Abwesenheit für dein Team verwalten
Als Teammanager oder Projektmanager gehört das Verwalten von Abwesenheitsanträgen deines Teams zu deinen Schlüsselaufgaben. Du musst Abwesenheitsrichtlinien erstellen, Anfragen genehmigen oder ablehnen und die Salden und Ansprüche der Teammitglieder verfolgen, um sicherzustellen, dass alles organisiert und korrekt ist. Diese Anleitung führt dich durch die Einrichtung und Verwaltung von Abwesenheitsrichtlinien und das Einreichen, Genehmigen oder Ablehnen von Abwesenheitsanträgen für dein Team.
Wichtige Funktionen und Berechtigungen #
- Arbeitsfreie Zeit ist eine kostenpflichtige Funktion, die in den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plänen verfügbar ist
- Abwesenheitsrichtlinien ermöglichen es dir, Urlaubstage, Feiertage, Krankmeldungen und andere Abwesenheitsarten sowie die entsprechenden Ansprüche und Salden zu verwalten
- Manager können Anträge basierend auf den von dir festgelegten Richtlinien genehmigen oder ablehnen
- Als Teammanager oder Projektmanager kannst du deine eigenen Anfragen sowie die deiner Teammitglieder (mit entsprechenden Berechtigungen) auch zurückziehen oder bearbeiten
Abwesenheit beantragen #
Als Teammanager oder Projektmanager musst du verstehen, wie dein Team Urlaub beantragen kann und wie du diese Anträge verwaltest. Bei Bedarf kannst du auch im Namen deiner Teammitglieder Abwesenheit beantragen.
Schritte zum Beantragen von Abwesenheit #
- In der Seitenleiste zur Seite Arbeitsfreie Zeit navigieren
- Auf die Schaltfläche Arbeitsfreie Zeit beantragen klicken
- Die passende Abwesenheitsrichtlinie aus dem Dropdown-Menü (z. B. Urlaub, Krankmeldung etc.) auswählen
Du siehst, wie viele Tage/Stunden du zur Verfügung hast. - Das Start- und Enddatum für deine Abwesenheit auswählen
Beachte, dass Feiertage und Wochenenden nicht auf die Abwesenheitszeit angerechnet werden. - Du kannst eine Notiz für den Genehmigenden hinzufügen (z. B. „Urlaub mit der Familie“).
- Sobald alles ausgefüllt ist, klicke auf Senden
Abwesenheitsanträge für Teammitglieder verwalten #
Als Manager kannst du:
- Abwesenheitsanträge für die Nutzer, die du verwaltest oder betreust, genehmigen oder ablehnen
- Deine eigenen Anfragen oder die deiner Teammitglieder (ausstehend oder genehmigt) zurückziehen
- Salden verfolgen und den Verlauf der Anträge einsehen
Abwesenheitsanträge genehmigen #
Als Manager ist eine deiner Hauptaufgaben, Abwesenheitsanträge basierend auf den von dir definierten Richtlinien zu genehmigen oder abzulehnen.
Schritte zum Genehmigen oder Ablehnen von Anträgen #
- In der Seitenleiste zur Seite Arbeitsfreie Zeit navigieren
- Anforderungen, die genehmigt werden müssen, erscheinen unter dem Tab Ausstehende Anfragen
- Auf die Anfrage klicken, die du überprüfen möchtest
- Oben rechts in der Anfrage auf Genehmigen oder Ablehnen klicken
Wenn du eine Anfrage ablehnst, kannst du eine Notiz hinzufügen, die den Grund dafür erklärt. - Nach der Genehmigung wird der Nutzer benachrichtigt und der Urlaub wird automatisch zu seinem Saldo hinzugefügt
Wenn du eine Genehmigung stornieren musst, gehe einfach im Tab Anfragen zum Dreipunkt-Menü und klicke auf Zurückziehen. Dies wird den Nutzer und alle relevanten Manager benachrichtigen.
E-Mail-Benachrichtigungen #
Abwesenheitsanträge lösen E-Mail-Benachrichtigungen sowohl für den Nutzer, der die Abwesenheit beantragt, als auch für den Manager, der den Antrag genehmigt, aus.
- Wenn eine Anfrage gesendet wird, erhält der Manager eine Benachrichtigung
- Wenn eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird, erhalten sowohl der Antragsteller als auch sein Manager eine Benachrichtigung
- Admins erhalten Benachrichtigungen nur, wenn sie die einzigen Genehmigenden für Abwesenheitsanträge sind
- Du kannst die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen im Tab "E-Mail-Benachrichtigungen" deiner Profileinstellungen verwalten
Zugriffsberechtigungen #
Teammanager #
Als Teammanager hast du folgende Berechtigungen:
- Zugriff auf die Seite Arbeitsfreie Zeit
- Abwesenheit für dich selbst oder im Namen deines Teams beantragen
- Abwesenheitsanträge für deine Teammitglieder genehmigen oder ablehnen
- Abwesenheitsanträge (ausstehend und genehmigt) zurückziehen oder bearbeiten
- Salden und den Verlauf der Anfragen einsehen
- Berichte im CSV-/Excel-Format exportieren
Projektmanager #
Als Projektmanager hast du folgende Berechtigungen:
- Zugriff auf die Seite Arbeitsfreie Zeit
- Abwesenheit für dich selbst oder im Namen deines Teams beantragen
- Abwesenheitsanträge für Projektteammitglieder genehmigen oder ablehnen
- Abwesenheitsanträge (ausstehend und genehmigt) zurückziehen oder bearbeiten
- Salden und den Verlauf der Anfragen einsehen
Häufig gestellte Fragen (FAQ) #
Kann ich Abwesenheitsanträge für Nutzer außerhalb meines Teams oder Projekts genehmigen? #
Als Teammanager kannst du nur Abwesenheitsanträge für Nutzer in deinem Team genehmigen. Projektmanager können Anträge für Nutzer genehmigen, die an ihren spezifischen Projekten arbeiten. Admins können Anträge für jeden im Arbeitsbereich genehmigen.
Was passiert, wenn ein Teammitglied nicht genug Urlaub auf seinem Saldo hat? #
Wenn die Option Negativen Saldo erlauben in der Richtlinie aktiviert ist, können Nutzer trotzdem Urlaub beantragen, auch wenn ihr Saldo nicht ausreicht. Du kannst die Anzahl der erlaubten negativen Stunden/Tage begrenzen. Ist diese Option nicht aktiviert, wird die Anfrage bei unzureichendem Saldo abgelehnt.
Kann ich im Namen meiner Teammitglieder Abwesenheit beantragen? #
Ja, als Teammanager oder Projektmanager kannst du Abwesenheitsanträge im Namen von Nutzern einreichen, die du verwaltest. Wenn du dies tust, wird die Anfrage einen zusätzlichen Hinweis enthalten: Anfrage durch Manager gestellt.
Werden meine Teammitglieder benachrichtigt, wenn ihr Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wird? #
Ja, Teammitglieder erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt wird. Auch Manager werden benachrichtigt, wenn Anträge eingereicht und genehmigt/abgelehnt werden.