Como uma agência de VAs passou de 1 para 18 funcionários com o Clockify
“Preciso poder acompanhar nosso progresso a qualquer momento — e o Clockify permite isso.”
– Caroline Marshall
Se você é dono de uma empresa e tem muitas tarefas para cumprir, considere terceirizar algumas das suas atividades diárias para assistentes virtuais (AVs).
Afinal, o trabalho deles é “devolver o tempo para pessoas ocupadas”, de acordo com Caroline Marshall, uma assistente virtual e nossa entrevistada. Ela também é fundadora da Upsource, uma empresa dedicada a fornecer serviços de assistente virtual.
Convidamos Caroline para uma conversa sobre sua experiência e conhecimento no setor de AVs. Além disso, descobrimos como o Clockify aprimora a gestão do tempo e o crescimento geral da sua equipe.
A história da Upsource: Como uma artista alcançou a excelência como assistente virtual
Antes de se tornar assistente virtual em 2016, Caroline trabalhava como assistente executiva/profissional de eventos. Paralelamente, ela expressava seu lado criativo através da música.
Por isso, estávamos ansiosos para descobrir por que Caroline mudou de carreira:
“Por alguns anos, me apresentei como artista nas horas vagas. Uma combinação de desejo por segurança/estabilidade financeira, uma hipoteca e o fato de ter perdido o interesse em me apresentar me levou a fazer a transição.”
Considerando sua experiência como artista, queríamos saber mais sobre a relação entre essa experiência e seu negócio de assistente virtual, a Upsource:
“Não há nada mais assustador do que expor sua voz para ser julgada por outros. Entrevistas, reuniões de apresentação, mídia — tudo é mais fácil do que isso (embora eu fique nervosa, claro). Dançar, cantar, se apresentar — você enfrenta muitos contratempos e precisa se reerguer — assim como administrar um negócio.”
Por fim, perguntamos a Caroline quais habilidades específicas os assistentes virtuais devem desenvolver para uma carreira de sucesso:
“Curiosidade por tecnologia, gestão do tempo, e sede de aprendizado são essenciais para assistentes virtuais. Este setor está em constante mudança e precisamos estar sempre atualizados para nos mantermos relevantes.”
💡 Dica Profissional do Clockify
Se você está pensando em seguir carreira como VA, confira nosso guia prático para iniciantes:
Como se tornar um assistente virtual (com dicas de especialistas)Rotina diária da Upsource: Um olhar sobre o trabalho, serviços e clientes
Em seguida, perguntamos sobre a rotina diária na empresa de Caroline. Em resposta, nossa interlocutora disse:
“Não existe um dia típico, dependendo do que você faz como assistente virtual — conciliar agendas, redigir comunicados, gerenciar projetos. Como dona de uma agência de assistentes virtuais, converso diariamente com minha equipe, reviso nossos clientes e consulto o Clockify para verificar o andamento da nossa faturação diariamente/semanalmente.”
Aproveitando o assunto das operações diárias, também conversamos sobre os clientes da Upsource. Caroline nos contou que eles trabalham com startups, pequenas e médias empresas — mas também com pessoas físicas que precisam de ajuda para gerenciar seu estilo de vida. Por fim, ela compartilhou o que qualifica os clientes para os serviços de assistente virtual:
“Não são mais apenas CEOs e diretores de alto escalão que precisam de um assistente pessoal — se você tem orçamento e disposição para investir, então um assistente virtual é para você. E a ironia é que você precisa investir tempo trabalhando com assistentes virtuais para recuperar seu tempo.”
Falando sobre seus clientes, que tipo de assistência eles geralmente procuram? Caroline observou que as solicitações costumam variar, incluindo serviços como:
- Gestão de caixa de entrada/agenda
- Gestão de tarefas/projetos
- Suporte técnico e em redes sociais
- Gestão administrativa e implementação de novos softwares/procedimentos operacionais padrão
- Gestão de eventos/treinamentos
- Suporte ao estilo de vida
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Por que a equipe da Upsource escolheu o Clockify?
Como a equipe de Caroline descobriu nosso rastreador de tempo? Segundo ela, Caroline pesquisou diferentes tipos de software e os testou antes de optar pelo Clockify por sua:
- Facilidade de uso
- Relatórios claros
- Opções de orçamento
Além disso, ela admitiu que o controle de tempo no Clockify a impede de trabalhar horas excessivas — e, consequentemente, de sofrer de burnout:
“Entre 2016 e 2019, eu trabalhava de 12 a 16 horas por dia (trabalho faturável) — nunca mais deixarei isso acontecer. Ao revisar meu tempo registrado, consigo ver o que posso facilmente terceirizar e quantas horas preciso de ajuda. É fantástico!”
Nossa entrevistada também atribuiu o crescimento acelerado de sua empresa ao nosso rastreador de tempo:
“Agora somos uma equipe de 18 pessoas e foi o Clockify que nos permitiu este crescimento, de 1 para 18.”
💡 Dica Profissional do Clockify
Para expandir seu negócio, você precisa ter um controle rigoroso das suas finanças. Veja como manter suas despesas sob controle:
Como manter o controle das despesas com precisãoRecursos do Clockify que a Upsource considera indispensáveis
Vamos analisar como o Clockify ajudou a empresa de Caroline a acelerar os processos de trabalho e a atingir metas.
Clockify #1: Cronômetro
Nossa interlocutora elogiou bastante o controle de tempo do Clockify, destacando seus benefícios para assistentes virtuais. Ela aplaudiu especialmente a praticidade de registrar o tempo faturável e não faturável:
“Como assistentes virtuais, podemos gastar apenas 15 minutos com um cliente. Esse tempo se acumula se não formos consistentes no registro de tempo. Também adoro ver a diferença entre trabalho faturável e não faturável. Eu gasto muito tempo com trabalho não faturável — e é muito importante que eu possa registrar isso.”
Como assistente virtual experiente, Caroline compartilhou que o controle de tempo pode ajudar a identificar os desperdícios de tempo:
“Por exemplo, registre o tempo gasto interagindo com clientes em potencial nas redes sociais — os resultados podem ser um pouco assustadores! Se você passa 4 horas por dia navegando nas redes sociais — talvez seja hora de dar um choque de realidade e avaliar sua produtividade!”
💡 Dica profissional do Clockify
Se você não tem certeza sobre quais tarefas contam como horas faturáveis ou não faturáveis, sugerimos que leia nosso guia abaixo:
Como calcular horas faturáveisClockify #2: Relatórios
Para Caroline, os relatórios do Clockify tornaram muito mais fácil visualizar e compartilhar o progresso em tempo real com os clientes:
“Os relatórios são excelentes. Preciso poder ver nosso progresso a qualquer momento — e o Clockify permite isso. Também é muito fácil enviar relatórios aos clientes semanalmente/mensalmente.”
Como Caroline já sabe, nosso sistema de controle de tempo oferece diversos tipos de relatórios adaptados a diferentes necessidades:
- Relatórios resumidos— visão geral de todos os registros de tempo de cada dia, incluindo valores faturáveis/não faturáveis e tempo gasto por projeto
- Relatórios detalhados — lista completa dos registros de tempo, mostrando exatamente como sua equipe está utilizando o tempo
- Relatórios semanais — detalhamento das atividades e suas respectivas horas por dia e semana
💡 Dica Profissional do Clockify
Se você quiser aprender a usar relatórios para analisar o tempo da equipe e exportar os dados relacionados, comece com nossos guias:
Agendar relatórios Personalizar relatórios Exportar relatórios
Como o Clockify apoia os planos futuros da Upsource
Assistentes virtuais atendem clientes de diferentes mercados — o que significa que diversas tarefas se acumulam rapidamente.
Como proprietária de uma agência de assistentes virtuais, Caroline reconheceu a necessidade de monitorar como sua equipe aloca tempo para as tarefas diárias.
Nossa interlocutora continua a expandir seus negócios com a ajuda dos recursos eficazes e acessíveis do Clockify:
- Rastreamento de horas faturáveis e não faturáveis para avaliar a lucratividade
- Consulta de relatórios para analisar o progresso do projeto
Os benefícios do nosso rastreador de tempo vão além do setor de assistentes virtuais. No entanto, se você encontrar algum problema ao usá-lo, basta entrar em contato com nosso suporte ao cliente, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Veja seus números decolarem e suas preocupações desaparecem — com o Clockify.
