Wenn du an einem Projekt mit Festpreis arbeitest, ist die Zeiterfassung entscheidend, um deine tatsächlichen Kosten zu ermitteln und die Rentabilität zu sichern. Wenn du den tatsächlichen Zeitaufwand kennst, kannst du die Genauigkeit deiner ursprünglichen Schätzungen bewerten und bessere Preise für zukünftige Aufträge festlegen.

Zum Beispiel:

Ein Projekt hat einen Festpreis und wird schätzungsweise 50 Stunden bis zum Abschluss benötigen (z. B. 20 Std. für Design, 30 Std. für Programmierung). Wenn die Arbeit letztlich 70 hours dauert – also 20 Stunden mehr als ursprünglich geschätzt – weißt du, dass du die Schätzung überschritten hast.

Die Zeiterfassung ermöglicht es dir:

Bei Bedarf mit dem Kunden über einen höheren Preis oder weniger Arbeitsumfang zu verhandeln
Genaue Daten zu nutzen, um bessere Schätzungen für zukünftige Projekte zu erstellen und so deine Rentabilität zu gewährleisten

Bevor du mit dem Projekt beginnst, konfiguriere deinen Clockify-Arbeitsbereich so, dass Zeiteinträge genau kategorisiert und erfasst werden können. Das erreichst du durch:

Erstellen von Tags, die verschiedene Arten von Aktivitäten repräsentieren (z. B. Projektmanagement).
Angabe des Kundennamens auf der Seite Kunden.

Projektschätzung manuell festlegen #

1. Gehe auf die Seite Projekte
2. Klicke auf ein Projekt
3. Klicke auf Einstellungen
4. Wähle Manuell unter Projektschätzung aus
5. Gib die Anzahl der Stunden ein

Aufgabenbasierte Schätzung festlegen #

1. Gehe zu den Projekteinstellungen
2. Wähle Aufgabenbasiert unter Projektschätzung aus
3. Lege fest, ob die Schätzung wiederholt werden soll und ob nicht-abrechenbare Zeit einbezogen wird (optional)

4. Gehe zum Tab Aufgaben
5. Lege für jede Aufgabe in der Liste eine Schätzung fest

Abrechenbaren Stundensatz für Projekte festlegen #

1. Gehe zu den Projekteinstellungen
2. Klicke auf Ändern unter Abrechenbarer Projektsatz
3. Gib den Betrag ein
4. Klicke auf Speichern

Kostensatz festlegen #

Der Kostensatz ist eine kostenpflichtige Funktion, die du durch ein Upgrade deines Arbeitsbereichs auf den Pro oder Enterprise-Plan aktivieren kannst.

1. Gehe zu den Arbeitsbereichseinstellungen
2. Aktiviere Kostensatz aktivieren unter Kosten- und Gewinnanalyse
3. Klicke auf Ändern
4. Gib den Kostensatz ein
5. Klicke auf Speichern

Tipps für genaue Schätzungen:

Achte bei der Zeiterfassung darauf, dass jeder Zeiteintrag dem richtigen Projekt und einer spezifischen Aufgabe zugeordnet ist.
Überprüfe beim Erreichen von Meilensteinen den Projektstatus, um die geschätzte Zeit mit der tatsächlich erfassten Zeit zu vergleichen.

Projektbericht erstellen #

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, nutze Berichte, um die Rentabilität zu analysieren und deine zukünftigen Arbeitsabläufe zu optimieren.

1. Gehe zu den Berichten
2. Wähle den Zusammenfassungsbericht
3. Wende die notwendigen Filter an, z. B. das Filtern nach einem bestimmten Projekt.
4. Öffne das Dropdown-Menü Alle anzeigen und stelle sicher, dass die Optionen Betrag anzeigen, Kosten anzeigen und Gewinn anzeigen ausgewählt sind.
5. Klicke auf das Dropdown-Menü Exportieren und wähle Als CSV speichern

Anhand des erstellten Berichts kannst du die Daten analysieren, um Aktivitäten zu identifizieren, die die geplante Dauer überschritten haben, die Ursache dafür finden und künftige Schätzungen sowie die Preisgestaltung verbessern.

Innerhalb der Berichte kannst du die Zahlen für Abrechnung, Kosten oder Gewinn überprüfen.

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