¿Cómo controlar el tiempo con un equipo?

En las empresas que hacen mucho trabajo con clientes, todos necesitan hacer un seguimiento de tiempo. Entonces, los gerentes pueden controlar cuánto tiempo la empresa invierte en cada proyecto, lo que es importante para la facturación, la nómina y el seguimiento de la productividad.

Este artículo cubre una variedad de funciones de Clockify que no están disponibles en el mismo plan de suscripción.

Clockify te puede mostrar:

• El tiempo que cada miembro del equipo pasa en un proyecto
• Actividad registrada de cada miembro de equipo
• El tiempo total invertido en un proyecto

A continuación, te indicamos cómo puedes configurar Clockify para que tu equipo pueda realizar un seguimiento del tiempo:

Crea y configura tu espacio de trabajo #

1. Si diriges una pequeña empresa, un espacio de trabajo es suficiente. Pero si tienes una empresa más grande, puedes usar múltiples espacios de trabajo para evitar que las cosas se mezclen (puesto que cada espacio de trabajo tiene su propia configuración, miembros, entradas de tiempo y todo lo demás). Puedes ir a Espacios de trabajo y crear un nuevo espacio para cada departamento o sucursal de la empresa.
2. In workspace settings, upload your company logo and set up permissions. Depending on what’s your company’s privacy policy, you can make everything public or private. For example, you can limit project creation rights to only workspace administrators to keep things tidy or hide billable rates if that’s sensitive information.
3. Define grupos (por ejemplo, diseñadores, gerentes) para poder asignar equipos enteros a un proyecto en vez de añadir cada persona una por una; así que, cuando alguien llegue o se vaya, podrás añadirlo/eliminarlo del grupo en lugar de tener que pasar por cada uno de los proyectos.
4. Define etiquetas para que la gente pueda clasificar las entradas de tiempo con el tipo de actividad que están realizando. Entonces, puedes ejecutar informes y filtrar por etiqueta si quieres saber cuánto tiempo las actividades toman.
5. Añade clientes. Si tu negocio no trabaja con clientes, puedes usar esta función para otra cosa (por ejemplo, alguna actividad) para facilitar la clasificación puesto que todas las entradas de tiempo se clasifican por cliente y proyecto, donde el proyecto puede tener solo un cliente, pero un cliente puede tener varios proyectos.

Invita a tu equipo #

1. Invite users by going to the Team section, entering emails for each team member, and adding them. After you invite a team member, they need to click the Accept invite button in the email they get. After that, they’ll jump to the Sign up form where they need to enter their full name. After they accept the invite in the next step, they’ll be added to the workspace they’d been invited to and can start tracking time.
2. Establece quién pertenece a qué equipo en la sección de Equipo. Una persona puede estar en varios equipos o en ninguno. También puedes establecer tarifas facturables personales si cobras diferentes tarifas a diferentes clientes, dependiendo de quién trabaja en qué (por ejemplo, un desarrollador senior puede tener una tarifa más alta que un junior).

Establece proyectos #

1. Crea un proyecto, asigna un cliente y añade tareas (y asigna personas a ellas si hace falta) para que la gente pueda seguir el tiempo según proyectos y tareas.
2. Añade miembros del equipo a un proyecto privado.Todos pueden acceder a proyectos públicos, pero si son privados, los usuarios tienen que ser asignados manualmente. Puedes añadir miembros individuales uno por uno, o en masa a través de grupos.
3. Now that all is set up, your team can start tracking time per project. They can start a timer, or add time manually at the end of the day. To each time entry, they can add a project/task, billability status and describe what they’re working on in one short sentence. They can also add tags if you have a specific workflow for organizing data (e.g. use tags to describe type of activity).

Utilizar informes #

1. To invoice your clients at the end of the month: go to Summary report, filter out by client and billability, select This Month for the time period, group time entries by project and subgroup by task (or time entry), and export the results. Or, if your client wants to check how much time you’ve worked at any point, share the report and send the link to your client so they can generate reports on-the-fly.
2. Tú y tu equipo podéis usar el informe Detallado para ver las entradas de tiempo a quienes les faltan datos, por ejemplo, las entradas que no tienen una descripción o un proyecto, y rellenar la información faltante. Esto hará que tus informes sean más precisos. Puedes filtrar entradas (como en un informe Resumido), la única diferencia es que en el informe Detallado puedes editar las entradas de tiempo directamente (mientras que en el Resumido solo las puedes ver y agrupar).

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