Inviter et gérer des utilisateurs

In Clockify, you can have an unlimited number of users. This way, your whole team can track time. In order to do that, they first need to be invited to your workspace.

Seuls les administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs dans un espace de travail et gérer leurs données (définir leur taux de facturation, les rendre inactifs et les affecter à des groupes).

Inviter les utilisateurs #

Pour inviter des utilisateurs à votre espace de travail :

1. Cliquez sur Équipe dans la barre latérale principale, à gauche
2. Cliquez sur l'onglet Ajouter un nouveau membre dans le coin supérieur droit
3. Saisissez l'adresse email de la personne que vous souhaitez inviter
4. Cliquez sur Ajouter

Pour inviter plusieurs utilisateurs à la fois, saisissez toutes les adresses emails et séparez-les par une virgule (par exemple, mark@domain.com, jane@domain.com).
Si vous utilisez un an plan gratuit, vous pouvez saisir jusqu'à 5 adresses emails en même temps (mais vous pouvez inviter un nombre illimité d'utilisateurs au total). Si vous bénéficiez d'un plan payant, il n'y a pas de limite au nombre d'adresses email que vous pouvez saisir et donc au nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter en même temps.

N'oubliez pas que les plans payants sont facturés par siège d'utilisateur. Pour en savoir plus sur la gestion des sièges d'utilisateurs et des plans payants, cliquez ici.

Si vous ne voulez pas que vos membres reçoivent l’email et qu'ils doivent d'abord tout configurer, vous pouvez décocher l'option Envoyer un email d'invitation. Ensuite, lorsque vous serez prêt, vous pourrez inviter manuellement les utilisateurs.

Inviter des utilisateurs manuellement #

Si vous avez ajouté un membre, mais qu'il n'a pas reçu d'email, vous pouvez lui envoyer l'invitation manuellement :

• Cliquez sur les trois points à côté du membre et choisissez Envoyer un email d'invitation

Les membres peuvent s'inscrire eux-mêmes et ils feront automatiquement partie de votre espace de travail (s'ils ont une invitation en attente)

Si une personne a déjà un compte Clockify, elle doit se connecter et accepter l'invitation via la notification de la cloche.

Accepter l'invitation #

1. La personne que vous avez invitée recevra un email d'invitation contenant le lien d'activation qu'elle doit cliquer
2. Après avoir cliqué sur le lien, la personne devra vérifier son adresse email
3. La personne invitée peut alors se connecter et commencer à suivre le temps pour vous

Ou bien, si une personne est invitée à votre espace de travail (et qu'elle n'a pas de compte Clockify), elle peut s'inscrire et elle fera automatiquement partie de votre espace de travail (si elle a une invitation en attente pour votre espace de travail).

Si l'utilisateur est déjà invité, il ne pourra pas créer de compte avec la même adresse email sur la page d'inscription.

Si une personne a déjà un compte Clockifyils recevront un email et une notification dans Clockify. Dans ce cas, ils doivent ouvrir la notification de la cloche dans le coin supérieur droit et cliquer sur Accepter. Ensuite, elle pourra passer à votre espace de travail et commencer à suivre le temps pour votre entreprise.

Modifier le profil de l'utilisateur #

Apart from editing user profile with the Control accounts, you can also do it on the Team page.
Make all sorts of modifications of your team members’ profiles including changing profile photo, personal info, week start, working days and daily work capacity.

Pour modifier le profil d'un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur les 3 points situés à côté de la personne dont vous souhaitez modifier le profil
3. Apportez des modifications :
   • Photo du profil
   • Nom/email de l'utilisateur
   • Début de la semaine de l’utilisateur
   • Définir les jours de travail
   • Capacité de travail quotidienne de l'utilisateur

Désigner un administrateur #

Seul le propriétaire peut retirer le rôle d'administrateur à quelqu'un, transférer la propriété à un autre utilisateur et supprimer l'espace de travail.

Faire de quelqu'un un administrateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur l'onglet +Rôle à côté de la personne que vous souhaitez nommer administrateur
3. Cochez la case Admin
4. Enregistrez les modifications

Pour retirer le rôle d'administrateur à une personne, décochez la case Admin. Seul le propriétaire de l'espace de travail peut supprimer le rôle d'administrateur.

Désigner un propriétaire #

Pour faire de quelqu'un un propriétaire, le propriétaire actuel doit :

1. Cliquez sur les trois points situés à côté du nom de l'utilisateur
2. Cliquez sur Transférer la propriété
3. Confirmez l'action

Pour en savoir plus sur les autres rôles de gestionnaire et sur la manière d'accorder des droits de gestionnaire aux utilisateurs, cliquez ici.

Désactiver et supprimer un utilisateur #

Lorsque vous supprimez ou désactivez un utilisateur, il ne pourra plus voir et suivre le temps passé sur votre espace de travail et n'apparaîtra plus sur la page “Équipe”.
La différence entre la suppression et la désactivation est que vous pouvez activer un utilisateur quand vous le souhaitez, sans qu'il ait besoin d'accepter l'invitation de l'espace de travail.

Si l'utilisateur est désactivé du seul espace de travail qu'il utilisait, il sera déconnecté et redirigé vers la page de connexion pour créer un autre espace de travail. S'il utilise plus d'un espace de travail, il pourra se connecter à l'autre espace de travail dont il est membre.

Pour désactiver un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur trois points à côté de la personne que vous voulez désactiver/supprimer
3. Sélectionnez Désactiver

Une fois que l'utilisateur n'est plus actif, vous pourrez le supprimer. Pour supprimer un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur trois points next to the inactive user
3. Sélectionnez Supprimer l'utilisateur

Les utilisateurs ne peuvent être supprimés qu'une fois qu'ils sont désactivés. De plus, lorsqu'un utilisateur est désactivé, son minuteur actuel est arrêté (si il est en cours).
Les entrées de temps des utilisateurs supprimés/inactifs seront conservées, mais vous ne pourrez pas filtrer les rapports en fonction de ces utilisateurs. Vous pouvez voir leur temps dans le rapport résumé lorsque vous le regroupez par utilisateur.
Les données relatives aux congés des utilisateurs supprimés sont en outre définitivement perdues, même s'ils sont réintégrés.

Pour activer de nouveau un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Sélectionnez Afficher tous ou Afficher les utilisateurs inactifs dans le menu déroulant
3. Sélectionnez Activer

Une fois qu'un utilisateur est activé, il peut se connecter et suivre son temps comme d'habitude (bien qu'il ne reçoive pas d'email ou de notification de son activation).

Tous les noms d'utilisateurs inactifs seront barrés.