Budget und Voranschläge
Wenn du Projekte mit festen Gebühren hast, kannst du ihren Fortschritt verfolgen und einsehen, wie viel Budget ausgegeben wurde, indem Voranschläge in monetärer Hinsicht erstellt wurden. Du erhältst auch Benachrichtigungen, wenn du das Budget fast überschreitest.
Das Projektbudget ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.
Projektbudget definieren #
Um das Projektbudget festzulegen, solltest du zu einer der Registerkarten von Projekteinstellungen gehen und unter "Voranschläge" "Projektbudget" wählen:
- Du kannst das Gesamtbudget für ein Projekt mit der Option "Manuell" erstellen.
- Oder du kannst "Aufgabenbasiert" wählen und dann das Budget für jede einzelne Aufgabe im Projekt festlegen (der Gesamtfortschritt des Projekts ist immer die Summe aller seiner Aufgabenbudgets).
Sobald das Projektbudget ausgewählt wird, geben die Registerkarte “Projektstatus” und die Fortschrittsanzeige des Projekts den abrechenbaren Betrag jedes Eintrags im Projekt vs das Budget wieder, und es wird angezeigt, wie viel ausgegeben wurde und wie viel geblieben ist.
Du kannst auch auswählen, abrechenbare Ausgaben als ein Teil des Projektbudgets einzubeziehen, indem du "Budget umfasst abrechenbare Ausgaben" aktivierst.
Warnmeldungen berücksichtigen immer den Projektstatus, und sie werden gesendet, egal ob die Projektschätzung in Zeit oder im Budget erstellt wurde.
Wiederkehrende Voranschläge #
Wenn du Projekte hast, die über unterschiedliche Budgets in unterschiedlichen Zeiträumen verfügen, kannst du “Budget (oder Voranschlag) zurücksetzen” nach einem Zeitraum in der Registerkarte der Projekteinstellungen wählen, die sich unter dem Abschnitt “Voranschläge” befindet.
Projektschätzungen können für einen von diesen drei Zeiträumen zurückgesetzt werden:
- Woche (Montag ist der Standardtag)
- Monat (Standardzeitraum, der erste Tag im Monat ist der Standardtag)
- Jahr (Januar ist der Standardmonat, der 1. Tag im Monat ist der Standardtag, 00:00 ist die Standarduhrzeit)
Um das Zurücksetzen von Schätzungen auf wöchentlicher/monatlicher/jährlicher Basis festzulegen, solltest du:
- Zur Seite "Projekte" in der Seitenleiste gehen
- Registerkarte "Einstellungen" wählen
- Zum Abschnitt "Projektschätzungen" navigieren
- Schalter “Schätzung jede/-n/-s (Zeitraum) am (Datum) um (Uhrzeit) zurücksetzen” einschalten
Jetzt, wenn die Schätzung nach jeder/-m (Woche/Monat/Jahr) an jedem (Datum) um jede (Uhrzeit) zurückgesetzt wird, kehrt die Projekt-Fortschrittsanzeige auf 0% zurück.
Die Aktion kann von Admins und Besitzern durchgeführt werden und ist Projektmanagern für Projekte verfügbar, denen sie zugewiesen sind, wenn "Wer kann Stundensätze und Beträge sehen" auf "Jeder" festgelegt ist.
Wenn du den Schätzungszeitraum festgelegt hast, wird er auf alle früheren Zeiträume angewendet. Außerdem werden nur Zeiteinträge, die zum aktuell festgelegten Zeitraum gehören, im Abschnitt Erfasst vs Geschätzt des Projektstatus angezeigt.
Warnmeldungen berücksichtigen die Option zum Zurücksetzen.
Das Zeitformat in Schätzungen ist das in den Profileinstellungen festgelegte Format.
Wenn das Zurücksetzen von Schätzungen aktiviert ist:
- wird die Information über die Währung pro Zeit in der Projektschätzung definiert
- wird der Zurücksetzungszeitraum im Projekt festgelegt und angezeigt, wenn du auf ein Projekt zeigst
- mit dem aufgabenbasierten Schätzungstyp werden auch Zeitschätzung, Projektbudget, Erfasst, Betrag, Status und Fortschritt festgelegt
- wird die Änderung auf Warnmeldungen und Überwachungsprotokoll angewendet
Voranschläge in Berichten #
Im Zusammenfassungsbericht kannst du "Voranschläge anzeigen" aktivieren, damit Voranschläge und Budget für jedes Projekt und jede Aufgabe im Bericht, neben der erfassten Zeit angezeigt werden.
Du kannst den Bericht mit Schätzungen über Export auch herunterladen, oder die Schätzungszahlen teilen, wenn du einen Bericht teilst.
Exportierte Dateien haben nur dann Schätzungen, wenn die Gruppierungsebene entweder Projekt oder Aufgabe ist, oder beides. Du solltest auch beachten, dass der Schalter "Voranschläge anzeigen" aktiviert ist.
Nur Admins können Schätzungen in Berichten einsehen, teilen und herunterladen.
Berechtigungen #
Es hängt von den Optionen der Arbeitsbereichseinstellungen "Wer kann abrechenbare Sätze ansehen" und "Wer kann den Projektstatus ansehen" ab, wer das Budget sehen kann.:
- Admins können das Projektbudget für alle Projekte sehen und erstellen.
- Projektmanager können Projektbudget sehen und erstellen, nur wenn sie abrechnebare Sätze sehen dürfen. Sonst dürfen sie nur den Fortschritt sehen.
- Reguläre Benutzer können das Budget nicht erstellen. Wenn sie den Projektstatus sehen können, können sie auch den Fortschritt verfolgen. Wenn sie dazu abrechenbare Sätze sehen können, können sie auch Einblick in das genaue Budget haben.