Como rastrear o tempo com uma equipe?

Em empresas que fazem muito trabalho com clientes, é essencial controlar o tempo. Assim, os gerentes podem acompanhar quanto tempo a empresa gasta em cada projeto, o que é importante para o faturamento, folha de pagamento e acompanhamento da produtividade.

Este artigo cobre uma variedade de ferramentas do Clockify que não estão disponíveis no mesmo plano de assinatura.

O Clockify vai mostrar:

• Tempo que cada integrante da equipe gasta em um projeto
• Atividade registrada de cada pessoa da equipe
• Tempo total investido em um projeto

Veja como você pode configurar o Clockify para que sua equipe possa controlar o tempo:

Criar e configurar o seu espaço de trabalho #

1. Se você administra uma empresa de pequeno porte, um espaço de trabalho é suficiente. Mas se você possui uma empresa maior, você pode usar vários espaços de trabalho para evitar que as tarefas se misturem (já que cada espaço de trabalho tem suas próprias configurações, funcionários, entradas de tempo e tudo mais). Você pode ir para o espaço de trabalho e criar um espaço de trabalho novo para cada departamento ou subsidiário da empresa.
2. Nas configurações do espaço de trabalho, carregue o logotipo da sua empresa e configure permissões. Dependendo de qual é a política de privacidade da sua empresa, você pode tornar tudo público ou privado. Por exemplo, você pode limitar os direitos de criação de projetos apenas aos administradores da área de trabalho para manter as coisas organizadas ou ocultar as taxas faturáveis se forem informações confidenciais.
3. Defina os grupos (por exemplo, designers, gerentes) para que você possa atribuir equipes inteiras a um projeto em vez de adicionar cada pessoa uma a uma; então, quando alguém chega/sai, você pode simplesmente adicioná-lo/removê-lo do grupo em vez de passar por cada um dos projetos.
4. Defina as etiquetas para que as pessoas possam entradas de tempo com o tipo de atividade que estão fazendo. Em seguida, você pode gerar relatórios e filtrar por etiquetas se quiser saber quanto tempo as atividades levam.
5. Adicione clientes. Se você não trabalha com clientes, poderá usar esta função para outra coisa (por exemplo, alguma atividade) para facilitar a categorização, pois todas as entradas de tempo são categorizadas por cliente e projeto, onde um projeto pode ter um cliente, mas um cliente pode ter vários projetos.

Convide a sua equipe #

1. Convide usuários acessando a seção Equipe, inserindo e-mails para cada membro da equipe e adicionando-os. Depois de convidar um membro da equipe, ele precisa clicar no botão Aceitar convite no e-mail que receber. Depois disso, ele irá para o formulário Inscrever-se, onde precisa inserir seu nome completo. Depois de aceitar o convite na próxima etapa, ele será adicionado ao espaço de trabalho para o qual foi convidado e poderá começar a monitorar o tempo.
2. Definir quem pertence a qual equipe a seção Equipe. Uma pessoa pode estar em várias equipes ou em nenhuma. Você também pode definir valores por hora pessoais se cobrar dos clientes taxas diferentes, dependendo de quem trabalha em quê (por exemplo, um desenvolvedor sênior pode ter uma taxa mais alta do que um junior).

Definir projetos #

1. Crie um projeto, atribua um cliente e adicione tarefas (e atribua funcionários a elas, se necessário) para que as pessoas possam acompanhar o tempo em relação a projetos e tarefas.
2. Adicione membros da equipe a projetos privados. Todos podem acessar projetos públicos, mas se forem privados, os usuários terão que ser atribuídos manualmente. Você pode adicionar membros um por um ou em massa por meio de grupos.
3. Agora que tudo está configurado, sua equipe pode começar a rastrear o tempo para cada projeto. Eles podem iniciar um cronômetro ou adicionar tempo manualmente no final do dia. Para cada entrada de tempo, eles podem adicionar um projeto/tarefa, status de cobrança e descrever no que estão trabalhando em uma frase curta. Eles também podem adicionar etiquetas se você tiver um fluxo de trabalho específico para organizar dados (por exemplo, usar etiquetas para descrever o tipo de atividade).

Relatórios de uso #

1. Para faturar seus clientes no final do mês: vá para Relatório resumido, filtre por cliente e cobrança, selecione Este mês para o período de tempo, agrupe entradas de tempo por projeto e subgrupo por tarefa (ou entrada de tempo) e exporte os resultados . Ou, se seu cliente quiser verificar quanto tempo você trabalhou em algum momento, compartilhe o relatório e envie o link para que seu cliente possa gerar relatórios rapidamente.
2. Você e sua equipe podem usar o Relatório detalhado para ver entradas de tempo que não têm dados, por exemplo, entradas que não têm descrição ou um projeto, e preencher os dados que faltam. Isso tornará seus relatórios muito mais precisos. Você pode filtrar entradas (assim como no relatório resumido), a única diferença é que você pode editar diretamente as entradas de tempo no relatório detalhado (enquanto no relatório resumido você pode apenas visualizá-las e agrupá-las).

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