Wie kannst du Zeit in einem Team erfassen?

In Firmen, die viel mit Kunden zu tun haben, muss jeder seine Zeit erfassen. Dann können Manager nachverfolgen, wie viel Zeit die Firma für jedes Projekt aufwendet, was wichtig für die Abrechnung, die Gehaltsabrechnung und die Nachverfolgung der Rentabilität ist.

Dieser Artikel befasst sich mit einer Reihe von Clockify-Funktionen, die nicht im selben Abonnementplan verfügbar sind.

Clockify kann es dir zeigen:

• Zeit, die jedes Teammitglied für ein Projekt aufwendet
• Protokollierte Aktivität jedes Teammitglieds
• Gesamtzeit, die in ein Projekt investiert wird

So richtest du Clockify ein, sodass dein Team Zeit erfassen kann:

Arbeitsbereich erstellen und konfigurieren #

1. Wenn du eine kleine Firma leitest, reicht ein Arbeitsbereich aus. Wenn du jedoch eine größere Firma bist, kannst du mehrere Arbeitsbereiche verwenden, damit die Dinge nicht durcheinander geraten (da jeder Arbeitsbereich seine eigenen Einstellungen, Mitglieder, Zeiteinträge und alles andere hat). Du kannst zu “Arbeitsbereichen” gehen und für jede Abteilung oder Tochtergesellschaft einen neuen Arbeitsbereich erstellen.
2. In workspace settings, upload your company logo and set up permissions. Depending on what’s your company’s privacy policy, you can make everything public or private. For example, you can limit project creation rights to only workspace administrators to keep things tidy or hide billable rates if that’s sensitive information.
3. Du kannst Gruppen (z.B. Designer, Manager) definieren, sodass du ganze Teams einem Projekt zuordnen kannst, anstatt jede Person einzeln hinzuzufügen; wenn also jemand hinzukommt/austritt, kannst du ihn einfach der Gruppe hinzufügen/entfernen, anstatt jedes einzelne Projekt zu durchsuchen.
4. Du kannst Tags definieren, damit die Mitarbeiter ihre Zeiteinträge nach der Art ihrer Aktivität Zeiteinträge noch weiter kategorisieren, können. Dann kannst du Berichte erstellen und nach Tags filtern, wenn du wissen möchtest, wie viel Zeit Aktivitäten in Anspruch nehmen.
5. Kunden hinzufügen. Wenn du nicht im Geschäft mit Kunden tätig bist, kannst du dies für etwas anderes verwenden (z. B. für eine Tätigkeit), um die Kategorisierung zu erleichtern, da alle Zeiteinträge nach Kunden und Projekt kategorisiert werden, wobei ein Projekt einen Kunden haben kann, ein Kunde aber mehrere Projekte haben kann.

Dein Team einladen #

1. Invite users by going to the Team section, entering emails for each team member, and adding them. After you invite a team member, they need to click the Accept invite button in the email they get. After that, they’ll jump to the Sign up form where they need to enter their full name. After they accept the invite in the next step, they’ll be added to the workspace they’d been invited to and can start tracking time.
2. Im Abschnitt "Team" kannst du festlegen, wer zu welchem Team gehört. Eine Person kann mehreren Teams angehören oder auch keinem. Du kannst auch persönliche Abrechnungssätzen festlegen, wenn du deinen Kunden unterschiedliche Sätze in Rechnung stellst, je nachdem, wer woran arbeitet (z. B. könnte ein Senior-Entwickler einen höheren Satz haben als ein Junior).

Projekte einrichten #

1. Ein Projekt erstellen, Kunden zuweisen und Aufgaben hinzufügen (und ihnen bei Bedarf Personen zuweisen), damit die Mitarbeiter ihre Zeit für Projekte und Aufgaben verfolgen können.
2. Teammitglieder zu privaten Projekten hinzufügen:Auf öffentliche Projekte kann jeder zugreifen, aber wenn sie privat sind, müssen die Benutzer manuell zugewiesen werden. Du kannst einzelne Mitglieder nacheinander oder über Gruppen massenhaft hinzufügen.
3. Now that all is set up, your team can start tracking time per project. They can start a timer, or add time manually at the end of the day. To each time entry, they can add a project/task, billability status and describe what they’re working on in one short sentence. They can also add tags if you have a specific workflow for organizing data (e.g. use tags to describe type of activity).

Berichte verwenden #

1. To invoice your clients at the end of the month: go to Summary report, filter out by client and billability, select This Month for the time period, group time entries by project and subgroup by task (or time entry), and export the results. Or, if your client wants to check how much time you’ve worked at any point, share the report and send the link to your client so they can generate reports on-the-fly.
2. Dein Team und du könnt den Detaillierten Bericht verwenden, um Zeiteinträge zu sehen, in denen Daten fehlen, z.B. Einträge, in denen Beschreibung und Projekt fehlen und die fehlenden Daten ausfüllen. Dies macht deine Berichte genauer. Du kannst Einträge wie im Zusammenfassungsbericht filtern und der einzige Unterschied ist, dass du Zeiteinträge im Detaillierten Bericht direkt bearbeiten kannst (während im Zusammenfassungsbericht kannst du diese nur sehen und gruppieren).

Weitere Informationen: 29 bewährte Methoden zur Zeiterfassung