Abwesenheit für dein Team verwalten

Verwalte die Abwesenheiten deines Teams, indem du Richtlinien erstellst, Anträge genehmigst und das Team-Guthaben verfolgst.

Die Verwaltung der Abwesenheiten ist ein kostenpflichtiges Feature, das in den Tarifen Standard, Pro, oder Enterprise verfügbar ist.

Funktionen des Abwesenheitsmanagements #

• Abwesenheitsrichtlinien: Definiere und verwalte verschiedene Urlaubs- und Abwesenheitsarten, wie z. B. Urlaubstage, Feiertage und Krankheitsstatus.
• Ansprüche und Guthaben: Verfolge die verbleibenden Urlaubstage oder -stunden deiner Teammitglieder für eine präzise Buchführung und passe die Salden bei Bedarf an.
• Abwesenheitsanträge verwalten: Manager können Anträge basierend auf den festgelegten Richtlinien und ihren spezifischen Berechtigungen genehmigen oder ablehnen.
• Ausstehende Anträge zurückziehen oder bearbeiten: Manager können ihre eigenen ausstehenden Abwesenheitsanträge sowie die ihrer Teammitglieder zurückziehen oder bearbeiten.

Abwesenheit beantragen #

Teammitglieder (oder Manager, die in deren Namen anfragen) sollten diese Schritte befolgen, um einen Abwesenheitsantrag einzureichen.

So beantragst du eine Abwesenheit:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Klicke auf Abwesenheit beantragen
3. Wähle die entsprechende Abwesenheitsrichtlinie aus dem Dropdown-Menü aus 
4. Wähle das Start- und Enddatum für die Abwesenheit aus
5. Füge eine kurze Notiz für den Genehmiger hinzu (optional)
6. Klicke auf Einreichen

Abwesenheitsanträge genehmigen #

Du kannst Abwesenheitsanträge basierend auf den von dir definierten Richtlinien genehmigen oder ablehnen.

So genehmigst du Abwesenheitsanträge:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Suche die ausstehenden Anträge im Tab Anträge oder verwende den Filter Ausstehend
3. Klicke beim entsprechenden Antrag auf Genehmigen

Sobald der Antrag genehmigt wurde, wird der Benutzer per E-Mail benachrichtigt und die Abwesenheit wird automatisch von seinem verfügbaren Saldo abgezogen.

Abwesenheitsanträge ablehnen #

So lehnst du Abwesenheitsanträge ab:

1. Gehe zur Seite Arbeitsfreie Zeit
2. Suche den oder die ausstehenden Anträge im Tab Anträge
3. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol auf der rechten Seite des Antrags
4. Wähle Ablehnen aus
5. Gib den Grund für die Ablehnung im Feld Notiz ein
6. Klicke auf Ablehnen

Zusätzliche Aktionen für Manager #

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Aktionen zusammen, die Managern für das Abwesenheitsmanagement zur Verfügung stehen:

• Im Namen beantragen: Team-Manager und Projekt-Manager können Abwesenheitsanträge für die von ihnen verwalteten Benutzer einreichen. Dieser Antrag enthält den Hinweis: „Antrag durch Manager erstellt.“

• Salden verfolgen: Sieh dir die aktuellen Abwesenheitssalden deiner Teammitglieder an und überprüfe den vollständigen Verlauf ihrer vergangenen Anträge.

• Bearbeiten/Zurückziehen: Du kannst alle ausstehenden Anträge für dich selbst oder für Mitglieder deines Teams zurückziehen oder bearbeiten.

Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen #

Die Zugriffs- und Genehmigungsrechte unterscheiden sich je nach Rolle eines Benutzers im Arbeitsbereich:

Rolle	Abwesenheit beantragen	Anträge genehmigen/ablehnen	Saldo/Verlauf einsehen	Anträge bearbeiten/zurückziehen
Teammanager	Selbst und Team	Ja (Nur für das eigene Team)	Ja	Ja (wenn ausstehend)
Projectmanager	Selbst und Team	Nein	Ja	Ja (wenn ausstehend)
Admin	Selbst und Team	Ja (Für alle)	Yes	Ja (wenn ausstehend)

E-Mail-Benachrichtigungen #

Benachrichtigungen stellen sicher, dass alle Beteiligten über den gesamten Prozess informiert bleiben:

• Wenn ein Antrag eingereicht wird: Der Manager erhält eine Benachrichtigung.
• Wenn ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wird: Sowohl der Antragsteller als auch der Manager erhalten eine Benachrichtigung.
• Admins erhalten nur dann Benachrichtigungen, wenn sie als alleinige Genehmiger für eine bestimmte Richtlinie festgelegt wurden.

Du kannst deine Benachrichtigungseinstellungen im Tab E-Mail-Benachrichtigungen in deinen Profileinstellungen verwalten:

1. Klicke auf dein Profilfoto (obere rechte Ecke)
2. Wähle Einstellungen
3. Gehe zu E-Mail-Benachrichtigungen
4. Aktiviere oder deaktiviere die Kontrollkästchen, um E-Mail-Benachrichtigungen ein- oder auszuschalten

Häufig gestellte Fragen (FAQ) #

Kann ich Abwesenheitsanträge für Nutzer außerhalb meines Teams oder Projekts genehmigen? #

Nein, dein Genehmigungsbereich ist durch deine Rolle begrenzt:

• Teammanager können nur Anträge von Benutzern in ihrem eigenen Team genehmigen.
• Projektmanager können nur Anträge von Benutzern genehmigen, die an ihren spezifischen Projekten arbeiten.
• Admins können Anträge für jeden im Arbeitsbereich genehmigen.

Was passiert, wenn ein Teammitglied nicht genug Urlaub auf seinem Saldo hat?

Das hängt von den Einstellungen der jeweiligen Richtlinie ab:

• Wenn die Option Negativsaldo zulassen in der Richtlinie aktiviert ist, kann der Antrag fortgesetzt werden (du kannst ein Limit für die erlaubten negativen Stunden/Tage festlegen).
• If the option is not enabled, the request will be automatically denied due to insufficient balance.

Werden meine Teammitglieder benachrichtigt, wenn ihr Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wird?

Ja, Teammitglieder erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, sobald ihre Anträge bearbeitet wurden. Manager werden ebenfalls benachrichtigt, wenn Anträge eingereicht und wenn sie verarbeitet werden.