Comment suivre le temps facturable ?

Lorsque vous facturez à l'heure, vous devez tenir compte du temps passé à travailler afin de savoir combien vous devez facturer à vos clients.

Outre le suivi des heures facturables, vous devez également suivre le temps non facturable (par exemple, les emails, les appels Skype, la préparation des factures, etc.) Vous ne pouvez pas avoir un véritable aperçu de votre situation financière si vous ne savez pas combien de temps prennent réellement les tâches.

Clockify vous aide à déterminer le nombre d'activités facturables et non facturables que vous effectuez et leur impact sur vos revenus.

Supposons que vous ayez un nouveau client et que vous souhaitiez suivre vos taux de facturation.

Voici à quoi ressemblerait votre flux de travail Clockify :

Créez des projets #

1. Définissez le taux facturable de chaque personne dans la section “Équipe” et un taux facturable par défaut dans les paramètres de l'espace de travail.
2. Ajoutez des client sur la page des clients
3. Créez un nouveau projet dans la section “Projets” et sélectionnez le client. Si vous le souhaitez, vous pouvez également configurer :
   • Des tâches, fin de pouvoir les sélectionner lors du suivi du temps et regrouper ultérieurement les entrées de temps par tâche dans les rapports
   • Des estimations, afin de pouvoir comparer le temps estimé et le temps suivi sur les projets, et l'argent budgété et l'argent dépensé
   • Les taux de facturation des projets et des tâches, afin que Clockify puisse utiliser un taux de facturation différent pour calculer ce que vous avez gagné sur un projet ou une tâche en particulier

Suivre le temps #

1. Commencez à suivre le temps lorsque vous commencez à travailler : tapez ce sur quoi vous travaillez, sélectionnez le projet, cliquez sur $ pour marquer le temps comme facturable, et lancez le minuteur.
2. Arrêtez le minuteur lorsque vous cessez de travailler et le temps sera ajouté à votre feuille de temps.
3. Lorsque vous continuez à travailler sur quelque chose, appuyez sur l'icône de lecture à côté de l'entrée de temps appropriée pour relancer le minuteur pour cette activité.
4. Lorsque vous avez une réunion avec le client, lancez le minuteur, tapez "Réunion", choisissez le projet et marquez le temps comme non facturable. En suivant le temps non facturable de cette manière, vous aurez une idée plus réaliste du temps que vous consacrez réellement au client (et pas seulement du temps que vous facturez). Vous pouvez également ajouter une balise de réunion afin de pouvoir filtrer les entrées de temps par balise dans les rapports.

Visualisez la répartition du temps dans les rapports #

1. Lorsque le moment est venu de facturer votre client à la fin du mois, allez dans le Rapport résumé, sélectionnez Ce mois, le projet (ou seulement le client si vous souhaitez facturer plusieurs projets que vous réalisez pour lui), n'affichez que les entrées de temps facturables, et cliquez sur Filtrer pour voir les entrées de temps que vous devez facturer.
2. Regroupez par projet et sous-groupez par entrée de temps pour rendre la décomposition des données plus utile.
3. Exportez le rapport avec une décomposition détaillée du temps en PDF et envoyez-le à votre client pour examen.
4. Si vous avez des clients qui veulent voir le temps que vous avez suivi à un moment donné, vous pouvez partager un rapport et envoyer le lien à votre client. Ce dernier peut alors consulter le rapport à tout moment et voir le travail accompli jusqu'à présent sur ses projets.
5. Si vous devez "pardonner" et annuler certaines entrées de temps, vous pouvez accéder au Rapport détaillé, utiliser des filtres pour trouver les entrées de temps que vous voulez annuler et les marquer comme non facturables.

Facturation du temps suivi #

1. Créez une facture pour le client
2. Importez les entrées de temps non facturées dans la facture et télécharger le PDF
3. Si vous avez des entrées de temps que vous ne voulez pas importer dans la facture : vous pouvez sélectionner une autre plage de temps, choisir les projets dont vous n'avez pas besoin ou supprimer manuellement ces entrées
4. Marquez la facture comme envoyée ou payée pour savoir son statut
5. Visualisez toutes vos factures à échéance proche et filtrez celles qui ont été payées