Arbeitsbereichseinstellungen

Erfahre, wie du jede Seite in den Clockify-Arbeitsbereichseinstellungen nutzen kannst, um Arbeitsbereichs-Standards zu verwalten, Zeiterfassungs- und Arbeitszeitregeln zu konfigurieren, abrechenbare Stundensätze und Finanzen einzurichten sowie Integrationen zu aktivieren.

Nachfolgend findest du eine Übersicht über die Seiten der Arbeitsbereichseinstellungen. Klicke auf einen Seitentitel, um mehr zu erfahren:

• Allgemein: Passe die Identität des Arbeitsbereichs an, definiere Standard-Arbeitswochen-Parameter und lege das Standardverhalten für Projekte fest.
• Zeiterfassung: Richte Strukturen für Zeiteinträge, Erfassungsregeln, Arbeitszeittabellen-Genehmigungsprozesse und Mitglieder-Einstellungen ein.
• Finances:: Konfiguriere unterstützte Währungen, abrechenbare Stundensätze und Kostensätze, Ausgaben-Erfassung sowie Abrechnungsprozesse für Kunden.
• Zeitplanung: Überwache die Team-Verfügbarkeit, richte Abwesenheitsrichtlinien ein, organisiere Projektpläne und verfolge geplante Finanzkennzahlen.
• Benutzeraktivität: Aktiviere das Aktivitäts-Tracking, verfolge mobile GPS-Standortdaten, erfasse Desktop-Bildschirmaktivitäten und überprüfe System-Audit-Logs.
• Kiosk: Konfiguriere gemeinsam genutzte Stempeluhren, richte Verifizierungsmethoden für das Einstempeln ein (PIN/QR-Code) und aktiviere die Fotoerfassung.
• Sicherheit: Konfiguriere Datenspeicherorte, richte Single Sign-On (SSO) ein, erstelle benutzerdefinierte Subdomains und aktiviere die SCIM-Benutzerbereitstellung.
• Konten: Erstelle benutzerdefinierte Benutzerfelder und verwalte die Mitglieder des Arbeitsbereichs in einem zentralen Verzeichnis.
• Berechtigungen: Lege Zugriffsrechte, Verfügbarkeiten von Funktionen und administrative Optionen über verschiedene Benutzerrollen hinweg fest.
• Integrations und Add-ons: Verwalte aktive Integrationen, schalte optionale Funktionen ein oder aus und durchsuche den Marketplace.
• Import/Export: Lade externe CSV-Daten in Clockify hoch, lade vorformatierte CSV-Vorlagen herunter und exportiere Zeiteinträge des Arbeitsbereichs.

Allgemein

Die Seite „Allgemein“ ermöglicht es Admins und Arbeitsbereichsbesitzern, grundlegende Organisationsstandards zu konfigurieren – einschließlich der Identität des Arbeitsbereichs, Einstellungen zur Standardarbeitswoche und des Standardverhaltens von Projekten.

Workspace Info

Name des Arbeitsbereichs:: Zeigt deinen aktuellen Arbeitsbereich-Avatar / dein Firmenlogo und den Namen an, zusammen mit einer Bearbeiten-Schaltfläche, um diese zu ändern.

Das Hinzufügen eines Bildes oder Logos für deinen Arbeitsbereich hilft beim Branding deines Unternehmens, da dieses Bild auf Berichten und Rechnungen erscheint.

Workweek

Diese Einstellungen definieren den Arbeitsplan, die Arbeitskapazität und die Überstundenberechnung deines Teams.

• Wochenstart: Ein Dropdown-Menü, das den ersten Tag der Woche für Berichte und Arbeitszeittabellen festlegt. Dies dient als Standard für alle neuen Mitglieder, kann jedoch im Profil eines einzelnen Mitglieds überschrieben werden.
• Arbeitstage: Runde Schalter, die die Wochentage (M, D, M, D, F, S, S) darstellen und die Standard-Arbeitstage definieren. Wie beim Wochenstart ist dies ein Standard für neue Mitglieder, der individuell überschrieben werden kann.                  
• Tägliche Arbeitskapazität: Zeigt die Standardanzahl der erwarteten Arbeitsstunden pro Tag an (z. B. 8 Stunden), anpassbar über die Bearbeiten-Schaltfläche. Auch dies dient als Standard für neue Mitglieder und kann in deren Profil überschrieben werden.
• Überstunden-Berechnungszeitraum: Ein Dropdown-Menü (z. B. Täglich), das den Zeitrahmen für die Überstundenberechnung festlegt. Diese Einstellung nimmt direkten Einfluss auf die Gruppierung und Filter, die im Anwesenheitsbericht deines Arbeitsbereichs angewendet werden.

Project Preferences

Diese Schalter bestimmen, wie sich neue Projekte im Moment ihrer Erstellung verhalten.

• Standardmäßig abrechenbare Projekte: Ein Schalter, der – wenn aktiviert – alle neu erstellten Projekte und deren Zeiteinträge automatisch als abrechenbar festlegt. Du kannst die Abrechenbarkeit später in den einzelnen Projekteinstellungen weiterhin manuell anpassen.
• Standardmäßig öffentliche Projekte: Ein Schalter, der alle neuen Projekte automatisch für jeden im Arbeitsbereich sichtbar macht.

Zeiterfassung

Auf der Seite „Zeiterfassung“ kannst du Zeiteingabe-Formate anpassen, Erfassungsregeln festlegen, Genehmigungen konfigurieren und Benutzer-Einstellungen verwalten.

Tracking & Approval

• Arbeitszeittabellen-Ansicht: Aktiviert eine wöchentliche Rasteransicht zur Zeiterfassung, bei der für jeden Eintrag ein Projekt ausgewählt werden muss. Die Aktivierung bietet zudem die Option Zeiterfassung-Ansicht ausblenden, wenn Teammitglieder ihre Zeiten ausschließlich über Arbeitszeittabellen erfassen sollen.
• Pausen: Ermöglicht es Teammitgliedern, Pausenzeiten separat zu erfassen, um eine übersichtlichere Aufschlüsselung in Berichten zu erhalten. Enthält die Einstellungsoption Standard-Pausenprojekt, um erfasste Pausenzeiten automatisch einem festgelegten Projekt zuzuweisen.
• Zeitgenehmigung: Erfordert, dass Teammitglieder ihre wöchentlichen, halbmonatlichen oder monatlichen Arbeitszeittabellen an Manager oder Admins zur Überprüfung und Genehmigung übermitteln, bevor die Einträge gesperrt werden.

Time Entry Format

• Dauerformat: Steuert, wie Zeitdauern im gesamten Arbeitsbereich angezeigt werden (z. B. hh:mm:ss).
• Bezeichnungen anpassen: Ermöglicht das Umbenennen von Clockify-Standardbegriffen (wie Kunde, Projekt oder Aufgabe), um sie an die interne Sprache deines Unternehmens anzupassen.
• Benutzerdefinierte Felder für Zeiteinträge: Ermöglicht das Hinzufügen eigener Datenfelder (wie Standort, Projekt-ID oder Anhänge), damit Benutzer zu jedem Eintrag zusätzliche Metadaten erfassen können.
• Pflichtfelder für Zeiteinträge: Legt fest, welche Felder (z. B. Projekt, Aufgabe, Tag, Beschreibung oder Benutzerdefinierte Felder) ausgefüllt werden müssen, bevor ein Zeiteintrag gespeichert werden kann.
• Zeiten in Berichten runden: Konfiguriert Standard-Rundungsregeln (z. B. Aufrunden in 15-Minuten-Schritten) beim Erstellen von Arbeitsbereichs-Berichten.

Tracking Rules

• Zeiten und Ausgaben sperren: Legt eine Stichtag-Regel fest, um zu verhindern, dass Teammitglieder Zeiteinträge und Ausgaben für vergangene Datumsangaben hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
• Timer erzwingen: Deaktiviert die manuelle Eingabe sowie das Bearbeiten vergangener Zeiteinträge und verpflichtet Teammitglieder dazu, Zeiten ausschließlich über den Live-Timer (Start/Stopp) zu erfassen.

Favorites

• Project and task favorites: Allows users to mark frequently used projects and tasks so they appear at the top of selection lists for quicker time tracking.
• Favorite entries: Enables users to save recurring time entry details as shortcuts for fast, one-click reuse.

Finanzen

Die Seite „Finanzen“ enthält Einstellungen zur Verwaltung von Währungsformaten, Konfiguration von Stundensätzen (Abrechnungs- und Kostensätze) sowie zur Einrichtung von Ausgabenerfassung und Kundenabrechnung.

Data format

• Währungen: Ermöglicht das Hinzufügen und Verwalten von Währungen im gesamten Arbeitsbereich. Zeigt deine aktuelle Standardwährung an (z. B. USD) und bietet eine Option zur Verwaltung aller verfügbaren Währungen.
• Nummernformat: Legt fest, wie Zahlenwerte und Dezimaltrennzahlen im gesamten Arbeitsbereich dargestellt werden (z. B. 3.456,78).
• Währungsformat: Legt die Positionierung von Währungssymbolen und -codes im Verhältnis zu Geldbeträgen in Berichten und Einträgen fest (z. B. 123 USD).

Rates

• Abrechenbare Stunden: Aktiviert die Stundensatzberechnung, um Einnahmen einzusehen und Umsätze aus erfasster, abrechenbarer Zeit zu berechnen.
• Abrechenbarer Satz des Arbeitsbereichs: Legt den Ausweich-Stundensatz fest, der im gesamten Arbeitsbereich gilt, sofern kein spezifischer Projekt-, Aufgaben- oder Benutzersatz definiert ist.
• Kostensatz: Aktiviert die Erfassung interner Stundensätze zur Analyse von Gewinnspannen durch den Vergleich von Kundenabrechnungen mit internen Teamkosten.
• Kostensatz des Arbeitsbereichs: Legt den standardmäßigen internen Kostensatz für erfasste Stunden fest, wenn kein individueller Benutzer-Kostensatz angegeben ist. Diese Einstellung wird freigeschaltet, sobald der Kostensatz aktiviert ist.
• Aufgabensätze: Ermöglicht das Festlegen individueller Abrechnungssätze für bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten.
• Standard-Abrechenbarkeit für Aufgaben festlegen: Ermöglicht das Festlegen eines Standard-Abrechnungsstatus (abrechenbar oder nicht abrechenbar) für neu erstellte Aufgaben innerhalb eines Projekts.

Expenses

• Ausgabenerfassung: Ermöglicht das Erfassen von arbeitsbezogenen Ausgaben über Festbeträge oder Einheiten, das Hochladen von Belegen sowie das Übertragen von Ausgaben in Kundenrechnungen.
• Ausgabengenehmigung: Aktiviert einen Genehmigungsprozess für eingereichte Ausgaben auf wöchentlicher, halbmonatlicher oder monatlicher Basis. Diese Einstellung wird freigeschaltet, sobald die Ausgabenerfassung aktiviert ist.

Invoicing

• Rechnungsstellung: Schaltet die Funktion frei, Kundenrechnungen direkt aus erfassten abrechenbaren Stunden und Ausgaben zu erstellen, zu verwalten und herunterzuladen.
• Firmenadresse: Speichert die offizielle Adresse deines Unternehmens, die auf allen erstellten Rechnungen im Bereich „Rechnung von“ angezeigt wird. Diese Einstellung wird freigeschaltet, sobald die Rechnungsstellung aktiviert ist.

Zeitplanung

Die Seite „Zeitplanung“ hilft dir dabei, die Team-Verfügbarkeit zu verwalten, Projektzeitpläne zu prognostizieren und geplante Kosten zu verfolgen.

Time off

Abwesenheiten: Über diesen Schalter kannst du Abwesenheitsrichtlinien definieren und Unternehmensfeiertage einrichten. Wenn aktiviert, können Teammitglieder Urlaub beantragen, und du siehst auf einen Blick, wer abwesend ist.

Scheduling

• Projekt- und Teamplanung: Das Aktivieren dieses Schalters schaltet die Planungsfunktionen frei, mit denen du Projekte planen und Zeitpläne visualisieren kannst. Zudem erhältst du Tools zur Definition der Kapazitäten deines Teams und zur Verwaltung der allgemeinen Verfügbarkeit.
• Geplante Abrechnungs- und Kostenbeträge anzeigen: Sobald die Zeitplanung aktiviert ist, zeigt diese sekundäre Option Finanzbeträge für jede Zuweisung basierend auf den festgelegten Abrechnungs- und Kostensätzen an. Hinweis: Diese Option ist gesperrt und kann erst aktiviert werden, nachdem Projekt- und Teamplanung eingeschaltet wurde.

Benutzeraktivität

Die Seite „Benutzeraktivität“ ermöglicht Admins, Standortdaten von mobilen Benutzern zu überwachen, Bildschirmaktivitäten während erfasster Desktop-Arbeitszeiten aufzuzeichnen und ein Audit-Protokoll über Änderungen im Arbeitsbereich zu führen.

Activity monitoring

Aktivitäts-Tracking: Aktiviere das Aktivitäts-Tracking, um die aktive Zeit deines Teams, die Nutzung von Websites und Apps sowie die allgemeine Produktivität zu verfolgen.

Location tracking

GPS-Tracking: Erfasst den Standort von Teammitgliedern, wenn sie Zeit über die mobile Clockify-App (iOS & Android) erfassen.

Screenshot capturing

• Screenshot-Aufnahme: Erstellt alle 5 Minuten einen Screenshot des aktiven Bildschirms, solange der Timer in der Clockify-Desktop-Anwendung läuft.
• Hochauflösende Screenshots: Erhöht die Bildqualität und Klarheit erfasster Screenshots (kann die Dateigröße und den Speicherbedarf erhöhen). Erfordert die vorherige Aktivierung der Screenshot-Aufnahme.

Audit log

• Audit-Protokoll: Aktiviert die arbeitsbereichsweite Aufzeichnung, um spezifische Benutzeraktionen und administrative Aktivitäten zu dokumentieren.
• Alle Änderungen aufzeichnen: Ermöglicht die Auswahl, für welche Entitätstypen (Zeiteinträge, Projekte, Kunden, Tags oder Ausgaben) Erstellungs-, Aktualisierungs- und Löschvorgänge automatisch protokolliert werden. Dieser Bereich wird freigeschaltet, sobald das Audit-Protokoll aktiviert ist.

Kiosk

Der Kiosk-Bereich ermöglicht es Admins, gemeinsame Stempeluhren auf vorgesehenen Geräten einzurichten, die Mitarbeiter-Authentifizierung zu konfigurieren und die Kiosk-Sicherheit zu verwalten.

Kiosk configuration

• Kiosk: Aktiviert die Kiosk-Funktion, sodass Mitarbeiter sich über festgelegte, gemeinsam genutzte Geräte (wie ein Tablet oder einen PC vor Ort) ein- und ausstempeln können.
• Im Kiosk Projekte und Aufgaben wechselbar machen: Ermöglicht es Mitarbeitern, das Projekt und die Aufgabe, an der sie arbeiten, direkt über die Kiosk-Oberfläche auszuwählen oder zu ändern, während sie eingestempelt sind. Hinweis: Erfordert die vorherige Aktivierung von „Kiosk“.
• Anmeldung zum Starten des Kiosks erforderlich: Erfordert, dass sich ein Administrator oder Manager in seinem Konto anmeldet, bevor ein Kiosk-Link geöffnet und für das Einstempeln der Mitarbeiter bereitgestellt werden kann. Hinweis: Erfordert die vorherige Aktivierung von „Kiosk“.

Authentication

• Authentifizierung beim Einstempeln: Erfordert, dass Mitarbeiter ihre Identität beim Ein- oder Ausstempeln mit dedizierten Anmeldedaten verifizieren. Du kannst zwischen einer 4-stelligen PIN, einer 6-stelligen PIN oder einem QR-Code wählen, wobei die Einstellungen für jeden Kiosk individuell konfiguriert werden können.
• Fotoaufnahme: Macht bei jedem Ein- und Ausstempeln ein Foto des Mitarbeiters, um die Identität zu überprüfen und Missbrauch zu verhindern. Diese Anforderung kann pro Kiosk aktiviert werden.

Sicherheit

Der Bereich „Sicherheit“ ermöglicht es dir, die Datenresidenz zu verwalten, Single Sign-On (SSO) einzurichten und die Benutzerbereitstellung in deiner gesamten Organisation zu automatisieren.

Data Security

Datenregion: Ermöglicht die Auswahl des geografischen Serverstandorts, an dem deine Arbeitsbereichsdaten gespeichert werden (z. B. Global).

SSO

• Subdomain: Enables you to set up a custom workspace URL, which is required to activate Single Sign-On (SSO) for your team.               
• Anmelde-Einrichtung: Steuert die erlaubten Authentifizierungsmethoden für deinen Arbeitsbereich, einschließlich E-Mail-Anmeldung, OAuth 2.0 und SAML 2.0.
• SSO-Logo: Ermöglicht das Hochladen eines Firmenlogos, das auf der benutzerdefinierten Schaltfläche „Mit SSO anmelden“ angezeigt wird.
• SSO configuration: Connects Clockify to external identity providers (such as Google, Okta, OneLogin, or Microsoft Entra) using OAuth 2.0 or SAML 2.0 protocols.
• SCIM: Aktiviert das System for Cross-domain Identity Management (SCIM), um Benutzerkonten und Gruppen direkt über deinen Identitätsanbieter automatisch bereitzustellen, zu aktualisieren und zu deaktivieren.

Konto

Die Seite „Konten“ bietet Einstellungen für benutzerdefinierte Benutzerfelder und Mitgliederkonten in deiner gesamten Organisation.

User custom fields

• Benutzerdefinierte Benutzerfelder: Ermöglicht das Erstellen eigener Metadatenfelder (wie Abteilung, Mitarbeiter-ID oder Berufsbezeichnung), die direkt an Benutzerprofile angehängt werden. 
• Benutzerdefinierte Felder verwalten: Ein Klick auf diese Schaltfläche ermöglicht das Einrichten, Ändern oder Löschen der benutzerdefinierten Felder, die für deine Teammitglieder gelten.

Manage user accounts

• Bietet ein zentrales Verzeichnis zur Überprüfung und Verwaltung aller Mitglieder in deinem Arbeitsbereich. 
• Zeigt wichtige administrative Daten für jedes Teammitglied in mehreren Spalten an:
  
  • Name und E-Mail: Die registrierten Kontaktinformationen des Benutzers.
  • Registrierung: Das Datum, an dem der Benutzer dem Arbeitsbereich beigetreten ist oder registriert wurde.
  • API-Schlüssel: Zeigt an, ob der Benutzer einen API-Schlüssel für benutzerdefinierte Integrationen generiert hat.
  • Anmelden als: Ermöglicht es Administratoren, für die Fehlersuche oder Kontoverwaltung vorübergehend über das Konto eines anderen Benutzers auf den Arbeitsbereich zuzugreifen.

Berechtigungen

Diese Einstellungen ermöglichen es dir, genau festzulegen, was verschiedene Benutzerstufen innerhalb deines Arbeitsbereichs sehen und tun können.

• Wer Stundensätze und Beträge sehen kann: Beschränkt die Sichtbarkeit von Finanzdaten (wie Benutzer-Stundensätze und Geldbeträge) entweder nur auf Admins oder auf Jeder.
• Wer den Abrechnungsstatus von Zeiteinträgen und Ausgaben sehen und ändern kann: Steuert, ob Admins oder Jeder den Status „abrechenbar“ bzw. „nicht abrechenbar“ für erfasste Zeiten und Ausgaben einsehen und umschalten können.
• Wer Projekte und Kunden erstellen kann: Legt die erforderliche Berechtigungsstufe fest, um neue Projekte und Kunden zum Arbeitsbereich hinzuzufügen (Optionen: Admins, Admins und Projektmanager oder Jeder).
• Wer Aufgaben erstellen kann: Bestimmt, wer autorisiert ist, Aufgaben innerhalb von Projekten zu erstellen (auswählbar zwischen Admins, Admins und Projektmanager oder Jeder).
• Wer Tags erstellen kann: Legt fest, ob nur Admins oder Jeder neue Tags zur Kategorisierung von Zeiteinträgen erstellen kann.
• Reguläre Benutzer können sehen: Legt die grundlegende Sichtbarkeit erfasster Zeiten für Standardbenutzer fest. Du kannst es ihnen erlauben, alle erfassten Zeiten und Ausgaben zu sehen, sie auf Zeiten und Ausgaben in öffentlichen Projekten beschränken oder die Einsicht strikt auf ihre eigenen Zeiten und Ausgaben begrenzen.
• Benutzer können auf das Team-Dashboard zugreifen: Ein Schalter, der regulären Benutzern den Zugriff auf das Team-Dashboard des Arbeitsbereichs erlaubt oder verwehrt.
• Wer den Projektstatus sehen kann: Steuert, ob nur Admins oder Jeder den Gesamtfortschritt und den Status von Projekten einsehen kann.
• Hide pages from regular users: Hide specific navigation pages such as Projects, Team, or Reports, from regular users to simplify their interface or restrict access.
• Wer eingereichte Arbeitszeittabellen genehmigen kann: Legt fest, wer von Teammitgliedern eingereichte Stundenzettel genehmigen kann.
• Who can approve submitted expenses: Defines who can approve expenses submitted by team members
• Wer Zeiten und Ausgaben für andere bearbeiten kann: Bestimmt, wer die Berechtigung hat, Zeiteinträge und Ausgaben anderer Teammitglieder zu ändern (Optionen: Nur Admins oder Admins und Team-Manager).
• Wer Rechnungen verwalten kann: Steuert die Berechtigungen für die Rechnungsstellung. Admins verfügen standardmäßig über diese Funktion; du kannst sie optional auf bestimmte Mitglieder ausweiten.
• Wer Aufgaben erstellen und bearbeiten kann: Legt die Berechtigungsstufe fest, um Teammitglieder Projekten und Aufgaben zuzuweisen (Optionen: Admins, Admins und Projektmanager oder Jeder).
• Aktivitätsdaten-Zugriff: Für Organisationen, die die Aktivitäts-Tracking nutzen, haben Administratoren die Möglichkeit, den Zugriff auf die Seite zur Aktivitäts-Tracking ausschließlich auf Admins zu beschränken oder auf Team-Manager auszuweiten.

Integrationen und Add-ons

Die Seite „Integrationen und Add-ons“ ermöglicht es dir, die Konfiguration deiner aktuell installierten Erweiterungen zu verwalten und spezifische Integrationen ein- oder auszuschalten. 

Klicke auf die Schaltfläche Marketplace durchsuchen oben rechts, um weitere Funktionen zu entdecken und zu installieren.

Import/Export

Die Seite „Import/Export“ in deinen Arbeitsbereichseinstellungen bietet Tools zum gesammelten Hochladen externer Daten in Clockify sowie zum Herunterladen von Archiven deiner erfassten Zeiten.

Import

Ein festgelegter Drag-and-Drop-Bereich zum Importieren von Daten in deinen Arbeitsbereich. Du kannst klicken, um eine Datei von deinem Gerät auszuwählen, oder sie direkt in das Feld ziehen. 

Download template

Stellt vorformatierte CSV-Beispieldateien bereit, damit du deine Daten ganz einfach an die von Clockify benötigte Struktur anpassen kannst. Du kannst auf die entsprechenden Schaltflächen klicken, um spezifische Vorlagen für Benutzer, Kunden und Projekte sowie Arbeitszeittabellen-Daten herunterzuladen.

Data export

Ermöglicht das Herunterladen einer vollständigen Sicherungskopie aller Zeiteinträge, die im gesamten Arbeitsbereich für ein bestimmtes Kalenderjahr erfasst wurden. Wähle einfach das gewünschte Jahr aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf die Schaltfläche Zeiteinträge exportieren, um die Exportdatei zu erstellen.