Wie kannst du Zeit in einem Team erfassen?

In Firmen, die viel mit Kunden zu tun haben, muss jeder seine Zeit erfassen. Dann können Manager nachverfolgen, wie viel Zeit die Firma für jedes Projekt aufwendet, was wichtig für die Abrechnung, die Gehaltsabrechnung und die Nachverfolgung der Rentabilität ist.

Dieser Artikel befasst sich mit einer Reihe von Clockify-Funktionen, die nicht im selben Abonnementplan verfügbar sind.

Clockify kann es dir zeigen:

• Zeit, die jedes Teammitglied für ein Projekt aufwendet
• Protokollierte Aktivität jedes Teammitglieds
• Gesamtzeit, die in ein Projekt investiert wird

So richtest du Clockify ein, sodass dein Team Zeit erfassen kann:

Arbeitsbereich erstellen und konfigurieren #

1. Wenn du eine kleine Firma leitest, reicht ein Arbeitsbereich aus. Wenn du jedoch eine größere Firma bist, kannst du mehrere Arbeitsbereiche verwenden, damit die Dinge nicht durcheinander geraten (da jeder Arbeitsbereich seine eigenen Einstellungen, Mitglieder, Zeiteinträge und alles andere hat). Du kannst zu “Arbeitsbereichen” gehen und für jede Abteilung oder Tochtergesellschaft einen neuen Arbeitsbereich erstellen.
2. In den Arbeitsbereichseinstellungen kannst du dein Firmenlogo hochladen und die Berechtigungen einrichten. Je nach den Datenschutzrichtlinien deiner Firma kannst du alles öffentlich oder privat machen. Du kannst z. B. die Rechte zur Projekterstellung auf Arbeitsbereichsadministratoren beschränken, um für Ordnung zu sorgen, oder die abrechenbaren Sätze ausblenden, wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt.
3. Du kannst Gruppen (z.B. Designer, Manager) definieren, sodass du ganze Teams einem Projekt zuordnen kannst, anstatt jede Person einzeln hinzuzufügen; wenn also jemand hinzukommt/austritt, kannst du ihn einfach der Gruppe hinzufügen/entfernen, anstatt jedes einzelne Projekt zu durchsuchen.
4. Du kannst Tags definieren, damit die Mitarbeiter ihre Zeiteinträge nach der Art ihrer Aktivität Zeiteinträge noch weiter kategorisieren, können. Dann kannst du Berichte erstellen und nach Tags filtern, wenn du wissen möchtest, wie viel Zeit Aktivitäten in Anspruch nehmen.
5. Kunden hinzufügen. Wenn du nicht im Geschäft mit Kunden tätig bist, kannst du dies für etwas anderes verwenden (z. B. für eine Tätigkeit), um die Kategorisierung zu erleichtern, da alle Zeiteinträge nach Kunden und Projekt kategorisiert werden, wobei ein Projekt einen Kunden haben kann, ein Kunde aber mehrere Projekte haben kann.

Dein Team einladen #

1. Du kannst Benutzer einladen, indem du zum Abschnitt Team gehst, für jedes Teammitglied eine E-Mail-Adresse eingibst und Mitglieder hinzufügst. Nachdem du ein Teammitglied eingeladen hast, sollte es in der E-Mail auf die Schaltfläche Einladung annehmen klicken. Danach wird es zum Anmeldeformular weitergeleitet, in dem es seinen vollen Namen eingeben muss. Nachdem es im nächsten Schritt die Einladung angenommen hat, wird es zum Arbeitsbereich hinzugefügt, zu dem es eingeladen ist und kann mit der Zeiterfassung beginnen.
2. Im Abschnitt "Team" kannst du festlegen, wer zu welchem Team gehört. Eine Person kann mehreren Teams angehören oder auch keinem. Du kannst auch persönliche Abrechnungssätzen festlegen, wenn du deinen Kunden unterschiedliche Sätze in Rechnung stellst, je nachdem, wer woran arbeitet (z. B. könnte ein Senior-Entwickler einen höheren Satz haben als ein Junior).

Projekte einrichten #

1. Ein Projekt erstellen, Kunden zuweisen und Aufgaben hinzufügen (und ihnen bei Bedarf Personen zuweisen), damit die Mitarbeiter ihre Zeit für Projekte und Aufgaben verfolgen können.
2. Teammitglieder zu privaten Projekten hinzufügen:Auf öffentliche Projekte kann jeder zugreifen, aber wenn sie privat sind, müssen die Benutzer manuell zugewiesen werden. Du kannst einzelne Mitglieder nacheinander oder über Gruppen massenhaft hinzufügen.
3. Nun, da alles eingerichtet ist, kann dein Team mit der Zeiterfassung beginnen. Sie können einen Timer starten oder am Ende des Tages manuell Zeit hinzufügen. Zu jedem Zeiteintrag sollten sie ein Projekt/eine Aufgabe und den Status der Abrechenbarkeit hinzufügen und in einem kurzen Satz beschreiben, woran sie gerade arbeiten. Sie können auch Tags hinzufügen, wenn du einen bestimmten Arbeitsablauf für die Organisation von Daten hast (z. B. Tags verwenden, um die Art der Tätigkeit zu beschreiben).

Berichte verwenden #

1. Um deinen Kunden am Ende des Monats eine Rechnung zu stellen: Du sollst zum Zusammenfassungsbericht gehen, nach Kunden und Abrechenbarkeit filtern, für den Zeitraum "Diesen Monat" wählen, die Zeiteinträge nach Projekt gruppieren und sie nach Aufgabe (oder Zeiteintrag) unterteilen und die Ergebnisse exportieren. Wenn dein Kunde zu einem beliebigen Zeitpunkt überprüfen möchte, wie viel Zeit du gearbeitet hast, kannst du den Bericht freigeben und den Link an deinen Kunden senden, damit dieser die Berichte sofort erstellen kann.
2. Dein Team und du könnt den Detaillierten Bericht verwenden, um Zeiteinträge zu sehen, in denen Daten fehlen, z.B. Einträge, in denen Beschreibung und Projekt fehlen und die fehlenden Daten ausfüllen. Dies macht deine Berichte genauer. Du kannst Einträge wie im Zusammenfassungsbericht filtern und der einzige Unterschied ist, dass du Zeiteinträge im Detaillierten Bericht direkt bearbeiten kannst (während im Zusammenfassungsbericht kannst du diese nur sehen und gruppieren).

Weitere Informationen: 29 bewährte Methoden zur Zeiterfassung