Abwesenheit für dein Team verwalten

Als Teammanager oder Projektmanager gehört das Verwalten von Abwesenheitsanträgen deines Teams zu deinen Schlüsselaufgaben. Du musst (je nach Berechtigung) Anträge genehmigen oder ablehnen und die Salden und die angesammelte Zeit der Teammitglieder verfolgen, um sicherzustellen, dass alles organisiert und korrekt ist. Diese Anleitung führt dich durch die Einrichtung und Verwaltung von Abwesenheitsrichtlinien und das Einreichen, Genehmigen oder Ablehnen von Abwesenheitsanträgen für dein Team.

Wichtige Funktionen und Berechtigungen #

• Arbeitsfreie Zeit ist eine kostenpflichtige Funktion, die in den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plänen verfügbar ist
• Abwesenheitsrichtlinien ermöglichen es dir, Urlaubstage, Feiertage, Krankmeldungen und andere Abwesenheitsarten sowie die entsprechenden Ansprüche und Salden zu verwalten
• Manager können Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen, basierend auf den von dir festgelegten Richtlinien (mit entsprechenden Berechtigungen).
• Als Teammanager oder Projektmanager kannst du deine eigenen Anfragen sowie die deiner Teammitglieder (mit entsprechenden Berechtigungen) auch zurückziehen oder bearbeiten

Abwesenheit beantragen #

Als Teammanager oder Projektmanager musst du verstehen, wie dein Team Urlaub beantragen kann und wie du diese Anträge verwaltest. Bei Bedarf kannst du auch im Namen deiner Teammitglieder Abwesenheit beantragen.

Schritte zum Beantragen von Abwesenheit #

1. In der Seitenleiste zur Seite Arbeitsfreie Zeit navigieren
2. Auf die Schaltfläche Abwesenheit beantragen klicken
3. Die passende Abwesenheitsrichtlinie aus dem Dropdown-Menü (z. B. Urlaub, Krankmeldung etc.) auswählen
   Du siehst, wie viele Tage/Stunden du zur Verfügung hast.
4. Das Start- und Enddatum für deine Abwesenheit auswählen
   Beachte, dass Feiertage und Wochenenden nicht auf die Abwesenheitszeit angerechnet werden.
5. Du kannst eine Notiz für den Genehmigenden hinzufügen (z. B. „Urlaub mit der Familie“).
6. Sobald alles ausgefüllt ist, klicke auf Senden

Abwesenheitsanträge für Teammitglieder verwalten #

Als Manager kannst du:

• Abwesenheitsanträge für unterstellte Benutzer genehmigen oder ablehnen (nur Teammanager)
• Deine eigenen Anfragen oder die deiner Teammitglieder (wenn sie ausstehend sind) zurückziehen
• Salden verfolgen und den Verlauf der Anträge einsehen

Abwesenheitsanträge genehmigen #

Als Manager ist eine deiner Hauptaufgaben, Abwesenheitsanträge basierend auf den von dir definierten Richtlinien zu genehmigen oder abzulehnen.

Schritte zum Genehmigen oder Ablehnen von Anträgen #

1. In der Seitenleiste zur Seite Arbeitsfreie Zeit navigieren
2. Suche im Tab Anforderungen nach dem Antrag, den du überprüfen möchtest
3. Klicke auf Genehmigen
4. Oder öffne das Dreipunkt-Menü und wähle Ablehnen
   Wenn du einen Antrag ablehnst, musst du eine Notiz mit dem Grund für die Ablehnung hinzufügen
5. Nach der Genehmigung wird der Nutzer benachrichtigt und der Urlaub wird automatisch zu seinem Saldo hinzugefügt

E-Mail-Benachrichtigungen #

Abwesenheitsanträge lösen E-Mail-Benachrichtigungen sowohl für den Nutzer, der die Abwesenheit beantragt, als auch für den Manager, der den Antrag genehmigt, aus.

• Wenn eine Anfrage gesendet wird, erhält der Manager eine Benachrichtigung
• Wenn eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird, erhalten sowohl der Antragsteller als auch sein Manager eine Benachrichtigung
• Admins erhalten Benachrichtigungen nur, wenn sie die einzigen Genehmigenden für Abwesenheitsanträge sind
• Du kannst die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen im Tab "E-Mail-Benachrichtigungen" deiner Profileinstellungen verwalten

Zugriffsberechtigungen #

Teammanager #

Als Teammanager hast du folgende Berechtigungen:

• Zugriff auf die Seite Arbeitsfreie Zeit
• Abwesenheit für dich selbst oder im Namen deines Teams beantragen
• Abwesenheitsanträge für deine Teammitglieder genehmigen oder ablehnen
• Abwesenheitsanträge zurückziehen oder bearbeiten (falls sie ausstehend sind)
• Salden und den Verlauf der Anfragen einsehen
• Berichte im CSV-/Excel-Format exportieren

Projektmanager #

Als Projektmanager hast du folgende Berechtigungen:

• Zugriff auf die Seite Arbeitsfreie Zeit
• Abwesenheit für dich selbst oder im Namen deines Teams beantragen
• Abwesenheitsanträge bearbeiten (falls sie ausstehend sind)
• Salden und den Verlauf der Anfragen einsehen

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich Abwesenheitsanträge für Nutzer außerhalb meines Teams oder Projekts genehmigen? #

Als Teammanager kannst du nur Abwesenheitsanträge für Nutzer in deinem Team genehmigen. Projektmanager können Anträge für Nutzer genehmigen, die an ihren spezifischen Projekten arbeiten. Admins können Anträge für jeden im Arbeitsbereich genehmigen.

Was passiert, wenn ein Teammitglied nicht genug Urlaub auf seinem Saldo hat? #

Wenn die Option Negativsaldo zulassen in der Richtlinie aktiviert ist, können Nutzer trotzdem Urlaub beantragen, auch wenn ihr Saldo nicht ausreicht. Du kannst die Anzahl der erlaubten negativen Stunden/Tage begrenzen. Ist diese Option nicht aktiviert, wird die Anfrage bei unzureichendem Saldo abgelehnt.

Kann ich im Namen meiner Teammitglieder Abwesenheit beantragen? #

Ja, als Teammanager oder Projektmanager kannst du Abwesenheitsanträge im Namen von Nutzern einreichen, die du verwaltest. Wenn du dies tust, wird die Anfrage einen zusätzlichen Hinweis enthalten: Anfrage durch Manager gestellt.

Werden meine Teammitglieder benachrichtigt, wenn ihr Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wird? #

Ja, Teammitglieder erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt wird. Auch Manager werden benachrichtigt, wenn Anträge eingereicht und genehmigt/abgelehnt werden.