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Lade dir eine kostenlose Rechnungsvorlage in deinem bevorzugten Format herunter — Google Docs, Google Sheets, Word, Excel oder PDF. Nutze sie direkt so, wie sie ist, oder passe sie individuell an deine Abrechnungsvereinbarung an.
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Transaktion zwischen einem Dienstleister und einem Kunden dokumentiert. Aus deiner Sicht (Dienstleister) handelt es sich bei dem Rechnungsbetrag um eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen – also Geld, das dir geschuldet wird. Aus Sicht des Kunden ist es eine Verbindlichkeit – eine Rechnung, die beglichen werden muss.
Jede Rechnung sollte klar ausweisen, welche Leistung erbracht wurde, wie viel sie kostet und wann die Zahlung fällig ist.
Unten findest du kostenlose, sofort einsatzbereite Rechnungsvorlagen für jedes Format und jede Abrechnungsart, sowie eine übersichtliche Aufstellung darüber, was eine professionelle Rechnung enthalten muss und wie du sie korrekt ausfüllst.
Universelle Rechnungsvorlage Rechnungsvorlage auf Stundenbasis Rechnungsvorlage für Agenturen Rechnungsvorlage für Berater Rechnungsvorlage für Kleinunternehmen Gutschrift-Vorlage Lastschrift-Vorlage Mischrechnung-Vorlage Handelsrechnung-Vorlage
Eine professionelle Rechnung muss die folgenden Felder enthalten:
Das Einbinden all dieser Felder sorgt für Transparenz, beschleunigt die Freigabe durch den Kunden und minimiert Missverständnisse.
🎓 11 Rechnungsarten, die du für dein Unternehmen kennen musst
Hier sind 5 gängige Formate für Rechnungsvorlagen:
Google Docs Rechnungsvorlagen: Das beliebteste Rechnungsformat – es ist kostenlos, von jedem Gerät aus abrufbar und lässt sich ganz einfach mit Kunden teilen. Nutze eine Rechnungsvorlage in Google Docs für eine übersichtliche, editierbare Rechnung, die du direkt in deinem Browser aktualisieren kannst.
Google Sheets Rechnungsvorlagen: Funktioniert wie Excel, liegt aber in der Cloud. Das ist die richtige Wahl, wenn du automatische Berechnungen möchtest, während du deine Rechnungsposten ausfüllst.
Word Rechnungsvorlagen: Leicht zu bearbeiten und sorgt für ein professionelles Ergebnis beim Drucken oder beim Exportieren als PDF. Rechnungsvorlagen in Word eignen sich am besten für Unternehmen, die die volle Kontrolle über Formatierung und Layout haben möchten.
Excel Rechnungsvorlagen: Die beste Wahl für komplexe Abrechnungen – variable Mengen, Stundensätze, mehrere Steuerzeilen oder Währungsumrechnungen. Formeln übernehmen hier alle Berechnungen automatisch.
PDF Rechnungsvorlagen: Das Standardformat für den Versand fertiger Rechnungen. Es fixiert die Formatierung auf allen Geräten und verhindert, dass Kunden das Dokument versehentlich bearbeiten.
Unten findest du 9 professionelle Rechnungsvorlagen für verschiedene Unternehmensarten in allen 5 oben genannten Formaten. Jede davon kann ebenso als Rechnungsvorlage für Freelancer genutzt werden.
🎓 Wie Freelancer ihre Zeit verbringen — Statistiken für 2025 (und darüber hinaus)
Die universelle Rechnungsvorlage funktioniert als Standard-, Stundennachweis-, Proforma-, Abschlags-, wiederkehrende oder überfällige Rechnung – je nachdem, wie du sie ausfüllst.
Bestens geeignet für: Jedes Dienstleistungsunternehmen, das eine einzige, zuverlässige Vorlage für die meisten Abrechnungsszenarien sucht.
⬇️ Google Sheets • Excel • Google Docs • Word • PDF
Die Rechnungsvorlage nach Stundenbasis deckt die stundenbasierte Abrechnung ab. Sie zeigt die geleisteten Arbeitsstunden, den Stundensatz und den berechneten Gesamtbetrag pro Rechnungsposten. Diese Rechnung unterstützt auch mehrere Leistungspositionen mit unterschiedlichen Sätzen – nützlich, wenn verschiedene Teammitglieder oder Dienstleistungsarten innerhalb desselben Projekts abgerechnet werden.
Bestens geeignet für: Agenturen, Berater, Anwälte, Entwickler, Designer und alle Fachkräfte, die ihren Kunden Zeit in Rechnung stellen.
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Die Rechnungsvorlage für Agenturen konzentriert sich auf projektbasierte Abrechnungen und Pauschalvergütungen. Sie unterstützt mehrere Rechnungsposten für verschiedene Dienstleistungen, abrechenbare Stunden nach Leistungsart sowie monatliche, wiederkehrende Pauschalvergütungen. Die Rechnung bietet zudem Platz für eine eindeutige Projektreferenz, sodass Kunden die Rechnung direkt ihren eigenen Unterlagen zuordnen können.
Bestens geeignet für: Marketingagenturen, Kreativstudios und PR-Agenturen, die ihre Kunden auf Projektbasis oder über einen monatlichen Retainer abrechnen.
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Die Rechnungsvorlage für Berater deckt sowohl die stundenbasierte als auch die pauschale Abrechnung für Berater ab. Sie bietet eigene Positionen für die Erstattung von Auslagen direkt neben den Dienstleistungsgebühren. Die Vorlage unterstützt sowohl die einfache Projektabrechnung als auch Mandate, die strategische Beratungsstunden mit anfallenden Spesen mischen.
Ideal für: Unabhängige Berater und Beratungsunternehmen, die Strategieprojekte, Beratungsverträge oder Projektarbeiten abrechnen – mit oder ohne erstattungsfähige Auslagen.
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Die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmen deckt alle erforderlichen Standardfelder ab – Positionen, Zahlungsbedingungen, Steuern und Gesamtsumme. Es ist eine professionelle Rechnungsvorlage ohne komplizierte Extras, die sich leicht anpassen lässt.
Ideal für: Kleinunternehmen und Einzelunternehmer, die ein klares und übersichtliches Rechnungsformat benötigen.
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Die Gutschrift-Vorlage konzentriert sich auf eine Geldgutsprache für einen Kunden – sei es für Rückerstattungen, nachträgliche Rabatte oder zur Korrektur eines Fehlers in einer vorherigen Rechnung. Sie weist immer einen negativen Gesamtbetrag auf (z. B. -200 € für eine Rückerstattung von 200 €).
Beispiel: Ein Unternehmen verkauft 10 Bürostühle an einen Kunden und stellt eine Rechnung über 1.000 € aus. Nach der Lieferung stellt der Kunde fest, dass 2 Stühle beschädigt sind, und sendet sie zurück. Du stellst daraufhin eine Gutschrift für eine Rückerstattung von 200 € aus.
Ideal für: Jedes Unternehmen, das eine Rückerstattung veranlassen oder einen Rabatt gewähren muss, nachdem die ursprüngliche Rechnung bereits versendet wurde.
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Die Lastschrift-Vorlage verwaltet die Erhöhung eines zuvor in Rechnung gestellten Betrags. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Projekt den ursprünglichen Kostenvoranschlag überschritten hat oder wenn ein Skonto für Frühzahler gewährt wurde, die Zahlung aber nicht rechtzeitig eingegangen ist. Lastschriften weisen immer einen positiven Betrag auf und erhöhen die ursprüngliche Forderung.
Beispiel: Ein Kunde genehmigt ein Festpreisprojekt für 3.000 €. In der Mitte des Projekts fordert er zusätzliche Funktionen außerhalb des ursprünglichen Rahmens im Wert von 800 € an. Du sendest ihm dann eine Lastschrift über die zusätzlichen 800 €, die zu den bereits in Rechnung gestellten 3.000 € hinzukommen.
Best for: Jede Situation, in der sich der Umfang oder die Kosten der Arbeit erhöht haben, nachdem die ursprüngliche Rechnung bereits versendet wurde.
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Die Mischrechnung-Vorlage kombiniert Gutschriften und Lastschriften über mehrere Projekte hinweg. Das ist besonders nützlich, wenn für ein Projekt ein Rabatt gewährt werden soll, während bei einem anderen Projekt eine Kostenerhöhung erforderlich ist
Ideal für: Agenturen und Berater, die mehrere laufende Projekte für denselben Kunden verwalten und bei denen Anpassungen in beide Richtungen (Gutschriften und Lastschriften) in einem einzigen Dokument verrechnet werden müssen.
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Die Handelsrechnung-Vorlage deckt alle vom Zoll geforderten Daten für internationale Sendungen ab, darunter Stückzahl, Gewicht oder Volumen, den Gesamtwert der Sendung sowie die Verpackungsart. Sie ist in den meisten Ländern zwingend erforderlich, damit Pakete vom Zoll abgefertigt werden können.
Ideal für: Unternehmen, die physische Waren über Landesgrenzen hinweg versenden.
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🎓 Projektabrechnung: Dein Leitfaden für fehlerfreie und effiziente Rechnungsstellung
Egal, ob du ein Word-Dokument, eine Google Docs-Vorlage oder eine Tabellenkalkulation verwendest – der Ablauf ist immer derselbe.
Trage deinen Namen, Firmennamen, deine Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Dies gehört ganz nach oben – so sieht der Kunde sofort, von wem die Rechnung stammt.
Trage dieselben Daten für die Person oder das Unternehmen ein, der bzw. dem du die Rechnung stellst. Stelle sicher, dass der Firmenname und die Rechnungsadresse exakt mit den Daten übereinstimmen, die dein Kunde vorliegen hat – Unstimmigkeiten hierbei sind ein häufiger Grund, warum sich Zahlungen verzögern.
Vergib eine eindeutige Rechnungsnummer, trage das Ausstellungsdatum ein und lege ein Fälligkeitsdatum fest. Wenn du mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen abrechnest, liegt das Fälligkeitsdatum genau 30 Tage nach dem Ausstellungsdatum.
Füge für jede Dienstleistung oder jedes Produkt eine Beschreibung, die Anzahl der Artikel oder die Dauer in Stunden, den Preis bzw. Stundensatz und die jeweilige Gesamtsumme der Position hinzu. Werde hierbei konkret: “Markenstrategie; 12 Stunden zu 150 €/Std” ist deutlicher als “„Beratungsdienstleistungen” und führt viel seltener zu Rückfragen.
Füge die anfallenden Steuern (z. B. Umsatzsteuer) als Prozentsatz der Zwischensumme hinzu. Wenn du einen Skonto für schnelle Zahlung anbietest, ziehe diesen hier ab.
Sorge dafür, dass der Gesamtbetrag die am besten sichtbare Zahl auf der Rechnung ist. Setze ihn in Fettdruck, erhöhe die Schriftgröße oder hinterlege ihn mit einer Hintergrundfarbe. Es sollte die erste Zahl sein, die dem Kunden ins Auge springt.
Liste die von dir akzeptierten Zahlungsmethoden auf – Banküberweisung, PayPal, Kreditkarte, Scheck – und nenne deine Bedingungen für Zahlungsverzug. Wenn du Verzugsgebühren erhebst, formuliere dies unmissverständlich.
Ein Feld für Anmerkungen kann viele Zwecke erfüllen – ein kurzes Dankeschön, eine Projektreferenz oder die Einladung, sich bei Fragen einfach zu melden. Das ist zwar optional, sorgt aber dafür, dass die Rechnung professionell und nicht nur rein geschäftsmäßig wirkt.
🎓 Vereinfache deine Abrechnung und automatisiere die Rechnungsstellung an Kunden mit Clockify
Wenn keine der oben genannten Vorlagen genau zu deinen Anforderungen passt, zeigen wir dir hier, wie du selbst eine baust.
Lege die Art der Rechnung fest: Deine Abrechnungsvereinbarung bestimmt die Struktur. Eine stundenbasierte Rechnung erfordert die Berechnung Stunden × Stundensatz, während eine Festpreisrechnung lediglich eine Leistungsposition und eine Gesamtsumme benötigt. Eine Meilenstein-Rechnung wiederum braucht eine klare Beschreibung dessen, was mit der jeweiligen Zahlung abgedeckt wird.
Wähle dein Programm: Google Docs, Google Sheets, Word und Excel eignen sich alle hervorragend zum Erstellen deiner Rechnung. Tabellenkalkulationsprogramme (Google Sheets, Excel) sind besser, wenn du automatische Berechnungen nutzen möchtest. Textverarbeitungsprogramme (Google Docs, Word) lassen sich einfacher in ein professionelles, druckfertiges Layout bringen.
Baue den Kopfbereich: Schreibe ganz oben das Wort “Rechnung” hin. Schaffe außerdem Platz für eine Betreffzeile und dein Logo (falls du eines hast).
Füge Unternehmens- und Kundendaten hinzu: Dein Name, Firmenname, deine Adresse, E-Mail-Adresse und Steuernummer sollten auf der einen Seite stehen – und dieselben Felder für deinen Kunden auf der anderen Seite. Ob nebeneinander oder untereinander, bleibt ganz dir überlassen.
Füge Rechnungsdetails und Zahlungsbedingungen hinzu: Hier erstellst du Felder für die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum, die akzeptierten Zahlungsmethoden, Regelungen zu Verzugsgebühren und eventuelle Rabattbedingungen.
Erstelle die Tabelle für die Rechnungsposten: Die benötigten Spalten sind typischerweise: Beschreibung, Datum, Menge, Stunden, Satz und Betrag. Füge für jede Dienstleistung oder jedes Produkt eine Zeile hinzu. Unterhalb der Tabelle ergänzt du Zeilen für die Zwischensumme, den Rabatt, die Steuer und den Gesamtbetrag.
Füge Formeln hinzu (nur bei Tabellenkalkulationen): Nutze in einer Tabelle Formeln, damit die Berechnungen automatisch ablaufen:
In einem Textverarbeitungsprogramm rechnest du die Beträge manuell aus, bevor du die Summen einträgst.
Füge einen Bereich für Anmerkungen hinzu: Lasse am Ende der Seite Platz für ein Dankeschön, zusätzliche Projektanmerkungen oder spezifische Zahlungshinweise.
Speichere eine Master-Kopie: Sobald die leere Vorlage fertig ist, speicherst du sie als dein Master-Dokument ab. Jedes Mal, wenn du eine Rechnung schreibst, duplizierst du diese Datei, füllst sie aus und speicherst sie unter dem Namen des Kunden und der Rechnungsnummer ab. Bearbeite niemals die Master-Datei direkt.
Rechnungsvorlagen funktionieren wunderbar, wenn du nur eine kleine Anzahl von Kunden abrechnest, deine Projekte unkompliziert sind und du die Zeit hast, alles manuell einzutragen.
An ihre Grenzen stoßen sie, wenn:
Ab diesem Punkt ist ein Tool, das die Zeiterfassung direkt mit der Rechnungsstellung verknüpft, die ideale Lösung, um Umsatzverluste zu stoppen.
Clockify von CAKE.com verfügt über eine integrierte Funktion zur Rechnungsstellung, mit der du abrechenbare Stunden direkt auf Projekte erfassen und in Kundenrechnungen umwandeln kannst. Die Rechnung zieht sich die Daten, die du ohnehin schon erfasst hast – ganz ohne manuelle Eingaben und ohne Rechenfehler.
Clockify ist eine Software zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung, die erfasste, abrechenbare Stunden direkt mit den Kundenrechnungen verknüpft. So sieht der Arbeitsablauf aus:
Du kannst dein Firmenlogo hochladen und die E-Mail-Vorlage für den Rechnungsversand anpassen. Um deine Rechnungen noch individueller zu gestalten, besuche einfach unsere Marketplace-Add-ons. Die Xero-Integration ermöglicht es dir beispielsweise, deine Clockify-Rechnungen direkt an Xero zu senden und die Zahlungsinformationen wieder an Clockify zurückzuübertragen.
Falls du weitere Fragen zu Rechnungen oder Rechnungsvorlagen hast, findest du im folgenden Abschnitt die passenden Antworten.
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die verschickt wird, bevor der Kunde bezahlt. Eine Quittung hingegen bestätigt offiziell, dass die Zahlung bereits eingegangen ist.
Das beste Rechnungsformat hängt ganz von deinen geschäftlichen Anforderungen und Vorlieben ab. Das PDF-Format eignet sich beispielsweise hervorragend für den Versand fertiger Rechnungen. Google Docs oder Word sind eine gute Wahl, wenn du die Dateien flexibel für verschiedene Kunden bearbeiten möchtest. Excel oder Google Sheets sind wiederum besser für dich geeignet, wenn du automatische Berechnungen benötigst.
Eine Rechnung kann beides sein. Du kannst deine Rechnungen beispielsweise in Word erstellen und bearbeiten. Sobald alles fertig ist, konvertierst du die finale Datei in ein PDF und sendest dieses an deinen Kunden.
Sende eine Rechnung, sobald die Arbeit abgeschlossen oder der jeweilige Meilenstein erreicht ist. Bei wiederkehrenden Retainern solltest du die Rechnungen in jedem Abrechnungszyklus immer am selben Datum verschicken.
Wenn ein Kunde nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt, sendest du eine Zahlungserinnerung oder Mahnung – ein Folgeschreiben, das sich auf das Original bezieht, den geschuldeten Betrag noch einmal nennt und eine neue Zahlungsfrist setzt. Wenn deine ursprüngliche Rechnung eine Regelung zu Verzugsgebühren enthielt, greift diese genau hier.
🎓 Statistiken zu Zahlungsverzug, die du kennen solltest
Um eine einfache Rechnung in Word zu erstellen, öffne das Programm, gehe auf Datei > Neu und suche in der Vorlagengalerie nach “„Rechnung”. Ersetze den Platzhaltertext durch deine eigenen Daten, speichere eine Kopie ab und verschicke sie. Alternativ kannst du auch eine der kostenlosen Word-Rechnungsvorlagen auf dieser Seite herunterladen – diese enthalten bereits alle erforderlichen Pflichtangaben.
Aktuell gibt es keine direkten Rechnungsvorlagen in der Vorlagengalerie von Google Docs. Die auf dieser Seite kostenlos verfügbaren Google Docs-Rechnungsvorlagen sind jedoch speziell für die Abrechnung professioneller Dienstleistungen konzipiert und enthalten bereits alle erforderlichen Pflichtangaben.
Ja, eine Google Sheets-Rechnungsvorlage berechnet dank integrierter Formeln die Zwischensummen und Gesamtbeträge automatisch, sobald Anpassungen vorgenommen werden. Wenn du mehr Details und zusätzliche Felder benötigst, kannst du eine der tabellenbasierten Vorlagen auf dieser Seite nutzen.
Eine Pro-Forma-Rechnung ist im Grunde ein Kostenvoranschlag, der vor Beginn der Arbeiten ausgestellt wird.
Eine Standard-Rechnung wird nach Abschluss der Arbeiten versendet und weist den tatsächlich geschuldeten Betrag aus.
Du solltest eine Software zur Rechnungsstellung wie Clockify von CAKE.com anstelle einer Vorlage nutzen, wenn du:
Die Funktion zur Rechnungsstellung ist im Standard-Tarif von Clockify den du 7 Tage lang kostenlos testen kannst. Clockify ist außerdem als Teil des Bundle-Angebots von CAKE.com erhältlich – zusammen mit Plaky für das Projektmanagement und Pumble für die Teamkommunikation.
