¿Cómo controlar el tiempo con un equipo?

En las empresas que hacen mucho trabajo con clientes, todos necesitan hacer un seguimiento de tiempo. Entonces, los gerentes pueden controlar cuánto tiempo la empresa invierte en cada proyecto, lo que es importante para la facturación, la nómina y el seguimiento de la productividad.

Este artículo cubre una variedad de funciones de Clockify que no están disponibles en el mismo plan de suscripción.

Clockify te puede mostrar:

• El tiempo que cada miembro del equipo pasa en un proyecto
• Actividad registrada de cada miembro de equipo
• El tiempo total invertido en un proyecto

A continuación, te indicamos cómo puedes configurar Clockify para que tu equipo pueda realizar un seguimiento del tiempo:

Crea y configura tu espacio de trabajo #

1. Si diriges una pequeña empresa, un espacio de trabajo es suficiente. Pero si tienes una empresa más grande, puedes usar múltiples espacios de trabajo para evitar que las cosas se mezclen (puesto que cada espacio de trabajo tiene su propia configuración, miembros, entradas de tiempo y todo lo demás). Puedes ir a Espacios de trabajo y crear un nuevo espacio para cada departamento o sucursal de la empresa.
2. En la configuración del espacio de trabajo, carga el logotipo de tu empresa y configura los permisos. Dependiendo de cuál sea la política de privacidad de tu empresa, puedes hacer que todo sea público o privado. Por ejemplo, puedes limitar los derechos de creación de proyectos solo a los administradores del espacio de trabajo para mantener las cosas ordenadas u ocultar las tarifas facturables si se trata de información confidencial.
3. Define grupos (por ejemplo, diseñadores, gerentes) para poder asignar equipos enteros a un proyecto en vez de añadir cada persona una por una; así que, cuando alguien llegue o se vaya, podrás añadirlo/eliminarlo del grupo en lugar de tener que pasar por cada uno de los proyectos.
4. Define etiquetas para que la gente pueda clasificar las entradas de tiempo con el tipo de actividad que están realizando. Entonces, puedes ejecutar informes y filtrar por etiqueta si quieres saber cuánto tiempo las actividades toman.
5. Añade clientes. Si tu negocio no trabaja con clientes, puedes usar esta función para otra cosa (por ejemplo, alguna actividad) para facilitar la clasificación puesto que todas las entradas de tiempo se clasifican por cliente y proyecto, donde el proyecto puede tener solo un cliente, pero un cliente puede tener varios proyectos.

Invita a tu equipo #

1. Invita a usuarios yendo a la sección de Equipo, introduciendo correos electrónicos para cada miembro del equipo y añadiendoles. Después de invitar a un miembro del equipo, él/ella debe hacer clic en el botón Aceptar invitación en el correo electrónico que recibe. Después de eso, saltará al formulario de Registro donde deberá introducir su nombre completo y contraseña. Después de que acepte la invitación en el siguiente paso, se añadirá al espacio de trabajo al que fue invitado y podrá comenzar a controlar el tiempo.
2. Establece quién pertenece a qué equipo en la sección de Equipo. Una persona puede estar en varios equipos o en ninguno. También puedes establecer tarifas facturables personales si cobras diferentes tarifas a diferentes clientes, dependiendo de quién trabaja en qué (por ejemplo, un desarrollador senior puede tener una tarifa más alta que un junior).

Establece proyectos #

1. Crea un proyecto, asigna un cliente y añade tareas (y asigna personas a ellas si hace falta) para que la gente pueda seguir el tiempo según proyectos y tareas.
2. Añade miembros del equipo a un proyecto privado.Todos pueden acceder a proyectos públicos, pero si son privados, los usuarios tienen que ser asignados manualmente. Puedes añadir miembros individuales uno por uno, o en masa a través de grupos.
3. Ahora que todo está configurado, tu equipo puede empezar con el control de tiempo por cada proyecto. Pueden iniciar el temporizador o añadir tiempo manualmente al final del día. Para cada entrada de tiempo, pueden añadir un proyecto/tarea, estado de facturabilidad y describir en qué están trabajando en una oración corta. También pueden añadir etiquetas si tenéis un flujo de trabajo específico para la organización de datos (por ejemplo, si utilizáis etiquetas para describir un tipo de actividad).

Utilizar informes #

1. Para facturar a tus clientes al final del mes: ve al Informe resumido, filtra por cliente y facturabilidad, selecciona Este mes como el período de tiempo, agrupa las entradas de tiempo por proyecto y subgrúpalas por tarea (o entrada de tiempo) y exporta los resultados. O bien, si tu cliente quiere comprobar cuánto tiempo has trabajado en cualquier momento, comparte el informe y envía el enlace a tu cliente para que pueda generar informes sobre la marcha.
2. Tú y tu equipo podéis usar el informe Detallado para ver las entradas de tiempo a quienes les faltan datos, por ejemplo, las entradas que no tienen una descripción o un proyecto, y rellenar la información faltante. Esto hará que tus informes sean más precisos. Puedes filtrar entradas (como en un informe Resumido), la única diferencia es que en el informe Detallado puedes editar las entradas de tiempo directamente (mientras que en el Resumido solo las puedes ver y agrupar).

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