soll (z. B. bestimmte Stundensätze für bestimmte Teammitglieder, die an diesem bestimmten Projekt arbeiten). Füge im Abschnitt „Einstellungen“ der App deine Adresse hinzu – d. h. die Adresse, die du in deinen Rechnungen verwendest und mit Kundenzahlungen verknüpfen möchtest.

SCHRITT 2.

Verfolge die Zeit, die du mit der Arbeit verbringst

Wenn du im realen Leben mit der Arbeit an einer projektbezogenen Aktivität beginnst, gehst du zur Seite „Zeiterfassung“ in deinem Clockify-Arbeitsbereich, wählst das Projekt (und die Aufgabe), an dem du arbeitest, aus dem Dropdown-Menü aus und klickst auf „Start“. Stelle immer sicher, dass die gesamte Zeit, die du in Rechnung stellen möchtest, als abrechenbar markiert ist.

Wenn du mit der Arbeit an der besagten Aktivität fertig bist, klickst du auf „Stopp“, um diesen neuen, abrechenbaren Zeiteintrag zu deiner Liste der Zeiteinträge hinzuzufügen. Alternativ kannst du diese Zeit nach Abschluss der Arbeit manuell, nach Dauer oder in einer einfachen Arbeitszeittabelle-Ansicht hinzufügen.

SCHRITT 3.

Sieh zu, wie dein Verdienst berechnet wird

Ganz gleich, ob du die Zeit während der Arbeit im Timermodus erfasst, sie manuell im manuellen Modus hinzufügst oder sie in eine Zeiterfassung einträgst,merkt sich das System deine Daten. Dazu gehören die Zeit, die du mit der Arbeit an der besagten Aktivität verbracht hast, und der Betrag, den du während dieser Zeit basierend auf deinen Stundensätzen verdient hast. Diese Daten werden dann verwendet, um dein Verdienst automatisch während der Arbeit zu berechnen.

Wenn du deinen Verdienst anzeigen möchtest, gehst du einfach zum Abschnitt „Berichte“ der App, wählst das gewünschte Projekt und den Zeitraum aus, in dem du daran gearbeitet hast. Sobald du nach diesen Parametern filterst, siehst du Verdienst und eine Übersicht über die abrechenbare Zeit, die du für dieses Projekt aufgewendet hast.

SCHRITT 4.

Rechnungen erstellen

Wenn du mit der Arbeit an diesem Projekt fertig bist, gehst du einfach zum Rechnungsbereich der App und erstellst eine neue Rechnung:

• Wähle den Kunden aus, dem du eine Rechnung stellen möchten
• Definiere die Währung
• Gib die Rechnungs-ID und/oder den Betreff an (z. B. im November und Dezember erbrachte Dienstleistungen)
• Definiere das Ausstellungsdatum für die Rechnung
• Definiere das Fälligkeitsdatum für die erwartete Zahlung (z. B. 10 Tage nach dem Ausstellungsdatum oder ein bestimmtes Datum, wie der 14. Januar)

Nachdem du die Rechnung erstellt hast, importierst du einfach deine abrechenbare Zeit oder fügst neue Artikel manuell hinzu. Du kannst die Rabatte und Steuern (in Form von Prozentsätzen) definieren, die du auf deinen in Rechnung gestellten Zwischenbetrag anwenden möchtest, und du erhältst dann automatisch deinen Gesamtrechnungsbetrag berechnet.

Füge am Ende bei Bedarf einige Begleitnotizen hinzu, lade die Rechnung als PDF herunter und sende sie an den Kunden.

SCHRITT 5.

Bewahre deine Rechnungen auf

Clockify speichert alle Rechnungen, die du erstellst. Du kannst sie beim Senden als „gesendet“ markieren. Und was noch wichtiger ist: Du kannst sie als „bezahlt“ markieren, wenn du die Zahlung vom Kunden erhältst.

Außerdem kannst du Tags hinzufügen, um einzelne Zeiteinträge als „in Rechnung gestellt“ oder „nicht in Rechnung gestellt“ zu kategorisieren. Wenn du jederzeit alte Rechnungen finden und darauf verweisen möchtest, kannst du dies mit nur wenigen Klicks tun.