Comment suivre le temps passé avec une équipe ?

Dans les entreprises qui travaillent beaucoup avec des clients, tout le monde a besoin de suivre le temps. Les responsables peuvent ainsi savoir combien de temps l'entreprise consacre à chaque projet, ce qui est important pour la facturation, la paie et le suivi de la rentabilité.

Cet article couvre une variété de fonctionnalités de Clockify qui ne sont pas disponibles dans le même plan d'abonnement.

Clockify peut vous montrer :

• Le temps que chaque membre de l'équipe passe sur un projet
• L'activité enregistrée de chaque membre de l'équipe
• Le temps total investi dans un projet

Voici comment vous pouvez configurer Clockify pour que votre équipe puisse suivre son temps :

Créez et configurez votre espace de travail #

1. Si vous dirigez une petite entreprise, un seul espace de travail suffit. Mais si vous êtes une plus grande entreprise, vous pouvez utiliser plusieurs espaces de travail pour éviter que les choses ne se mélangent (car chaque espace de travail a ses propres paramètres, membres, entrées de temps et tout le reste). Vous pouvez accéder aux espaces de travail et créer un nouvel espace de travail pour chaque département ou filiale de l'entreprise.
2. In workspace settings, upload your company logo and set up permissions. Depending on what’s your company’s privacy policy, you can make everything public or private. For example, you can limit project creation rights to only workspace administrators to keep things tidy or hide billable rates if that’s sensitive information.
3. Définissez des groupes (par ex. concepteurs, gestionnaires) afin de pouvoir affecter des équipes entières à un projet au lieu d'ajouter chaque personne une par une ; ainsi, lorsqu'une personne arrive ou part, vous pouvez simplement l'ajouter ou la supprimer du groupe au lieu de passer en revue chaque projet.
4. Définissez des balises pour que les personnes puissent classer les entrées de temps en fonction du type d'activité qu'elles effectuent. Ensuite, vous pouvez exécuter des rapports et filtrer par balise si vous voulez savoir combien de temps prennent les activités.
5. Ajoutez des clients. Si vous ne travaillez pas avec des clients, vous pouvez l'utiliser pour autre chose (par exemple une activité) afin de faciliter la catégorisation, car toutes les entrées de temps sont classées par client et par projet, un projet pouvant avoir un seul client mais un client pouvant avoir plusieurs projets.

Invitez votre équipe #

1. Invite users by going to the Team section, entering emails for each team member, and adding them. After you invite a team member, they need to click the Accept invite button in the email they get. After that, they’ll jump to the Sign up form where they need to enter their full name. After they accept the invite in the next step, they’ll be added to the workspace they’d been invited to and can start tracking time.
2. Définissez qui appartient à quelle équipe dans la section “Équipe”. Une personne peut faire partie de plusieurs équipes ou d'aucune. Vous pouvez également définir des taux de facturation personnels si vous facturez les clients à des taux différents, en fonction de qui travaille sur quoi (par exemple, un développeur senior peut avoir un taux plus élevé qu'un junior).

Créez des projets #

1. Créez un projet, attribuez des clients et ajoutez des tâches (et affectez-y des personnes si nécessaire) afin que les personnes puissent suivre le temps passé sur les projets et les tâches.
2. Ajoutez des membres de l'équipe à un projet privé. Tout le monde peut accéder aux projets publics, mais s'ils sont privés, les utilisateurs doivent être affectés manuellement. Vous pouvez ajouter des membres individuels un par un, ou en bloc via des groupes.
3. Now that all is set up, your team can start tracking time per project. They can start a timer, or add time manually at the end of the day. To each time entry, they can add a project/task, billability status and describe what they’re working on in one short sentence. They can also add tags if you have a specific workflow for organizing data (e.g. use tags to describe type of activity).

Utiliser les rapports #

1. To invoice your clients at the end of the month: go to Summary report, filter out by client and billability, select This Month for the time period, group time entries by project and subgroup by task (or time entry), and export the results. Or, if your client wants to check how much time you’ve worked at any point, share the report and send the link to your client so they can generate reports on-the-fly.
2. Vous et votre équipe pouvez utiliser le Rapport détaillé pour voir les entrées de temps pour lesquelles il manque des données, par exemple les entrées pour lesquelles il manque une description ou un projet, et compléter les données manquantes. Vos rapports seront ainsi beaucoup plus précis. Vous pouvez filtrer les entrées (tout comme dans le rapport résumé), la seule différence étant que vous pouvez directement modifier les entrées de temps dans le rapport détaillé (alors que dans le rapport résumé, vous ne pouvez que les visualiser et les regrouper).

En savoir plus : 29 bonnes pratiques de suivi du temps