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Budget und Voranschläge

Wenn du Projekte mit festen Gebühren hast, kannst du ihren Fortschritt verfolgen und einsehen, wie viel Budget ausgegeben wurde, indem Voranschläge in monetärer Hinsicht erstellt wurden. Du erhältst auch Benachrichtigungen, wenn du das Budget fast überschreitest.

Das Projektbudget ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Projektbudget definieren #

Um das Projektbudget festzulegen, solltest du zu einer der Registerkarten von Projekteinstellungen gehen und unter "Voranschläge" "Projektbudget" wählen:

  • Du kannst das Gesamtbudget für ein Projekt mit der Option "Manuell" erstellen.
  • Oder du kannst "Aufgabenbasiert" wählen und dann das Budget für jede einzelne Aufgabe im Projekt festlegen (der Gesamtfortschritt des Projekts ist immer die Summe aller seiner Aufgabenbudgets).

Sobald das Projektbudget ausgewählt wird, geben die Registerkarte “Projektstatus” und die Fortschrittsanzeige des Projekts den abrechenbaren Betrag jedes Eintrags im Projekt vs das Budget wieder, und es wird angezeigt, wie viel ausgegeben wurde und wie viel geblieben ist.

Du kannst auch auswählen, abrechenbare Ausgaben als ein Teil des Projektbudgets einzubeziehen, indem du "Budget umfasst abrechenbare Ausgaben" aktivierst.

Warnmeldungen berücksichtigen immer den Projektstatus, und sie werden gesendet, egal ob die Projektschätzung in Zeit oder im Budget erstellt wurde.

Wiederkehrende Voranschläge #

If you have projects that have different budgets over different time periods, you can set the Budget (or Estimate) resets after the time period you set in the project’s Settings tab located below the estimate section.

Project estimate can be reset for one of these three periods:

  • Week (Monday is default week day)
  • Month (default time period, 1st of the month is default day)
  • Year (January is default month, 1st of the month is default day, 00:00 is default hour)

To set the estimate reset on a weekly/monthly/yearly basis:

  1. Zu Projekte page in sidebar
  2. Die Registerkarte Einstellungen gehen
  3. Zu Project estimate "Bearbeiten" wählen
  4. Turn the Reset estimate every <period> on the <date> at <time> switch on

Now, when estimate resets after each <week/month/year>, on each <date> at each <time>, the progress bar for the project will return to 0%.

This action can be performed by admins and owners and is available to project managers for the projects they are assigned to when Who can see hourly rates and amounts auf Jeder.

After you set the estimate period, it is applied to all previous time periods. Also, only time entries that belong to the currently set time period will be displayed in the Tracked vs Estimated section of the project status.
Alerts also take into consideration the reset option.

Time format in the estimate is the one set in the Profile settings.

If estimate reset is turned on:

  • info about currency per time is defined in the Project estimate
  • reset period is specified on project and displayed when you hover over one project
  • with Task-based estimate type, Time estimate, Projektbudget, Tracked, Betrag, Status und Progress are also reset
  • the change is applied to Warnmeldungen und Überwachungsprotokoll

Voranschläge in Berichten #

Im Zusammenfassungsbericht kannst du "Voranschläge anzeigen" aktivieren, damit Voranschläge und Budget für jedes Projekt und jede Aufgabe im Bericht, neben der erfassten Zeit angezeigt werden.

Du kannst den Bericht mit Schätzungen über Export auch herunterladen, oder die Schätzungszahlen teilen, wenn du einen Bericht teilst.

Exportierte Dateien haben nur dann Schätzungen, wenn die Gruppierungsebene entweder Projekt oder Aufgabe ist, oder beides. Du solltest auch beachten, dass der Schalter "Voranschläge anzeigen" aktiviert ist.

Nur Admins können Schätzungen in Berichten einsehen, teilen und herunterladen.

Berechtigungen #

Es hängt von den Optionen "Wer kann abrechenbare Sätze sehen" und "Wer kann den Projektstatus ansehen" aus Arbeitsbereichseinstellungen ab, wer das Budget einsehen kann:

  • Admins können das Projektbudget für alle Projekte einsehen und erstellen.
  • Project managers can see and set project budget only if they can see billable rates. Otherwise, they can only see the progress.
  • Reguläre Benutzer können das Budget nicht erstellen. Wenn sie den Projektstatus einsehen können, können sie auch den Fortschritt verfolgen. Wenn sie dazu abrechenbare Sätze einsehen können, können sie auch Einblick in das genaue Budget haben.

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