Inviter et gérer des utilisateurs

Pour ajouter des membres à votre équipe ou à votre organisation, vous devez d'abord les inviter à rejoindre votre espace de travail.

Pour savoir comment inviter et gérer des utilisateurs dans Clockify, regardez la vidéo et suivez les instructions ci-dessous.

Inviter des utilisateurs #

Pour inviter des utilisateurs à votre espace de travail :

1. Cliquez sur Équipe dans la barre latérale principale, à gauche
2. Cliquez sur Ajouter un nouveau membre/Ajouter un membre à part entière (si le kiosque est activé) dans le coin supérieur droit
3. Saisissez l'adresse email de la personne que vous souhaitez inviter
4. Cliquez sur Envoyer l'invitation

Pour inviter plusieurs utilisateurs à la fois, saisissez toutes les adresses emails et séparez-les par une virgule (p. ex. mark@domain.com, jane@domain.com).

Si vous utilisez une formule gratuite, vous pouvez inviter jusqu’à 5 utilisateurs. Si vous disposez d’une formule payante, il n’y a aucune limite au nombre d’adresses email que vous pouvez saisir et, par conséquent, au nombre d’utilisateurs que vous pouvez inviter en même temps.

Inviter des utilisateurs manuellement #

Si vous avez ajouté un membre, mais qu'il n'a pas reçu d'email, vous pouvez lui envoyer l'invitation manuellement :

• Cliquez sur les trois points à côté du membre et choisissez Envoyer un email d’invitation

Les membres peuvent s'inscrire eux-mêmes et ils feront automatiquement partie de votre espace de travail (s'ils ont une invitation en attente)

Accepter l'invitation #

1. La personne que vous avez invitée recevra un email d'invitation contenant le lien d'activation qu'elle doit cliquer
2. Après avoir cliqué sur le lien, la personne devra vérifier son adresse email
3. La personne invitée peut alors se connecter et commencer à suivre le temps pour vous

Si quelqu’un est invité à votre espace de travail et n’a pas de compte Clockify, il peut s’inscrire et rejoindre automatiquement votre espace de travail (s’il a une invitation en attente). Par conséquent, son compte CAKE.com sera également créé.

Si une personne a déjà un compte Clockify, ils recevront un email et une notification dans Clockify. Dans ce cas, ils doivent ouvrir la notification de la cloche dans le coin supérieur droit et cliquer sur Accepter. Ensuite, elle pourra passer à votre espace de travail et commencer à suivre le temps pour votre entreprise.

Révoquer l’invitation d’un utilisateur #

Si l’utilisateur n’a pas encore accepté l’invitation et que vous souhaitez le retirer de votre espace de travail Clockify, vous pouvez le faire sans quitter l’appli. 

Pour révoquer l’invitation d’un utilisateur : 

1. Allez sur la page Équipe
2. Cliquez sur le menu à trois points
3. Sélectionnez l’option Révoquer l’invitation

Une fois l’action confirmée, l’invitation est révoquée et l’utilisateur précédemment invité n’apparaît plus sur la page de l’équipe.

Si l’utilisateur tente d’accepter l’invitation après sa révocation, il sera redirigé vers la page d’accueil où il sera informé que l’invitation a expiré.

Filtrer les utilisateurs #

La page Équipe vous permet d’avoir un meilleur aperçu des membres de votre équipe et de leurs données de suivi. Trouvez rapidement des utilisateurs spécifiques et appliquez des filtres pour affiner votre liste d’équipe et personnaliser les colonnes du tableau afin d’afficher les informations les plus pertinentes pour vos besoins.

Pour filtrer les utilisateurs dans votre espace de travail :

1. Sur la page Équipe, recherchez la barre de filtrage en haut du tableau des membres
2. Cliquez pour ouvrir les options de filtrage et sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser (p. ex. rôle, groupe, début de semaine, même par les champs personnalisés)
3. Sélectionnez les valeurs spécifiques pour chaque filtre que vous avez sélectionné
4. Cliquez sur Appliquer le filtre pour mettre à jour le tableau avec vos résultats filtrés 

Effacez les filtres pour réinitialiser votre affichage.

Personnaliser l’affichage de son tableau #

En tant que propriétaire ou administrateur, vous pouvez personnaliser votre tableau d’équipe :

• Ajouter/supprimer des filtres : Ajustez les filtres qui apparaissent dans votre barre de filtrage
• Sélectionner/désélectionner des colonnes : Choisissez les colonnes qui sont visibles dans le tableau
• Trier les colonnes : Triez les données par colonnes contenant le plus de valeurs uniques (p. ex. taux facturable, taux de coût, rôle, début de semaine, capacité de travail quotidienne)

Si les taux facturables ou les taux de coût sont désactivés dans votre espace de travail, puis réactivés, ils seront automatiquement sélectionnés dans le sélecteur de filtre pour faciliter leur accès.

Modifier le profil de l'utilisateur #

Outre la modification des profils d’utilisateurs à travers la gestion des comptes, vous pouvez également le faire sur la page Équipe.
Vous pouvez apporter des modifications aux profils des membres de votre équipe, notamment le début de la semaine, les jours de travail et la capacité de travail journalière.

Pour modifier le profil d'un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur les 3 points situés à côté de la personne dont vous souhaitez modifier le profil
3. Apportez des modifications :
   • Début de la semaine de l’utilisateur
   • Définir les jours de travail
   • Capacité de travail quotidienne de l'utilisateur
   • Chef d’équipe désigné
   • Tous les champs personnalisés actifs

Si vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les données utilisateur dans la fenêtre Modifier le profil, vous pouvez également modifier ces mêmes données directement dans le tableau, si la colonne correspondante est visible dans votre affichage.

Pour modifier les données utilisateur dans le tableau :

1. Accédez à la colonne qui affiche les données utilisateur que vous souhaitez modifier (p. ex. les jours ouvrables de l’utilisateur) 
2. Cliquez sur les données
3. Modifiez les données dans la fenêtre qui s’affiche

Désigner un administrateur #

Pour faire de quelqu’un un administrateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur +Rôle à côté de la personne que vous souhaitez nommer administrateur
3. Cochez la case Admin
4. Enregistrez les modifications

Pour les retirer de la liste des administrateurs, décochez la case Admin.

Désigner un propriétaire #

Pour faire de quelqu'un un propriétaire, le propriétaire actuel doit :

1. Cliquez sur les trois points situés à côté du nom de l'utilisateur
2. Cliquez sur Transférer la propriété

Vous serez redirigé vers la page Membres de votre compte CAKE.com où vous pourrez effectuer cette opération.

Désigner un chef d’équipe #

Améliorez la gestion de votre équipe en affectant des chefs d’équipe directement à des utilisateurs individuels ou à des groupes entiers.

Attribuer à des utilisateurs #

En tant qu’administrateur, attribuez un chef d’équipe à n’importe quel utilisateur. Cela permet au chef d’équipe de superviser le temps de travail et les présences de cet utilisateur.

Attribuer à des groupes #

En tant qu’administrateur/propriétaire, attribuez ou supprimez des chefs d’équipe à partir des groupes dans l’onglet Groupe.

Désactiver et supprimer un utilisateur #

N’oubliez pas que la désactivation et la suppression d’utilisateurs sont deux opérations distinctes.

Lorsque vous désactivez un utilisateur, vous suspendez temporairement sa connexion, son accès à l’appli et toutes ses opérations de facturation. Cependant, toutes ses données sont conservées, y compris son activité et son historique.

Si un utilisateur est supprimé, son compte et toutes les données qui y sont associées sont supprimés de l’espace de travail.

Désactiver l’utilisateur #

Lorsque vous désactivez un utilisateur, celui-ci ne pourra plus consulter ni enregistrer son temps de travail dans l’espace de travail et n'apparaîtra plus sur la page Équipe.

Pour désactiver un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur les trois points à côté de la personne que vous voulez désactiver/supprimer
3. Sélectionnez Désactiver

Une fois que l'utilisateur n'est plus actif, vous pourrez le supprimer.

Supprimer l'utilisateur #

L’utilisateur supprimé est définitivement retiré de l’espace de travail et de l’appli Clockify, ainsi que toutes ses données.

Pour supprimer un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Recherchez le membre que vous souhaitez supprimer
3. Ouvrez le menu des trois points et cliquez sur Supprimer l’utilisateur

Vous serez redirigé vers le profil de l’utilisateur sur la page Membres de votre compte d’organisation CAKE.com. Vous pourrez y effectuer l’opération.

ou

1. Accédez au sélecteur d’applis dans le coin supérieur gauche de l’écran 
2. Choisissez votre compte CAKE.com
   

Vous serez redirigé vers votre compte CAKE.com, où vous pourrez effectuer les modifications.

Important à noter #

Si l'utilisateur est désactivé du seul espace de travail qu'il utilisait, il sera déconnecté et redirigé vers la page de connexion pour créer un autre espace de travail. S'il utilise plus d'un espace de travail, il pourra se connecter à l'autre espace de travail dont il est membre.

Les saisies de temps des utilisateurs supprimés/inactifs seront conservées, mais vous ne pourrez pas filtrer les rapports en fonction de ces utilisateurs. Vous pouvez voir leur temps dans le rapport résumé lorsque vous le regroupez par utilisateur.
Les données relatives aux congés des utilisateurs supprimés sont en outre définitivement perdues, même s’ils sont réintégrés.

Réactiver l'utilisateur #

Pour réactiver un utilisateur :

1. Allez à la page Équipe
2. Sélectionnez Afficher tous ou Afficher les utilisateurs inactifs dans le menu déroulant
3. Sélectionnez Activer

Une fois qu’un utilisateur est activé, il peut se connecter et suivre son temps comme d’habitude (bien qu’il ne reçoive pas d’email ou de notification de son activation).

Tous les noms des utilisateurs inactifs seront barrés.