Comment suivre le temps passé avec une équipe ?

Dans les entreprises qui travaillent beaucoup avec des clients, tout le monde a besoin de suivre le temps. Les responsables peuvent ainsi savoir combien de temps l'entreprise consacre à chaque projet, ce qui est important pour la facturation, la paie et le suivi de la rentabilité.

Cet article couvre une variété de fonctionnalités de Clockify qui ne sont pas disponibles dans le même plan d'abonnement.

Clockify peut vous montrer :

• Le temps que chaque membre de l'équipe passe sur un projet
• L'activité enregistrée de chaque membre de l'équipe
• Le temps total investi dans un projet

Voici comment vous pouvez configurer Clockify pour que votre équipe puisse suivre son temps :

Créez et configurez votre espace de travail #

1. Si vous dirigez une petite entreprise, un seul espace de travail suffit. Mais si vous êtes une plus grande entreprise, vous pouvez utiliser plusieurs espaces de travail pour éviter que les choses ne se mélangent (car chaque espace de travail a ses propres paramètres, membres, entrées de temps et tout le reste). Vous pouvez accéder aux espaces de travail et créer un nouvel espace de travail pour chaque département ou filiale de l'entreprise.
2. Dans les paramètres de l'espace de travail, téléchargez le logo de votre entreprise et définissez les autorisations. Selon la politique de confidentialité de votre entreprise, vous pouvez tout rendre public ou privé. Par exemple, vous pouvez limiter les droits de création de projets aux seuls administrateurs de l'espace de travail pour garder les choses en ordre ou masquer les taux facturables s'il s'agit d'informations sensibles.
3. Définissez des groupes (par ex. concepteurs, gestionnaires) afin de pouvoir affecter des équipes entières à un projet au lieu d'ajouter chaque personne une par une ; ainsi, lorsqu'une personne arrive ou part, vous pouvez simplement l'ajouter ou la supprimer du groupe au lieu de passer en revue chaque projet.
4. Définissez des balises pour que les personnes puissent classer les entrées de temps en fonction du type d'activité qu'elles effectuent. Ensuite, vous pouvez exécuter des rapports et filtrer par balise si vous voulez savoir combien de temps prennent les activités.
5. Ajoutez des clients. Si vous ne travaillez pas avec des clients, vous pouvez l'utiliser pour autre chose (par exemple une activité) afin de faciliter la catégorisation, car toutes les entrées de temps sont classées par client et par projet, un projet pouvant avoir un seul client mais un client pouvant avoir plusieurs projets.

Invitez votre équipe #

1. Invitez des utilisateurs en vous rendant dans la section Équipe en saisissant l'adresse email de chaque membre de l'équipe et en les ajoutant. Après avoir invité un membre de l'équipe, celui-ci doit cliquer sur le bouton Accepter l'invitation dans l'e-mail qu'il reçoit. Ils accèdent ensuite au formulaire S'inscrire dans lequel ils doivent saisir leur nom complet. Après avoir accepté l'invitation à l'étape suivante, ils seront ajoutés à l'espace de travail auquel ils ont été invités et pourront commencer à suivre le temps.
2. Définissez qui appartient à quelle équipe dans la section “Équipe”. Une personne peut faire partie de plusieurs équipes ou d'aucune. Vous pouvez également définir des taux de facturation personnels si vous facturez les clients à des taux différents, en fonction de qui travaille sur quoi (par exemple, un développeur senior peut avoir un taux plus élevé qu'un junior).

Créez des projets #

1. Créez un projet, attribuez des clients et ajoutez des tâches (et affectez-y des personnes si nécessaire) afin que les personnes puissent suivre le temps passé sur les projets et les tâches.
2. Ajoutez des membres de l'équipe à un projet privé. Tout le monde peut accéder aux projets publics, mais s'ils sont privés, les utilisateurs doivent être affectés manuellement. Vous pouvez ajouter des membres individuels un par un, ou en bloc via des groupes.
3. Maintenant que tout est configuré, votre équipe peut commencer à suivre le temps. Elle peut lancer un minuteur ou ajouter du temps manuellement à la fin de la journée. Pour chaque entrée de temps, ils doivent ajouter un projet/tâche, un statut de facturation et décrire ce sur quoi ils travaillent en une courte phrase. Ils peuvent également ajouter des balises si vous avez un workflow spécifique pour organiser les données (par exemple, utiliser des balises pour décrire le type d'activité).

Utiliser les rapports #

1. Pour facturer vos clients à la fin du mois : allez dans le Rapport résumé, filtez par client et facturabilité, sélectionnez Ce mois pour la période, regroupez les entrées de temps par projet et sous-groupez par tâche (ou entrée de temps), et exportez les résultats. Ou, si votre client souhaite vérifier combien de temps vous avez travaillé à un moment donné, partagez le rapport et envoyez le lien à votre client pour qu'il puisse générer des rapports à la volée.
2. Vous et votre équipe pouvez utiliser le Rapport détaillé pour voir les entrées de temps pour lesquelles il manque des données, par exemple les entrées pour lesquelles il manque une description ou un projet, et compléter les données manquantes. Vos rapports seront ainsi beaucoup plus précis. Vous pouvez filtrer les entrées (tout comme dans le rapport résumé), la seule différence étant que vous pouvez directement modifier les entrées de temps dans le rapport détaillé (alors que dans le rapport résumé, vous ne pouvez que les visualiser et les regrouper).

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